LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Đề tài :“ Quản Lý kho hàng”

Mục lục
Lời mở đầu
1
PHẦN I: MICROSOFT ACCESS
3
Chương I: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý
3
Chương II: Tìm hiểu MS- ACCESS
7
Chương III:Khảo sát đề tài
9
Đề tài : Quản lý kho hàng
9
Chương IV: Hệ thống các bảng
13
Chương V: Mô hình Query
21
Chương VI: Hệ thống các form
27
Chương VII: Hệ thống báo cáo (report
95
Chương VIII: Thiết kế Macro
101
PHẦN II: MS- EXCEL
105

I. Giới thiệu chung về Microsoft excel
105

sống con người ngày càng cao hơn.
Ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai
cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang
dần dần được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã
hội, giáo dục, y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành
công việc một cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao
hơn so với trước khi chưa đưa máy tính vào.
Quản lý kho hàng là một trong những ví dụ điển hình về vấn đề quản lý.
Nếu như không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối
lượng kho hàng của rất nhiều loại hàng. Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ
yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên
người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm
kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không
tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản
lý theo kiểu thủ công lại rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân
lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý kho hàng với sự trợ giúp của máy tính, tin
học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh
doanh mà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng- chính xác- hiệu quả”.
Nhận thức được vấn đề nêu trên nên em đã chọn đề tài :“ Quản Lý kho
hàng”. Làm đề tài báo cáo tốt nghiệp của mình.
Quyển báo cáo này được chia làm 2 phần
+ Phần I: Quản lý
kho hàng bằng Microsoft Access
+ Phần II: Quản lý
phòng khạch sạn bằng Microsoft Excel
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Cao Thanh Hà và cô giáo Lê Thu Huyền
đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo cho em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Trong một khoảng thời gian có hạn trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên
chương trình quản lý kho hàng này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính
mong được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô giáo để bài báo cáo của em


- Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang
tính chất thay đổi lâu dài.
- Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn luôn
cập nhập vào và xử lý.
- Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các
thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
3. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể
Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp
phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản
lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời.
4. Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào
sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kiết suất để lập các bảng biểu, báo
cáo cần thiết. Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau.
Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong
quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào
một số khâu và đối tượng quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không được
tổng hợp đầy đủ.
II. MÔ HÌNH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Mô hình luân chuyển dữ liệu
Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các
modul sau :
- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ tra cứu
- Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
- Lập sổ sách báo cáo
Mỗi modul và hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương
ứng.

2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải
có công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên
cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông
tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin
sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
VI. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động
hoá thường qua 5 giai đoạn :
1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án
ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện
nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề suất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc
tính khả thi của dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ
khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
3. Thiết kế tổng thể

Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ
phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ công .
4. Thiết kế chi tiết
- Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy
tính .
- Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính .
- Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu .
- Chạy thử chương trình
5. Cài đặt chương trình
Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng.


hợp có tổ chức những dữ liệu là tập hợp có tổ chức những dữ liệu liên quan đến
một chủ đề hay một mục đích nào đó. Mỗi cơ sở dữ liệu của Access được lưu
trữ trong 1 file mà tên file có đuôi là .MDB
Cơ sở dữ liệu Access gồm 6 thành phần
1.
Table(bảng dữ liệu ) là thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu Access
chứa các dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu.
2.
Query(bảng truy vấn)- bảng vấn tin: Dùng để tính toán xử lý các dữ liệu trong
Table
3. From(mẫu
biểu) là công cụ tạo ra các mẫu trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử
dụng mong muốn để có thể nhập hay sửa một cách dễ dàng.
4.
Report(mẫu báo cáo)- báo biểu là công cụ tạo ra các mẫu và in ra các báo cáo.
5.
Macro(lệnh vĩ mô) chứa một tập hợp các lệnh được lựa chọn và sắp xếp nhằm
tự động hoá một công việc nào đó.
6.
Module(đơn thể chương trình) là phương tiện lập trình trong Access với ngôn
ngữ lập trình trong Access- Basic(Visual Basic for Access)
III- MỘT SỐ KIỂU DỮ LIỆU DÙNG ĐỂ TẠO CÁC BẢNG TRONG
ACCESS
+ Filed Name: dùng để khai báo tên trường. Tên trường chỉ đựơc chứa tối đa
64 kí tự
+ Datatype: Dùng để quy định kiểu dữ liệu cho trường
+ Text: Chứa một dãy ký tự có độ dài nhỏ hơn 255 ký tự.
+ Memo: Dùng chứa một xâu ký tự có độ dài tới 64000
+ Number: Chứa dữ liệu kiểu số.
+ Data/time: Lưu dữ liệu kiểu ngày tháng và thời gian.

những thách thức hiện tại và tương lai trong vấn đề này được. Là học sinh
chuyên ngành Tin Học, với sự học hỏi và tìm tòi trong lĩnh vực này. Đồng thời
được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Huyền, các
thầy cô trong khoa, em đã quyết định chọn đề tài này, đề tài “ Quản lý kho
hàng”. Ttước hết nhằm củng cố kiến thức về mặt Tin Học của bản thân đồng
thời đưa Tin Học dần dần tiếp cận với thực tế tạo điều kiện cho công tác” Quản
lý kho hàng” trong các cơ quan doanh nghiệp được thuận tiện hơn, chính xác
hơn.
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI.
Đề tài này được nghiên cứu trên cơ sở phân tích thực trạng của vấn đề quản lý,
kết hợp với nghiên cứu các vấn đề:

• Nhập số
liệu.
• Xử lý số
liệu.
• Kết xuất
báo cáo.
Đây là đề tài đã đựơc nghiên cứu và bài viết chỉ nhằm hoàn thiện hơn các vấn
đê còn thiếu sót.
III. NỘI DUNG THỰC HIỆN.
 Quản lý
thông tin về kho hàng: Bao gồm các thông tin cơ bản mà các cơ quan, các công
ty yêu cầu như mã kho, tên kho
 Quản lý
các thông tin về khách hàng: Mô tả thông tin về khách hàng: mã khách, tên
khách, địa chỉ, số điên thoại.
 Quản lý
về thông tin về hàng: Mô tả thông tin về hàng(mã hàng, tên hàng, đơn vị tính.)
 Quản lý

thông tin cần thiết.
+ Đưa ra các báo cáo chi tiết cũng như tổng hợp về số khách hàng, số hàng hoá
trong các đơn vị của công ty, doanh nghiệp.
Tuy nhiên với hệ thống này ở đây chỉ đặt ra là các thông tin cơ bản nhất của
kho hàng chứ không thể như hệ thống quản lý kho hàng trên thực tế. Hệ thống
này chỉ là một phần nhỏ trong hệ thống quản lý kho hàng trên thực tế còn đòi
hỏi thêm nhiều chức năng như về nhà cung cấp. Đối với hệ thống này trong
chương trình của em chỉ dừng lại ở mức độ cho biết các thông tin cơ bản về
hàng hoá, khách hàng phục vụ cho quá trình quản lý.
Qua phân tích yêu cầu đặt ra cho hệ thống quản lý kho hàng cần có các chức
năng sau:
a. Chức năng
nhập dữ liệu
Thêm bớt các dữ liệu như: Thêm kho hàng, thêm khách hàng, thêm hàng nhập,
thêm hàng xuất, thêm hoá đơn nhập, thêm hoá đơn xuất…
Sửa chữa các thông tin nhanh chóng, chính xác, an toàn.
b. Chức năng
tìm kiếm
cho phép tìm kiếm theo hàng hoá hoặc theo khách hàng…
Cho phép tìm kiếm bằng câu lệnh SQL
Cho phép in ra các kết quả tìm kiếm
c. Chức năng
báo cáo
Cho phép in ra các báo cáo chi tiết về số lượng hàng nhập, hàng xuất.
2. Biểu đồ phân cấp
Biểu đồ phân cấp sẽ cung cấp các chức năng khác nhau theo kiểu từ trên xuống
dưới. Căn cứ vào chức năng ta sẽ biết được các công việc của hệ thống. Mỗi
nút trong biểu đồ là một chức năng, quan hệ duy nhất giữa các chức năng diễn
tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Biểu đồ phân cấp cung cấp
cho chúng ta cái nhìn bao quát toàn bộ các chức năng của hệ thống.

• Kho
Khach: Lưu trữ mã khách, tên khách, số điện thoại, địa chỉ
• Kho Hang:
Lưu trữ thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính

• Kho Kho:
Mô tả đựơc thông tin về mã kho, tên kho
• Kho
Hangxuất: Mô tả thông tin về hàng xuất ra gồm số hoá đơn, mã khách, mã
kho,ngày xuất, người xuất.
• Kho
Hoadonnhap: Mô tả được thông tin về hoá đơn nhập gồm số hoá đơn, mã kho,
mã khách, ngày nhập, người nhập
• Kho
Hoadonxuat: Mô tả được thông tin về hoá đơn xuất gồm số hoá đơn, mã kho,
mã khách, ngày xuất, người xuất
• Kho
Hangnhap: Mô tả thông tin về hàng nhập gồm số hoá đơn, mã hàng, số lượng,
đơn gía, thành tiền.
• Kho
Quyen: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên quyền.
• Kho
Logion: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên đăng nhập, password
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây
dụng các bảng cơ sở dữ liệu như sau:
a) Bảng
khách(KHACH)
Cụ thể như sau:


Mã hàng
TENHANG Text 50
Tên hàng
DVT Text 25
Đơn vị
tính

d. Bảng Hoá Đơn Xuất(HOADONXUAT)
Cụ thể như sau:
Tên trường Khoá
Kiểu
Độ rộng
Ghi chú
SOHD XText 25
Số hoá
đơn
MAKHO Text 50
Mã kho
MAKHACH Text 15
Mã khách
NGUOIXUAT Text 25
Người
xuất
NGAYXUAT
Date/Time
25
Ngày xuất
e. Bảng Hoá đơn nhập(HOADONNHAP)
Cụ thể như sau:
Tên trường Khoá

15 Số
lượng
DVT Number
25
Đơn vị
tính
THANHTIEN Number
25
Thành tiền
g. Bảng Hàng Xuất(HANGXUAT)
Cụ thể như sau:
Tên trường Khoá
Kiểu
Độ rộng
Ghi chú

SOHD Text 25
Số hoá
đơn
MAHANG Text 50
Mã hàng
SOLUONG Number
15 Số
lượng
DVT Number
25
Đơn vị
tính
THANHTIEN Number
25

 Query hiển
thị thông tin về khách hàng
 Query hiển
thị thông tin về Hàng nhập
 Query hiển
thị thông tin về Hàng xuất
 Đưa ra các
mặt hàng thoả mãn yêu cầu cho trước: tên hàng nhập từ bàn phím

 Hiển thị
thông tin về mặt hàng theo kho hàng
 Đưa ra
thông tin về hàng xuất thoả mãn yêu cầu cho trước: Với số hoá đơn nhập tù bàn
phím
 Đưa ra
thông tin về hàng nhập thoả mãn yêu cầu cho trước
 Query
dùng cho form tra cứu
 qrt_Kho
 Qrt_Khách

Qrt_Khachxuat
CHƯƠNG VI
HỆ THỐNG CÁC FORM
A. MÔ HÌNH FORM
Form hay còn gọi là biểu mẫu là công cụ cung cấp giao diện giữa người sử
dụng và máy tính. Form được thiết kế để phục vụ các mục đích.
- Tạo giao
diện giữa người và máy.


nhập
13. frm quản lý thông tin hàng xuất => frm thêm, sửa, xoá thông tin về hàng
xuất

• Cách thiết
kế.
Tại cửa sổ Database  Form  New  Design view  chọn truy vấn nguồn 
OK.
Trước hết From đăng nhập yêu cầu người dùng phải vào tên và password của
hệ thống chương trình

form đăng nhập được thiết kế bằng hai đối tượng (command) cụ thể như sau:
- Kiểu: Màn hình hiển thị.
- Diễn giải: Thực hiện việc công việc hiển thị thông tin về người đăng nhập
chương trình
- Mô tả chi tiết:
 Một Form
hiển thị thông tin về người nhập chương trình
 Các
Textbox dùng để nhập tên đăng nhập của người sử dụng
 Các
Command để thực hiện các công việc sau:
+ Nút "Chấp nhận": Dùng để chấp nhận thực hiện thông tin người sử dụng
+ Nút “Đóng” : Thoát khỏi module này.
Nút Chấp nhận được lập trình như sau:
Private Sub cmdchapnhan_Click()

Dim db As Database
Dim rs As Recordset
Set db = CurrentDb()

End sub

Màn hình From Quản lý kho hàng
- Kiểu màn hình hiển thị
-Diễn giải: Form này sử dụng bốn đối tượng( command) có chức năng gọi đến
Forn tương ứng được viết bằng sự kiện on click sau:
Nút thêm
Private Sub CMDTHEM_Click()
DoCmd.OpenForm "frmthemkhohang"
End Sub
Nút thêm
Private Sub CMDTHEM_Click()
DoCmd.OpenForm "frmthemkhohang"
End Sub
Nút Sửa
Private Sub cmdsua_Click()
DoCmd.OpenForm "frmsuakho"
End Sub
Nút thoát
Private Sub cmdthoat_Click()
tb = MsgBox("ban co muon thoat ra ko ", vbYesNo + vbCritical)
If tb = vbYes Then
DoCmd.Close
End If
End Sub
Màn hình from thêm kho hàng
form thêm kho hàng được thiết kế bằng hai đối tượng (command) cụ thể như
sau:
- Kiểu: Màn hình hiển thị.
- Diễn giải: Thực hiện việc công việc hiển thị thông tin về thêm kho hàng