Bạn sử dụng thời gian của người
khác như thế nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau nhìn vào những điều khá buồn cười (nhưng thú vị) trong việc
quản lý thời gian của bản thân và quản lý thời gian của người khác (nhân viên dưới quyền
chẳng hạn).

Định luật Parkinson
C. Northcote Parkinson, nhà văn và sử học người Anh, đưa ra
định luật Parkinson như
sau:

Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.
(Work expands so as to fill the time available for its completion).

Bất kỳ ai có bạn gái cũng hiểu được định luật này đúng đắn thế nào. Ví dụ, một lần tôi và
bạn gái cùng đi xem phim. Chỉ còn 30 phút nữa là bắt đầu xuất chiếu, trong khi từ nhà
bạn gái tôi đến rạp chiếu cũng đã mất 25 phút. Vì vậy chỉ có 5 phút để bạn gái tôi sửa
soạn để ra đường. Lần đó bạn tôi chuẩn bị mất hơn 7 phút một chút, cả hai đến rạp trễ vài
phút nhưng vừa đủ để bỏ qua phần quảng cáo đầu phim.

Dịp khác chúng tôi cùng nhau đi ăn tối với mấy người bạn. Thời gian đến lúc gặp mặt
còn đến gần 1 giờ đồng hồ. Lần này thì bạn gái tôi sửa soạn mất gần 1 giờ đồng hồ.
Nói một cách ngắn gọn, cùng một công việc là sửa soạn để ra ngoài, bạn gái của tôi có
thể sử dụng 5 phút, 15 phút, 1 giờ, hay nhiều hơn nữa, đúng như thời gian được ấn định
lúc đó.

Định luật Parkinson không chỉ đúng với phái đẹp. Cũng một cuốn đề cương ôn thi học kỳ
một Lịch sử Đảng, nếu chỉ còn một buổi tối nữa là đến ngày thi, tôi cũng có thể học thuộc
nó được. Nhưng nếu còn đến 1 tháng, hay còn đến một học kỳ nữa, chắc bạn cũng đoán
được tôi sẽ dùng bao nhiêu thời gian để học nó. 1 đêm ư? Không. Tôi sẽ mất vừa đúng 1
tháng, hoặc đúng một học kỳ, để học cùng một cuốn đề cương đó.


Suy nghĩ này luôn ăn sâu trong bất kỳ ai làm công tác quản lý (cũng có thể xem cha mẹ là
người quản lý của con cái mình). Theo bạn thì suy nghĩ này có đúng không?

Vấn đề này được bàn luận rất hay trong cuốn sách “Peopleware, productive projects and
teams”
của hai tác giả Tom DeMarco và Timothy Lister. Đây là cuốn sách mà bất kỳ ai
làm công tác quản lý cũng nên đọc, và mua thêm một cuốn nữa cho sếp của họ cùng đọc.
Phần trình bày sau đây của tôi sẽ dựa rất nhiều trên những ý chính trong cuốn sách đó.

Nhưng trước hết, chúng ta sẽ nói về hai cách tư duy trái ngược nhau trong việc nâng cao
hiệu quả làm việc.

Tư duy của người Tây Ban Nha và tư duy của ngươi Anh

Chúng ta đã được học về chế độ thực dân Tây Ban Nha qua môn lịch sử. Những người
Tây Ban Nha này cho rằng tất cả của cải (tài nguyên, vàng bạc, tiền,…) trên thế gian này
đều có hạn, cho nên cách tốt nhất để làm cho mình giàu có là phải bóc lột ở những nơi
khác càng nhiều càng tốt. Vì vậy họ phát triển mạnh ngành hàng hải để đi khai thác tối đa
ở các thuộc địa, buôn bán và bóc lột nô lệ,…

Sau đó, những người khác ở châu Âu, mà khởi đầu là từ Anh, có một suy nghĩ hoàn toàn
khác: mọi của cải trên thế gian đều có thể tạo ra vô hạn bằng sự sáng tạo của con người.
Và điều đó mở đầu cho thời đại công nghiệp, với máy móc giúp con người tạo ra nhiều
của cải hơn bao giờ hết.

Hay giống như câu chuyện con gà và quả trứng. Thực dân Tây Ban Nha sẽ đi trộm trứng,
càng nhiều càng tốt. Còn cuộc cách mạng công nghiệp giúp những người Anh hiểu rằng
cách tốt hơn là nuôi gà thật hiệu quả, từ đó mình sẽ có nhiều trứng hơn.



Một suy nghĩ gần giống luật Parkinson là con người sẽ nỗ lực tối đa khi bị đặt vào bước
đường cùng: thời gian thật khẩn trương chẳng hạn. Ok, chúng ta cùng nhau làm 2 thí
nghiệm nho nhỏ:

Thí nghiệm 1: Bình thường khả năng nhảy xa của bạn là 3m. Bây giờ bạn đang đứng
trước một cái hố thật sâu, phía bên kia cái hố cách bạn đến 4m. Phía sau của bạn là một
đàn sói hung tợn đang lao đến muốn ăn tươi nuốt sống bạn. Không có nhiều thời gian,
bạn lấy hết sức nhảy. Kết quả?

Bạn sẽ qua được bên kia cái hố an toàn. Kỳ tích! Khi đặt vào tình huống hết sức khẩn
cấp, bạn có thể làm được những điều vượt qua khả năng thông thường của mình.
Đó chính là lập luận của những nhà quản lý theo trường phái thứ nhất.

Thí nghiệm 2: Bạn cũng lại rơi vào một tình huống hiểm nghèo. Lần này một bọn thổ
dân (giống như trong phim Indiana Jones) bắt được và nhốt bạn vào trong một cãi cũi.
Chúng sẽ đưa cái cũi từ từ xuồng vực thẳm, nơi đó chứa đầy nham thạch có thể làm tan
chảy mọi thứ. Tuy nhiên, chúng cho bạn một cơ hội: nếu bạn giải được một phương trình
cực kỳ rắc rối trước lúc cái cũi xuống tới đáy vực, bạn sẽ được kéo lên và được trả tự do.
Bạn chỉ có 5 phút để giải bài toán đó.

Bạn ráng tập trung suy nghĩ, tập trung giải bài toán trong hoàn cảnh đó xem. Lần trước
bạn có thể ráng để nhảy xa hơn hơn mà. Bây giờ thử ráng “thông minh” hơn trong tình
huống khẩn cấp xem? Bạn làm được không?

Bình thường nếu thoải mái suy nghĩ thì bạn có thể giải quyết được bài toán đó. Vậy thử
hình dung xem, đặt lưỡi hái thần chết ngay trước cổ của bạn có giúp bạn giải bài toán
nhanh hơn không? Tôi từng học chuyên Toán và quen rất nhiều bạn bè học chuyên Toán,
những người cực kỳ xuất sắc, nhưng chắc chắn rằng trong số đó không có ai vượt qua
được thí nghiệm 2 này.

nhất là càng eo hẹp càng tốt, để cho nhân viên tập trung hết sức vào công việc. Điều tạo
nên sự hứng thú đối với lập trình viên là những khó khăn về kỹ thuật, về tư duy để tạo ra
một sản phẩm thật tốt, thật mới lạ; đó mới là thử thách khi lập trình. Nhưng người quản
lý lại nghĩ khác: phải tạo ra áp lực về thời gian thì mới tạo ra thử thách cho lập trình viên.
Ai lại thích mình được trao cái thử thách đó?

Cũng có thể chúng ta có những nguyên nhân khác để lý giải cho thời gian eo hẹp: phải
học cho bằng con cái người khác, dự án này là sống còn đối với công ty,… và vì vậy
chúng ta phải đặt ra thời hạn thật phi lý cho người khác. Dù lý do gì đi nữa thì cuối cùng
chúng ta cũng tự chấn an mình: định luật Parkinson luôn đúng!

Khi bị đặt dưới áp lực thời gian, thoạt nhìn thì chúng ta thấy mình làm được rất nhiều
việc, và làm rất nhanh. Nhưng sự thật thì sao? Theo Tom DeMarco và Timothy Lister:

Người bị đặt dưới áp lực thời gian không hề làm việc tốt hơn, họ chỉ có thể làm việc
nhanh hơn. Và để làm việc nhanh hơn, họ phải hy sinh chất lượng của công việc và sự
thỏa mãn đối với công việc.

(People under time pressure don’t work better; they just work faster. In order to work
faster, they may have to sacrifice the quality of the product and their own job
satisfaction.)

Đấy mới là sự thật khi ta muốn áp dụng luật Parkinson cho người khác.

Nhưng cũng có những trường hợp ngoại lệ chứ?

Trường hợp ngoại lệ dễ thấy nhất là khi chúng ta phải làm việc với những người trông
như không muốn làm việc. Họ có vẻ chây lười, chẳng bao giờ tích cực làm việc, và
không làm xong công việc được giao. Bạn làm sao đây? Chẳng lẽ cho họ nhiều thời gian
để họ lười biếng hơn? Bạn có thể sẽ nghĩ: