BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐOÀN NGỌC QUANG MINH TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CÔNG TÁC THU - CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
THƯỜNG XUYÊN - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán
Mã ngành: 60.34.30
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Công trình được hoàn thành tại
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Ở Việt Nam hiện nay, vấn đề xây dựng hệ thống kiểm soát
nội bộ là một trong những vấn đề mới, các nghiên cứu chủ yếu được
thực hiện trong các doanh nghiệp. Trong khi đó, tại các đơn vị sự
nghiệp công tác nghiên cứu và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
chưa được Nhà nước và bản thân các đơn vị thật sự quan tâm. Trong
xu thế phát triển hiện nay, các cơ sở giáo dục và đào tạo của Việt
Nam đang đứng trước cơ hội phát triển lớn nhưng những thách thức
cũng ngày một nhiều hơn. Nghị định 10/2002/NĐ-CP và Nghị đinh
43/2006/NĐ-CP ra đời đánh dấu một bước ngoặt trong sự đổi mới về
cơ chế tài chính cho các đơn vị
Trung tâm Đào tạo thường xuyên thuộc Đại học Đà Nẵng là
một đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo hoàn toàn chi phí, có tài
khoản và có con dấu riêng, được thành lập theo Quyết định số
498/GDĐT ngày 02/02/1996 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trung tâm
có chức năng tổ chức và thực hiện các chương trình giáo dục thường
xuyên để lấy văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân, bao gồm : hệ
từ xa ( kể cả hình thức đào tạo qua mạng, hệ tự học có hướng dẫn) và
đào tạo ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của xã hội. Trung
tâm đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác
quản lý, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ, từng bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát. Tuy nhiên, hệ
thống KSNB của Trung tâm vẫn còn nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu
cầu của công tác quản lý nhất là công tác KSNB các khoản thu, chi.
Vì vậy, tăng cường KSNB các khoản thu, chi tại Trung tâm Đào tạo
thường xuyên – ĐHĐN là góp phần nâng cao chất lượng quản lý và
phục vụ sự nghiệp giáo dục.

2

Qua nghiên cứu lý luận về KSNB và thực trạng hoạt động

THU CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN -
ĐHĐN
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Về lý luận, tác giả đã nghiên cứu giáo trình Kiểm soát nội bộ do
Bộ môn Kế toán – Kiểm toán trường Đại học Kinh tế Thành Phố Hồ
Chí Minh biên soạn, giáo trình đã trình bày về các loại gian lận và biện
pháp phòng ngừa, các nội dung cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
theo khuôn mẫu của COSO cũng như kiểm soát nội bộ trong một số chu
trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu. Từ đó, tác giả đã liên hệ với những
đặc thù của đơn vị sự nghiệp để vận dụng lý luận về KSNB cho phù
hợp.
Trong quá trình làm luận văn tác giả đã tham khảo một số đề
tài tương tự về kiểm soát nội bộ như:
Đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với các
khoản thu, chi tại Trường Đại học Thể dục Thể thao Đà Nẵng” tác
giả Lê Thị Trà Lý năm 2010.
Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại
học Phạm Văn Đồng” của tác giả Trần Thị Anh Nga năm 2011.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) với đề
tài“ Tăng cường kiểm soát nội bộ thu-chi ngân sách Nhà nước tại
Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng”
Những đề tài trên chủ yếu nghiên cứu về KSNB các khoản
thu chi ngân sách Nhà nước và địa bàn hoạt động của những đơn vị
trên không rộng.
Công tác KSNB các khoản thu chi tại Trung tâm còn nhiều
hạn chế nhất định mà chưa có đề tài nào nghiên cứu để hoàn thiện.
Vì vậy, luận văn sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề về KSNB các
khoản thu chi tại Trung tâm. Tác giả sẽ đi sâu để làm rõ những hạn

4

- Mục tiêu tuân thủ
- Bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị
- Hoàn thành các mục tiêu đặt ra đối với các hoạt động của
đơn vị
1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ tốt sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như :
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh ( sai sót
vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành,

6

giảm chất lượng sản phẩm ). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất
mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác
của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên
tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như
các quy định của luật pháp
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO: hệ thống KSNB bao gồm các thành
phần chủ yếu: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động
kiểm soát (Các thủ tục kiểm soát); Thông tin và truyền thông; Giám
sát độc lập.
a) Môi trường kiểm soát
b) Đánh giá rủi ro
c) Xây dựng các thủ tục kiểm soát
d) Thông tin và truyền thông
* Thông tin:
* Truyền thông:
e) Giám sát

7

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB CÁC KHOẢN
THU CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
THƯỜNG XUYÊN -ĐHĐN
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN - ĐHĐN
2.1.1. Khái quát về lịch sử phát triển
Trước nhiệm vụ của một Trung tâm lớn trực thuộc Đại học
Đà Nẵng, Trung tâm đã có sự thay đổi lớn: Mở rộng qui mô, loại
hình đào tạo, mua sắm thêm nhiều vật tư, trang thiết bị phục vụ cho
GDĐT… Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, Trung tâm đã rà soát, cơ
cấu lại bộ máy tổ chức, bổ sung các qui định, áp dụng công nghệ
thông tin vào tổ chức kế toán… Tuy nhiên do việc quản lý ngày càng
phức tạp, việc tổ chức hệ thống kế toán và các qui chế kiểm soát
không theo kịp sự phát triển, làm xuất hiện những bất cập ảnh hưởng
đến sự phát triển của Trung tâm.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động tài chính
Theo Quyết định thành lập, Trung tâm đào tạo thường xuyên
là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu và tài khoản riêng. Tuy nhiên,
hiện tại hoạt động tài chính của Trung tâm là tự thu tự chi, theo
nguyên tắc lấy thu bù chi, có tích luỹ và đóng góp cho ĐHĐN, là đơn
vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ kinh phí.
Hoạt động tài chính của Trung tâm thực hiện theo quy chế
chi tiêu nội bộ của Đại học Đà Nẵng và phụ lục quy chế chi tiêu nội
bộ của Trung tâm Đào tạo thường xuyên. Toàn bộ hoạt động tài
chính được phản ánh trên chứng từ, sổ sách kế toán thông qua phần
mềm kế toán máy. Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào
ngày 31/12. Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN là đơn vị
hạch toán cấp 3 và hạch toán độc lập, đến cuối năm (31/12) lập báo



10

2.3.1. KSNB khoản thu học phí
a) Thu học phí các lớp tại Đà Nẵng
b) Thu tại các đơn vị liên kết
2.3.2. KSNB các khoản thu khác
Bao gồm các khoản thu từ bán hồ sơ, thu lệ phí xét tuyển,
thu thi lại.
2.4. KSNB CÁC KHOẢN CHI
Các khoản chi tại Trung tâm bao gồm chi thanh toán cho cá
nhân và chi cho dịch vụ chuyên môn.
Trong đó, quy trình kiểm soát đối với một số khoản chi chủ
yếu như sau:
2.4.1. Chi cho thuê mướn
2.4.2. Chi phí nghiệp vụ chuyên môn
2.4.3. Chi thanh toán cá nhân
2.4.4. Chi dịch vụ chuyên môn
2.4.6. Chi mua sắm và sửa chữa
2.4.7. Chi hoạt động sự nghiệp khác
2.5. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI
CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
THƯỜNG XUYÊN – ĐHĐN
Qua nghiên cứu và phân tích tình hình KSNB đối với công tác
thu, chi tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên –ĐHĐN cho thấy hệ
thống KSNB cơ bản vận hành tốt, các thông tin cung cấp cho lãnh đạo
Trung tâm và các đối tượng sử dụng khác đảm bảo chính xác, tin cậy,
tài sản của Trung tâm được bảo vệ an toàn.
2.5.1. Những ưu điểm
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức của Trung tâm khá phù hợp,

b) Trong công tác lập kế hoạch
- Đối với kế hoạch đào tạo:

12

+ Hiện nay Phòng đào tạo lên kế hoạch học tập cho cả năm
và cho tất cả các lớp tại tất cả các địa phương. Tuy nhiên, trong quá
trình thực hiện kế hoạch phát sinh những điểm bất hợp lý dẫn đến bị
động trong công tác.
+ Trung tâm chưa xây dựng được kế hoạch trong năm cần
mở thêm ngành đào tạo nào, ở địa phương nào để đảm bảo chỉ tiêu
tuyển sinh cũng như đảm bảo nguồn thu.
+ Tổ tài vụ chưa lên được kế hoạch thu, chi trong năm, chưa
dự trù được chi phí để tham mưu cho lãnh đạo khi tiến hành mở lớp
tại một địa phương. Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Đào tạo
thường xuyên – ĐHĐN là lấy thu bù chi nên việc không tính toán
được chi phí khi mở lớp có thể dẫn đến thu không đủ bù chi.
c) Trong công tác luân chuyển chứng từ
Tại Trung tâm số lượng chứng từ rất lớn, việc luân chuyển
chứng từ chưa làm rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu luân
chuyển; chưa căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị để
xây dựng những quy định luân chuyển chứng từ một cách khoa học
cho từng loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển
d) Trong công tác bố trí nhân sự của toàn Trung tâm cũng
như tại tổ tài vụ
Trong việc bố trí nhân sự tại các phòng chức năng vẫn chưa
hợp lý dẫn đến việc một số cán bộ kiêm nhiệm rất nhiều việc nhưng
ngược lại một số cán bộ công việc đảm nhiệm rất ít.
Tại tổ tài vụ, kế toán viên còn kiêm nhiệm việc của phòng
khác nên không đảm bảo thời gian để hoàn thành nhiệm vụ do tổ

cấp cho lãnh đạo Trung tâm cũng như lãnh đạo Đại học Đà Nẵng và
đối tượng sử dụng khác đảm bảo chính xác, tin cậy, tài sản của đơn
vị cơ bản được bảo vệ an toàn.
Nhìn chung, quy trình và thủ tục kiểm soát các hoạt động
thu, chi tại Trung tâm cơ bản được tổ chức chặt chẽ góp phần sử
dụng nguồn lực tài chính phục vụ cho công tác đào tạo và nâng cao
điều kiện cơ sở vật chất. Tuy nhiên, với quy mô ngày càng phát triển,
ngành nghề đào tạo ngày càng đa dạng vì vậy các hoạt động thu chi
cũng ngày càng sẽ phức tạp hơn từ đó một số quy trình và thủ tục
kiểm soát hiện tại chưa theo kịp những sự thay đổi nhanh chóng đó.
Vì vậy những sai sót cũng như những rủi ro tiềm ẩn trong công tác
quản lý tài chính nói chung và công tác thu chi nói riêng tại Trung
tâm là không thể tránh khỏi. Từ thực tế đó, yêu cầu phải nâng cao
hơn nữa hệ thống KSNB đối với các hoạt động thu, chi tại Trung tâm
là một yêu cầu cấp thiết nhằm hạn chế thấp nhất những rủi ro
tiềm ẩn.
Trên cơ sở thực trạng tại Trung tâm hiện nay, trong chương
3 luận văn sẽ đưa ra những giải pháp phù hợp góp phần cải tiến
phương pháp quản lý cũng như hoàn thiện cơ chế kiểm soát các hoạt
động thu chi sao cho thật sự mang lại hiệu quả. 15

CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THU,
CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN-
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG


TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN – ĐHĐN
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính tác
động đến hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm
soát của đơn vị. Thông qua việc hoàn thiện các nhân tố bên trong
(như chính sách về nhân sự, xây dựng kế hoạch, tổ chức bộ phận
kiểm soát nội bộ, nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo đơn vị)
cũng như các yếu tố bên ngoài góp phần nâng cao hơn nữa tính hữu
hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát tại đơn vị.
a) Hoàn thiện chính sách nhân sự
Thực hiện chặc chẽ các khâu tuyển dụng cán bộ đảm bảo
tuyển chọn được những cán bộ có trình độ, năng lực thật sự, có
chuyên môn phù hợp với vị trí tuyển dụng, có chính sách ưu tiên thu
hút các ứng viên có trình độ cao vào công tác tại đơn vị.
b) Hoàn thiện công tác kế hoạch
Qua khảo sát, hiện nay nhu cầu học bậc Đại học, Cao đẳng
hệ từ xa không còn nhiều như những năm trước. Thực tế cho thấy số
lượng tuyển sinh đầu vào hàng năm tại Trung tâm Đào tạo thường
xuyên – ĐHĐN giảm dần điều đó đồng nghĩa với việc sĩ số sinh viên
trong một lớp cũng giảm so với trước đây. Đây là một điều đáng
quan tâm và cũng là thách thức đối với những người làm công tác kế
hoạch tại Trung tâm. Bởi vì, định phí cho lớp đó không thay đổi, nếu
không tính toán kỹ cũng như không tiết kiệm chi phí sẽ dẫn đến việc
thu không đủ bù chi cho lớp đó.

17

* Về công tác xây dựng kế hoạch đào tạo trong những năm
tới:
Trước tiên, Trung tâm cần xây dựng một kế hoạch đào tạo

toán và với các bộ phận khác trong cùng đơn vị. Tổ trưởng phải qui định
cụ thể bằng văn bản về công việc cũng như trách nhiệm của từng người
trong bộ máy kế toán.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và hệ thống
sổ sách
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong giám sát,
kiểm tra, kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực
hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các
chế độ chính sách khác của Nhà nước. Vì vậy, cần hoàn thiện hệ
thống chứng từ kế toán và ghi chép chứng từ ban đầu tại Trung tâm.
3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát các khoản thu chủ yếu
Tại Trung tâm, khoản thu chiếm tỷ trọng lớn nhất là thu từ
học phí. Khoản thu này về cơ bản được kiểm soát chặt chẽ, giảm
thiểu được các rủi ro, sai sót, chấp hành đúng quy định về việc sử
dụng biên lai thu phí và lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy
nhiên, quy trình và thủ tục kiểm soát công tác thu tại các đơn vị liên
kết cũng như thu học phí tại Đà Nẵng vẫn còn một số bất cập cần
khắc phục.
+ Công tác thu học phí tại Đà Nẵng: Quy trình thu học phí
cần gia tăng trách nhiệm của thủ quỹ, thủ quỹ là người thu tiền căn
cứ vào biên lai do kế toán thu học phí chuyển đến. Việc thực hiện
kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu được thực hiện hàng ngày giữa kế toán
thu học phí, kế toán thanh toán, thủ quĩ thông qua việc kiểm kê quĩ
tiền mặt, kết sổ vào cuối ngày nhằm kịp thời phát hiện sai sót, phản
ánh kịp thời nguồn thu phát sinh vào sổ sách kế toán.

19

+ Công tác thu tại các đơn vị liên kết: Qua khảo sát được
biết, hiện nay tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN đã có

trên thị trường. Công tác khảo sát giá có thể cử một cán bộ độc lập
với người được giao mua hàng thực hiện.
Để hạn chế được gian lận trong trong việc thực hiện mua
sắm yêu cầu khi đưa tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư vào sử dụng
phải lập tổ nghiệm thu trong đó có kế toán vật tư và khi đưa vào sử
dụng phải có biên bản bàn giao cho người hoặc bộ phận sử dụng.
Định kỳ hàng năm, Phòng HC-TH cần hoán đổi công tác
mua sắm giữa các chuyên viên với nhau.
Nhằm kiểm soát tất cả chứng từ mua sắm để không xảy ra
tình trạng sử dụng chứng từ cũ đã thanh toán để tiếp tục thanh toán
lần sau, khi phê duyệt thanh toán thủ trưởng đơn vị phải ký lên tất cả
chứng từ gốc liên quan để xác định chứng từ của nghiệp vụ đó đã
thanh toán.
* Chi cho in ấn giáo trình, tài liệu học tập:
+ Tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN việc chi
cho công tác in ấn giáo trình, tài liệu học tập chiếm một khoản chi
lớn vì vậy, cần tăng cường kiểm soát hơn nữa trong việc in ấn, sử
dụng. Có thể thành lập tổ phụ trách giáo trình do Trưởng phòng HC-
TH làm tổ trưởng nhằm kiểm tra việc đặt in, số lượng in và chất
lượng in cũng như đề xuất khi nào cần tổ chức đấu thầu lại việc in ấn
nhằm đảm bảo giá cả in hợp lý.
+ Trung tâm cần mở rộng không gian và sức chứa của kho
để thực hiện việc đặt in giáo trình, tài liệu có thể được thực hiện theo
từng quý hoặc từng kỳ học nhằm giảm chi phí.
+ Tăng cường kiểm tra giáo trình còn thừa tại các đơn vị liên
kết để có kế hoạch tiếp tục sử dụng.
+ Hiện tại, quy trình quản lý giáo trình của đơn vị còn quá
đơn giản nên khó có thể tránh được rủi ro, sai phạm. Vì vậy, Trung
tâm cần xây dựng lại quy trình này.


cấp
(1)

(2)
(5) (9)
(4)
(3)
(8)
(6)
(7)
(11)

(10)

P. Đào tạo
Th
ủ tr
ư
ởng

Đơn vị
T
ổ tr
ư
ởng

tài v
ụ

P. HC-TH

cứ vào bảng chấm công đó để tính lương cho từng cán bộ. Để tránh
được trường hợp có sự biến động về nhân sự trong tháng thì nên thực
hiện việc thanh toán lương vào cuối tháng thay vì thanh toán đầu
tháng như hiện nay.
- Định kỳ, cần có sự đối chiếu số liệu giữa kế toán lương và
bộ phận quản lý nhân sự về hệ số lương từng cá nhân đảm bảo không
sai lệch.
- Sau khi thanh toán lương vào tài khoản cá nhân của từng
cán bộ, kế toán lương nên chuyển bảng lương chi tiết vào địa chỉ
email cho từng cán bộ để có thể kiểm soát được những sai sót do
khâu tính toán. 23

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát
nội bộ công tác thu chi tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên –ĐHĐN
đã đề cập ở chương 2. Trong chương 3, luận văn đã đưa ra giải pháp
nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn tại từ đó góp phần giúp đơn
vị hoàn thiện cơ chế kiểm soát các hoạt động thu chi, giảm thiểu các
rủi ro trong hoạt động thu chi tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên –
ĐHĐN.
Tóm lại, chương 3 của luận văn đã giải quyết được một số tồn
tại trong công tác kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Đào tạo thường
xuyên – ĐHĐN. Những giải pháp cụ thể trong chương 3 góp phần
hoàn thiện cơ chế kiểm soát hoạt động thu chi, giảm rủi ro trong hoạt
động thu chi, nâng cao chất lượng thông tin kế toán đồng thời giúp cho
Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN nâng cao công tác quản lý