Mục lục
MễC LễC....................................................................................................................1
LấI Mậ đầU...............................................................................................................3
CHơNG I......................................................................................................................4
Cơ Sậ Lí LUậN Về QUY TRìNH XâY DNG V BAN HNH VăN BảN
QUảN Lí DOANH NGHIệP ...................................................................................4
I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp...........................................................4
1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp ............................................................................................................4
2. Chức năng của văn bản ..........................................................................................................................................7
3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản ....................................................................................................................9
4. Văn phong............................................................................................................................................................13
5. Ngôn ngữ..............................................................................................................................................................13
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp ......................14
1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý ..................................................................................14
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản .........................................................................................................14
CHơNG II...................................................................................................................16
THC TRạNG Về QUY TRìNH XâY DNG V BAN HNH VăN BảN ậ
TặNG CôNG TY THéP VIệT NAM....................................................................16
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty.......................................................................16
1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................................................................16
2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty ..........................................................................................................17
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành...................................................................................................................18
4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung)......................................................................................................23
II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty..........24
1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay...............................................................................................24
Tham mu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị theo dõi, phối hợp các mặt
hoạt động của Tổng công ty; công tác văn th lu trữ, th viện; thi đua khen thởng,
bảo vệ, y tế, tự vệ, phòng cháy chữa cháy và quan hệ với các cơ quan đại chúng,
bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty..............24
2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty ................................................................................................24
3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản .........................................................................................25

cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, nên em đã mạnh dạn chọn đề tài
Hoàn thiện một b ớc quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao
hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam để viết luận văn.
Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, toàn bộ nội dung luận văn tốt
nghiệp của em đợc chia thành 3 chơng:
Chơng I: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản quản lý
doanh nghiệp.
Chơng II: Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn
bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam.
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng
và ban hành văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam.
Vì đây đề tài của em là một vấn đề mới, trình độ bản thân còn hạn chế và thời
gian thực tập không nhiều nên trong quá trình em viết còn có nhiều thiếu sót, em mong
nhận đợc sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo để đề tài đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
3
Chơng I
cơ sở lý luận về quy trình xây dựng và ban hành văn bản
quản lý doanh nghiệp
I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp
1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp
1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký
hiệu) nhất định trên một chất liệu nhất định. Với cách hiểu rộng nh vậy, văn bản còn có
thể gọi là vật mang tin đợc ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.
Theo nghĩa hẹp, văn bản còn đợc hiểu là những tài liệu giấy tờ đợc sử dụng trong
hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan Nhà nớc ghi nhận mục đích,
hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, các văn bản dùng trong việc quản lý doanh nghiệp cha có nên các

hoá hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà
nớc.
b. Văn bản dới luật mang tính chất luật
- Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội. Văn bản quy phạm pháp
luật do Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội ban hành để ghi lại và chuyển đạt những
kết luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trơng, chính
sách, kế hoạch, biện pháp.
- Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dới luật, sau luật do uỷ ban thờng vụ
Quốc hội ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội
quan trọng tơng đối ổn định nhng cha có luật điều chỉnh.
5
- Lệnh của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch ban hành để
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định.
- Quyết định của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch nớc ban
hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật định.
c. Văn bản dới luật lập quy
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, Hội
đồng Nhân dân các cấp.
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tớng Chính phủ, Viện trởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối
cao, bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban
nhân dân các cấp.
- Chỉ thị của Thủ tớng Chính phủ, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trởng, thủ
trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc chính phủ, UBND các cấp.
- Thông t của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trởng, Thủ tớng cơ quan ngang
bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ Ban liên tịch giữa các cơ quan Nhà nớc tổ
chức chính trị - xã hội.
1.3.2. Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp
luật do cơ quan, công chức Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất

Chức năng thông tin của mọi văn bản, nó tạo nên giá trị thực tế của văn bản. Văn
bản chứa đựng và chuyển tải từ đối tợng này sang đối tợng khác nhằm thoả mãn nhu
cầu thông tin của mọi đối tợng.
7
Các hình thức ghi tên và truyền tin hiện nay phong phú. Tuy thế, nhng trong hoạt
động quản lý sản xuất kinh doanh, văn bản vẫn là phơng tiện chủ yếu.
2.2. Chức năng quản lý
Chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của
doanh nghiệp nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng này xuất hiện khi văn bản đợc sử dụng để thu thập thông tin, ban hành
tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các bộ phận quản lý khi sử dụng các văn bản
để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản lý của chúng.
2.3. Chức năng pháp lý
Chức năng này quan trọng, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các tổ chức cá
nhân khi hoạt động cho doanh nghiệp và thực hiện các nội quy của doanh nghiệp đề ra.
Chức năng này đợc thể hiện qua những việc sau: ghi lại các quy phạm pháp luật
và các về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội; là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các
doanh nghiệp; là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật hiện hành. Ban hành văn bản theo hớng này, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền
lợi chính đáng của ngời lao động.
Về phơng diện pháp lý, văn bản và hệ thống văn bản quản lý có tác dụng rất quan
trọng trong việc xác định quan hệ pháp lý giữa ngời lãnh đạo và ngời - vị lãnh đạo trong
doanh nghiệp.
2.4. Chức năng văn hoá
Chức năng này tạo nền nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi ngời cùng hoạt
động trong doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp phát triển.
Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi ngời, mọi
lớp ngời về truyền thống của doanh nghiệp, gơng lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong

9
3.1.4.Tính đại chúng
Văn bản viết phải dễ hiểu, ai đọc cũng hiểu, trình độ nào đọc cũng hiểu - tức là
mọi ngời đọc văn bản chỉ có thể hiểu theo một cách nh nhau. Văn bản phải có nội dung
thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm tính phổ cập,
phổ biến, ngắn gọn, có sức thuyết phục.
3.1.5. Tính quy phạm
Văn bản có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý nhà quản lý tới các phòng ban, đơn
vị trong doanh nghiệp, hay tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. ý chí đó thờng là
mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán, hớng dẫn buộc các chủ thể phải thi hành. Văn bản pháp
quy phải quán triệt tính quy phạm, nó có thể bao gồm 3 phần: quy định, giả định và chế
tài. Văn bản có cấu tạo nội dung theo từng quy phạm thì mới dễ hớng dẫn, dễ thực hiện,
dễ nhớ, dễ hiểu và dễ thể hiện đợc tính nghiêm túc, chặt chẽ của văn bản.
3.2. Thể thức của văn bản
Văn bản quản lý hành chính Nhà nớc phải đợc xây dựng và ban hành đảm bảo
những yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố nội dung và hình thức
đã đợc thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có
thể đợc bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu
văn bản đợc hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau
theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản.
Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây:
3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ)
- Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nớc;
- Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ
quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu;
- Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu);
10
- Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan
sinh sản ra văn bản ở dới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thờng, tên cơ quan sinh sản
ra văn bản in bằng chữ in hoa.

Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng.
- Nhân viên văn th phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không đợc cho ngời khác
mợn, khi đi vắng phải bàn giao cho ngời khác đợc thủ trởng chỉ thị. Con dấu phải giao
cho văn th lu trữ;
- Con dấu phải đợc giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không đợc mang về
nhà, theo ngời đi công tác. Ngời ký văn bản và ngời giữ đóng dấu không thể là một ng-
ời;
- Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực
đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ;
- Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ
khắc trên dấu.
3.2.9. Nơi nhận
- Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi
hành văn bản;
- Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc
trái, phía dới, tờ cuối cùng của văn bản (mục nơi nhận đối với các tổ chức cá nhân để
báo cáo, phối hợp thực hiện, để lu.);
- Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác;
12
- Nếu là công văn thờng thì có hàng chữ Kính gửi đơn vị nhận văn bản ngay d-
ới địa danh và ngày tháng năm.
4. Văn phong
Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản
vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác nh trạng
ngữ, định ngữ...
Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác
với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhng rõ
ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi ngời hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng
ngữ pháp làm cho nội dung đợc mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài
dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền

- Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo;
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.
2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp.
- Đây không phải bớc bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi
văn bản.
2.3. Thẩm định dự thảo
Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn
bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phơng diện
sau đây:
14

Trích đoạn Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản

---