1

Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh
Khoa Thƣơng Mại – Du Lịch – Marketing
o0o Đề tài:
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG EVENT
Giảng viên hƣớng dẫn: Tiến sĩ Đoàn Thị Hồng Vân.
Tháng 9/2011

2

MỤC LỤC
Danh sách nhóm: 2
I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG:
1. Sự kiện là gì? 3
2. Rủi ro là gì? 3

Nguyễn Hồng Yến
MA 3
Hồ Hạ Mai Trâm
MA 3
Huỳnh Thị Tuyết Nhung
MA 3
4

I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG:
1. Sự kiện (event) là gì?
Sự kiện bao gồm tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” - thu hút số đông - nhằm nói
lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ.
Vietsmile.com.vn

2. Rủi ro là gì?
Rủi ro là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự vật, sự việc có thể là tích
cực hoặc tiêu cực. (ISO 31000)

3. Rủi ro trong sự kiện:
Rủi trong trong sự kiện là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự kiện có thể
là tích cực hoặc tiêu cực.

4. Quản trị rủi ro là gì?
Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực thời lực, vật lực, nhân lực để hạn chết ảnh
hưởng tiêu cực và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra.

5. Quản trị rủi ro trong sự kiện:
Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực: thời lực, vật lực, nhân lực trong giai đoạn ý
tưởng, giải đoạn triển khai, giai đoạn diễn ra sự kiện để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực
và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra trong một sự kiện nào đó.

thể gặp rủi ro về mặt xin giấy tờ của chính quyền sở tại – Đây là tình huống mà công
ty An Tiêm đã gặp phải khi họ được hãng xe gắn máy Kymco đặt hàng làm một loạt
các roadshow cho dòng xe máy mới của hãng tại các thành phố lớn trong cả nước vào
khoảng năm 2006 và 2007. Tuy nhiên do đã dự tính trước, công ty An Tiêm đã nhanh
chóng chuyển hình thức roadshow bình thường thành một hoạt động hưởng ứng Tuần
Lễ An Toàn Giao Thông, nhờ đó giải quyết được vấn đề giấy ghép. Đối với các
proposal mà agency đem đi đấu thầu, thông thường proposal đó sẽ được thuyết trình
trước giám đốc sáng tạo và các chuyên viên khác trong công ty và nhận phản biện
trong nội bộ để hoàn thiện trước khi đem trình bày cho khách hàng, đối tác.
1.3. Phân tích timeline (checklist):
Trong các yếu tố rủi ro thì thời gian là yếu tố thường gặp nhất nhưng cũng là yếu tố
thách thức nhất do con người bị động trước thời gian. Việc lập một timeline/checklist
rõ ràng và chi tiết dĩ nhiên sẽ giúp hạn chế rủi ro, tuy nhiên đây không phải một công
việc đơn giản. Nhiều timeline được lập ra với các điều kiện quá lý tưởng mà không
cân nhắc đến tính khả thi của dự án. Mỗi một công việc được đưa ra để hoàn thành
đúng tiến độ cần kết hợp cân bằng ba yếu tố: khối lượng công việc, nguồn lực hiện
tại, yêu cầu về thời gian của khách hàng, nếu nhận thấy tồn tại sự mất cân bằng thì
phải lập tức xem xét và điều chỉnh.
Phân tích timeline cũng tương tự phân tích proposal nhưng chỉ tập trung vào các rủi
ro về mặt thời gian. Ví dụ như buổi diễn ra mắt album Acous’84 của ca sỹ Hà Anh
Tuấn tại Hà Nội vào đầu tháng 10 năm 2010 đã phải dời thời gian setup sân khấu do
trời mưa. Nếu việc này không được dự đoán trước để backup thêm thời gian thì rất có
thể buổi diễn sẽ không thực hiện được.
6

1.4. Phương pháp lưu đồ:
Phân tích qui trình thực hiện 1 event, tiến hành liệt kê các rủi ro trong từng nhóm
công việc theo những tiêu chí riêng biệt cho từng giai đoạn.
 Qui trình thực hiện 1 event:


7

1.5. Thanh tra hiện trường/Nghiên cứu tại chỗ:
Nếu như các cách thức nhận dạng rủi ro ở trên còn khá trừu tượng và cần nhiều kinh
nghiệm trong nghề để dự báo rủi ro thì việc khảo sát địa điểm tổ chức và sau đó là
theo dõi địa điểm này trong quá trình setup sẽ là một cách đơn giản và hiệu quả hơn
rất nhiều. Ví dụ như một cổng chào tại một event được dựng quá cao chạm dây điện
sẽ có khả năng gây nguy hiểm và bị công an phường can thiệp. Việc thanh tra hiện
trường (địa điểm tổ chức event và các khu vực có liên quan) và trực tiếp quan sát,
theo dõi việc triển khai các hoạt động của event sẽ là căn cứ xác đáng để phân tích,
đánh giá và nhận dạng rủi ro.
2. Phân nhóm các rủi ro
2. 1. Rủi ro do môi trƣờng thiên nhiên:
Rủi ro do môi trường thiên nhiên có thể hiểu là các yếu tố bất thường về thời tiết xảy
ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến event có thể bất ngờ thành công
hoặc thất bại, thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự. Tất cả các event đều
chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết, tuy nhiên các event ngoài trời sẽ chịu nhiều ảnh
hưởng nhất.
2. 2. Rủi ro môi trƣờng văn hóa
Rủi ro do môi trường văn hóa xuất phát từ sự không phù hợp giữa nội dung và văn
hóa của nơi tổ chức hoặc người tham dự, gây ảnh hưởng ở mặt thực hiện mục đích
truyền tải của event gây phản tác dụng hoặc giảm hiệu quả truyền tải, ảnh hưởng đến
hình ảnh của khách hàng. Trong các loại event thì những event mang nhiều yếu tố
văn hóa, nghệ thuật như biểu diễn ca nhạc, triển lãm tranh ảnh, v.v… là những event
cần đặc biệt lưu ý loại rủi ro này.
2. 3. Rủi ro do môi trƣờng chính trị
Rủi ro do môi trường chính trị là sự ảnh hưởng của môi trường chính trị đến bối cảnh
của sự kiện sẽ tổ chức, ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện, từ khâu nội dung đến khâu tổ
chức. Tóm lại, nội dung và hình thức của tất cả các event đều có thể bị chi phối bởi
các yếu tố chính trị. Một ví dụ làm rõ cho vấn đề này là roadshow cho game Đặc

Rủi ro này xảy ra chủ yếu do năng lực của nhân sự không đáp ứng được yêu cầu
công việc, hoặc do thiếu trách nhệm trong công việc, làm việc qua loa, cẩu thả thì
chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót, và rủi ro sẽ ấp đến. Ngoài ra, sự thiếu hụt nhân sự
cũng là một nguyên nhân, khi đó, các nhân sự còn lại sẽ phải tải một khối lượng
công việc lớn, cũng sẽ dễ dẫn đến quá tải, dễ gây sai sót và rủi ro cũng lại ập đến.
b. Khách hàng
Rủi ro này thường xảy ra khi khách hàng can thiệp vào khâu tổ chức, thay đổi kịch
bản…một toa tàu không thể có 2 đầu tàu chạy về hai hướng, chính vì thế, can thiệp
đột xuất của khách hàng rất dễ gây nên rủi ro. Ngoài ra, việc không hiểu được
khách hàng muốn gì, sẽ dẫn đến rủi ro là không đáp ứng được mong đợi của khách
hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và sự tồn tại của công ty. Cũng liên quan đến hợp
đồng, việc khách hàng không đáp ứng đúng các cam kết, không hỗ trợ hay thanh
toán đúng như đã giao kèo từ trước, cũng gây cho bao công ty Event phải điêu
đứng.

9

c. Ngƣời tham dự
Đây là nhân vật chính trong tất cả các event, rủi ro đầu tiên là không có người
tham dự, coi như event bể. Hoặc người tham dự nhưng không hưởng ứng, không
hợp tác, hoặc có hành vi không kiểm soát được: chen lấn, xô đẩy, ẩu đả…cũng sẽ
làm cho event của chúng ta sụp đổ.

1.2. Thời gian
a. Phân bổ thời gian:
Phân bổ thời gian không hợp lý, thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian
triển khai quá ngắn. Hoặc uớc lượng thời gian không phù hợp cho từng khâu trong
quá trình tổ chức.
b. Thời gian không đáp ứng đƣợc mục đích của sự kiện:
Đôi khi, có những ý tưởng quá lớn, mà thời gian quá ngắn để tổ chức: dẫn đến khó

2. Giải pháp:
2.1 Về con ngƣời:
a. Nhân sự tổ chức
Giao việc cho những cá nhân đủ khả năng: chọn mặt gởi vàng.
Tiến hành đào tạo nhân sự: hiểu rõ các khâu của Event, để giúp tạo một kế hoạch phù
hợp và nhanh chóng xử trí khi có rủi ro xảy ra.
Cần có các biện pháp kiểm soát chất lượng công việc phù hợp, ví dụ như báo cáo hàng
ngày, hoặc chia nhỏ các cấp quản lý, kiểm soát chéo để đảm bảo chất lượng.
b. Khách hàng
Luôn rõ ràng trong giao tiếp và có những cam kết cần thiết nhằm đảm bảo thuận lợi cho
công tác tổ chức, như khách hàng không được can thiệp khi event đã diễn ra, phải cung
cấp đủ sản phẩm để giới thiệu đến người tham dự…
c. Ngƣời tham dự.
- Cần phải hiểu người tham dự: điều tra, nghiên cứu…từ quá trình lên ý tƣởng cho tới
khi triển khai: thu hút từ nội dung đến hình thức là 1 cách đảm bảo sự tương tác và số
lượng tham gia của người tham dự, và đảm bảo mục đích truyền tải được mục đích của
khách hàng đến người tiêu dùng. Đồng thời, khi đã có ý tưởng tốt và phù hợp thì vẫn phải
có các biện pháp kiểm soát quá trình tham dự cũng như đảm bảo an toàn cho người tham
dự.
2.2 . Về thời gian:
Tiến hành một kế hoạch tốt và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch đó. Để có được kế
hoạch này, ta cần:
 Hiểu rõ được toàn bộ nội dung công việc, các khâu cần thiết để tổ chức Event:
khâu lên ý tưởng, triển khai, chạy thử, tổ chức và hậu event. Các phương pháp có
thể dùng như brainstorming, sử dụng các checklist đã có và bổ sung các hạng mục
cần thiết….
 Xác định được thứ tự ưu tiên các công việc, các hạng mục cần triển khai.
 Tuyệt đối không chủ quan: Luôn có thời gian và phương án dự phòng.
 Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đặt ra để đảm bảo tiến độ công
việc.

Fan lên đến hơn 20.000 người.
12 Sơ đồ sân khấu Supershow 3 tại SVĐ Gò Đậu
Tình huống 2:
Địa điểm tổ chức chƣơng trình cách xa trung tâm TP.HCM 30km, gây khó khăn cho việc
vận chuyển thiết bị, nhân lực và gây khó khăn cho việc tham dự chƣơng trình của Fan (chủ
yếu thuộc độ tuổi 13-15).
Cách thức xử lý rủi ro:
Thành lập 1 team Transport (chủ yếu là sinh viên làm part-time, không qua training) phụ trách
việc thuê mướn và bố trí phương tiện di chuyển cho nhóm nhân viên người Malaysia và Hàn
Quốc từ TP.HCM đi Bình Dương.
Bố trí 49 chiếc xe Bus 45 chỗ và bán vé với giá hỗ trợ để chở Fan từ TP.HCM xuống Bình
Dương vào ngày diễn ra chương trình.
Nhận xét:
Nên có sự chuẩn bị kỹ hơn về kế hoạch transport trong thời gian diễn ra Event. Đồng thời phải
training cho nhóm Transporter cẩn thận hơn để tránh trường hợp các bạn mất 1-2 ngày đầu để
làm quen với công việc, dẫn đến rất nhiều vấn đề phát sinh không giải quyết được trong những
ngày đầu tiên.
13

Nên làm việc trước với các FanClub về việc hỗ trợ phương tiện di chuyển. Vì trước khi công ty
công bố việc sẽ hỗ trợ xe Bus thì các FanClub đã tự thuê xe cho việc di chuyển vào ngày diễn ra
show. Do đó, có rất nhiều xe dư ra vì lượng Fan sử dụng phương tiện này là rất ít, đa số các bạn
đã đi cùng với Fan Club.
Bảng phân công chi tiết trong 1 ngày của team Transport

Tình huống 3:
Do địa điểm tổ chức chƣơng trình cách xa trung tâm TP.HCM 30km, và số lƣợng Fan

o Mỗi người mua vé phải kèm theo CMND của mình và của người muốn mua giúp, mỗi
người chỉ được mua tối đa 4 vé.
o Sau khi mua, người mua sẽ nhận được 1 hóa đơn xác nhận việc mua vé, vé chỉ được giao
trước khi chương trình bắt đầu 1 tuần, được giữ bí mật về kiểu dáng và thiết kế.
o Vé được thiết kế bằng chất liệu thẻ cứng, theo những yêu cầu rất gắt gao từ phía đơn vị
hỗ trợ tổ chức (công ty Marctensia – Malaysia), rất khó để làm giả.
o Một số lượng lớn vé được bán Online cho Fan quốc tế.
Nhận xét:
Phương pháp này đã phòng chống đáng kể việc làm giả vé và bán vé chợ đen. Tuy nhiên, có một
số vấn đề sau đây vẫn xảy ra:
o Cách thức mua vé phức tạp khiến nhiều Fan nhầm lẫn và phải đi về rất nhiều lần để hoàn
tất thủ tục mua vé.
o Fan quốc tế không thể mua vé Online vì các ngân hàng tại Việt Nam từ chối nhận thanh
toán (do có những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc giữa đơn vị tổ chức và các
ngân hàng).
o Việc quản lý thiếu chặt chẽ trong ngày diễn ra show khiến một số người đã làm giả thẻ
đeo của Ban tổ chức để bán lại cho Fan vào sân với giá rất rẻ.

15 Điểm bán vé Supershow 3 tại Việt Nam
Vé tham dự Supershow 3 tại Việt Nam 16


cao, và đã bị gãy giữa chừng, dẫn đến bị trễ nội dung rất nhiều.

o Với phương án 1000 ly đậu tặng sinh viên, không đủ nhân lực để có thể thực hiện. Dẫn
đến phải huy động thêm nhiều các bạn sinh viên khác không phải ban tổ chức để hỗ trợ.

o Sự phối hợp giữa các báo cáo viên vẫn chưa được ăn ý, chưa có sự thống nhất về nội
dung chia sẻ, chưa có sự cộng hưởng và các bcv chưa bám sát nội dung ban đầu. Lý do:
các BCV chưa thực sự hiểu về ndct, do còn vài điểm chưa rõ ràng, và chưa có sự thống
nhất về quan niệm giữa các BCV  cần clear rõ NDCT với BCV và có các buổi hẹn để
tất cả các BCV có thể trao đổi trước với nhau.

o Sinh viên tham dự: có thể nói đây là một hiệu quả của truyền thông, tuyên truyền, một
phần thông điệp đã đánh trúng vào insight của các bạn sinh viên, và công tác tiếp cận tốt
đã giúp đảm bảo được số lượng người để chương trình có thể tổ chức. d. Về các nguồn lực khác
o Về cơ sở hạ tầng: không có chỗ gởi xe chính thức, dẫn đến tình huống phải lobby nhà xe
nếu không sẽ bị khóa khu giữ xe.
o Nhà tài trợ: vấn đề deal với nhà tài trợ sau khi không đáp ứng đủ số lượng sv như cam
kết.