Chat và mail ở công sở
Giao tiếp công sở hiện nay không bằng lời, cũng chẳng bằng thông báo đính trên
bảng tin, không bằng “alô” khắp các phòng ban mà bằng những phương tiện hiện
đại nhất, nhanh nhất và tốn ít thời gian nhất.

Chat

Đến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt khi thấy nhân viên ngồi chat thì giờ
cũng phải công nhận Yahoo Messenger (YM) là công cụ giao tiếp số một. Nó
nhanh và tiện hơn cả e-mail, điện thoại và quan trọng là nó cũng tiết kiệm được
chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat cho công việc không phải là tán gẫu, và nó cũng cần có
nguyên tắc riêng.

Tạo nick dễ nhớ

Cái nick đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”,
“banglangtim”, hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”,
“gahohua”, cũng không thể đại khái kiểu “cho nó có tên thôi mà”.

Một cái nick nghiêm túc và ngắn gọn chứng tỏ sự chuyên nghiệp của bạn trong
công việc và giúp đồng nghiệp dễ nhớ nick. Ví dụ như “Cuong _sales” nếu bạn ở
bộ phận bán hàng hay “Hoa_secretary” nếu bạn là thư ký.

Thay đổi status

Thông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng
nghiệp hoặc các đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không
thấy câu trả lời. Ngoài những status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available),
“tàu ngầm” (invisible) hay rời bàn làm việc (away) thì bạn có thể thông báo cả lịch
làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2 giờ chiều” lên status.


hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay cho tôi nhé”, rõ ràng mềm mại và dễ
chịu hơn nhiều.

Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc
ngữ pháp cơ bản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp
và không nên quên dấu chấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng
là cách khiến người đọc đánh giá thấp bạn và rất khó chịu đấy.
Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác
nghĩ bạn là kẻ bất lịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên
dùng nếu bạn chat với đồng nghiệp cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố
những người chẳng biết tý nào về chuyên ngành của bạn.
Bạn có thói quen dùng ngôn ngữ @ với bạn bè khi chat, với đối tác hoặc đồng
nghiệp thì đừng nhé.

Chú ý “lắng nghe”

Những từ “vâng”, “đúng”, “chính xác” hoặc “tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi” đan xen
khi đang tiếp chuyện sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ,
và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người
ta chat mà bạn thì cứ uh, um, thậm chí chẳng thèm chat lại câu nào, khiến người
bên kia nghĩ rằng bạn đã đi đâu mất rồi.

Đừng chat theo kiểu “ai nói người đấy nghe”. Bạn cứ say sưa nói về vấn đề của
mình, bên kia cũng say sưa nói về vấn đề của họ, rốt cuộc là chẳng ai đọc tin của
ai. Cuộc giao tiếp vậy là thất bại.

Cẩn thận với tính hài hước

Trong công việc, một lời bông đùa có thể bị coi là thật, và hậu quả đôi khi phải trả
giá bằng danh dự hoặc bằng tiền.

Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề
thư để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên
quan tới người nhận thư vào trong tiêu đề.

Nhấn mạnh những điểm chính

Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần
lướt qua nội dung thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư
điện tử cũng cần chặt chẽ và quy củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con
người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn càng tập trung vào ý chính càng
hiệu quả hơn.

Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ.
Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc
bị mỏi mắt.

Dùng dấu hiệu khẩn

Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để
thư của bạn được chú ý hơn.

Chia nhỏ file đính kèm

Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file
đính kèm e-mail với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia
nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn
biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn thuần là đọc thư chính rồi đóng
lại.

Kiểm tra e-mail đều đặn