1
Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ
đông cổ tức
Trong chơng này sẽ trình bày quy trình xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử,
quản lý cổ đông, cổ tức của Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà trên cơ sở phân
tích hiện trạng và nền tảng lý luận đã nêu ở hai chơng trớc.
3.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
3.1.1. Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu
Thông thờng thì một hệ thống mới đợc xây dựng nhằm thay thế cho một
hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đối với
hệ thống thờng bắt nguồn từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ.
Để tìm hiểu kỹ hơn yêu cầu và để đa ra đợc giải pháp tối u là phần mềm hỗ
trợ bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà, tác
giả đã tiến hành khảo sát chi tiết hệ thống hiện nay Công ty cổ phần dợc phẩm
Nam Hà thông qua một số phơng pháp điều tra nh nghiên cứu tài liệu viết,
phỏng vấn (khảo sát bằng lời) và quan sát :
- Nghiên cứu tài liệu viết: Thông qua nghiên cứu các loại hoá đơn thanh
toán lợi tức, sổ cổ đông, biên bản họp hội đồng quản trị, kết cấu của phiếu bầu
cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị, kế hoạch .
- Phỏng vấn: Tiến hành toạ đàm trong khuôn khổ nhỏ để lắng nghe các
nhu cầu mà thành viên trong hệ thống đang muốn đạt đợc cũng nh các tồn tại và
nhợc điểm cần khắc phục của hệ thống
- Quan sát: ghi chép tiến trình các cán bộ quản lý cổ đông, cổ tức xử lý
công việc, trình tự của công tác bầu cử.
1
2
Từ các phơng pháp điều tra đã tìm hiểu đợc:
- Tìm hiểu môi trờng kinh tế xã hội của hệ thống: Môi trờng kinh tế xã hội
của hệ thống nh cơ cấu tổ chức, cơ quan chủ quản, chức trách nhiệm vụ liên quan
đến hệ thống đã đợc trình bày chi tiết trong chơng một của luận văn.
- Xem xét các thuật ngữ chuyên môn đợc sử dụng trong thị trờng chứng khoán

số 70/2006 /QH11ra đời ngày 29 tháng 06 năm 2006.
Căn cứ vào hiến pháp nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm
1992, luật này đã đợc sửa đổi, bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày
25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá 10, kỳ họp thứ 10, quy định về chứng
khoán và thị trờng chứng khoán.
3.1.2. Đặc tả và phân tích yêu cầu
Yêu cầu chung của Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông và cổ tức
baogồm các công việc sau:
- Khai báo cổ đông ban đầu: Cho phép nhập danh sách cổ đông với các
thông tin liên quan.
- Cập nhật cổ đông: Theo dõi sự biến động tăng, giảm cổ đông
- Theo dõi chuyển nhợng cổ phần, tăng giảm cổ phần
- Tìm kiếm, tra cứu cổ đông: Tìm kiếm theo mã cổ đông, họ tên cổ đông,
theo số cổ phần cổ đông nắm giữ
- Tính lợi tức: Các loại lợi tức đợc tính là lợi tức kế hoạch và lợi tức thực
tế. Lợi tức kế hoạch là lợi tức dự tính. Sau khi kết thúc năm, Kế toán tiến hành
tính lại lợi tức thực tế để chia cho cổ đông.
- In phiếu bầu cử: Chức năng này đợc thực hiện khi tiến hành bầu cử, cho
phép in phiếu bầu gồm có bầu ban kiểm soát và bầu hội đồng quản trị. Yêu cầu
danh sách ứng cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị trên cùng một phiếu để cổ
đông thuận tiện trong việc bầu cử. Trên phiếu có trích dẫn ngắn gọn về thể lệ
3
4
bầu. Ví dụ : chọn năm ngời trở xuống.
- Nhập phiếu bầu: Cho phép nhập phiếu bầu và lu kết quả phiếu bầu
- Lập báo cáo: Cho phép lập đợc các báo cáo theo yêu cầu chẳng hạn nh
báo cáo kết quả bầu cử, báo cáo tình hình sở hữu cổ phần của cổ đông, báo cáo
chuyển nhợng, tăng giảm cổ phần
Ngoài ra, các yêu cầu phi chức năng của công tác tin học hoá của hệ thống
quản lý đào tạo bao gồm:

chức năng đó thì phải thực hiện các chức năng con nào. Nhờ đó ta phát hiện các
chức năng thuộc tầng tiếp theo có mối quan hệ bao hàm (hay cha/ con) với các
chức năng tầng trên.
3.1.2.1. Đặc tả chức năng
Cuối cùng chúng ta sẽ xây dựng tài liệu đặc tả chức năng của hệ thống.
Đây là tài liệu chi tiết mô tả các đầu vào, đầu ra, các dữ liệu và các xử lý dữ liệu
trong từng chức năng của chơng trình.
Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức gồm hai chức năng chính:
- Hỗ trợ bầu cử
- Quản lý cổ đông, cổ tức
Các chức năng đó đợc thể hiện cụ thể tại sơ đồ chức năng (BFD)của phần
mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức (xem hình 3.1)
Chức năng1: Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức
Chức năng này gồm bốn chức năng con là: Cập nhật cổ đông, Theo dõi
chuyển nhợng cổ phần, lập các báo cáo trình hội đồng quản trị.
Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức là chức năng cho phép quản lý các
thông tin về cổ đông nh cổ đông đó nắm giữ bao nhiêu cổ phần, thuộc bộ phận
nào quản lý, theo dõi sự tăng giảm, chuyển nhợng cổ phần của các cổ đông, tính
lợi tức cho các cổ đông.
5
Hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
Quản lý cổ đông, cổ tức
Cập nhật cổ đông
Theo dõi chuyển nhượng, tăng, giảm CP
Tính cổ tức
Lập các báo cáo trình HĐQT
Hỗ TRợ Bầu cử
Nhập phiếu bầu
Thông báo kết quả bầu cử
Tổng hợp phiếu bầu

Kết quả bầu cử gồm: Kết quả kiểm phiếu (số phiếu phát ra, số phiếu thu về, số
phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ, số cổ đông đi bầu trực tiếp, số cổ đông uỷ
quyền đi bầu, kết quả kiểm phiếu theo % theo danh sách trong phiếu bầu, kết
quả bầu cử theo phần trăm phiếu bầu đợc sắp xếp theo thứ tự cổ đông có phần
trăm phiếu bầu giảm dần.)
Thống kê phiếu đã nhập: Kiểm soát tình hình nhập phiếu bầu, chẳng hạn có bao
nhiêu phiếu bầu loại 100 cổ phần, đã nhập đợc bao nhiêu phiếu, còn bao nhiêu
phiếu cha nhập.
Kết quả kiểm phiếu chi tiết: Hiển thị chi tiết việc cổ đông bầu cho từng ứng cử
7
8
viên bao nhiêu phiếu, phiếu có hợp lệ hay không.
Xử lý: Nhập phiếu bầu và lên các báo cáo (kết quả bầu cử, thống kê phiếu
đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết)
Các kho dữ liệu: kho dữ liệu hồ sơ cổ đông và kho dữ liệu lu kết quả bầu
cử.
3.1.2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu
Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích, chúng ta sẽ xem xét chi tiết hơn về
các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và những thông
tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng.
Công cụ mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu, đ-
ợc viết tắt là (DFD - Data Flow Diagram). Sơ đồ luồng dữ liệu đợc dùng để xác
định yêu cầu của ngời sử dụng, vạch kế hoạch và minh hoạ phơng án cho phân
tích viên hệ thống và ngời dùng khi thiết kế hệ thống mới. DFD là công cụ biểu
diễn đơn giản và dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và ngời dùng. Tài liệu
DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích,
ngắn gọn.
Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân
xứng cho cả dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ
một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc

Quyếtđịnh
Thôngbáo
Hội đồngquản trị
2.0Hỗ trợbầu cử
Cổ đông
D1:Hồ sơ cổ đông
Danh sách
Bầu cửCổ đông
Danh sách
Báocáo
Báocáo
Phiếubầu
Thôngtin
D2: Phiếu bầu
11
* Sơ đồ DFD mức 0
Hình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0 của phần mềm hỗ trợ bầu cử và
quản lý cổ đông, cổ tức
11
Thông tin chuyển nhượng
Cổ đông
D1: Hồ sơ cổ đông
D1: Hồ sơ cổ đông
Hội đồngquản trị
D1: Hồ sơ cổ đông
Hội đồngquản trị
Cổ đông
Thông tin cổ đông
Quyết định
Báocáo

- Tính đến khả năng bảo trì, tính đến các thay đổi trong quá trình bảo trì
nh thay đổi một số chỉ tiêu báo cáo do yêu cầu quản lý mang lại.
- Yêu cầu lu trữ dữ liệu cũ, cho phép ngời sử dụng cập nhật dữ liệu của năm hiện
tại và các năm trớc đó. Cho phép tra cứu, in, tổng hợp dữ liệu trong vòng 5 năm
(kể từ năm cài đặt ứng dụng). Sau 5 năm dữ liệu đợc đa sang mảng lu trữ và cần
có các giải pháp bổ xung khi xem/in các số liệu này.
- Yêu cầu về an toàn, khi ngời sử dụng chấp nhận số liệu, trớc khi ghi số liệu vào
hệ thống các điều kiện cần đợc kiểm tra đợc thực hiện. Trong trờng hợp dữ liệu
không thoả mãn yêu cầu, hệ thống sẽ báo lỗi, bao gồm:
+Giới hạn (Số không đợc vợt);
+Số hiện tại;
+Lựa chọn: Ngời sử dụng quyết định ghi số liệu đang có lỗi, sửa lỗi.
3.2.2 Phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
Xây dựng cơ sở dữ liệu là một công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ
quy trình phát triển một ứng dụng nào đó. Nhiệm vụ của phần thiết kế cơ sở dữ
liệu là lọc ra các thông tin cần thiết từ các báo cáo đầu ra, thiết kế thêm các
bảng dữ liệu hoặc tích hợp vào các bảng dữ liệu sẵn có.
Mô hình CSDL quan hệ là mô hình đợc dùng phổ biến rộng rãi nhất hiện
nay. Nó đợc tổ chức bởi các trờng, bản ghi và file. Một trờng bao gồm một mẫu
thông tin đơn giản nhất, một bản ghi là tập hợp hoàn chỉnh các trờng và một file
là tập hợp các bản ghi. Mô hình CSDL đối tợng phát triển năm 1990, nhng
không thể làm lay chuyển vị trí thống trị của mô hình CSDL quan hệ đã chiếm
tới 95% thị trờng. Do vậy, mô hình này đã đợc tác giả lựa chọn áp dụng cho
phần mềm quản lý đào tạo dựa trên một số lý do: Phổ biến nhất hiện nay;
Chuẩn quốc tế; Có nhiều nhà cung cấp nh Oracle, Microsoft, IBM; Dễ dàng
chuyển dữ liệu giữa các quan hệ quản trị; Xử lý truy vấn dữ liệu đơn giản; Có
14
15
khả năng tích hợp với các quan hệ khác và quen thuộc với nhiều kỹ s trong
ngành giúp hệ thống sẽ dễ dàng đợc nâng cấp trong tơng lai khi có nhu cầu.

Quốc tịch
Phòngban
Có Có
được chia
Có giữ
Mã quốc tịchTên nước
Mã phòng banTên phòng ban
Mã cổ tứcCổ phầnNgày tínhLĩnh đợt 1..
Mã cổ phiếuTăng cổ phầnGiảm cổ phầnNgày thay đổi.
Mã loại cổ phiếuTên loại cổ phiếuMệnh giá
Mã cổ đôngHọ tên cổ đôngGiới tínhThâm niên công tácChức vụ.
1
N
1
N
N
1
1
N
1
N
16
- Thiết lập sơ đồ quan hệ cho các kiểu thực thể ERD(Entity Relationship)
Hình 3.6: Sơ đồ ERD
16
DAnhsachcodongID_Codong ID­ LoaiCPID­PhongTenCodongNamsinhGioitinhhinhthucsohuuDiachiDienthoaicmnd/khacnguoidaidienChucvunamcongtacCoPhanUuDaiCoPhanGhiDanhCoPhanVoDanhNamBatDauCoPhanBanDauNgayPhatSinhID_Quoctichghichu
quoctichID quoctichtennuoc
loaicophieuID_LoaiCPTenLoaiCoPhieuGhiChuMenhGiaLOAICP
CophieuID_CoPhieuID_CoDongID_CoDong_ChuyenCPVoDanhGhiDanhUuDaiNamCoPhieuChuaGiaoGhiChuTangGiamTangCoPhanGiamCoPhanNgayThayDoiSoNgayTangSoNgayGiamSoTienTinhDuoc
cotucID_CoTucID_ CoDongCoPhanCotucNgayTinhLinhDot1NamCoTuc

Dienthoai Text Điện thoại
CMND/khac Text Chứng minh nhân dân
Namcongtac Number Thâm niên công tác
CoPhanUuDai Number Cổ phần u đãi
CoPhanGhiDanh Number Cổ phần ghi danh
CoPhanVoDanh Number Cổ phần vô danh
NamBatDau Number Năm bắt đầu cổ phần
CoPhanBanDau Number Cổ phần ban đầu= cổ phần u đãi
+ cổ phần ghi danh+ cổ phần vô danh
NgayPhatSinh Date Ngày phát sinh
IDQuoctich Text Quốc tịch
20
21
Bảng 3.2: Quốc tịch
Tên trờng Kiểu dữ liệu Ghi chú
ID - Quoctich Text Mã quốc tịch
Tennuoc Text Tên nớc
Bảng 3.3: Phòng ban
Tên trờng Kiểu dữ liệu Ghi chú
ID-Phong Text Mã phòng
Tenphong Text Tên phòng
Bảng 3.4: Cổ phiếu
Tên trờng Kiểu dữ liệu Ghi chú
ID_CoPhieu AutoNumber Mã cổ phiếu
ID_CoDong Number Mã cổ đông
ID_CoDong_ChuyenCP Number Mã cổ đông chuyển
phòng
VoDanh Number Vô đanh
GhiDanh Number Ghi danh
UuDai Number Ưu đãi

CoPhan Number Cổ phần
Cotuc Number Cổ tức
NgayTinh Date/time Ngày tính
LinhDot1 Number Lĩnh đợt 1
NamCoTuc Number Năm cổ tức
Bảng 3.7: Đơn vị bầu
Tên trờng Kiểu dữ
liệu
Ghi chú
ID_ DonViBau AutoNumbe
r
Mã đơn vị bầu _ khoá chính
TenDonVi Text Tên Đơn vị
SoNguoiUngCu Number Số ngời ứng cử
SoNguoiDuocB
au
Number Số ngời đợc bầu
Bảng 3.8: Danh sách ứng cử
Tên trờng Kiểu dữ liệu Ghi chú
ID_Ungcu AutoNumber Mã ứng cử- Khoá chính
ID_DonViBau Number Mã đơn vị bầu
ID_NguoiUngC Number Mã ngời ứng cử
22
23
u
Tieusu Text Tiểu sử
HoTenDayDu Text Họ tên đầy đủ
Ten Text Tên
Bảng 3.9: Tổng hợp phiếu bầu
Tên trờng Kiểu dữ liệu Ghi chú

trên Form, càng mất nhiều thời gian xử lý trên form. Hơn nữa ngời nhập liệu có nhiều
khả năng gây lỗi.
+ Dễ sử dụng, có thể hỗ trợ ngời dùng nhập liệu khi vào máy
+ Có thể mở rộng; mang tính thông tin.
+ Tính kinh tế: đây là yêu cầu cuối cùng chứ không phải yêu cầu đầu tiên, tiết
kiệm chi phí khi đáp ứng đợc các yêu cầu trên.
- Thiết kế đầu ra: Thiết kế đầu ra là yếu tố then chốt. Đầu ra của hệ thống thông
tin là lý do chính để phát triển hệ thống. Thậm chí cả khi đầu vào đã đợc lu trữ thì
chúng cũng phải chế biến sẵn sàng để tạo ra đầu ra
+ Tiêu chuẩn thiết kế đầu ra
Tính chính xác; có thể đáp ứng tại bất cứ thời điểm nào
Tính đầy đủ; tính đặc trng
Chi phí tối thiểu;
Tính thẩm mỹ
+ Phơng tiện đầu ra
Thiết bị khó nhân bản (đầu ra vật lý): Máy in, và thiết bị thu nhỏ các
thiết bị đầu là các thiết bị khó nhân bản. Hầu hết các đầu ra đợc xử lý
bằng các dòng máy in.
Hiển thị điện tử: Đơn vị hiển thị điện tử đơn giản nhất là màn hình
máy tính
+ Thiết kế báo cáo
Khi thiết kế báo cáo phải xác định rõ cấu trúc của báo cáo đó. Cấu trúc một báo
24
25
cáo trong hệ thống thông tin quản lý gồm có các nét đặc trng, kiểu báo cáo, cấu trúc
báo cáo. Đặc trung của báo cáo gồm tần xuất, tính phân phối, định dạng của báo cáo.
Tính tần xuất của báo cáo quy định báo cáo là tức thời hay báo cáo là định kỳ. Tính
phân phối (ngời nhận báo cáo) xác định đối tợng phân phối là bên ngoài hay nội bộ,
kết hợp cả bên ngoài và nội bộ. Định dạng (hình thức của báo cáo) xác định báo cáo là
có cấu trúc (cố định) hay phi cấu trúc ()

Báo cáo
thống kê phiếu
bầu
Kiểu
báo cáo
Tần xuất Đối tợng phân
phối
Định dạng Ví dụ
Báo cáo
tổng hợp (quản
lý )đánh giá tình
trạng của doanh
nghiệp
Định kỳ
hoặc tức thời
Phân phối ra bên
ngoài cho các nhà quản
lý
Có cấu
trúc, phi cấu trúc
Báo cáo
tổng hợp tăng
giảm cổ phần
Báo cáo
phân tích theo
dòng thời gian
Tức thời Phân phối ra bên
ngoài cho các nhà quản
lý
Có cấu