Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
Hình 1: Hợp đồng mua bán 13..............................................................................................................2
Hình 2: Phiếu thu 13..............................................................................................................................2
Hình 3: Phiếu chi 14...............................................................................................................................2
Hình 4: Phiếu nhập kho 14....................................................................................................................2
Hình 5: Phiếu xuất kho 15......................................................................................................................2
Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng 16........................................................................................................2
Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng 33..................................................................................................2
Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 38..........................................................................................2
Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên 42........................................2
Hình 14: Liên kết giữa các thực thể 44..................................................................................................3
Hình 16. Hình chú thích 46...................................................................................................................3
Hình 17: Mô hình quan hệ 48................................................................................................................3
493
Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng 49..................................................................3
Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi 50...................................................................3
Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng 50............................................................................3
Bảng 1 52...............................................................................................................................................3
Bảng 2 52...............................................................................................................................................3
Bảng 3 52...............................................................................................................................................3
Bảng 4 52...............................................................................................................................................3
Bảng 5 53...............................................................................................................................................3
Bảng 6 53...............................................................................................................................................3
Bảng 7 53...............................................................................................................................................3
Bảng 8 53...............................................................................................................................................3
Bảng 9 54...............................................................................................................................................3
Bảng 10 54.............................................................................................................................................3
Bảng 11 54.............................................................................................................................................3
Bảng 12 54.............................................................................................................................................3

Hình 14: Liên kết giữa các thực thể........................................................45
Hình 16. Hình chú thích 47
Hình 17: Mô hình quan hệ.........................................................................49
50
Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng....................50
Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi.....................51
Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng................................51
Bảng 1 53
Bảng 2 53
Bảng 3 53
Bảng 4 53
Bảng 5 54
Bảng 6 54
Bảng 7 54
Bảng 8 54
Bảng 9 55
Bảng 10 55
Bảng 11 55
Bảng 12 55
Bảng 13 56
Bảng 14 56
Bảng 15 56
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 3 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer....................................................70
Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU
BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1.Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng:

Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
1.1.3. Các yêu cầu khi điều tra:
+ Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.
+ Không bỏ sót thông tin.
+ Các thông tin thu thập phải được đo đếm.
+ Không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự sao cho
mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại
một vấn đề.
+ Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra:
phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ,
hay gây mâu thuẫn ở nơi điều tra.
1.1.4. Các phương pháp điều tra:
Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau:
+ Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt
qua giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu
tổng hợp như: thống kê, biên bản, …
+ Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc
một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Hơn nữa quan
sát tỷ mỉ từng chi tiết. Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó
với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất có hiệu quả.
+Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm
người, trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các
thông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra. Đây là
phương pháp cơ bản của điều tra. Có hai loại câu hỏi:
* Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người
hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa
có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người
trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạo
chẳng hạn ).

+ Tĩnh/ động.
Sự phân loại và biên tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin một
cách có hệ thống.
1.1.6. Phê phán hiện trạng:
Đây là một công việc khó khăn và tế nhị đòi hỏi người điều tra phải
khéo léo, khiêm tốn và thận trọng đặt vấn đề, đưa ra cho khách hàng hiểu
những vấn đề còn bất cập và những yếu kém của hiện trạng, từ đó xác định
mục tiêu để phát triển hệ thống mới.
1.1.7. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi:
Sau khi tìm hiểu và thấy rõ các hiện trạng và yêu cầu của bài toán chúng
ta phải xác lập và xây dựng hệ thống mới.
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 6 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Xác định phạm vi: phạm vi của bài toán đặt ra có thể là bao trùm cả
cơ quan, đơn vị, hay chỉ một phòng nhỏ, nó bao quát công tác quản lý
toàn diện hay một vài công việc đơn lẻ. Phạm vi của bài toán phụ thuộc
vào phạm vi của tổ chức:
- Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế: tập đoàn, tổng công ty,…
- Cơ quan trung bình: công ty liên doanh, …
- Cơ quan cỡ vừa và nhỏ: xí nghiệp, nhà máy, …
+ Xác định mục tiêu:
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu,
tin cậy chính xác an toàn, bí mật.
- Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu
nhập …
- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng …
- Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát
triển lâu dài …

sản phẩm Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh
tại Đà Nẵng. Chi nhánh mới được thành lập được hai năm song sản phẩm
của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên nói riêng
và trên khắp cả nước nói chung.
Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máy
sản xuất lắp ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi,
nồi cơm, máy xay sinh tố, …
Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công
ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây
Nguyên.
1.2.1.2. Các văn bản giấy tờ liên quan:
(1) Nội quy công ty:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 8 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 9 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 10 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
(2) Hợp đồng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 11 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 12 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn

1.2.2. Bài toán quản lý bán hàng:
1.2.2. 1. Mô tả bài toán:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 17 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty Điện
Tử SUMO dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những
thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:
(1) Những vấn đề đặt ra ở công ty:
Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng
rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc.
 Cơ cấu tổ chức:
+ Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh công
ty: Anh Phạm Công Hoàng.
+ Phòng kinh doanh có 3 nhân viên. Phòng này có một trưởng
phòng.
+ Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một kế
toán kho.
+ Phòng kỹ thuật gồm hai nhân viên.
+ Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên lái xe và một showroom
trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty.
 Công việc cụ thể đối với từng phòng:
+ Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của
công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng
kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo
cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật.
+ Phòng kinh doanh:
− Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành
soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty.

• Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập
hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản
kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn
các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách
hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo
định kỳ.
• Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng
dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh.
• Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
o Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà
cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt
hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại
tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán.

• Xuất hàng: có hai kiểu xuất
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 19 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
o Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng
hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con.
o Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng
khuyến mại cho khách hàng (nếu có).
− Kế toán tài chính:
• Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty.
Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề
về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công
ty, …
∗ Phòng kỹ thuật:

cước phí vận chuyển …
+ Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày
nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số
lượng.
+ Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng,
nhân viên nhận hàng, tên khách. Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính.
+ Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại,
gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng
kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các
thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh
toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu
chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần.
+ Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa
đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax.
+ Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên
nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm
việc.
+ Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên
khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail.
+ Một số tính toán:
 Định giá:
- Giá nhập = giá mua + các chi phí khác
Các chi phí khác ở đây: cước vận chuyển, thuế giá trị gia tăng …
- Giá thành = giá nhập + chi phí khác.
Chi phí khác: khấu hao …
- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.
Chi phí khác: bao bì, quảng cáo, phần trăm lương nhân viên.
- Giá bán = giá vốn * a%
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 21 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành

hóa như: tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các
thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa, …
+ Khách hàng: thông tin về những khách hàng là đại lý bán và giới
thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địa
chỉ, điện thoại, …
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 22 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Đơn đặt hàng: quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng và
của công ty với công ty tổng, bao gồm các thông tin về: tên hàng, số
lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy, …
+ Phiếu nhập hàng: quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng
vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá,
ngày nhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía
khách hàng khi hàng có lỗi, ..
+ Phiếu xuất: quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số
lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác: thêm mới, sửa, xóa.
∗ Tra cứu:
Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, …
Đơn đặt hàng: thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt
hàng để làm văn bản đối chiếu, …
Khách hàng: thông tin về khách hàng.
Phiếu nhập: thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, …
Phiếu xuất: thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách
hàng, số dư nợ (nếu có), …
∗ Thống kê:
+ Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm.
+ Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm.
+ Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành, ..

2.1.1.1. Một số khái niệm cơ bản:
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và
các phương pháp xử lý thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi
nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ
liệu.
- Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ
liệu thành hai phần:
+ Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu về nhân
sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cố định mà
có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân
viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …). Sự kiện thưởng xảy ra
bất chợt ngoài ý muốn của con người. Điều chỉnh lại các dữ liệu cho
hợp lý được gọi là cập nhật.
+ Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như: bán
hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạn nhập
về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sự kiện
này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạt động
kinh doanh.
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 24 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
- Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào hai
mục đích chính:
+ Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các
chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống kê,
…
+ Trợ giúp ra các quyết định, thường là cung cấp những thông tin

CNTT - K46