MỤC LỤC
CHƯƠNG 3 : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSE
VÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ
CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX)
3.1. Mô tả bài toán
Bài toán đặt ra ở đây là quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàn
diệt may Việt Nam (Vinatex) . Hiện nay, tại các văn phòng thuộc Vinatex, số
lượng văn bản đến phát sinh hàng năm là rất lớn : khoảng 4500. Số lượng thư
từ lên đến khoảng 200 thư một ngày. Tại Vinatex, việc theo dõi xử lý hiện
nay được thực hiện hoàn toàn thủ công, chưa có quy trình báo cáo kết quả, và
muốn biết tình hình xử lý văn bản đến phải trực tiếp hỏi được giao xử lý. Thời
1
gian sao chép văn bản gửi các phòng ban xử lý và tốn nhiều phiếu photo. Việc
tra cứu tìm kiếm văn bản cũ rất mất thời gian và công sức của nhân viên lưu
trữ.
Cán bộ tại Vinatex hiện nay rất mong muốn có thể theo dõi được quá
trình xử lý văn bản, in được sổ đến và sổ đi của văn bản và báo cáo xử lý văn
bản; giảm được thời gian in ấn và photo tài liệu; giảm được thời gian luân
chuyển văn bản đến các đơn vị xử lý; tra cứu được văn bản, hồ sơ được nhanh
chóng thuận tiện.
Để giải quyết tình trạng và thỏa mãn những mong muốn thiết thực đó,
giải pháp hữu hiệu là tin học hóa quá trình luân chuyển và xử lý văn bản, tài
liệu và hồ sơ công việc. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được
xây dựng với mục đích đó.
3.2. Mô hình hóa nghiệp vụ
Sau khi phân tích từng khía cạnh cụ thể của bài toán, chúng ta đã hiểu
khái quát qua về bản chất của bài toán, những vấn đề còn tồn tại, cần giải
quyết mà bài toán đặt ra. Để giải quyết vấn đề đó, chúng ta cần sử dụng hệ
thống các mô hình (đã trình bày ở trên) để phân tích từng khía cạnh của bài
toán. Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu khái quát về hệ thống quản lý văn bản và
hồ sơ đang tồn tại tại Vinatex, về cách hoạt động cơ bản, ai là người nhận

Tạo văn bản tài liệu, Phân phối văn bản tài liệu, Nhận và xử lý văn bản tài
liệu, tra cứu công việc, tra cứu tài liệu, xem và in báo cáo, tìm kiếm. UC tạo
văn bản tài liệu là UC mở rộng của UC quản lý phiên bản.
Cuối cùng ta cùng xét đến mô hình làm việc của quản lý hồ sơ công
việc :
HSC01. Tao moi Ho so cong viec
HSC02. Chinh sua, xoa, phan
quyen Ho so cong viec
HSC03. Xu ly Ho so cong viec
MTC01. Tra cuu tai lieu
(from Tra cuu (MTC))
MTK01. Tim kiem
(from Tim kiem (MTK))
Ng­êi dïng hÖ
thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)
MTM01. Tao moi, liet ke, chinh
sua, xoa, phan quyen thu muc
(from Quan ly thu muc (MTM))
Trong phân hệ này, chỉ có một actor là người dùng hệ thống. Actor này
có các UC sau : tạo mới hồ sơ công việc, chỉnh sửa phân quyền hồ sơ công
việc, tra cứu tài liệu, xử lý hồ sơ công việc, tìm kiếm…
Trong ba phân hệ trên chúng ta đã gặp thấy được role của những người
dùng hệ thống. Vậy cụ thể người dùng hệ thống là những ai, quyền hạn và
chức năng của họ như thế nào đối với toàn bộ hệ thống. Để hiểu thêm vấn đề
này, chúng ta cùng đi tìm hiểu mô hình hoạt động của những phân hệ không
5
tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra văn bản hay tài liệu mà nó thực hiện
role quản trị hệ thống. Các phân hệ đó là :
• Phân hệ quản trị người dùng

thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)
MTC01. Tra cuu tai lieu
(from Tra cuu (MTC))
7
Phân hệ này có một actor là người dùng hệ thống, actor này có hai
UC là tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa và xóa bản ghi trong danh mục và
tra cứu tài liệu.
Thứ ba, chúng ta cùng xem xét phân hệ quản lý khai thác thông tin.
Mô hình làm việc của phân hệ này như sau :
MTC03. Tuy chinh thong tin hien
thi
MTC02. Tra cuu cong viec
MTC01. Tra cuu tai lieu
Ng­êi dïng hÖ
thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)
MTK01. Tim kiem
Ng­êi dïng hÖ
thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)
8
MBC01. Xem va in bao cao
Ng­êi dïng hÖ
thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)
MBC02. Xen va in bao cao hoat
dong nguoi dung
Qu¶n trÞ hÖ thèng
(from Quan tri nguoi dung (MND))...)

o Quản lý các thông tin hồ sơ công việc, và các tài liệu
được lưu trữ trong hồ sơ công việc
o Quản lý xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc
 Khai thác thông tin
o Khai thác thông tin được quản lý trong hệ thống
o Cung cấp các chức năng khai thác thông tin gồm
 Tra cứu văn bản tài liệu
 Tìm kiếm văn bản tài liệu
 Lập và in sổ văn bản đến, đi, tờ trình công việc
10
 Thống kế VB đến, phiếu giao việc theo tình trạng
xử lý
 Quản lý kho văn bản dùng chung : Tập hợp các văn bản, tài
liệu đã có sẵn vào một kho tài liệu và chia sẻ quyền sử dụng
cho toàn bộ người dùng trong hệ thống
 Quản trị danh mục : Quản lý các nhóm thông tin danh mục
phục vụ cho việc tra cứu. tìm kiếm
 Quản trị người dùng
o Quản trị người dùng
o Quản trị vai trò
o Quản trị phòng ban
 Quản trị hệ thống
o Kiểm soát sự truy nhập
o Sao lưu dữ liệu định kỳ
o Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu
o Lập báo cáo vận hành hệ thống
Các chức năng này được phân vào ba nhóm :
 Nhóm Người dùng : gồm các chức năng tác động trực tiếp tới
nghiệp vụ mà phần mềm xử lý, gồm có quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi và quản lý hồ sơ công việc

Bắt đầu
Văn bản đến
1. Kiểm tra
2. Đóng dấu
VB ĐẾN
1.0
1. Cho ý kiến chỉ
đạo xử lý
2. Phân xử lý
1. Trình lãnh
đạo
2. Nhập ý kiến
chỉ đạo
3. Chuyển XL
6.0
6.1
2.0
2.2
Kết thúc
3.2
1. Vào sổ
2. Chuyển XL
Cho ý kiến
phân phối VB
Cho ý kiến
chỉ đạo XL
VB
3.0
4.0
1. Cho ý kiến chỉ

Vào sổ văn bản đến, quét văn bản vào chương trình
Trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý
• Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến phân phối văn bản
Xem xét văn bản, cho ý kiến phân phối văn bản
Chuyển cho Lãnh đạo các đơn vị xử lý (Trường hợp chuyển
thẳng văn bản cho các đơn vị xử lý không cần xin ý kiến chỉ
đạo của Lãnh đạo cơ quan) đồng thời chuyển cc cho Thư ký
lãnh đạo một bản để theo dõi
Hoặc Chuyển cho thư ký lãnh đạo để trình Lãnh đạo cơ quan
cho ý kiến chỉ đạo
Hoặc trực tiếp trình lên Phó Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ
đạo và phân phối văn bản
• Bước 3: Thư ký lãnh đạo trình Lãnh đạo cơ quan xem xét văn bản đến
Trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo
Nhận lại văn bản từ Lãnh đạo cơ quan để chuyển cho các
đơn vị xử lý
• Bước 4: Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo xử lý và phân phối văn bản
đến
Cho ý kiến phân phối văn bản và ý kiến chỉ đạo xử lý nếu có
Chuyển lại cho thư ký xử lý
14
• Bước 5: Phó Lãnh đạo cơ quan xử lý văn bản đến
Nhập ý kiến chỉ đạo xử lý và ý kiến phân phối văn bản (nếu
có)
Chuyển cho các đơn vị xử lý
• Bước 6: Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản đến
Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV
Xem xét văn bản, cho ý kiến chỉ đạo xử lý
Chuyển văn bản đến cho cấp phó chuyên trách
Hoặc chuyển văn bản đến cho chuyên viên xử lý

Xét duyệt về
thể thức và
tính pháp lý
Trình văn bản
cho Lãnh đạo cơ
quan phê duyệt
1. Phê duyệt
2. Ký văn bản
1. Đóng dấu
2. Vào sổ
3. Phát hành VB
Văn bản đi
In văn bản
(1.3)
(3.0) Y/c chỉnh sửa
(3.1) Phê duyệt
(4.0)
(5.0)
Phối hợp với văn
thư phát hành
văn bản
(1.5)
(6.0)
(6.1)
Kết thúc
1. Lập văn bản đi
trong phần mềm
2. Chỉnh sửa văn
bản đi
Xét duyệt về

Xem xét dự thảo của chuyên viên, có thể trực tiếp chỉnh sửa
dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ đạo việc chỉnh sửa và
chuyển lại cho chuyên viên chỉnh sửa
Lãnh đạo đơn vị cũng có thể trực tiếp lập dự thảo văn bản đi.
• Bước 3: Lãnh đạo văn phòng phê duyệt về thể thức và tính pháp lý của dự
thảo văn bản đi
Xem xét dự thảo của đơn vị soạn thảo, có thể trực tiếp chỉnh
sửa dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ về việc chỉnh sửa
và chuyển lại lãnh đạo đơn vị soạn thảo xử lý tiếp
Trường hợp phê duyệt, chuyển lại cho chuyên viên đơn vị
soạn thảo để chuyển cho Thư ký để trình lãnh đạo cơ quan phê
duyệt
• Bước 4: Thư ký trình duyệt dự thảo văn bản đi
Nhận văn bản trình Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt
Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợp được
phê duyệt chuyển lại cho đơn vị soạn thảo làm thủ tục phát
hành
17
Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợp không
được phê duyệt chuyển cho đơn vị soạn thảo xử lý tiếp.
• Bước 5: Lãnh đạo cơ quan phê duyệt dự thảo văn bản đi
Phê duyệt văn bản và trả lại thư ký để xử lý tiếp
Ký duyệt văn bản khi đã có đấy đủ chữ ký
• Bước 6: Chuyển văn thư cấp số văn bản đi
Chuyên viên soạn thảo/ chuyên viên làm công tác văn thư
đơn vị chuyển bản giấy có chữ ký của lãnh đạo cơ quan cho
văn thư làm thủ tục phát hành
Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV
Lãnh đạo đơn vị soạn thảo chuyển bản điện tử cho văn thư
làm thủ tục phát hành

Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệuCơ sở dữ liệu
Lớp giao diện tương tác
với người sử dụng
Mô hình trên mô tả cho một phần mềm gồm nhiều cơ sở dữ liệu phân tán ở
nhiều nơi. Mỗi cơ sở dữ liệu là một tương tác với giao diện tầng trên giành
cho người dùng. Sự thay đổi của giao diện sẽ dẫn tới thay đổi cơ sở dữ liệu,
và thậm chí có thể phải thiết kế lại cấu trúc dữ liệu. Trong thực tế, cơ sở dữ
liệu là đối tượng luôn luôn vận động không ngừng, và nhu cầu về sự thay đổi
dữ liệu hay cấu trúc dữ liệu luôn luôn đặt ra. Và mỗi lần như thế, lập trình
viên lại phải thay đổi một phần hoặc toàn bộ giao diện. Một vài lần thì không
sao, nếu như thực hiện quá nhiều lần, thì người dùng sẽ cảm thấy không thể
bắt kịp với những thay đổi đó, và kết quả là họ sẽ có cảm giác chán và không
muốn sử dụng phần mềm đó nữa. Khi một phần mềm không được người dùng
chấp nhận thì có nghĩa là chúng ta phải tính đến dự án thay thế phần mềm
mới. Quá trình cứ thế diễn ra, gây tốn kém rất nhiều công sức và tiền của. Và
các nhà lập trình đã nghĩ rằng cần phải có cách nào đó, tách biệt giữa cơ sở dữ
liệu và giao diện người dùng mà khi thay đổi một trong hai không phải thay
đổi cái còn lại. Mô hình phần mềm 3 lớp ra đời đáp ứng đòi hỏi đó. Mô hình 3
lớp có những điểm mạnh mà mô hình 2 lớp không có. Cụ thể như :
• Dễ sửa chữa, dễ nâng cấp, dễ backup
• Tiết kiệm chi phí thời gian làm việc
• Tăng cường hiệu quả làm việc theo nhóm lập trình
• Tăng cường khả năng kết nối từ xa của phần mềm
• Thiết kế, phân tích rất dễ dàng
20
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh đó, mô hình này cũng tồn tại một vài
điểm yếu :
• Xây dựng lâu, tốn nhiều kinh phí
• Đòi hỏi nguồn nhân lực đồng đều, dồi dào
Mặc dù vậy, trên thực tế hiện nay, các công ty phần mềm vẫn đang áp dụng

NguoiDung
PK MaNguoiDung
STT
Ten
TenDayDu
MatKhau
Mota
Email
DienThoai
Diachi
VaiTro
PK MaVaiTro
STT
TenVaiTro
Mota
PhongBan
PK MaPhongBan
STT
TenPhongBan
Mota
Một người dùng có thể có nhiều vai trò, nhưng chỉ thuộc một phòng ban;
ngược lại một phòng ban thường có nhiều người dùng và nhiều người dùng có
thể có cùng nhiều vai trò. Theo lý thuyết cơ sở dữ liệu, quan hệ giữa table
PhongBan và table NguoiDung là quan hệ một : nhiều, còn quan hệ giữa
NguoiDung và VaiTro là quan hệ nhiều : nhiều.
Bảng VanBanDen
Tiếp theo đối với chức năng quản trị văn bản đến, lớp trực tiếp tác động đến
chức năng này là lớp VanBanDen. Lớp VanBanDen gồm tập hợp rất nhiều
trường thể hiện thuộc tính của văn bản đến, một đối tượng điều chỉnh của hệ
thống. Cụ thể các trường như sau :