Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
MỤC LỤC
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 45
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường

Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Tin học phát triển mạnh mẽ và góp phần đem lại cho con người
những thay đổi lớn. Các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời
sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của
thế giới văn minh. Người ta đã tin học hoá trong mọi lĩnh vực và rõ nhất là,
trong lĩnh vực quản lý thì việc ứng dụng tin học lại càng vô cùng quan
trọng. Người ta có thể dễ dàng quản lý công việc của mình nhờ vào việc
ứng dụng Công nghệ thông tin. Với những đòi hỏi thực tế như vậy thì
người ta đã đưa tin học ứng dụng vào trong việc quản lý để giúp tiết kiệm
thời gian và sức lực của con người, một trong những ứng dụng Công nghệ
thông tin nhiều nhất đó chính là việc quản lý trong các lĩnh vực kinh
doanh, và đây cũng là ngành có sự phát triển nhanh và mạnh nhờ vào tin
học ứng dụng.
Nhu cầu thực tế hiện nay đặt ra là: tại mỗi một đơn vị kinh doanh đều
cần có một hệ thống quản lý bán hàng, quản lý bán hàng giúp giảm bớt công
việc thủ công hàng ngày và tránh được những sai sót không đáng có, có thể
xảy ra. Để làm các công việc trên thì ta phải xây dựng một hệ thống quản lý
bán hàng có sử dụng Công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có thể giúp ta
giảm bớt các công việc làm bằng phương pháp thủ công, tránh được các sai
sót không đáng có, nâng cao được năng suất chất lượng quản lý, nhất là khi
khối lượng công việc đó quá lớn.
Trong tình hình phát triển của xã hội cũng như hoạt động kinh doanh
đang dần tăng lên, do vậy tin học hoá hoàn toàn về hệ thống là nhu cầu cấp
thiết hiện nay. Trên cơ sở đó em đã lựa chọn đề tài tốt nghiệp “Xây dựng hệ
thống quản lý bán hàng ”. Công cụ sử dụng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.2. Các tính chất cơ bản của một hệ thống
- Tính nhất thể (tạo thành một thể thống nhất) thể hiện ở chỗ: Phạm
vi và quy mô hệ thống được xác định như một thể thống nhất và không
thể thay đổi trong những điều kiện nhất định. Khi đó, nó tạo ra đặc tính
chung để đạt mục tiêu hay chức năng hoàn toàn xác định mà từng các bộ
phận hoặc phần tử của nó đều lập thành hệ thống và mỗi hệ thống được
hình thành đều có mục tiêu (hay chức năng) khác với mục tiêu của một hệ
thống khác nó.
- Tính tổ chức có thứ bậc: Bất kỳ một hệ thống nào đều là một hệ
thống con của hệ thống lớn hơn và chính nó lại có các hệ thống con
của mình.
- Tính cấu trúc: Chính cấu trúc của hệ thống xác định đặc tính hay cơ chế
vận hành của nó và quyết định các mục tiêu mà hệ thống đạt đến. Cấu trúc
thường được xác định bởi:
Số lượng và chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp chúng.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
3
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Các mối liên hệ giữa chúng.
Những đặc trưng của cấu trúc trên đây làm cho hệ thống có thể có các
mức khác nhau: Cấu trúc yếu (ít mối quan hệ, cường độ tác động yếu, dễ thay
đổi) hay cấu trúc chặt (vững chắc, rõ ràng, khó thay đổi). Nhiều hệ thống có
cấu trúc chặt thường gọi là hệ thống có cấu trúc và có khả năng mô tả nó bằng
công cụ mô hình hoá với ngữ nghĩa hoàn toàn xác định như mô hình toán học
(nên gọi là hình thức hoá được).
Sự thay đổi cấu trúc có thể dẫn đến phá vỡ hệ thống cũ và cũng có
thể tạo ra những hệ thống mới với đặc tính mới mà hệ thống cũ không
thể có được.
Cấu trúc hệ thống giới hạn những năng lực có thể có của nó. Thay đổi cấu trúc
dẫn đến những thay đổi quan trọng của hệ thống. Vì vậy, việc thay đổi cấu trúc

được cơ hội hay vượt qua thách thức trong tương lai.
- Do áp lực bên ngoài trong quá trình công tác làm việc.
2.3. Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt
động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một hệ thống
thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống
Định nghĩa vòng đời phát triển hệ thống
Vòng đời phát triển hệ thống: là một phương pháp luận cho việc phát
triển các hệ thống thông tin trong nhiều tổ chức.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
5
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Sơ đồ mô hình vòng đời phát triển hệ thống
Khởi tạo và lập kế hoạch
+ Các chức năng hệ thống cần xây dựng.
+ Phạm vi hệ thống là gì?
+ Điều kiện ràng buộc?
+ Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra được kế hoạch dự án cơ
bản. Kế hoạch dự án này cần được phân tích khả thi trên các mặt:
Khả thi kinh tế:
Vốn đầu tư (lấy vốn ở đâu, bao nhiêu).
Chi phí vận hành hệ thống chấp nhận được.
Thời gian hoàn thành vốn hợp lý.
Khả thi kỹ thuật:
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
6
Thời gian
Hình 1.1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống
Khởi tạo và lập kế
hoạch

7
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Thiết kế vật lý: Gắn các giải pháp với các phương tiện thực thể cụ thể để
từ đó ta thu được mô hình vật lý hệ thống: Mô hình đặc tả các đối tượng vật lý
của hệ thống như trên thực tế mà nó sẽ được xây dựng.
Triển khai
Lập chương trình và kiểm thử
Lắp đặt hệ thống, cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ
thống mới:
Chuyển đổi dữ liệu
Làm tài liệu (hệ thống, kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng)
Đào tạo và bố trí làm việc (theo quy trình mới)
Vận hành và bảo trì
Sửa đổi các sai sót, hướng dẫn để hoạt động vận hành toàn hệ thống.
Bổ sung cải tiến một số bộ phận để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả hệ
thống.
Bảo trì thường xuyên:
Khắc phục sự cố
Sửa đổi bổ sung: tuỳ theo mức độ cần bổ sung mà ta có thể xem là bảo trì
hay phát triển hệ thống mới.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
8
Khảo sát
Phân tích
Thiết kếXây dựng
Bảo trì và phát
triển
Cài đặt
Hình1. 2 Chu trình phát triển HTTT
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội

lý bán hàng của công ty nói riêng, nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng
suất, chất lượng và hiệu quả của công việc.
Mặt khác, thực tế đòi hỏi việc xử lý hàng hoá nhập - xuất (bán hàng) phải
hết sức nhanh chóng kịp thời. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng
thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin thì xây dựng
một chương trình quản lý hệ thống “Quản lý bán hàng ” giúp cho công tác
quản lý kinh doanh là một nhu cầu cần thiết hiện nay.
2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng
Vào cuối mỗi tháng bán hàng, quản lý bộ phận bán hàng (cửa hàng tưởng)
kiểm kê hàng hoá tại cửa hàng, lập kế hoạch bán hàng trong tháng tiếp theo,
sau đó nhập hàng hoá có khối lượng, chủng loại theo kế hoạch đã dự đoán bán
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
10

Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Bộ phận
Bán hàng
Bộ phận
Văn phòng
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
trong tháng tới. Phiếu nhập kho gồm có thông tin như: Nhà cung cấp, địa chỉ,
số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số
lượng… Tất cả giá bán đều được Ban giám đốc quyết định, bảng giá bán hàng
của công ty được thay đổi giá bán theo từng năm.
Phương thức hoạt động bán hàng
Có hai hình thức bán hàng là: bán đại lý và bán lẻ. Bán đại lý và bán lẻ
chỉ khác nhau bởi giá bán, giá bán cho đại lý thấp hơn giá bán lẻ là 10% và
phân loại khách hàng theo như nếu khách đại lý có kỹ hiệu (ĐL), khách lẻ có
ký hiệu (L).

công việc thu thập thông tin, chứng từ, báo cáo được lấy từ các bộ phận khác
nhau, như vậy trong công tác kiểm kê, tìm kiếm thông tin về sổ sách….sẽ mất
nhiều thời gian, công sức và kém hiệu quả về công việc. Ngoài ra các vấn đề
cập nhật hay sửa đổi thông tin là rất phức tạp.
Hệ thống quản lý bán hàng được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho
người sử dụng tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc cập nhật dữ
liệu, tổng hợp các số liệu hàng ngày và đưa ra các báo cáo nhanh chóng, đáp
ứng yêu cầu thông tin và quản lý tại mọi thời điểm.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
13
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
3.2. Các yêu cầu đối với hệ thống
3.2.1. Yêu cầu nghiệp vụ
Trong thời kỳ tin học hoá phát triển. Để đẩy nhanh tiến độ công việc đảm
bảo được nhiệm vụ, mục tiêu của công ty. Để đáp ứng được các yêu cầu trên
của hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên quản lý bán hàng giảm
bớt thời gian theo dõi bằng sổ sách, giấy tờ làm việc toàn trên máy tính nhanh
chóng chính xác và thuận tiện.
- Quản lý thông tin về nhập, xuất hàng hoá.
- Cập nhật dữ liệu, tìm kiếm và sửa đổi thông tin.
- Cho phép in các báo cáo.
3.2.2. Yêu cầu hệ thống
Khi thiết kế hệ thống cần đảm bảo
Giảm dư thừa thông tin
Chuẩn hoá dữ liệu
Dữ liệu phải độc lập
Duy trì sự thống nhất dữ liệu
Tránh các xung đột về thông tin lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
Bảo mật, an toàn đối với dữ liệu
4. Vấn đề tin học hoá

Hình 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.0.
Hệ thống
2.0.
Nghiệp vụ
4.0.
Báo cáo
Quản lý
nhập hàng
Quản lý nhà
cung cấp
Quản lý
hàng hoá
Phiếu nhập
kho
Danh sách
hàng hoá
3.0.
Tìm kiếm
Hàng hoá
Nhập
Hàng hoá
xuất
Quản lý
xuất hàng
5.0.
Trợ giúp
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
• Mô tả chức năng

về hàng hóa
Nhận và gửi thông
tin về hàng hóa
Xem thông tin
về hàng hóa
Xem thông tin
về hàng hóa