MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin. Và đặc biệt
trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một
công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh
vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia. Việc ứng dụng rộng rãi của tin
học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực
khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con
người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất
nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá
giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống
hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.
1
Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi
nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người.
Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em, một sinh viên ngành tin
học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để người học
tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là
nền tảng vững chắc cho công việc sau này.
Với đợt thực tập tốt nghiệp này, được sự đồng ý của các thầy cô trong khoa
cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Th.S Lê Khánh Dương em đã được nhận
đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học La Bằng
bằng ngôn ngữ lập trình Access”.
III Microsoft Access là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh
giá cao trong số các phần mềm quản trị CSDL trên máy PC hiện nay do sức
mạnh, tính linh hoạt cùng với mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng.
Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em
còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những
thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu

vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác.
Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn
bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác.
Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm
soát dữ liệu.
Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft
Access.
1.2. Giới thiệu các công cụ mà Ms. Access cung cấp
1.2.1. Bảng (Table):
Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo
bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ
rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzard hoặc tự thiết kế theo
ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần
thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ
(Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc
(Yes/No) và các đối tượng OLE.
4
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình
nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm
định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box
cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím
và sai sót trong quá trình nhập liệu.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các
bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra
tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau:
- Tạo bảng
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục

dạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho kết quả có tính trực quan giống như
trong Word, Excel
1.2.3. Báo cáo (Report):
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý
hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các
báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access
thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng
các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard,
vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic
về chất lượng cũng như tốc độ.
6
Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ
liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu
theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm
tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular).
Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng
hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
- Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel
1.2.4. Truy vấn dữ liệu (Query):
Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là
Query. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: Trích – lọc – hiển thị dữ
liệu; Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại
một số loại Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Có 7
loại Query trong Access:
+ Select Query
+ Total Query

xếp theo thứ tự giảm dần. Trường nào đứng trước sẽ được thứ tự sắp xếp trước.
Bản chất của yêu cầu sắp xếp dữ liệu thể hiện ở mệnh đề:

… ORDER BY…[ASC] [DESC] trong câu lệnh SQL

8
Dòng Show: Để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra
bảng kết quả. Nếu chọn (checked) – dữ liệu sẽ được hiển thị ra bảng kết quả.
b. Lọc dữ liệu:
Khác với bảng (Tables), queries cung cấp một khả năng lọc dữ liệu khá
hoàn chỉnh; Có thể lọc ra những dữ liệu theo những điều kiện phức tạp hơn, đặc
biệt có thể chấp nhận những giá trị lọc la các tham biến.
Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc lên vùng Criteria của
queries (trong chế độ đang thiết kế). Các điều kiện nằm trên cùng một dòng
Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử AND (và); mỗi dòng Criteria sẽ được
nối với nhau bởi toán tử OR (hoặc).
1.2.5. Macro:
Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự
động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo
Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút
lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn Tự động tìm kiếm và chắt lọc
thông tin, kiểm soát các phím nóng.
- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access.
Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn
giản.
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt
mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro
từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.

cao. Nên hệ thống thư viện đã được đầu tư và đi vào hoạt động với hàng trăm
đầu sách có giá trị, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với một số lượng lớn các
độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáo viên, cán bộ và công nhân viên nhà
trường đến đăng ký mượn, đọc và tham khảo tài liệu. Cho nên việc phục vụ bạn
đọc đặt ra là phải nhanh chóng, chính xác và đáp ứng được mọi nhu cầu trong
quá trình mượn trả sách .
2.1.2. Phân tích:
Việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý thư viện nhằm mục đích là
phục vụ sao cho hoạt động mượn trả sách của trường có hiệu quả, cung cấp đầy
đủ các thông tin với độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và tiện lợi.
Như vậy, để hoàn thành tốt được các mục đích nêu trên thì hệ thống chương
trình phải thực hiện được các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Luôn luôn cập nhật, theo dõi các thông tin để phản ánh chính xác, đầy đủ
và kịp thời tình hình hiện tại về sách, bạn đọc, các báo cáo, thống kê… khi có
yêu cầu.
- Phản ánh quá trình mượn – trả sách của độc giả.
2.1.3. Tin học hoá bài toán quản lý:
Muốn xây dựng được bài toán quản lý bằng một phần mềm ứng dụng đơn
giản và dễ sử dụng ta cần lượng hoá các dữ liệu thành các con số, các phép tính,
các bảng biểu, mối liên hệ giữa các dữ liệu…
Bài toán quản lý thư viện phải được xây dựng và thiết kế sao cho thoả mãn
những yêu cầu sau:
* Cập nhật dữ liệu:
11
Cập nhật các thông tin cần quản lý về các loại sách có trong thư
viện và đối tượng cán bộ giáo viên, học sinh trong suốt thời gian công tác,
học tập tại trường có nhu cầu mượn sách.
- Lập danh sách các loại sách có trong thư viện.
- Danh sách các độc giả đăng ký dịch vụ mượn, trả sách.
- Lý lịch trích ngang của mỗi độc giả.

- Ngày nhập.
- Số lượng nhập.
- Số lượng hiện có.
Theo quy định thì mã sách được đặt từ mã đầu sách (gồm có mã ngành lớn,
mã ngành nhỏ), số thứ tự của quyển sách.
* Thông tin về độc giả:
- Mã thẻ.
- Họ tên.
- Ngày sinh.
- Nghề nghiệp.
- Địa chỉ.
* Thông tin về mượn, trả sách:
- Số thẻ.
- Mã sách mượn.
- Ngày mượn.
- Ngày hẹn trả.
- Tình trạng sách (đã mượn hay chưa mượn).
- Hiện trạng sách (cũ hay mới, tính bằng %).
* Thông tin về Nhà xuất bản:
13
- Mã nhà xuất bản.
- Tên nhà xuất bản.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
* Thông tin về vị trí lưu trữ:
- Mã vị trí.
- Khu lưu trữ.
- Số kệ.
- Ngăn.
2.2. Quy trình nghiệp vụ

Hệ thống căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của
thư viện rồi sau đó mới tiến hành đưa sách vào kho sách.
2.2.2. Nhận độc giả mới:
- Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ, hệ thống sẽ tiến hành phát mẫu
đăng ký và bạn đọc sẽ khai báo vào mẫu theo hình thức như sau:
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Trường TH La Bằng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU ĐĂNG KÝ
Họ và tên:……………………………………………………
15
Ngày sinh:…………………………………………………
Giới tính:……………………………………………………
Nghề nghiệp:……………………………………………….
Địa chỉ:……………………………………………………
Số điện thoại:……………………………………………….
Ngày đăng ký:………………………………………………

Xác nhận của cơ quan Ngày … tháng … năm 20…
……………………… (Ký và ghi rõ họ tên)
……………………
Ngày … tháng … năm 20…
Nơi xác nhận
(Ký tên và đóng dấu)
16
- Sau đó bạn đọc sẽ được hệ thống cấp thẻ thư viện và mỗi thẻ thư viện sẽ
được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau:
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Trường TH La Bằng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THẺ THƯ VIỆN

Mã đầu sách Mã sách Tên sách Tình trạng Hiện trạng Mã vị trí
- Khi bạn đọc mượn sách quá ngày hẹn trả thì có thể căn cứ vào danh
sách độc giả mượn sách để tiến hành rà tìm danh sách các độc giả trễ hạn theo
mẫu sau:
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Trường TH La Bằng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH
Mã độc giả Họ tên Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả
- Căn cứ vào danh sách độc giả mượn sách hệ thống sẽ đưa ra phiếu
báo trả sách cho từng độc giả theo mẫu sau:
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Trường TH La Bằng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:……………
PHIẾU BÁO TRẢ SÁCH
Kính gửi bạn :…………………………………………….
Địa chỉ :………………………….
19
Chúng tôi xin thông báo đến quý bạn đọc đã mượn của thư viện trường
TH La Bằng những quyển sách sau:
Tổng số sách mà bạn đã mượn là: (quyển)
Mã sách Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả
Vậy xin thông báo để quý bạn đọc vui lòng đem sách đến trả đúng hạn!
Ngày … tháng … năm 20…
Trưởng phòng quản lý sách
(Ký tên)
2.2.4. Báo cáo - thống kê:
- Hệ thống quản lý ngoài việc tra cứu, tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn
đọc, còn phải thống kê một số các yêu cầu cần thiết như:
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Trường TH La Bằng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho người làm công tác
quản lý, nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ quản lý.
Trên cơ sở khảo sát thực tế, căn cứ vào mô tả và yêu cầu của chương
trình ta tiến hành phân tích chương trình theo các bước sau:
* Thông tin vào của hệ thống: Là thông tin cần đưa để quản lý:
- Thông tin về bạn đọc.
- Cập nhật sách.
- Mượn trả.
- Các loại danh mục.
* Thông tin ra của hệ thống:
- Thẻ thư viện.
- Phiếu mượn sách.
- Sách theo lĩnh vực.
- Danh sách độc giả mượn sách.
Dữ liệu vào
Dữ liệu ra
Xử lý
22
* Các chức năng và nhiệm vụ cơ bản:
- Cập nhập dữ liệu: Cho phép nhập, ghi các thông tin cơ bản về nhập
sách mới, làm thẻ độc giả, Đồng thời khi có sai sót hay nhầm lẫn trong quá
trình nhập dữ liệu thì chức năng này cho phép người quản lý có thể sửa, xoá và
lưu lại các thông tin được chỉnh sửa.
- Theo dõi mượn trả sách: Đây là chức năng rất cần thiết vì trong quá trình
làm việc và đáp ứng yêu cầu của mọi người bởi thông tin liên quan đến vấn đề
mượn trả sách. Nếu làm bằng thủ công tìm trong các hồ sơ, giấy từ thì rất mất
thời gian, dễ nhầm lẫn thì chỉ với một vài thao tác hết sức đơn giản của người
quản lý có thể nắm rõ được thông tin ta cần tìm.
Chức năng theo dõi mượn trả cho phép người sử dụng tìm các thông tin
về sách, danh sách độc giả mượn sách, lập phiếu báo trả sách cho những độc giả

nhật
độc
giả
Cập
nhật
lớp
Cập
nhật
loại
thẻ
Quản lý
mượn/trả
Quản
lý
mượn
Quản
lý
trả
Tìm
Kiếm
Tìm
kiếm
TT
độc
giả
Tìm
kiếm
TT
sách
Tìm

Quản lý
thư viện
Độc giả
Cán bộ thư
viện
TT phản hồi
TT yêu cầu báo cáo
TT mượn, trả sách
Đơn xin làm thẻ
: Tác nhân ngoài
: Biểu đồ chức năng xử lý dữ liệu
: kho dữ liệu
: Luồng dữ liệu. Dữ liệu đi vào / ra khối
TT phản hồi