Download Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam miễn phí



Vé hành khách chưa sử dụng là loại giấy tờ có giá trị bởivì nó có thể dễ
dàng được sử dụng để hưởng các dịch vụ vậntải hay đại lý bán cho hành khách
nhưng không trả tiền mà các Hãng hàng không khócó thể phát hiện ngay được
tại thời điểm đó. Vì thế quản lý đặt cọc và cấp vé là nội dung quan trọng trong
công tác quản lý thu bán vé.
Việc quản lý đặt cọc và cấp vé có thể coi là chặt chẽ và có hiệu quả khi
nó đảm bảo được các yếu tố sau:
+ Phù hợp với khả năng tài chính của các đại lý, tạo điều kiện khuyến
khích nhiều đại lý tham gia vào việc bán vé cho Hãng, tạo nhiều cơ hội để đại lý
bán được vé.
+ Khoản đặt cọc phải đủ để thanh toán cho các khoản nợ của đại lý trong
trường hợp đại lý phá sản,mất khả năng thanh toán để hạn chế thấp nhất thiệt
hại vật chất cho Hãng hàng không.


/tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-31465/
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!

Tóm tắt nội dung:

HKVN mà trên cả các hãng hàng không khác nên tổn thất là không thể
tính trước và rất lớn, có trường hợp giá trị vận chuyển của 1 chứng từ lên
tới chục nghìn USD.
- Việc không phân chia trách nhiệm và lập sổ sách rạch ròi giữa nhân viên
duyệt cấp phát và thủ kho chứng từ sẽ dẫn tới rủi ro cấp phát không đúng
qui định, cấp phát sai số lượng cần thiết….
- Lạm dụng quyền hành của lãnh đạo các đơn vị có thể miễn trừ hay giảm
mức cọc cho một số đại lý quen biết…
2.4.1.3 Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát phòng ngừa:
34
Để kiểm soát được qui trình đặt cọc và cấp phát, HKVN đưa ra 1 số qui định
khá chặt chẽ
- Các đại lý đều phải đặt cọc cho HKVN để sử dụng cho mục đích nhận
chứng từ vận chuyển để xuất bán và để HKVN khấu trừ trong trường hợp
Đại lý không thanh toán hay thanh toán không đúng hạn theo hợp đồng.
Các đại lý chỉ được nhận chứng từ khi có đủ các điều kiện:
• Có hợp đồng đại lý trong thời hạn hiệu lực với HKVN
• Đã đặt cọc trong thời hạn hiệu lực cho HKVN
• Có văn bản yêu cầu cấp phát chứng từ theo đúng mẫu biểu qui định
• Đã nộp báo cáo bán kỳ trước
• Đã thanh toán tiền thu bán sản phẩm vận chuyển của những kỳ
trước đầy đủ
- HKVN giao chứng từ vận chuyển trực tiếp cho các đại lý tại văn phòng
của mình. Trường hợp đại lý yêu cầu HKVN gửi chứng từ vận chuyển
bằng đường chuyển phát nhanh hay thư bảo đảm, đại lý phải ghi rõ trong
văn bản đề nghị, mọi chi phí phát sinh đại lý có trách nhiệm thanh toán.
- Kiểm tra tính tuân thủ các qui định cấp phát tại các VPVN, VPKV: thông
qua kiểm soát của trưởng bộ phận TCKT đối với từng nghiệp vụ cấp phát
bằng cách ký duyệt lên Phiếu cấp phát
Kiểm soát phát hiện
HKVN tổ chức việc kiểm tra công tác đặt cọc và cấp phát chứng từ khá
thường xuyên. Việc kiểm tra được tiến hành ở các cấp.
35
- Ban Kiểm soát ở cấp Tổng công ty tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các
qui định về quản lý đặt cọc và cấp phát hàng năm tại các VPKV, VPVN.
- Tại cấp VP
• Có sự kiểm tra chéo giữa bộ phận cấp phát chứng từ và bộ phận kế
toán về các khoản tiền cọc, tiền thanh toán chứng từ để phát hiện
việc sai sót trong khâu ghi nhận tiền thanh toán của các đại lýù.
• Kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tồn chứng từ theo sổ sách và
kiểm kê thực tế định kỳ hay đột xuất.
2.4.2.Xuất bán chứng từ
2.4.2.1. Qui trình xuất bán
- Nhân viên bán vé nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách
- Tính toán giá cước và các khoản thuế, phí phải thu của khách.
- Tiến hành đặt chỗ, xuất vé
- Lập hóa đơn, thu tiền
- Giao các liên thích hợp của bộ chứng từ vận chuyển cho khách hàng
Hệ thống bảng giá của HKVN gồm hệ thống giá quốc nội, giá quốc tế.
Mỗi hệ thống lại phân ra thành nhiều bảng giá theo điểm đến với đối tượng
khách hàng, mục đích vận chuyển khác nhau như giá áp dụng cho du học sinh,
định cư, khách đoàn du lịch, lao động, người già, sinh viên…… Trong mỗi bảng
giá lại có từng mức giá cho từng tuyến đường khác nhau. Nhu cầu của khách
hàng vô cùng phong phú và đa dạng, có những hành trình khách yêu cầu không
có sẵn trong bảng giá mà phải thông qua nghiệp vụ tính toán kết hợp giá cước
mới có được.
36
Việc tính toán giá cước chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: nguyên tắc
ticketing do IATA, HKVN qui định, các điều kiện của bảng giá, mức giá về ràng
buộc ngày khởi hành, ngày kết thúc, thời hạn mua vé, hoàn vé, hạn chế chuyển
nhượng, kết hợp giá, hạng đặt chỗ…..
* Cách thức phân phối giá
- Ban Tiếp Thị Hành khách của TCT HKVN xây dựng gía, chuyển đến cho
các VPKV, VPCN theo đường công văn
- Các VPKV, VPCN căn cứ vào danh sách các đơn vị bán, đại lý, sao chụp
bảng giá, ra các văn bản hướng dẫn và chuyển cho đại lý (bằng đường bưu
điện hay mời đại lý lên nhận trực tiếp)
- Đại lý căn cứ vào các mức giá và điều kiện cụ thể trong các hướng dẫn để
thực hiện
- Các trao đổi, hướng dẫn, giải thích thêm trong quá trình áp dụng được diễn
ra liên tục giữa các đại lý, VPKV, VPCN và Ban TTHK
- Tất cả công việc trên sẽ lập lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào
2.4.2.2. Đánh giá rủi ro
- Tính toán sai số tiền phải thu của khách
- Ghi sai các điều kiện về đặt chỗ, ràng buộc chuyển nhượng dẫn tới không
thanh toán được với các Hãng hàng không khác theo hợp đồng gây thất
thu cho HKVN
- Aùp lực về thời gian phải giải quyết cho khách hàng dẫn tới sai sót
- Sự thông đồng giữa khách hàng và nhân viên bán vé để xuất bán các vé
không đúng đối tượng
37
Đối với công tác phân phối giá
- HKVN mất nhiều thời gian công sức nhưng hiệu quả lại thấp do công việc
xử lý bằng tay quá nhiều, việc quản lý rất khó khăn
- Tính an toàn chính xác không cao
- Khả năng mở rông việc phân phối giá cạnh tranh cho các đối tượng mới
trong tương lai bị hạn chế do khối lượng công việc nhiều, tiến hành chậm,
tính chính xác không cao, quản lý lại khó khăn
- Do phải tra cứu trên các bảng giá nhiều nên dễ bị nhầm lẫn, sai sót
2.4.2.3. Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát phòng ngừa
- Trên hệ thống in vé đã cài đặt sẵn giá cước của các chặng quốc nội. Số
tiền ghi trên vé là số tiền thực thu của khách nên khách hàng và nhân
viên có thể đối chiếu giữa số phải thu và số thực trả.
- Đối với một số đường bay quốc tế đơn giản, hệ thống tính sẵn giá cước và
nhân viên chỉ cần làm đúng các thao tác được hướng dẫn là có được giá
cước thực thu và các điều kiện ghi trên vé đúng. Đối với việc áp dụng các
giá cước tính sẵn này, khi nhân viên chỉnh sửa không đúng thao tác, trên
vé sẽ ghi nhận đây là giá lấy hoàn toàn tự động hay bị chỉnh sửa.
Kiểm soát phát hiện
- Sau khi bán chứng từ, chính nhân viên bán vé cuối ngày phải tự kiểm tra
lại các chứng từ mình xuất trong ngày có đúng hay không và kịp thời liên
hệ với khách hàng để hiệu chỉnh.
38
- Sau khi xuất bán chứng từ cho khách, các đơn vị bán phải chuyển chứng
từ về cho bộ phận kiểm soát thu bán, bộ phận này trực thuộc phòng
TCKT của các VPKV hay thuộc Trung tâm Thống kê và Tin học Hàng
không đối vối các đơn vị bán từ nước ngoài. Trách nhiệm của bộ phận
kiểm soát thu bán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ xuất ra.
Kiểm tra đối chiếu với các qui định của IATA, của HKVN và các điều
kiện cụ thể của từng loại giá trên từng chứng từ và tính toán số phải thu
chính xác đối với từng chứng từ chi tiết theo từng khoản mục giá cước,
thuế, phí… Tuy nhiên, một số trường hợp bộ phận này không thể kiểm tra
được nhân viên có bán chứng từ cho khách đúng đối tượng hay không (Ví
dụ không thể kiểm tra được khách hàng là người lớn hay trẻ em…..)
Kiểm soát bù đắp
Những bất cập của 2 thủ tục kiểm soát trên có thể được hạn chế bới khâu kiểm
tra tại các đầu sân bay. Nhân viên làn thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một
số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xu

---