Đặt vấn đề
Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một
cách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt .Công nghệ thoong tin được áp
dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ở Việt Nam dù ngành công nghệ
thông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khá
nhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế góp
phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội .
Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thông
tin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sản
xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thời
gian , nâng cao độ chính xác .
Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệ
thống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ . Để phục vụ cho mục tiêu này hãng
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó
đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chương
trình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán .
Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro mà
chỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết.
Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở
dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính.
Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫn
còn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy
cô.
1
Phần I
Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
I: Chức năng của chương trình chính:

1: Tổng quan về chương trình chính:
2: Phân tích các chức năng của các thành phần trong chương trình
chính:

có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này.
2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ:
Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùng
chức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó .
2.3 Tìm kiếm phiếu chi:
2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi:
Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ về
khoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng
2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi:
Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể có
được câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn .Nhưng nếu dùng chức
năng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này.
2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi:
yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một
việc nào đó chẳng hạn, bạn sẽ có ngay câu trả lời khi dùng chức năng n ày
3
chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm chứng từ theo tên
Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ
Tìm kiếm phiếu chi
Tìm kiếm phiếu thu
Tìm kiếm khách hàng
Lý do chi
Ngày chi số tièn chi người chi
Lý do thu
người thu
số tiền thu người nộp
Theo đối tượng Theo tên
2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi:
Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liên

Tài sản
Tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời
Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1 Tạo bảng
Có thể nói thiết kế bảng là việc đàu tiên cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữ
liệu nào . Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu .Các bảng phải chứa đầy
đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu .
Công việc quản lý thu chi tài chính cần tạo các bản sau.
1.1 Bảng chứng từ ghi sổ
Bảng này lưu trữ các thông tin về chứng từ ghi sổ .
Bảng chi tiết :
STT tên trường kiểu độ rộng giải thích
1 số hiệu text 50
1 tên chứng từ text 50
3 stt number integer s ố th ứ t ự
4 TK nợ number integer
5 TK có number integer
6 Số tiền (triệu việt nam đồng ) number long integer
7 ngày date/tim
e
short time
8 trích yếu text 50
5
9 ghi chú text 80
1.2 Danh mục chứng từ kế to án :
Bảng này lưu tr ữ các ch ứng t ừ kế toán
stt tên trường kiểu đ ộ rộng giải thích
1 stt number integer s ố th ứ t ự
2 tên chứng t ừ text 50
3 số hiệu chứng t ừ text 50

4 mã integer number
5 TK integer number tài khoản
6 số đầu năm single number
7 số cuối kỳ single number
1.6 Phiếu chi:
Bảng này lưu thông tin của các phiếu chi
9
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số integer number
2 quyển số integer number
3 TK nợ integer number tài khoản nợ
4 lý do chi 200 text
5 người chi 50 text
6 số tiền (bằng chữ) 200 text
7 số tiền (bằng số) long integer number
8 TK có integer number tài khoản
9 số hiệu chứng từ kèm
theo
50 text
10 ngày chi shortdate date/time
10
1.7 Phiếu thu:
Bảng này lưu thông tin của các phiếu thu
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số integer number
2 quyển số integer number
3 TK nợ integer number tài khoản nợ
4 lý do thu 200 text

12
Bảng thiết kế:
bảng này chứa thông tin về số dư theo từng tháng
1.10 Bảng số số liệu tài sản kế toán:
Bảng chi tiết:
stt tên trường kiểu độ rộng ghichú
1 TT auto number long integer thứ tự
2 so_hieu_tk_cap_I number integer
3 so_hieu_tk_cap_I
I
number integer
4 t ên_tk text 50
13
Bảng thiết kế:
1.11 Bảng tài khoản kế toán tham khảo:
14
Bảng chi tiết :
stt tên trường kiểu độ rộng ghichú
1 TT auto number long integer thứ tự
2 so_hieu_tk_cap_I number integer
3 so_hieu_tk_cap_I
I
number integer
4 t ên_tk text 50
Bảng này lưu thông tin về các tài khoản ,dùng để tham khảo
1.12 Bảng tài sản:
Bảng chi tiết :
STT tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số long integer autonumber
2 TT 10 text thứ tự

cụ thể các trường trong truy vấn như sau :
STT Tên trường Nguồn dữ liệu
1 diễn giải số dư
2 mã số dư
3 số dư đầu kì số dư
4 số dư cuối kì số dư
2.3 các phiếu chi với số tiền >10000000đ:
Với mục đích tập hợp các khoản chi với lượng tiền nhất định ở đây ta lấy ví dụ
>10000000 đ
17
T
ru
y
vấn lấy dư liệu từ bảng phiếu chi và đặt tại dòng Criteria ,cột số tiền chi (bằng số
) là>=10000000
2.4 Mẫu sổ cái:
Truy vấn này lấy dữ liệu từ hai bảng l à chứng từ ghi sổ và danh mụcchứng từ
ghi sổ
STT Tên trường Nguồn dữ liệu
1 số hiệu chứng từ ghi sổ
2 ngày chứng từ ghi sổ
3 tên chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ
4 tk có chứng từ ghi sổ
5 tk nợ chứng từ ghi sổ
6 số tiền (triệu việt nam đồng) chứng từ ghi sổ
7 ghi chú chứng từ ghi sổ
18
2.5 Tài sản:
2.6 Tìm chứng từ:
lấy dữ liệu từ bảng danh mục chứng từ kế toán truy vấn tìm chứng từ được tạo ra