Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
phần I : VấN Đề QUảN Lý bán hàng HIệN NAY Và
GIảI PHáP
I. Công nghệ thông tin và vấn đề quản lý bán hàng
Lần đầu tiên, tất cả mọi loại thông tin số liệu, âm thanh, hình ảnh
có thể đợc đa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ một máy tính nào cũng có thể lu trữ,
xử lý và gửi chuyển tiếp cho nhiều ngời. Trong thời đại kỹ thuật số, sự kết nối
có nghĩa rộng hơn nhiều so với việc kết nối một vài ngời với nhau. Internet tạo
ra một không gian toàn cầu cho việc chia sẻ, phối hợp và thơng mại hoá thông
tin. Xã hội loài ngời đang trải qua thời kì sôi động nhất của lịch sử phát triển ,
thời kì của đổi mới, phát triển và hội nhập. Cùng với sự phát triển nh vũ bão của
khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn tới thay đổi sâu sắc
trong lĩnh vực kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội. Đó là việc ứng dụng tin học và
các thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lí, xã hội. Đó là các
chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, kế toán tự động, quản lý đất đai,
quản lý dự án, Việc sử dụng các chơng trình này cho thấy hiệu quả to lớn,
mang lại hiệu suất cao trong công tác quản lí. Đồng thời cũng giúp cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, tiếp cận với các công nghệ thông tin hiện đại nh tự
động hoá văn phòng, điều khiển tự động v.v tạo điều kiện thuận lợi cho việc
nâng cao năng suất và chất lợng của công việc.
Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và
ngày càng không thể thiếu đối vói mỗi doanh nghiệp. Việc lu trữ các văn bản,
thông tin trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém
nếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn
và mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu
trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc.
Thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lợng hàng bán ra,
nhập vào, thống kê lợi nhuận , thống kê tồn kho, quản lý hàng bán sẽ trở
nên rất phức tạp do có quá nhiều mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc áp dụng
tin học vào công việc quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những
lợi ích sau:

Xử lí số liệu
Kết xuất báo cáo
3. Khả năng áp dụng và vị trí của đề tài.
Chơng trình có khả năng áp dụng cho các trung tâm thơng mại vừa và nhỏ
Chơng trình có khả năng nhập vào các hoá đơn và in ra các hoá đơn, kết xuất
nhanh các báo cáo:
Báo cáo tồn kho
Báo cáo lợi nhuận
Báo cáo doanh thu từng gian hàng

4. Phơng án và giải pháp để thực hiện đề tài.
4.1 Phơng pháp tổng hợp số liệu.
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận của ch-
ơng trình nhng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể
xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng
giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
- 2 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
Nh ợc điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần
thiết.
4.2 Phơng pháp phân tích số liệu
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống
hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các mảng làm
việc cho chơng trình đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng
làm việc một cách thủ công.
Nh ợc điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này vào sử dụng.
4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

- 3 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các u điểm vợt trội so với các ngôn
ngữ lập trình khác nh sau:
* Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta
có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chơng trình
thực hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng
dụng có giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời
dùng.
* Việc xây dựng, thiết kế chơng trình có thể xác định đợc thời gian cần thiết
để thực hiên vì đợc thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng
chơng trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ.
* Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tơng lai.
Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu đợc dụng
phổ biến và thông dụng nhất hiện nay nó cho phép tạo lập và lu trũ dữ liệu ở qui
mô lớn. Dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các th viện liên kết động với đặc tính mở
của nó thông qua ADO và ADOBC .Access cho phép làm việc với nhiều ngôn
ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay.
4.5 Giải pháp về phần cứng để thực hiện chơng trình.
CPU Pentium II trở lên.
Màn hình VGA.
Chuột.
64 Mb RAM.
300 Mb đĩa cứng còn trống
Phần II : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
bán hàng
I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý.
1. Sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luông thông tin (IFD), sơ đồ luông dữ liệu(DFD)
1.1. Sơ đồ ngữ cảnh.
- 4 -

Ban quản lý
3.0
Cập nhật danh
mục KH
Danh mục hang hóa
Danh muc KH
3.0
Cập nhật danh
mục KH
3.0
Cập nhật danh
mục KH
b1
c2
a1
a4
a5
a3
a2
c1
c5
c4
d1
e2
e2
f2
f2
f3
f1e3
e1 f3

- 6 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
o f1 ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ.
o f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập
xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ
liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và cuối kỳ.
o f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.
1.3 sơ đồ quan hệ giữa các thực thể
: Quan hệ 1 n
Danh mục khách hàng có thể là khách hàng mua hoặc nhà cung cấp do
có nhiều trờng giống nhau nên ta có thể dùng một thực thể hay hai thực
thể.
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể dùng chung một thực thể.
Phiếu thu chi gần nh trùng nhau về các tông tin nên ta có thể sử dụng
một thực thể.
2 . Chuẩn hoá dữ liệu xác định các thực thể
Chuẩn hoá từ phiếu nhập xuất kho ban đầu:
- 7 -
Danh mục
khách hàng
Danh mục
Hàng hoá
Chi tiết dm
Hàng hoá
Phiếu nhập
xuất kho
Danh mục
tài khoản
Phiếu thu
chi

đơn gía
Thành tiền
Mã khách hàng
Mã số phiếu thu chi
Tên khách hàng
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng
Tên hàng
Quy cách
Đơn vị tính
Đơn gía bán
Số lợng tồn
Tg tồn
Mã số phiếu
Mã khách hàng
Ngày
Lý do
Phí
Mã số phiếu
Mã hàng
Số lợng
đơn giá
thành tiền
Mã khách hàng
Mã số phiếu thu chi
Tên khách hang
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là nơi lu trữ lâu dài các tệp dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ
ngoài. các dữ liệu này phải tổ chức tôt theo hai tiêu chí:
Hợp lý , nghĩa là phải đủ dùng và không thừa;
Truy nhập thuận lợi, nghĩa là tim kiếm, cập nhật , bổ xung và loại
bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng.
ở giai đoạn phân tích, ta đã nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí hợp lý(đủ và
không thừa). Kết quả là đã thành lập đợc lợc đồ luồng dữ liệu và đã chuẩn
hoá dữ liệu qua 3 bớc chuẩn hoá . Sang giai đoạn này, ta phải biến đổi lợc
đồ khái niệm nói trên thành lợc đồ vật lý, tức là một cấu trúc lu trữ thực sự
của dữ liệu trong bộ nhớ ngoài. Cờu trúc này thờng đợc lựa chọn trong số
các dạng sau:
Các tệp tuần tự.
Các tệp tuần tự có chỉ dẫn.
- 9 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
Các tệp trực truy,
Các tệp đảo ngợc
Các bảng băm
Các mạng sử dụng con trỏ
Các cây
Các quan hệ
Thông qua các lý do trên ta tách việc thiết kế dc liẹu thành hai bớc:
Thiết kế lợc đồ lôgic của dữ liệu
Thành lập lợc đồ vật lý của dữ liệu
1.1 Thành lập lợc đồ lôgic
Lợc đồ bán hàng:
Lợc đồ mua hàng:
- 10 -
Ma_KH

Ma_NCC
Ten_NCC
Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_NCC
Ten_NCC
Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Nhà CC
Bán

o Doanh số bán hang(gian hàng, toàn bộ trung tâm)
o Hàng nhập
o Hàng tồn kho
o Doanh số của mỗi nhân viên
o Lợi nhuận
- 12 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
Hệ thống
o Điều chỉnh hệ thống
o danh mục
Trợ giúp
o Hớng dẫn sử dụng
o Thông tin về phần mềm
2.1.2 From hoá đơn bán hàng
- 13 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
2.1.3 From hoá đơn nhập hàng
- 14 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
2.1.4 Form danh mục
2.1.5 From điều chỉnh
Từ Form này ta có thể truy nhập Form XemHDB va Form
XemHDN.
- 15 -
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
2.2 Các báo cáo của chơng trình
2.2.1 Doanh số bán hàng của mỗi gian hàng
2.2.2 Báo cáo doanh số bán hàng của toàn bộ trung tâm
- 16 -
§Ò ¸n chuyªn ngµnh Ch¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng

Tiến hành nhập dữ liệu
Bắt đầu
Kết thúc
Kiểm tra sự hợp
lệ của tên ngời
dùng & mật
khẩu
Có
Không
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
3.2 Thuật toán nhập dữ liệu
- 20 -
Nhập mã bản ghi muốn sửa
Hiện bản ghi cần sửa
Bắt đầu
Kết thúc
Có tồn tại
bản ghi
này không
Có
Không
Sửa dữ liệu bản ghi
Có sửa
tiếp không
Thông
Báo
Đề án chuyên ngành Chơng trình quản lý bán hàng
3.3 Thuật toán sửa dữ liệu
- 21 -
Hiện thông tin tìm thấy

mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn nhu cầu thay đổi về các bớc của quá
trình bảo trì.
Các kiểu bảo trì
Bảo trì hiệu chỉnh (Giải quyết lỗi thiết kế và lỗi lập trình
còn tiềm ẩn trong hệ thống sau khi cài đặt).
Bảo trì thích nghi: Sửa đổi hệ thống để phù hợp với các
thay đổi của môi trờng.
Bảo trì hoàn thiện: Cải tiến hệ thống theo nhu cầu mới.
Bảo trì phòng ngừa: Phòng ngừa các thay đổi trong tơng
lai.
Quản trị bảo trì hệ thống
Quản lý bán hàng
Đo lờng hiệu quả bảo trì hệ thống (Số lợng lỗi,khoảng
thời gian giữa các lỗi, kiểu lỗi).
Kiểm soát các yêu cầu bảo trì.
4.3 Đánh giá sau cài đặt
Đánh giá dự án xem có đúng thời gian, tiến độ không.
- 23 -
Quản trị các
yêu cầu bảo
trì
Quản trị các
yêu cầu bảo
trì
Triển khai
các thay đổi
Triển khai
các thay đổi
Thiết kế các
thay đổi

ứng dụng tin học vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội là điều tất yếu.
Mục đích nhằm tăng tốc độ xử lí tự động, đồng thời giảm xử lí thủ công của
con ngời.
Kỹ thuật số có thể làm thay đổiquy trình sản xuất và quy trình kinh doanh
của mỗi doanh nghiệp. Nó có thể giải phóng nhân viên khỏi những quy trình
chậm chạp, cứng nhắc của việc xử lý giấy tờ hành chính. Việc thay thế những
quy trình xử lý giấy tờ bằng quy trình xử lý kỹ thuật số sẽ giải phóng ngời
nhân viên tri thức để họ có thể làm những công việc có lợi hơn.
Chơng trình quản lý Bán hàng đợc xây dựng dựa trên cơ sở nhu
cầu thực tế của công tác quản lý trong các cơ quan hành chính sự nghiệp hiện
nay.
Chơng trình đã thực hiện tốt đợc một số công việc cơ bản của ngành thống
kê nh:
+ Nhập, xử lí, lu trữ dữ liệu nhập .
+ In nhanh các hoá đơn, báo cáo theo yêu cầu cấp trên và ngời sử dụng.
Trong điều kiện kiến thức còn hạn chế, lại cha có nhiều điều kiện tiếp xúc
với thực tế công việc. Hơn nữa, thời gian xây dựng chơng trình ngắn nên trong
chơng trình khó tránh khỏi những thiếu sót. Với mục đích thực hiện chơng
trình một cách hoàn thiện, có thể sử dụng phục vụ cho công tác bán hàng ở các
siêu thị hay ở các trung tâm thơng mại vừa và nhỏ một cách đầy đủ và thuận
lợi theo đúng mong muốn của bản thân và nhu cầu thực tế công việc.
Em rất mong nhận đợc sự thông cảm và góp ý quý báu của thầy cô giáo,
các bạn, các cán bộ chuyên trách về lĩnh vực quản lý bán hàng và những ngời
tâm huyết với vấn đề này. Đó cũng là một cách để chơng trình ngày càng hữu
ích và hoàn thiện, ứng dụng đợc vào thực tế cuộc sống.
- 25 -