Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán

Là một nhà kinh doanh, mà thường xuyên phải tiến hành đàm phán thương nghiệp,
làm thế nào để đạt được hiệu quả đàm phán cao nhất, điều này đã được biểu hiện
rõ thông qua các phương diện sau.
Cần có ngoại hình ưa nhìn
Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”, trang phục phù hợp
có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người
chủ tọa nên chú ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông
vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải phù hợp với
ngoại hình. Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì quái sẽ tạo ấn tượng không tốt
với đối tác.
Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để
kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm
giác trang trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên
cũng không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng
tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm
thường trong mắt mọi người. Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang
phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ.
Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói
Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch
sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không
lạnh nhạt cũng như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược
lại, khi nói chỉ mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ
thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân.
Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn
trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán,
vấn đề trước tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ

những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một
người đàm phán giỏi có kinh nghiệm …ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt
hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu.
Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác
Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong
suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán.
Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt
nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò
bó, vắt hai tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và
hông thả lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên
ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống.
Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi
phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía
trước, tránh việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị
không lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên
nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng
chân, trông không lịch sự, biểu hiện là người thiếu văn hoá.
Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi
hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm
lại. Hai tay đung đưa một cách tự nhiên.
Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách:
Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi
và phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước
nhanh vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm
chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước
tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó
tới lượt mình ngồi.
Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc
đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái
độ không tốt hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến

không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người dường như
không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người
thấp nhỏ.
Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác
kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng
Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông qua các động tác
cơ thể ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ
cười. Hành động tự nhiên gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với
đối phương, khiến đối phương bị khất phục bởi bạn.
Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận trọng hay cái bắt
tay chắc chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện mạo đẹp, đó cũng chính là những
nhân tố biểu hiện phong độ và khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến
đối phương có cảm giác “ được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ”,
cũng giống như cảm giác vui sướng khi trong một trận cầu được tranh đấu với đối
thủ ngang tài ngang sức. Đối phương trong lòng cũng có cảm giác nhắc nhở mình
“ khi đàm phán với người này, nhất định không thể thất lễ ”, từ đó sẽ có cảm giác
đàm phán tự tin hơn.
Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả năng thiên phú thì
cần có quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập từ thực tiễn mà có. Điều này yêu
cầu người đàm phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học
đàm phán và hành vi học đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong
phú, để có đủ năng lực ứng phó với những tình huống đàm phán phức tạp, mặt
khác cũng cần nắm rõ những qui định và luật pháp kinh doanh, cùng kiến thức luật
pháp quốc tế, và những kiến thức chuyên môn v.v…. Những kiến thức này chính
là những tiền đề đ• được người đàm phán chuẩn bị sẵn, cũng là yêu cầu tố chất
phù hợp với người đàm phán. Có được những kiến thức này, người đàm phán mới
có thể tự tin bước vào cuộc đàm phán. Sự tự tin chính là biểu hiện bên ngoài của
một người đàm phán có phong độ và khí chất tốt.
Ngoài phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán cũng cần gia tăng
luyện tập và tích luỹ các phương diện khác, để nuôi dưỡng khí chất và phong độ