LUẬN VĂN:
Qui trình hoạt động kinh doanh nhập
khẩu của công ty Thương mại và xuất
nhập khẩu Hà Nội(Hancimex)

Lời mở đầu

Nhập khẩu là hoạt động quan trọng trong nền kinh tế của một quốc gia. Nó


I).Giới thiệu chung về công ty.

1.Quá trình hình thành và phát triển :

Vào giữa những năm 80, nền kinh tế quan liêu bao cấp đòi hỏi phải được
phát triển và mở rộng để đáp ứng, thoả mãn những nhu cầu thiết yếu đang gia tăng
của người dân. Trước tình hình như vậy, cùng với sự ra đời của nhiều Công ty dịch
vụ khác, Công ty Dịch vụ Hai Bà Trưng đã được thành lập dựa trên QĐ số 4071/QĐ
- UB ngày 19/5/1984 của Nhà nước. Đến ngày 1/5/1985, Công ty dịch vụ Hai Bà
Trưng chính thức đi vào hoạt động, được đặt trụ sở tại 53 Lạc Trung - Hà Nội, kinh
doanh các mặt hàng như: Đồ dùng gia đình, nông sản thực phẩm và điện tử điện
lạnh Từ 1985 đến 1987: Công ty hoạt động dựa trên sự cung ứng hàng hoá, vốn của
Nhà nước. Quá trình hoạt động kinh doanh dựa trên chỉ tiêu, Pháp lệnh của Nhà
nước. Việc hạch toán kinh doanh chỉ là điều xa vời, chưa được thực hiện. Từ 1987
đến 1992: Nền kinh tế quan liêu bao cấp, bế quan toả cảng đã bộc lộ rõ nhưng mặt
trái của nó, đình trệ sự phát triển đòi hỏi sự thay thế của nền kinh tế thị trường có sự
quản lý của Nhà nước để phù hợp với xu thế của thời đại. Việc hoạt động dựa trên sự
bao tiêu toàn bộ đầu vào của Nhà nước không còn được thực hiện ở Công ty nữa.
Công ty phải tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình dựa trên nguồn vốn ban
đầu được cấp. Hoạt động chính của Công ty thời gian này là mua hàng sản xuất
trong nước và bán ra ngoài thị trường các sản phẩm điện tử, điện lạnh, đồ dùng gia
đình. Sự chuyển đổi đột ngột như vậy khiến Công ty gặp nhiều khó khăn. Công ty
không những phải tìm nguồn hàng, thị trường phù hợp mà còn phải cạnh tranh với
các tổ chức kinh tế khác cùng loại hình hoạt động. Công ty là một đơn vị kinh doanh
thương nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản và sử
dụng con dấu riêng, chịu sự quản lý toàn diện của UBND quận Hai Bà Trưng và
hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Sở Thương nghiệp thành phố Hà Nội. Chức
năng nhiệm vụ chủ yếu là các dịch vụ phục vụ đời sống nhân dân như cắt uốn tóc,
may đo, giặt là quần áo Với tổ chức bộ máy gồm có :

định số 2894/QĐ-UB ngày 23/5/2001.
Trụ sở tại : 124 Phố Huế - Hà Nội
Tên giao dịch quốc tế: Hanoi commercial and import export company
Tên viết tắt : Hancimex

Từ một công ty chỉ kinh doanh nội địa và các dịch vụ nhỏ khi mới thành
lập, đến nay với sự nỗ lực của mình, công ty đã phát triển thành một công ty thương
mại XNK tổng hợp.

Với phương châm kinh doanh ‘‘duy trì, ổn định và phát triển kinh doanh
nội địa, đẩy mạnh kinh doanh XNK, mở rộng thị trường nước ngoài, phát triển quan
hệ với nhiều nước trên thế giới.’’ Hiện nay công ty đã có quan hệ kinh doanh XNK
với trên 30 nước trên thế giới.

Từ đó ngành nghề kinh doanh của công ty được mở rộng như sau:

-Sản xuất, thu mua hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ xuất khẩu.

-Sản xuất chế biến, kinh doanh XNK lương thực thực phẩm, dược liệu,
nông, lâm thuỷ hải sản và các mặt hàng khác.
-Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, hàng tiêu dùng, vật
liệu xây dựng và trang trí nội thất.
-Kinh doanh XNK máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản
xuất, phương tiện vận tải.
-Kinh doanh XNK làm đại lý ký gửi và XNK ô tô, phụ tùng ô tô.
-Kinh doanh khách sạn, du lịch và dịch vụ.


nước Châu á như : Đài Loan, Singapo

-NK : Chủ yếu là hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàng trang trí nội thất,
nguyên vật liệu từ các nước như : Đức, ấn Độ, Trung quốc, Nhật, Hàn quốc

*Hoạt động kinh doanh nội địa :
Chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng : điện dân dụng, quần áo may sẵn, hàng
tiêu dùng Các loại hoạt động nayd diễn ra tại các cửa hàng của công ty.

Ngoài ra, công ty còn làm đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Pacific
Airline. Địa diểm tại công ty-142 Phố Huế.

Hình thức nhập khẩu của Công ty bao gồm nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ
thác nhưng hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số. Phương thức bán hàng thường
là bán buôn trực tiếp qua kho.

Phương thức nhập khẩu của Công ty chủ yếu là nhập theo giá CIF, địa điểm giao
hàng thường ở hai cảng lớn là Cảng Hải Phòng, Cảng thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài
ra, phương thức giao hàng có thể là đường sắt hoặc đường không.

2.Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty :

h
Hệ
thốn
g
các
cửa
hàng
Phòn
g kế
hoạc
h
thị
trườ
ng
Phòn
g
giao
nhận
và
V/C
Phòn
g
XNK2
Giám đốc

*Chức năng và nhiệm vụ của công các phòng ban như sau :


ty, thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Các chứng từ
liên quan đến hoạt động kinh doanh đều gửi về Công ty làm công tác hạch toán.

- Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu giúp đỡ cho giám đốc công tác :
+Đối nội, đối ngoại, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục, công văn.
+Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên.
+Quản lý tiền lương, tiền thưởng và các chế độ chính sách như : bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế
+Một số công việc hành chính khác như công việc bảo vệ, tạp vụ,vệ sinh

*.Phương pháp quản lý của công ty :

Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phương pháp quản lý đơn giản, áp dụng
phương pháp quản lý trực tiếp do giám đốc lãnh đạo, quẩn lý điều hành trực tiếp toàn
diện từ các phòng ban đến các cửa hàng. Hoạt động kinh doanh của công ty được
thực hiện thông qua các phòng kinh doanh và cửa hàng. Các phòng kinh doanh, cửa
hàng chịu trách triệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng trước giám đốc. Ngoài
ra tại mỗi phòng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh của từng mặt hàng sẽ được giao
cho từng người trong trong phòng và những người này sẽ chịu trách nhiệm với
trưởng phòng về mặt hàng kinh doanh đã được giao cho.

Quản lý là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh. Để quản lý có
hiệu quả thì đòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đội ngũ cán bộ có trình
độ, có năng lực. Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó từ khi thành lập đến nay
công ty đã từng bước củng cố tổ chức các phòng ban, cửa hàng, tuyển chọn những
nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân
viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc kinh doanh và phục vụ cho kế hoạch
phát triển lâu dài của công ty.

3.Tình hình lao động của công ty.

TC/tổng
CBCNV
24,62% 40,85% 44,74%

(Nguồn : phòng TCHC của công ty Hancimex)

Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình lao động của công ty qua một số năm
như sau :

-Tổng số CBCNV của công ty đã tăng trung bình 8% một năm.

-Tỷ lệ số lao động nam và lao động nữ ở công ty có số chênh lệch lớn. Tuy
nhiên trong một số năm gần đây tỷ lệ số lao động nam đang có chiều hướng tăng
lên.Tỷ lệ nam có chiều hương tăng lên để phù hợp với công vệc hiên trường của
nghiệp vụ xuất nhập khẩu :làm tại kho, làm thủ tục hải quan ,nhận hàng tại cảng

-Số CBCNV có trình độ đại học và trung cấp của công ty còn ít nhưng do
công ty quan tâm nhiều đến khâu tuyển chọn nên tỷ lệ này ngày càng tăng rõ rệt. Có
như vậy mới đáp ưng được yêu cầu ngày càng khắt khe, với mức độ khó của công
việc

-Lao động kinh doanh trực tiếp ở công ty là chủ yếu và tỷ lệ này có xu hướng
tăng lên.

*Tình hình thu nhập của CBCNV trong công ty.
Tuy nước ta đã chuyển sang kinh tế vận động theo cơ chế thị trường nhưng
nhìn chung các doanh nghiệp Nhà Nước vẫn còn phần nào bị ảnh hưởnh của chế độ


Những năm gần đây lại là những năm đầy khó khăn thử thách đối với các đơn vị
kinh doanh: thị trường diễn biến phức tạp, cạnh tranh khốc liệt, Nhà nước liên tục có
những thay đổi trong cơ chế chính sách. Với nguồn vốn phục vụ kinh doanh quá ít,
Công ty hoạt động chủ yếu bằng các nguồn vốn vay ngắn hạn của ngân hàng với lãi
suất cao do đó lợi nhuận thu về còn quá ít và bỏ lỡ nhiều cơ hội trong kinh doanh vì
không chủ động được nguồn vốn.

Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây
ta có thể xem qua một số chỉ tiêu sau:
Bảng 2: Kết quả kinh doanh của Công ty Hancimex
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm2001 Năm 2002

Doanh thu

ợi nhuận

ộp NS

Lương

Kim ng
ạch XNK 101000

200

21,5
900
500000
(USD)

(Nguồn: phòng kế toán công ty Hancmex)
0
50
100
150
200
250
1999 2000 2001 2002
BiÓu ®å doanh thu

Qua bảng số liệu trên cho thấy:
- Doanh thu của Công ty ngày càng tăng: năm 2000 tăng hơn so với năm 1999
là 28,7% (tương đương 29.000 triệu đồng); năm 2001 tăng hơn so với năm 2000 là
45,38% ( tương đương 59.000 triệu đồng), năm 2002 tăng hơn năm 2001 là 14,81% (
tương đương 28.000 triệu đồng). Qua đây ta thấy được tình hình kinh doanh của công
ty ngày càng tiến triển, các chính sách kinh doanh của công ty là đúng đắn. Hoạt
động của các phòng kinh doanh và hệ thông cửa hàng đã đáp ứng được nhưng yêu
câu phương hướng đã đặt ra của công ty.
-
0

do lợi nhuận năm 2000 giảm so với năm 1999 và số cán bộ công nhân viên chức
được tăng cường thêm , năm 2001 và 2002 lương của cán bộ công nhân viên đều tăng
do lợi nhuận tăng. Ngoài khoản lương cố định được trả theo hợp đồng thì cán bộ
công nhân viên chức được trả thêm nột khoản được trích thêm từ lợi nhuận công ty
thu được tuỳ vào mức đóng góp của họ đối với công ty.
- Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 1999 và 2000 thấp vì lúc đó công ty có qui mô
nhỏ trực thuộc sự quản lý của UBND Quận Hai Bà Trưng nên hoạt động kinh doanh
chưa được linh hoạt. Từ năm 2001, công ty trực thuộc sự quản lý của Sở Thương mại
thành phố nên qui mô của công ty được mở rộng, hoạt động XNK được đẩy mạnh do
đó kim ngạch XNK tăng lên nhanh chóng.
Để đạt được kết quả như vậy, Công ty Hancimex đã hoạt động trên cơ sở một
phần vốn kinh doanh của Nhà nước giao, một phần do quá trình hoạt động của Công
ty đã bảo toàn và tăng cường vốn do tiết kiệm trong chi tiêu, sử dụng hợp lý có hiệu
quả các nguồn vốn tự có, một phần do biết khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau.

4.2. Thị trường và mặt hàng kinh doanh:
Với phương châm “ Duy trì, ổn định và phát triển kinh doanh nội địa, đẩy mạnh
kinh doanh xuất nhập khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, phát triển mối quan hệ
với nhiều nước trên thế giới” Công ty đã vươn tầm hoạt động ra khắp nơi, thị trường
tiêu thụ khá đa dạng, vừa phục vụ trực tiếp người tiêu dùng, vừa thực hiện các HĐKT
với các Công ty , Xí nghiệp trên địa bàn Hà Nội và cả nước.
Công ty chủ yếu xuất khẩu một số mặt hàng nông sản như:lạc gạo,chè sang một
số nước Châu á .Bên cạnh đó còn xuất khẩu các mặt hàng: cà phê, hàng thủ công mỹ
nghệ xuất khẩu sang Trung Quốc; găng tay vải xuất sang Đài Loan Đạt được điều
này một phần do các sản phẩm về vật liệu, may may mặc, nông lâm sản có chất
lượng tốt, đáp ứng được nhu cầu thị trường.
Thị trường nhập khẩu của Công ty khá rộng kể cả trong khu vực và trên thế giới

Thực hiện nhiệm vụ phát triển thương mại theo hướng văn minh hiện đại, các
đơn vị đã tự chủ trong kinh doanh, chủ động khai thác mở rộng thị trường, từ hình
thức bán lẻ đơn thuần nay đã chuyển dần sang các hình thức hiện đại như liên doanh,
làm đại lý kí gửi, ký hợp đồng bán buôn nhiều mặt hàng với doanh số lớn. Các đơn vị
có mức tăng trưởng cao như: cửa hàng Trần Cao Vân, cửa hàng chợ Mơ, cửa hàng
Trương Định, phòng GNVC&DL. Các điểm bán hàng, mặt hàng hoá phong phú, đa
dạng, cửa hàng, quầy hàng sạch đẹp, đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, nhiệt tình. Kết quả kinh doanh của các đơn vị đạt được như sau:

a) kinh doanh nội địa:
-Phòng XNK1 đạt =569.580.000 đồng =86%
-Phòng GNVC =272.137.000 đồng =90,71%
-Phòng KDTH =336.000.000 đồng =80%
-Phòng KD3 =84.362.000 đồng =35,15%
-Phòng XNK2 =61.000.000 đồng =101,67%
-Cửa hàng TCV =360.000.000 đồng =535%
-CH chợ Mơ =36.000.000 đồng =100%
-CH Trương Định =19.800.000 đồng =100%

b) Doanh số xuất khẩu:
-Phòng KD3 doanh số XK thực hiện là : 185.351USD
-Phòng GNVC doanh số XK thực hiện là : 42.880USD
-Phòng XNK doanh số XK thực hiện là : 35.360USD
-Phòng KDTH doanh số XK thực hiện là : 85.322USD


số hạn chế như:
- Nguồn vốn chủ động còn chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh doanh,
còn phải vay ngân hàng nên hiệu quả kinh doanh chưa cao.
- Cơ sở vật chất còn hạn chế, trụ sở, kho tàng, phương tiện vận tải phải đi thuê
nên làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, không chủ động trong việc bảo quản,
lưu trữ, vận chuyển hàng hoá.
- Việc linh hoạt các cơ sở sản xuất, thu mua chế biến hàng xuất khẩu còn chậm
và chưa mạnh dạn đầu tư đầy đủ theo yêu cầu của khách hàng.
- Đội ngũ cán bộ của công ty cơ bản nhiệt tình, gắn bó với công việc song vẫn
còn một số ít chưa thực sự tâm huyết, còn có tư tưởng trông chờ, ỷ lại.
-Tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh ở một số ít cán bộ chưa được phát huy
cao nên kết quả trong hoạt động còn thấp.
-Việc giải quyết khiếu nại và xử lý kỷ luật chưa thật chặt chẽ nên đã xảy ra khiếu
kiện làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

6.Phương hướng cho năm tới .
Để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch năm 2003 là một nhiệm vụ nặng nề đòi hỏi
công ty phải có một phương hướng cụ thể cho hoạt động của mỉnh sao cho nó được
thực hiện một cách có hiệu quả nhất.Muốn như vậy cán bộ công nhân viên chức công
ty Hancimex phải nỗ lực phấn đấu và làm tốt một số việc sau:
-Tiếp tục củng cố kiện toàn sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hợp với
yêu cầu và hoạt động có hiệu quả.
-Làm tốt công tác cán bộ như quy hoach đào tạo cán bộ để nâng cao chất lượng
đội ngũ cán bộ.
-Đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thương mại ,tìm thêm các đối tác mới.
Tổng giá trị của hoạt động uỷ thác chiếm 30-35% tổng giá tri hợp đồng của
công ty.

1.2.Cơ sơ giao hành thường dùng tại Hancimex.
- Cũng như các công ty nhập khâu khác, Hancimex thường sử dụng các cơ sở
giao hàng thông dụng là CIF,CFR Giá FOB hầu như không được sử dụng bởi có
thể thói quen hoặc gặp khó khăn trong hợp đồng thuê tàu. Ơ Hancimex giá CIF
được sử dung phổ biến nhất.

1.3.Đàm phán kí kết hợp đồng.
ở Hancimex có một bộ phận chuẩn bị dự án nghiên cứu thị trương không chỉ
thông qua kinh nghiệm của cán bộ xuất nhập khẩu mà còn phải dựa trên các thông tin
thực tế thập.
- Hợp đồng nhập khẩu được kí kết theo phương thức bên nước ngoài gửi đơn
chào hàng hoặc chào hàng qua điên thoại .nếu công ty chấp nhận giá hoặc thoả thuận
giá và các điều kiện khác thì đối tác nước ngoài sẽ fax bản hợp đồng đã kí sẵn cho
công ty.Nếuchấp nhận hợp đồng ,không còn sửa chữa thi sẽ kí vào một bên ,hợp
đồng coi nhu được kí vào ngày nhận fax .Và hợp đồng sẽ được thực hiện như thông
thường.
- Có hai loại kí kết hợp đồng:
+ Kí kết hợp đồng trực tiếp: thường được kí kết trong trường hợp đó là
những thương vụ khó ,có giá trị lớn yêu cầu phải có người có thẩm quyền ( giám đốc
,phó giám đốc hoăc trưởng phòng ) tham gia giải quyết
+Kí kết hợp đồng gián tiếp : áp dụng khi có mối quan hệ làm ăn lâu dài ,có
uy tín.

1.4.Hoạt động thanh toán.


- Công tác thu thập và xử lý thông tin chưa có hiệu quả .Mặc dù nhận thức tầm
quan trọng của việc nay nhưng công ty vẫn chưa có được hệ thống thu thập và xử lý
thông tin riêng biệt .Công vệc này chỉ được thực hiện thông qua các nhân viên phòng
xuất nhập khẩu, phòng dự án ,qua các đơn chào của các bạn hàng nước ngoài hoặc
của một số công ty trong nước . Các thông tin thu thập thường hạn chế tản mạn, đến
chậm hoặc không đến được người cần sử dụng. Chính vì vậy, các thông tin này chỉ
được sử dụng trong phạm vi hẹp hoặc chưa được sử dụng hiệu quả trong sản xuất
kinh doanh.

- Các hình thức nhập khẩu chưa đa dạng .Chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và
nhập khẩu uỷ thác. Tuy kí được nhiều hợp đồng nhưng lại thu được lơi nhuận không
cao do môi một hợp đồng uỷ thác nhưng ta chi thu được từ 0.5-1.2% giá trị hợp đồng
nhập khẩu.Vì vậy kim ngạch cao nhưng lợi nhuận thấp.

- Do có nhiều phòng kinh doanh và nhiều cửa hàng cùng tham gia vào hoạt
động nhập khẩu nên mặt hàng nhập khẩu có nhiều loại nên việc quản lí gây nhiều
khó khăn.