LUẬN VĂN:

Xây dựng hệ thống thông tin
quản lí tài sản cố định

Phần 1: Lời mở đầu Ngày nay, hơn lúc nào hết, sự thành công của một cơ quan phụ thuộc một cách
quyết định vào việc có tận dụng được công nghệ thông tin vào việc quản lí cũng
như để phát triển mọi năng lực trong tổ chức hay cơ quan. Trong đó thì thông tin Phần 2: Nội dung đề tài
I. Tổng quan về Tài sản cố định:
I.1. Khái niệm và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định:
b) Khái niệm tài sản cố định:
Theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định của Bộ tài chính
ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12-12-2003
Tài sản cố định là một bộ phận của tài sản dài hạn thường thoả mãn hai tiêu chuẩn
sau: có giá trị lơn hơn hoặc bằng 10.000.000 đồng và thời gian sử dụng lớn hơn
hoặc bằng một năm. Tuy nhiên, một số tài sản không thoả mãn đồng thời hai tiêu
chuẩn trên muốn xếp vào tài sản cố định phải được sự cho phép của Bộ tài chính
bằng văn bản.
Đặc điểm của tài sản cố định là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh,
khi tham gia sản xuất kinh doanh giá trị của nó hao mòn dần và chuyển từng phần
vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác riêng tài sản cố định hữu
hình, hình thái vật chất không bị thay đổi cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ. c) Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định.
Các tài sản được ghi nhận là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời cả 4 tiêu
chuẩn ghi nhận sau:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó
+ Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm.
+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
I.2. Phân loại tài sản cố định:
Do tài sản cố định của cơ quan tổ chức bao gồm nhiều loại với hình thái biểu hiện,

nghỉ, nhà ăn, sân bóng, thiết bị thể thao…)
I.3. Hạch toán tài sản cố định:
I.3.1. Tính giá tài sản cố định.
Tính giá tài sản cố định là xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định. Tài sản cố
định được đánh giá lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá trình sử dụng. Tài sản
cố định được tính giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị đã hao mòn và giá
trị còn lại.
*Đối với tài sản cố định hữu hình:
- Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải
bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng.
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình chỉ thay đổi trong các trường hợp:
+ Đánh giá lại tài sản cố định.
+ Xây lắp, trang bị thêm tài sản cố định.
+ Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của tài sản
cố định.
+ Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của tài sản cố định. *Đối với tài sản cố định vô hình: Nguyên giá của tài sản cố định vô hình là toàn
bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến
thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.
I.3.2. Hạch toán tài sản cố định
I.3.2.1. Hạch toán tăng tài sản cố định
a) Tài khoản sử dụng:
* TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có
và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo
nguyên giá.
Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do được cấp, mua
sắm, XDCB hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do

- Căn cứ các chứng từ có liên quan đến việc mua TSCĐ (hóa đơn, phiếu chi…),
kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ, lập hồ sơ kế toán, lập biên bản giao nhận
TSCĐ và tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Nợ Tk133 (1332) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc
Có TK 133 – Phải trả người bán, hoặc
Có TK 341 – vay dài hạn
- Nếu mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa vào sử
dụng ngay:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Trường hợp TSCĐ hữu hình dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa
dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (tổng giá thanh toán) Có TK 111,112,331,341…
Nếu TSCĐ hữu hình mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng vốn khấu hao
TSCĐ, bằng vốn vay, khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động SXKD thì
chỉ ghi tăng giá trị TSCĐ (Nợ TK 211/Có TK 111,112,331…), không ghi tăng
nguồn vốn kinh doanh (Có TK 411).
- Khi mua sắm TSCĐ hữu hình bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng:
+ Nếu TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ hoạt
động chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT)

bàn giao)
 Đối với doanh nghiệp nhà nước, nếu TSCĐ nghiệm thu bàn giao được
đánh giá lại giá trị đầu tư cao hơn chi phí ban đầu thực tế và được cấp
có thẩm quyền phê duyệt (đối với công trình đầu tư kéo dài nhiều năm)
ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 241 – XDCB dở dang
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
- Nếu TSCĐ hữu hình do tự chế tạo:
 Ghi tăng TSCĐ hữu hình:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 512 – Doanh thu nội bộ (là giá thành thực tế)
 Kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155 – Thành phẩm
Có Tk 154 – Chi phí SXKD dở dang.
*Nhận vốn tham gia liên doanh của các đơn vị khác bằng TSCĐ hữu hình: căn cứ
giá trị tài sản cố định được các bên tham gia liên doanh đánh giá và các chi phí
khác (nếu có) kế toán tính toán nguyên giá của TSCĐ và ghi sổ:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. *Nhận lại TSCĐ hữu hình trước đây đã góp vốn liên doanh với đơn vị khác: căn
cứ vào giá trị TSCĐ do hai bên liên doanh đánh giá khi trao trả để ghi tăng TSCĐ
hữu hình và ghi giảm giá trị vốn góp kinh doanh
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 222 – Góp vốn kinh doanh.
*TSCĐ hữu hình được tài trợ, biếu tặng đưa ngay vào sử dụng cho hoạt động
SXKD:

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1332) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (số còn nợ)
 Các trường hợp mua TSCĐ vô hình theo phương thức trả chậm, trả góp;
mua dưới hình thức trao đổi tương tự hoặc không tương tự hạch toán
giống với TSCĐ hữu hình
 Nếu mua TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất cùng với mua nhà cửa,
vật liệu kiến trúc trên đất đưa ngay vào sử dụng phải xác định riêng biệt
giá trị TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất; TSCĐ hữu hình là nhà cửa,
vật liệu kiến trúc, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…
 Trường hợp mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa
dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 112, 331… *Nhận vốn góp liên doanh bằng TSCĐ vô hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
I.3.2.2.Hạch toán giảm TSCĐ
1.Thủ tục chứng từ: TSCĐ của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác
nhau như: nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị

Nợ TK 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 214 – TSCĐ hữu hình
- Các chi phí liên quan đến việc nhượng bán TSCĐ (nếu có) cũng được tập hợp
vào bên Nợ TK 811 – chi phí khác.
- Nếu TSCĐ đem nhượng bán được hình thành từ vốn vay ngân hàng, thì số tiền
thu được do nhượng bán TSCĐ trước hết phải trả đủ vốn vay và lãi vay ngân
hàng, số còn lại đơn vị mới được sử dụng cho những mục đích thích hợp.
Khi trả nợ vốn vay ngân hàng
Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 341 – Vay dài hạn (khoản trả trước hạn)
Có TK 111 hoặc 112.
b.Thanh lý TSCĐ hữu hình:
TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng không thể sử dụng được, lạc hậu,
không phù hợp với yêu cầu SXKD mà không thể nhượng bán.
Khi thanh lý đơn vị phải có quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý, ban này
có nhiệm vụ thực hiện việc thanh lý và lập biên bản thanh lý theo mẫu quy định.
Biên bản được lập hai bản, một bản cho phòng kế toán, một bản cho đơn vị đã
sử dụng. Căn cứ vào biên bản và chứng từ liên quan ta phản ánh như sau:
- Thanh lý TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD
+ Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 811 – Phần còn lại
Có TK 211 – Nguyên giá - Thanh lý TSCĐ dùng vào hoạt động phúc lợi
Nợ Tk 4313 – Quỹ phúc lợi (giá trị còn lại)
Nợ 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ
Có 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)

Căn cứ biên bản bàn giao kế toán ghi:
Nợ 411 – Nguồn vốn kinh doanh (giá trị còn lại)
Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ
Có 211 – TSCĐ hữu hình
Phần chênh lệch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại, thanh toán cho đơn vị góp
vốn, ghi:
Nợ 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Có 111, 112, 338 – Phần chênh lệch
f. Những TSCĐ hữu hình dưới mức tiêu chuẩn quy định của chế độ tài chính
không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ phải chuyển sang theo dõi, quản lý, hạch toán như
công cụ dụng cụ đang dùng:
- Nếu giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình nhỏ thì toàn bộ giá trị còn lại tình vào
chi phí SXKD trong kỳ:
Nợ 627, 641, 642 : Giá trị còn lại
Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ
Có 211 – TSCĐ hữu hình
- Nếu giá trị còn lại lớn, cần phải phân bổ dần vào chi phí SXKD nhiều kỳ:
Nợ 142: mức giá trị phân bổ hết trong năm báo cáo.
Nợ 242: mức giá trị phân bổ trong nhiều năm
Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ
Có 211 – TSCĐ hữu hình
I.3.2.Hạch toán giảm TSCĐ vô hình
a.Giảm giá nhượng bán, ghi:
Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ 811 – Chi phí khác Có 213 – Nguyên giá
b.Các trường hợp giảm khác như: góp vốn liên doanh, trả lại vốn góp… được phản
ánh tương tự như TSCĐ hữu hình

hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn:
Nợ TK 1311: VAT được khấu trừ
Nợ TK 241: chi phí sửa chữa thực tế
Có TK 331: số tiền phải trả theo hợp đồng
+ Nếu cơ quan tụ làm : tập hợp chi phí sửa chữa thực tế chi ra theo từng công
trình
Nợ TK 241: chi phí sửa chữa thực tế
Có TK 111, 112, 152,214, 334, 328…
* Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành
Tùy theo quy mô, tính chất, thời gian và mục đích sửa chữa, sau khi công việc
hoàn thành, TSCĐ được phục hồi năng lực lao động hay tăng năng lực kéo dài
tuổi thọ, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào tài khoản thích hợp
- Thực hiện sửa chữa nâng cấp, kéo dài tuổi thọ:
Ghi tăng nguyên giá TSCĐ ( không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế
hoạch:
Nợ TK 211:Nguyên giá TSCĐ ( Giá thành sửa chữa thực tế)
Có 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa
- Thực hiện sửa chữa mang tính chất phục hồi, tiến hành theo kế hoạch: kết
chuyển vào chi phí phải trả:
Nợ TK 335: giá thành thực tế công tác sửa chữa
Có TK 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa
- Thực hiện sửa chữa mang tính chất phục hồi, tiến hành ngoài kế hoạch: giá
thánh sửa chữa được kết chuyển vào chi phí trả trước
Nợ TK 2421: giá thành thực tế công tác sửa chữa
Có TK 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa
I.4. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ thì công tác quản lí TSCĐ phải tuân thủ
những nguyên tắc sau:

- Kế hoạch của công ty sẽ được phê duyệt vào đầu năm
- TS sau khi mua về nếu là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng tin học sẽ
nhận và kiểm tra về chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial.
Nếu không phải là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự
sẽ đảm nhận công việc trên. Phòng kiểm tra nội bộ phải được thông báo, tham gia
kiểm tra nếu giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ
- Sau khi phòng kế toán chấp nhận thanh toán thì lô hàng sẽ được gán mã tài sản,
đồng thời các thông tin các thông tin về lô tài sản được nhập vào phần mềm
b) Quy trình mua mới tài sản phát sinh
- Các đơn vị nếu phát sinh nhu cầu mua tài sản của phòng ban mình sẽ làm tờ
trình lên ban giám đốc xét duyệt. Sau khi phê duyệt của ban giám đốc thì thông
báo và chuyển tờ trình cho phòng kế toán và phòng tin học( nếu mua thiết bị tin
học) hoặc phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự( nếu không phải là thiết bị
tin học)
- TS sau khi mua về nếu là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng tin học sẽ
nhận và kiểm tra về chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial.
Nếu không phải là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự
sẽ đảm nhận công việc trên. Phòng kiểm tra nội bộ phải được thông báo, tham gia
kiểm tra nếu giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ
- Sau khi phòng kế toán chấp nhận thanh toán thì lô hàng sẽ được gán mã tài sản,
đồng thời các thông tin các thông tin về lô tài sản được nhập vào phần mềm
c) Quy trình cấp phát TSCĐ
TS khi nhập về ban đầu nằm ở kho ( kho tin học nếu là thiết bị tin học). Phòng tin
học hoặc phòng hành chính nhân sự chuyển tài sản cho các phòng ban. Tài sản
được chuyển kèm theo biên bản bàn giao. Biên bản này được in làm 3 bản cho bên giao( phòng tin học hoặc phòng hành chính nhân sự), bên nhận và phòng kế toán (
để nhập thông tin vào phần mềm)
d) Quy trình sử dụng

- Phân bổ tài sản nhập mới cho phòng ban, đơn vị sử dụng và quản lí các tài
sản đã được phân bổ
- Sửa chữa nâng cấp các tài sản theo yêu cầu đã được xét duyệt cà quản lí
thông tin về các tài sản đã được nâng cấp sửa chữa
- Điều động bàn giao các tài sản đã được điều động bàn giao
- Thanh lí, nhượng bán các tài sản theo yêu cầu đã được xét duyệt.
Xây dựng phần mềm là một trong những khâu quan trọng trong xây dựng hệ thống
thông tin nên yêu cầu chung của toàn hệ thống trên đòi hỏi phần mềm quản lí tài
sản cố định phải có những chức năng sau:
+ Nhập mới tài sản: Nhập đầy đủ các tham số kèm theo vào cơ sở dữ liệu. Để
tiện quản lí tài sản được phân thành các loại khác nhau, được đánh mã tài sản theo
quy định
+ Sửa thông số của một tài sản đã có
+ Di chuyển tài sản đến các phòng ban, đơn vị khác hoặc vào kho
+ Thanh lí tài sản: đanh dấu tài sản đã thanh lí
+ Hiển thị và thống kê báo cáo về danh mục tài sản: toàn bộ, theo phong ban, loại
tài sản, ngày tháng nhập
+ Tìm kiếm theo các tiêu chí: Phong ban, loại tài sản, mã tài sản
+ Theo dõi về lịch sử sử dụng của một tài sản: ngày nhập, phòng đơn vị sử dụng,
quá trình di chuyển của tài sản
+ In một số báo cáo: báo cáo tình hình mua sắm theo quý, 6 tháng, cả năm
Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản
III. Mô hình hoá HTTT III.1.Sơ đồ chức năng của Hệ thống thông tin quản lý tài sản cố
định:

In báo cáo
Qu

Ki
ểm

t
ra danh
mục tài sản
Th
ê
m m
ới

t
ài

sản
S
ửa

danh m
ục

tài sản
S
ửa

ch
ữa

TSCĐ
Thanh l


a) Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống:

C
ơ

quan t
ổ

chức
Nh
à

cung
cấp
Nh
à

s
ửa

chữa
C
ác

ph
òng
,
đơn vị sử dụng
Ph

dv
ụ

sữa chữa
Y
êu

c
ầ
u v
ề

s
ửa

chữa, thanh lý
nhượng bán, điều
chuyển
Báo cáo
Bi
ê
n b
ản
,
báo cáo
TSC
Đ
,

các biên bản


quan, t
ổ

chức
Ph
òng
,
đơ
n
vị sử dụng
Nhà sửa chữa
Ban gi
á
m
đốc
Ph
òng
,
đơ
n
vị sử dụng
Ban QLý
Ban quản lý
Kho TSC
Đ

H
ồ


Bi
ê
n b
ả
n
bàn giao
Báo cáo
Báo cáo
Y/c s
ửa

ch
ữa
, tl
ý
,
nhbán, đchuyển
Bi
ê
n b
ả
n

Y
ê
u c
ầu

s
ửa