Phần I. Giới thiệu.
Lời nói đầu.
Thế giới ngày nay đã có nhiều phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin
(CNTT). Từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành
một sản phẩm hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng
sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý
trong các lĩnh vực của xã hội. Trong những năm gần đây nền CNTT nước ta đã có
nhiều phát triển trên mọi lĩnh vực của cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý
xã hội. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ
thống thông tin quản lý nói chung. Sự phát triển của Internet, Intranet đã đưa con
người bước vào kỉ nguyên của xa lộ thông tin trên mạng. Thông qua mạng Internet
con người có thể mua bán hàng hoá, trao đổi thông tin rộng rãi trên toàn cầu. Công
nghệ WWW đã thúc đẩy mạnh mẽ việc khai thác thông tin trên mạng với tính năng
linh hoạt và dễ sử dụng của nó.
Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin thì máy tính ngày
càng trở nên gần gũi và thông dụng đối với cuộc sống của chúng ta. Khả năng hỗ
trợ hiệu quả những công việc khó khăn và phức tạp trong mọi lĩnh vực của cuộc
sống nói chung và công tác quản lý trong các doanh nghiệp, cơ quan nói riêng như
bảo mật thông tin, xem và chỉnh sửa thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Đã có nhiều phần mềm được xây dựng để phục vụ cho tính chất phức tạp của công
tác quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan. Hơn ba năm qua, em đã được các
thầy cô giáo cung cấp và truyền đạt các kiến thức cần thiết trong lĩnh vực công
nghệ thông tin. Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc
độc lập sáng tạo. Đề án môn học này là cơ hội để em tổng kết lại những kiến thức
mà mình đã học, đồng thời rút ra những kinh nghiệm quý giá làm tiền đề cho quá
trình thực tập trong thời gian tới.Trong khuôn khổ một đề án môn học dưới sự chỉ
bảo tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thúy cùng sự tích luỹ kiến thức bản thân
em đã xây dựng "Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý
Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0
Mục đích của đề tài
Chương trình có thể quản lý một số lượng lớn các thông tin về hàng hóa tồn

1.1 Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin.
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu, viễn thông… thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân
phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ
thống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình của mình tuy nhiên chúng vẫn
tuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm các thành phần sau :
1.1.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin
Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các
trường thuộc tính của mẩu tin. Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất
của hệ thống thông tin. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức. Chính
vì thế mà khi phân tích thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữ
liệu.
Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu…
ngày nay trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tin
được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Nói đến cơ sở dữ liệu là nói đến một số khái niệm cơ sở sau đây:
- Thực thể (Entity) là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông
tin về nó như : nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng…
- Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính :
mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính…
- Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi
các thuộc tính của thực thể.
- Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể
làm thành một bản ghi.
- Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể. Mỗi
dòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường.

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống thông tin. Một dự án phát triển hệ thống đòi
hỏi rất nhiều công sức và tiền bạc vì thế nó phải được quyết định một cách nghiêm
túc và chặt chẽ. Đánh giá đúng yêu cầu là việc quan trọng cho việc thành công của
một dự án. Một sai làm trong giai đoạn này có thể dẫn tới sự tốn kém và có thể dự
án không đạt được kết quả.
Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu
cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bầy báo cáo.
1.1.3.2 Phân tích chi tiết.
Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu thì giai đoạn phân tích chi tiết
được tiến hành. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang gnhiên cứu, xác nhận những nguyên nhân đích thực của những vấn đề
đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục
tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Các bước cần thực hiện khi phân tích
hệ thống: xác định các yêu cầu, cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống, lựa chọn
giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống trong tương lai.
Để phân tích chi tiết thì cần phải thu thập các thông tin. Thông thường
người ta sử dụng các phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu
điều tra, quan sát.
Thu thập được thông tin thì việc mã hoá thông tin rất cần thiết nó giúp cho
việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng,
nhận diện các đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: mã
hoá phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép
nối.
Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ
thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hoá hệ thống thông tin là cần thiết.
Một số công cụ tương đối chuẩn trong việc mô hình hoá hệ thống thông tin là: sơ
đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD).
- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

Giai đoạn thiết kế logic có mục đích là xác định một cách chi tiết và chính
xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đặt ra
mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm của giai đoạn thiết
kế logic là mô hình hệ thống bằng các sơ đồ : DFD, Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD),
các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống
• Thiết cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ
- Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống
mới. Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:
Tên người / bộ phận
Phát / nhận tin
Tiến
trình xử
lý
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Phương pháp này gồm hai
bước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho
việc tạo ra từng đầu ra.
+ Thiết kê cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Trong phương pháp
này còn đề cập đến một khái niệm nữa đó là: liên kết (Association). Mỗi thực thể
không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà chúng có sự liên hệ qua lại với
nhau. Ký hiệu của liên kết là:
- Số mức độ liên kết : Ta cần phải biết được mối liên kết giữa các thực thể và số
lần tương tác giữa các thực thể. Các loại liên kết thường gặp giữa các thực thể:
+ 1@1 Liên kết loại Một - Một: một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết với
một lần xuất của thực thể B và ngược lại.
+ 1@N Liên kết Một - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều
lần xuất của thực thể B, mỗi lần xuất của thực thể b chỉ liên kết với một lần xuất
của thực thể A.
+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với
nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại.
• Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

Bên cạnh đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin người ta còn tiến hành
các công đoạn khác như: cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì hệ thống...

Chương II. Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý kho
hàng và thực trạng quản lý hàng hóa tại cửa hàng
87 Lý Nam Đế.
2.1 Yêu cầu về việc ứng dụng tin học trong việc quản lý kho hàng tại Cửa
hàng 87 Lý Nam Đế
Trong công tác quản lý nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, việc cập
nhật, xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được làm một cách thường xuyên và chính xác.
Nếu thực hiện những hoạt động đó bằng công nghệ thủ công thì đòi hỏi không gian
lưu trữ dữ liệu lớn, cập nhật, xử lý dữ liệu chậm, tổng hợp dữ liệu khó khăn mà độ
chính xác lại không cao. Do đó việc quản lý theo công nghệ thủ công không đáp
ứng được yêu cầu đặt ra. Để giải quyết được những khó khăn đó, một trong những
giải pháp được đưa ra là: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý kho
hàng dựa trên công nghệ thông tin.
Hiện tại, việc quản lý ở cửa hàng chủ yếu là bằng phương pháp thủ công nên
hiệu quả quản lý chưa cao. Để cho việc quản lý này đạt hiệu quả cao thì nhất thiết
phải tin học hóa các thủ tục thủ công bằng cách xây dựng một hệ thống thông tin
ứng dụng thành tựu của tin học vào việc quản lý trong cửa hàng. Nó đem lại rất
nhiều lợi ích và khắc phục được những nhược điểm trên.
2.2 Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn kho:
2.2.1 Mục đích : Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản lý
nắm bắt các thông tin về lượng tồn, chủng loại các mặt hàng trong kho một các
nhanh nhất để có chiến lược kinh doanh hợp lý.
2.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý hàng tồn kho
- Dễ dàng cập nhập các thông tin về hàng hóa.
- Đáp ứng nhanh các thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho.
- Phải luôn thống kê được các mặt hàng đã nhập, xuất trong kỳ…
2.2 Giới thiệu về cửa hàng 87 Lý Nam Đế

mua trong TH mà KH chưa có thông tin về mặt hàng đó. Do đó cách duy
nhất là họ phải tra trong các List đã có.
> Mất thời gian cho khách hàng trong việc chờ đợi để đáp ứng yêu cầu về
mặt hàng vì 1 một nhân viên thường chỉ có thể đáp ứng được nhiều nhất
là 2 hoặc 3 người. Do đó khi cửa hàng có nhiêu KH thì rất có thể có
những KH không có người phục vụ.
Để giải quyết những bất cập trên, và nâng cao hiệu quả quản lý thì cửa
hàng cần phải xây dựng một HTTT quản lý kho hàng của cho cơ sở mình.
Chương III. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản
lý kho hàng tại cửa hàng số 87 Lý Nam Đế.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên
máy tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách hiệu quả và nhanh
chóng, kiểm tra dữ liệu một cách nhanh hơn. Hiệu quả đem lại cho một chương
trình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tích
thiết kế.
3.1 Phân tích hệ thống thông tin.
Công cụ và phương pháp thu thập thông tin:
Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin việc thu thập và xử lý
thông tin là đặc biệt quan trong. Có rất nhiều công cụ và phương pháp thu thập
thông tin nhưng ở đây em có sử dụng các phương pháp là: phỏng vấn, quan sát
thực tiễn và tham khảo tài liệu của cửa hàng.
Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống
Trên cơ sở xác định yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán hàng đồng thời tiếp tục
tham khảo tài liệu, phân tích các nghiệp vụ của cửa hàng ta có được sơ đồ chức
năng của hệ thống như sau :
Sơ đồ chức năng của chương trình (BFD)
Đây là biểu đồ tĩnh có dạng hình cây, được xây dựng bằng kỹ thuật phân mức, xuất
phát từ mức cao nhất và các mức tiếp ttheo được phân rã tiếp tục cho đến mức cuối
cùng là chức năng nhỏ nhất không thể phân chia được nữa. Tại mỗi nút là một
chức năng của hệ thống.

Tạo
mới
Nhập
hàng
Bán
hàng
Tính
lương
nhân
viên
Tính
doanh
thu
Các
Danh
mục
Tính
doanh
thu
Hàng
tồn
kho
Giới
thiệu
Hướng
dẫn sử
dụng
Tìm
kiếm
Tìm

năng. Các tác nhân ngoài và luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống
được hoàn toàn xác định. Đối với hệ thống có các tác nhân ngoài và các luồng
dữ liệu được thể hiện như hình vẽ trên, trong đó hình chữ nhật thể hiện các đối
tượng với tên xác định được đặt trong nó, còn luồng dữ liệu được biễu diễn
bàng một mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang
theo.
Các đối tượng của mô hình :
1. Khách hàng : Người có nhu cầu mua máy tính
2. Kế toán : Là kế toán viên hoặc kế toán trưởng của cửa hàng
3. Nhân viên : Người được thuê để thao tác với hệ thống, trực tiếp quản lý
việc bán hàng
4. Người quản lý : Là người quản lý cửa hàng
Các luồng dữ liệu :
1. Giữa khách hàng và hệ thống : khách hàng đưa ra mặt hàng cần mua, điều
kiện tìm kiếm cho hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ đưa ra hoá đơn thanh toán
hoặc danh mặt hàng các mặt hàng thoã mãn điều kiện tìm kiếm cho
khách hàng.
2. Giữa kế toán và hệ thống : kế toán sẽ đưa ra các yêu cầu kế toán cho hệ
thống. Hệ thống sẽ trả lại các bảng biểu kế toán
3. Giữa nhân viên và hệ thống : nhân viên sẽ đưa thông tin về bản thân mình
vào hệ thống. Khi người quản lý một cửa hàng muốn lấy thêm mặt hàng
từ kho hàng thì hệ thống sẽ đưa ra phiếu yêu cầu xuất kho
4. Giữa người quản lý cửa hàng và hệ thống : người quản lý đưa ra các thay
đổi về nhân sự, mặt hàng cho hệ thống. Khi người chủ muốn mua thêm
hàng thì hệ sẽ đưa ra phiếu đặt hàng.
3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : DBF 1
3.3.1 Các kho dữ liệu:
> Hóa đơn: lưu lại các hoá đơn bán hàng
> Mặt hàng: lưu trữ thông tin về các loại mặt hàng đang tồn tại trong kho