Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
MỤC LỤC
PHẦN I : TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4
I. Tìm hiểu về hệ thống thông tin: 4
1. Khái niệm Hệ thống : 4
2. Khái niệm về thông tin 4
3. Khái niệm Quản lý 4
4. Khái niệm Cơ sở dữ liệu 4
II. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý: 4
1. Tác dụng 5
2. Nhiệm vụ 5
3. Các bộ phận cấu thành 6
4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống 8
PHẦN II. XÂY DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 10
I. Tóm tắt nội dung quy trình nghiệp vụ của hệ thống QLBH 10
II. Dữ liệu đầu vào / đầu ra của hệ thống 12
III. Xác định các chức năng của hệ thống 13
IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu 16
V.Thiết kế giao diện người - máy 17
PHẦN III : CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 27
I. Hướng dãn sử dụng phần mềm 27
II. Hướng dẫn sử dụng Macro 28
III. Hướng dẫn tổng hợp dữ liệu bằng Pivot Table 31
IV. Hướng dẫn sử dụng các nút bấm 35
PHẦN IV : KẾT LUẬN 37
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
1
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực
tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây. Tin học ra

chị cùng làm trong công ty, đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua.
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu mô hình quản lý bán hàng, em đã
phân tích và tổng hợp những vấn đề cần quan tâm để viết nên bài báo cáo này.
Dưới đây là chương trình khảo sát của em về mô hình quản lý bán hàng bằng
Excel.
Hà nội, ngày 20 tháng 06 năm 2011
Học sinh
Nguyễn Văn Dương

Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
3
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
PHẦN I
TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I. TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm Hệ thống :
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan
hệ rằng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung
2. Khái niệm Hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung
cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Có
thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của
nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
3. Khái niệm Quản lý :
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác
quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
4. Khái niệm Cơ sở dữ liệu:
- Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên

2. Nhiệm vụ của công tác quản lý thông tin cửa hàng:
- Luôn đưa ra ý kiến kinh doanh cửa hàng phát triển như phát động tốt
công tác chăm sóc khách hàng, những chiêu thức quảng cáo, giảm hoặc tăng giá
thành sản phẩm theo thị trường
- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, ngoại ngữ, tin học cho nhân viên và quản lý để phát triển nguồn nhân lực có
chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả trong việc kinh doanh của cửa hàng.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
5
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
- Thực hiện chức năng khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lực
thông tin khách hàng, hàng hóa sản phẩm của cửa hàng.
- Phối hợp với tất cả các phòng ban, trong việc lựa chọn, bổ sung hàng hóa
nhằm tăng doanh thu cho cửa hàng.
- Liên kết hợp tác với các cửa hàng siêu thị trong và ngoài nước trong lĩnh
vực phối hợp bổ sung và trao đổi thong tin hàng hóa, chia sẻ nguồn lực thông tin
- Xử lý nghiệp vụ tất cả các hàng hóa được bổ sung vào cửa hàng;
- Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu của người mua hàng.
- Thực hiện chức năng tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin
quảng cáo các sản phẩm của cửa hàng.
- Thực hiện chức năng quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông
tin số của cửa hàng
- Thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn
nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh cửa hàng.
- Thực hiện chức năng tổng hợp,in hóa đơn, báo cáo về việc thực hiện
nhiệm vụ bán hàng của cửa hàng.
3. Các bộ phận cấu thành của hệ Thống Thông Quản Lý
- Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ
thống con này được kết nối và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc
liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức.

+ Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin quản lý hiện có:
Để tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý hiện có, cán bộ phát triển hệ thống
thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét:
Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu
thế của ngành: Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh
Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, Cơ cấu tổ chức, Năng lực
tài chính, Cách thức quản lý, Thiên hướng lãnh đạo
+ Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có:
Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và
tỉ mỉ. Nôi dung tìm hiệu bao gồm:
- Chức năng chung của hệ thống : Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những
mục tiêu nào.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
8
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
- Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất.
- Các thông tin đầu ra : Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần xuất, đích đến.
- Xử lý : Phương tiện xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng
cho xử lý, cho phí cho xử lý.
- Kho dữ liệu : Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật
mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.
- Vấn đề cụ thể : Khó khăn, sai sót, hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện
chức năng.
Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin.
Xây dựng hệ thống các phích vấn đề . Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và
cách giải quyết.
Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp: Từ sự hiểu biết sâu sắc
và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống
thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên
nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho

QUẢN LÝ KHO
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
NHÀ QUẢN LÝ
QUẢN LÝ HÀNG
QUẢN LÝ KHO
BÁN HÀNG
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
CHI PHÍ, CÔNG NỢ
BÁO CÁO, THỐNG KÊ
CHẤM CÔNG NV
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
Nhân viên quản lý kho sẽ quản lý kho hàng và hàng hóa, kiểm kê số lượng
hàng nhập xuất…
Nhân viên bán hàng sẽ phụ trách công việc bán hàng và quản lý khách
hàng.
Nhà quản lý sẽ tính chi phí, công nợ, chấm công cho nhân viên, đưa ra báo
cáo và thống kê số lượng hàng hóa và khách hàng.
+ Đối tượng phục vụ:
Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng,
bao gồm các cá nhân, các đơn vị kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội.
+ Các phương thức và hình thức bán hàng:
Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều
phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý như :
Phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ, Phương thức bán hàng đại lý
+ Các phương thức thanh toán :
Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên
trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, . . . mà doanh nghiệp thương
mại và người mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phương thức, hình
thức thanh toán khác nhau như : Phương thức thanh toán trực tiếp, Phương thức
thanh toán không trực tiếp, Phương thức thanh toán chậm

dữ liệu bị mất.
Việc phân quyền sử dụng hệ thống cũng được người quản trị quản lý một
các đơn giản nhưng hiệu quả, đảm bảo sự an toàn dữ liệu của hệ thống và của
từng cá nhân, khẳng định quyền cũng như trách nhiệm sử dụng hệ thống của
từng cá nhân sử dụng hệ thống
* Chức năng quản lý hàng hoá xuất - nhập.
Lượng hàng hoá xuất - nhập được quản lý chặt chẽ thông qua các phiếu
xuất - nhập hàng, các phiếu này được lưu trong cơ sở dữ liệu của hệ thống và có
thể tìm nhanh theo bất kỳ tiêu chí nào của phiếu.
Hệ thống cho phép người sử dụng xuất dữ liệu ra Word, Excel, in phiếu
xuất - nhập hàng trực tiếp ngay trên giao diện xem phiếu khi cần thiết.
Thống kê chi tiết các loại hàng hoá trên phiếu như: tên hàng hoá, mã hàng
hoá, số lượng xuất - nhập, đơn giá xuất - nhập, ngày xuất- nhập, tên nhà cung
cấp hoặc Khách hàng, hình thức thanh toán…
Quá trình lập phiếu xuất - nhập hàng được tự động liên kết với các chức
năng khác của hệ thống nhằm đảm bảo tính logic, chuẩn hoá dữ liệu và chính xác
dữ liệu trong quá trình kiểm soát nhập hàng.
* Chức năng quản lý hàng phiếu xuất - nhập.
Chức năng này cho phép người sử dụng quản lý toàn bộ lượng phiếu xuất
hoặc phiếu nhập theo quyền truy cập của mình trên hệ thống.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
13
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
Các phiếu xuất nhập được lưu trữ và quản lý bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu
tập trung hoặc phân tán, đảm bảo độ an toàn cao của dữ liệu hệ thống.
Người sử dụng hệ thống có thể kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin trên các
phiếu nhập một cách dễ dàng với thao tác đơn giản khi phát hiện có sự sai xót
trong quá trình nhập liệu.
* Chức năng quản lý lưu chuyển hàng hoá giữa các kho.
Với mỗi doanh nghiệp, hàng hoá vật tư luôn được chứa trong nhiều kho

nhân viên cửa hàng kích hoạt tài khoản nếu là khách mua hàng. Khi người dùng
đăng nhập vào hệ thống với quyền của quản lý thì có thể truy cập vào phần quản
trị nhân viên. Trong đó có thể sửa lại kích hoạt cho nhân viên, có thể xóa nhân
viên khi nhân viên đó không còn làm việc tại hệ thống nhưng nếu trong bảng
phiếu mua vẫn có các thông tin liên quan đến nhân viên đó khi nhân viên đó làm
việc trước đây thì không được xóa nhân viên đó đồng thời cũng không được xóa
tài khoản của admin dù có bất kỳ quyền nào. Với quyền của admin cũng cho
phép người dùng được phép xem thống kê báo cáo, in báo cáo nếu cần thiết.
- Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống với quyền của nhân viên thì có thể
truy cập vào phần quản lý khách hàng. Với quyền của nhân viên cũng cho phép
được phép cập nhật các hàng hóa mới, xử lý các yêu cầu mua bán hàng, xử lý
tình trạng hàng hóa trong kho.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
15
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
IV. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Thiết kế là một bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng một cơ sở dữ
liệu. Trong hệ thống quản lý dữ liệu, các công việc chủ yếu được thực hiện không chỉ
là thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và khôi phục các dữ liệu mà quan trọng hơn cả là
chuyển đổi dữ liệu đó thành thông tin.
Các thông tin thu được từ dữ liệu càng nhanh chóng, và gần gũi với tình trạng
thực tiễn bao nhiêu thì việc tạo quyết định càng chính xác và càng có nhiều ý nghĩa.
Hệ thống thông tin không phải đột nhiên xuất hiện mà nó là sản phẩm của một
quá trình phát triển từng bước.
Để xác định nhu cầu về dữ liệu và thiết kế nó, trước hết ta cần phải phân tích
các dữ liệu mà doanh nghiệp thường xuyên thu thập được từ những dữ liệu đó.
Do bản chất của thông tin là luôn thay đổi và luôn biến động nên hệ thống
thông tin xây dựng được ngày hôm nay, có thể không còn thích hợp trong ngày mai.
Do tính chất đó của hệ thống thông tin, nên hệ cơ sở dữ liệu phục vụ nó cũng
cần phải được đánh giá và xây dựng trên cơ sở một quá trình liên tục và cần lưu ý tới

giá bán sỉ, giá bán lẻ, giá trước thuế, VAT, đơn giá xuất, số lượng, ngày nhập
ngày bán, bảo hành, đặc điểm của hàng hóa. Số điện thoại, địa chỉ, email của
khách hàng.
- Sheet nhập dữ liệu cho phép nhập hoặc thêm bớt sản phẩm, danh sách khách
hàng của cửa hàng…
- Sheet nhập dữ liệu gồm 27 cột và 1401 hàng, cho phép nhập 1401 sản phẩm,
1401 khách hàng, nếu có nhu cầu có thể mở rộng thêm.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
18
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
+ Sheet 3 : Khách hàng ( nhập thông tin khách hàng)
Sheet khách hàng có chức năng quản lý mã khách hàng, tên khách hàng, số
điện thoại, giới tính, địa chỉ, email.
Các hàm được sử dụng :
Cú pháp: =INDEX(array,row_num,column_num)
=INDEX('Nhập dữ liệu'!W5:W1405,1) , lấy dữ liệu từ Sheet “ Nhập dữ liệu
“ tham chiếu từ cột W hàng thứ 5 đến cột W hàng thứ 1405, chỉ số cột là 1.
 Hàm INDEX dùng để dò tìm giá trị trong bảng theo hàng và cột
Cú pháp:=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)
=VLOOKUP($A6,'Nhập dữ liệu'!$W$5:$AB$1405,2,0), $A6 là giá trị dùng
để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm.
lấy dữ liệu từ Sheet “ Nhập dữ liệu “,$W$5:$AB$1405 là số thứ tự của cột trái
qua phải trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về. Chỉ số cột là 2.
 Hàm VLOOKUP dung để dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô
nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
19
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
+ Sheet 4 : Kho hàng ( Nơi lưu trữ số lượng hàng tồn kho)
Sheet khách hàng có chức năng quản lý mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất,

thì phần mềm sẽ tự động lọc kết quả cho bạn.
Ảnh minh họa.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
21
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
- Phần nhập thông tin khách hàng : Từ phiếu nhập này dữ liệu khi ta nhập vào nó
sẽ được tự động cập nhật sang sheet In hóa đơn.
- Khi ta bấm vào nút hóa đơn mới thì vùng Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại, cột mã
hàng và cột số lượng sẽ bị xóa. Việc này giúp bạn nhập lại hóa đơn khi bị nhập
sai hoặc bạn muốn thêm một khách hàng mới.
- Nút xem hóa đơn : Khi bạn nhấn vào nút này thì nó sẽ liên kết đến Sheet In hóa
đơn.
- Nút lưu hóa đơn: Nút này cho phép bạn lưu lại những gì bạn vừa nhập
- Nút thoát : Khi bạn click vào nút này sẽ có hai lựa chọn : Một là lưu lại và
thoát, hai là không lưu và thoát
- Trong hóa đơn có sử dụng các hàm tham chiếu : =VLOOKUP( ), =SUM( ),
Tính tổng, và phép cộng.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
22
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
Sheet 6 : Quản lý hàng ( quản lý số lượng hàng nhập và xuất)
- Sheet quản lý hàng có chức năng quản lý:
+ Tên sản phẩm, hãng sản xuất, phân loại sản phẩm, số lượng nhập, đơn
giá nhập (VNĐ), thuế VAT, tổng nhập, ngày nhập, đặc điểm, tên nhân viên,
+ Ngày xuất, số lượng xuất, đơn giá xuất (VNĐ), thuế VAT, tổng xuất,
đặc điểm, tên nhân viên.
- Trong sheet quản lý hàng có sử dụng các hàm để tham chiếu dữ liệu từ sheet “
Nhập dữ liệu” như hàm : VLOOKUP, INDEX, sử dụng phép nhân để tính cột
tổng nhập và tổng xuất.
+ Cú pháp :

24
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long
+ Sheet 8 : Thống kê ( thống kê sản phẩm nhập và xuất)
- Sheet thống kê quản lý số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và danh sách
hàng đã bán, đưa ra số liệu chính xác các dữ liệu của cửa hàng.
Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh
25