Đề tài:
“Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ
đông, cổ tức cho công ty cổ phần”

2PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua chính phủ đã đưa ra nhiều cơ chế, chính sách
thích hợp, kịp thời nhằm đẩy mạnh hơn nữa quá trình cổ phần hóa tại các
doanh nghiệp nhà nước với mục tiêu là đổi mới doanh nghiệp nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn của nhà nước tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quá trình cổ phần hóa cũng đặt ra nhiều thách thức như việc
chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần đồng nghĩa với việc
chuyển đổi hình thức pháp lý và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số vấn đề nảy sinh là quản lý danh sách cổ đông sao cho chặt chẽ, chi trả
cổ tức thật chính xác, phải tiến hành bầu cử Hội đồng quản trị theo định kỳ. Ở
nhiều doanh nghiệp việc quản lý chưa khoa học sẽ dẫn đến hiện tượng chồng
chéo, thông tin đưa ra không nhất quán và chính xác.
Ngày nay, Công nghệ thông tin phát triển hết sức mạnh mẽ, các công tác
quản lý ngày càng được tin học hoá nhiều để phù hợp với yêu cầu của công
việc đặt ra.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả tiến hành nghiên cứu và xây dựng

Đồng thời áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
- Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế Top – Down.
- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visualbasic 6.0 kết nối CSDL Access
5. Đóng góp khoa học của đề tài

4

Khắc phục các nhược điểm của Hệ thống thông tin cũ, phần trung tâm của đề
tài là xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử (đối với công tác bầu cử ) và quản lý cổ
đông, cổ tức nhằm tin học hoá các khâu của quá trình quản lý ban đầu.
Đóng góp vào việc giảm sai sót trong quá trình chi trả cổ tức (một quá
trình rất nhạy cảm với các cổ đông), luôn có thông tin cập nhật thường xuyên
và đầy đủ về các cổ đông, hỗ trợ đắc lực cho các cán bộ lãnh đạo với nguồn
thông tin nhanh chóng, chính xác.
6. Kết cấu luận văn
Mở đầu
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà và hiện
trạng quản lý cổ đông, cổ tức, bầu cử .
Chương 2: Phương pháp luận về quy trình xây dựng một phần mềm
quản lý cổ đông, cổ tức.
Chương 3: Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông,
cổ tức
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

thuốc viên nén, viên nén ép vỉ, viên nang (capsule), viên mềm (Soft-Gelatine),
viên thuốc sủi bọt và cao đơn hoàn tán.
Chất lượng hàng hóa luôn ổn định và được kiểm soát chặt chẽ, nhiều sản
phẩm của công ty sản xuất được tặng Huân chương vàng, bạc tại nhiều hội chợ
triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật: năm 2000 và 2001 được người tiêu dùng
bình chọn "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do báo Sài gòn tiếp thị tổ chức.
Mục tiêu của Công ty: Chất lượng luôn hướng tới người tiêu dùng, sản
phẩm có sức cạnh tranh cao tiến tới hội nhập khu vực và thế giới. Công ty đã
đầu tư gần 30 tỷ đồng xây dựng, lắp đặt thiết bị 2 dây truyền thuốc tân dược
và Soft-Gelatine đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN, phòng kiểm tra chất lượng đạt
tiêu chuẩn GLP cùng cảnh quan,môi sinh, môi trường toàn bộ khu vực sản
xuất và trụ sở hành chính. Tiến tới công ty sẽ đạt được tiêu chuẩn thực hành
tốt bảo quản thuốc GSP và Tiêu chuẩn quản lý chất lượng hàng hóa ISO-
9002. Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để xứng đáng là nơi tin cậy của người
tiêu dùng, các bạn hàng trong và ngoài nước trên cả 3 lĩnh vực: Sản xuất -
Lưu thông trong nước - Xuất nhập khẩu.
1.1.2. Sơ đồ tổ chức
Naphaco với hệ thống phòng ban, các chi nhánh phối hợp chặt chẽ tạo
nên hệ thống quản lý khá tốt. Mỗi phòng ban có một chức năng riêng như:
+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý cán bộ công nhân
viên, quản lý bảo hiểm, Quản lý danh sách cổ đông, hệ số lương, thực hiện
các chính sách từ ban giám đốc và hội đồng quản trị
+ Phòng kế hoạch với chức năng chủ yếu là lập kế hoạch dài hạn và ngắn
hạn phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Kiểm tra tiến độ thực hiện,
hoàn thành của các kế hoạch đang thực hiện.

7
doanh

Phòng
Nghiên

cứu phát

triển

Phòng
Kế toán
Tài vụ

Phòng
Kế hoạchPhòng
MarketingPhòng
Kiểm
tra Chất

lượng

Các Hiệu

thuốc

sở hữu một phần hay toàn bộ phần vốn góp (cổ phần) của một công ty cổ
phần.Cổ đông có thể là một cá nhân cũng có thể là một tổ chức.Cổ đông được
hiểu là một nhà đầu tư về cổ phiếu.
Cổ tức là một phần lợi nhuận sau thuế được chia cho các cổ đông của
một công ty cổ phần. Cổ tức có thể được trả bằng tiền hoặc bằng cổ phiếu. Cổ
tức mà cổ đông được hưởng nhiều hay ít phụ thuộc vào số cổ phần và loại cổ

10
phần mà cổ đông đó nắm giữ.
Cổ phiếu là giấy chứng nhận số tiền nhà đầu tư đóng góp vào công ty
phát hành. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành hoặc bút toán
ghi sổ xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó.Cổ
phiếu là loại giấy có giá trị có thể mua, bán, cho, tặng…Có một số loại cổ
phiếu như:
+Cổ phiếu phổ thông
+Cổ phiếu ưu đãi
+ Cổ phiếu quỹ:
+ Cổ phiếu chưa phát hành
+ Cổ phiếu đã phát hành
+ Cổ phiếu đang lưu hành
Cổ phiếu phổ thông: là loại cổ phiếu có thu nhập phụ̀ thuộc vào hoạt
động kinh doanh của công ty. Người sở hữu cổ phiếu phổ thông được tham
gia họp Đại hội đồng cổ đông và được bỏ phiếu quyết định những vấn đề
quan trọng nhất của công ty, được quyền bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản
trị của công ty.
Cổ phiếu ưu đãi: tương tự như cổ phiếu phổ thông nhưng cổ đông sở
hữu nó không được tham gia bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị, nhưng
lại có quyền được hưởng thu nhập cố định hàng năm theo một tỷ lệ lãi suất cố
định không phụ thuộc vào lợi nhuận của công ty, được ưu tiên chia lãi cổ
phần trước cổ đông phổ thông và được ưu tiên chia tài sản còn lại của công ty

Phòng tổ chức hành chính quản lý danh sách cổ đông gồm các thông
tin sau:

12

+ Họ tên
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Giới tính
+ CMND
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
+ Người đại diện
+ Năm công tác (do cổ phần của công ty trước mắt chỉ do nội bộ
các cán bộ công nhân viên nắm giữ)
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông
+ Cổ phần khác
Quản lý cổ tức:
Thông thường, các công ty cổ phần chia cổ tức khoảng hai lần trong một
năm. Khi hội đồng quản trị ra quyết định chi trả cổ tức, Phòng kế toán sẽ căn
cứ vào lợi nhuận thu được kể từ thời điểm đó trở về trước để tạm tính
Lợi tức. Lợi tức đó được gọi là lợi tức kế hoạch, khi kết thúc một năm
biết được lợi nhuận thực tế sẽ tính lại cổ tức (lợi tức), cổ tức đó được gọi là cổ
tức thực tế.
Lợi nhuận có thể tính theo % hoặc theo số tiền từ đó quy đổi ra lợi tức
mà mỗi cổ đông được hưởng.
+Tính theo %
Lợi tức = Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu x Phần trăm lãi
+ Tính theo tiền


+ Filter : Lọc dữ liệu cần thiết
+ Sort: Sắp xếp cổ đông theo tiêu thức nào đó (tên, số cổ phần)
…
Danh sách được lưu giữ trong Excel, và báo cáo được thực hiện bởi
Word. Vậy việc quản lý cổ đông cổ tức bằng microsoft office có thuận lợi và
hạn chế sau:
+ Thuận lợi: Việc theo dõi cổ đông cổ tức vẫn thực hiện được bởi Excel
và word. Đây là chương trình rất nhiều người biết sử dụng, không tốn chi phí
+ Hạn chế: Ta thử hình dung có hơn 300 cổ đông liên tục mua bán cổ
phần. Một cá nhân có thể chuyển nhượng cho hàng trăm cá nhân, hoặc có thể
thu gom mua lại của các cổ đông khác.Các giao dịch chuyển nhượng sẽ tăng
lên cấp số nhân. Vì vậy việc quản lý bằng Excel sẽ gặp một số hạn chế như
sau:
+ Tính kịp thời: khụng theo đáp ứng được trong việc đưa ra báo cáo tại
thời điểm tức thời nh có bao nhiêu cổ đông, bao nhiêu chuyển nhượng đã xảy
ra, nhất là sự theo dõi chuyển nhượng trong khoảng một thời gian dài.
+ Tính chính xác: điều tất yếu gặp phải khi không theo kịp việc chuyển
nhượng đó là tính toán cổ tức sẽ không chính xác dễ gây tranh cãi không đáng có.
+ Tính hiệu quả: Công ty phải cử một số cán bộ để tiến hành quản lý cổ
đông, cổ tức. Tuy nhiên, hiệu quả mang lại không cao, mất nhiều thời gian
công sức mà việc theo dõi không được chính xác.
1.3.2. Bầu cử
Hiện nay, tồn tại khá nhiều hình thức bầu cử trong các công ty cổ phần như:

15
- Biểu quyết: mỗi cổ đông được phát cho một số lượng nhất định phiếu
nào đó mà trên phiếu có ghi số cổ phần họ nắm giữ. Khi ủng hộ ai thì cổ đông
đó sẽ giơ lá phiếu mà mình giữ lên, Ban kiểm soát sẽ thu lại để kiểm phiếu.
- Gạch tên: Tương tự như bầu cử quốc hội hay hội đồng nhân dân . Trên
mỗi lá phiếu có ghi tên các ứng viên, cổ đông tiến hành gạch tên những ứng

Song song với việc sử dụng phần mềm, Công ty cần tiến hành đào tạo
một đội ngũ trẻ có khả năng nắm bắt tốt để sử dụng phần mềm cũng như nâng
cao trình độ tin học hoá cho nhân viên.
17
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC

Sau khi phân tích hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và tiến trình bầu
cử của công ty cổ phần Naphaco, giải pháp xây dựng một phần mềm nhằm
khắc phục những nhược điểm trên được đưa ra. trong chương này tác giả sẽ
trình bày phương pháp luận để xây dựng một phần mềm. Nội dung chính của
chương gồm hai mục lớn đó là:
- Chu kỳ sống của phần mềm
- Quy trình xây dựng phần mềm

2.1.Đặc trưng và chu kỳ sống của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.1.1. Đặc trưng của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức ngoài những đặc tính của phần mềm
thông thường nó còn có những điểm riêng như sau:
 Mục tiêu: Hỗ trợ đắc lực cho những cán bộ làm công tác quản lý

(thác nước), mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tương tác và
mô hình xoáy ốc thường áp dụng cho các dự án phần mềm tương đối phức tạp,
có nhiều rủi ro trong qúa trình thực hiện. Nhưng với các phần mềm quản lý cổ
đông, cổ tức số các nghiệp vụ cần xử lý không nhiều, quy trình tương đối đơn
giản và dễ hiểu do vậy chúng ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được
biểu diễn trong hình 2.1.[10],[17], [26].
Các giai đoạn của mô hình như trên được gọi là mô hình thác nước vì

19
đầu ra của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm yếu cơ
bản của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù
hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực
hiện. Do vậy, mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ
thống được xác định rõ ràng và đầy đủ trong quá trình thiết kế. Các giai đoạn
của mô hình thác nước bao gồm:[22], [18], [26], [10]
(1) Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và
mục tiêu của hệ thống được tập hợp thông qua trao đổi với những người dùng
hệ thống. Những thông tin này được xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những
người dùng và các phân tích viên
(2) Thiết kế phần mềm và hệ thống: Quá trình thiết kế hệ thống có thể
được phân thành thiết kế phần cứng và phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách
thể hiện các chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy mà
máy tính có thể đọc và hiểu được.


ể
m
thử hệ thống
V
ậ
n hành và B
ả
o
trì
Hình 2.1: Mô hình thác nước của vòng đời phát triển phần mềm

20
thiết kế phần mềm được mã hoá thành một hoặc nhiều chương trình máy tính.
Kiểm thử từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có.
(4) Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích
hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích
có được thoả mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ
được bàn giao cho khách hàng.
(5) Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhưng đây thường là giai
đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống được cài đặt
và đưa vào ứng dụng trong thực tế. Hoạt động bảo trì sẽ sửa các lỗi phát sinh
trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng
cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh.
2.2. Quy trình xây dựng một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.2.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
Đây là quá trình xác định các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng
buộc đối với hệ thống, là giai đoạn nền tảng để thiết kế một phần mềm nói
chung, phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức nói riêng [14], [5], [12].
Quá trình thu thập này được định nghĩa là một tập hợp các hoạt động
nhằm xác định các yêu cầu của phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông,


 Các yêu cầu phi chức năng : Mô tả các ràng buộc tới dịch vụ và quá
trình phát triển hệ thống (về chất lượng, về môi trường, chuẩn sử dụng, quy
trình phát triển…)
Nghiên cứu
tính khả thi
Phân tích
yêu cầu
Xác định
yêu cầu
Đặc tả
yêu cầu
Các mô hình
hệ thống
Báo cáo
khả thi
Định nghĩa các
yêu cầu Tài
liệu
yêu
cầu
Đặc tả các
yêu cầu
Hình 2.2: Quá trình thu thập yêu cầu

22
 Các yêu cầu miền/ lĩnh vực : Những yêu cầu đặt ra từ miền ứng dụng,

 Xếp loại ưu tiên các yêu cầu : Trong số các yêu cầu sẽ có những yêu
cầu quan trọng hơn những yêu cầu khác. Giai đoạn này liên quan đến công tác
tìm và sắp xếp theo mức độ ưu tiên của yêu cầu.
 Thẩm định yêu cầu : Kiểm tra lại các yêu cầu có đủ và đáp ứng đúng
mô tả của người dùng không ? Thẩm định yêu cầu liên quan đến việc kiểm tra
tính đúng đắn, tính nhất quán, tính hiện thực và kiểm tra được của yêu cầu cụ
thể là : Có thoả mãn được nhu cầu của người dùng ? Yêu cầu không mâu
thuẫn nhau ? Yêu cầu phải đầy đủ chức năng và ràng buộc ? Yêu cầu phải là
hiện thực ? Yêu cầu có thể kiểm tra được ?

Xác định
và
đặc tả yêu
cầu
6.Thẩm định

 Dễ hiểu lầm do khách hàng sử dụng các thuật ngữ riêng.
 Các khách hàng thường mơ hồ về yêu cầu không biết mình muốn cụ
thể điều gì, dễ lẫn lộn giữa yêu cầu và mong muốn.
 Nhiều nhóm người dùng có những yêu cầu mâu thuẫn nhau.
 Những yếu tố tổ chức và chính sách có thể làm ảnh hưởng đến yêu cầu.
 Yêu cầu thường mang tính đặc thù, khó hiểu, khó có chuẩn chung.
 Các yêu cầu thường thay đổi trong quá trình phân tích : môi trường
nghiệp vụ thay đổi, có nhóm người đối tượng liên quan mới.
Một trong số các đầu ra của quá trình phân tích yêu cầu là tập hợp các
mô hình biểu diễn các mô tả tổng quát hệ thống. Có nhiều kiểu mô hình khác
nhau và chúng cung cấp các cách hiểu biết hệ thống khác nhau. Đây là cầu
nối giữa các phân tích viên và thiết kế viên. Tuỳ thuộc vào bản chất của hệ
thống cần phân tích mà phân tích viên sẽ lựa chọn một hoặc một số mô hình
hệ thống phù hợp theo đối tượng, luồng dữ liệu, lớp đối tượng và thừa kế,
phân rã chức năng… Hồ sơ sau khi
có mã
Dữ liệu hồ sơ
Phòng kế toán
Điền
thông tin
vào sổ cổ
đông

Cấp sổ
cổ đông
Lưu hồ
sơ vào

 Vị trí (Where) : Tên module xử lý
 Cách thức (How) : Vai trò của dữ liệu, cách thức xử lý.