Luận văn
Xây dựng chương trình
quản lý vật tưLỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kỳ thời đại nào thông tin cũng luôn tồn tại và được sử dụng
hàng ngày. Thông tin ngày càng trở nên quan trọng nhất là đối với xã hội phát
triển, nó đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Việc nắm bắt khai
thác và sử lý thông tin nhanh, chính xác là con đường dẫn đến thành công và tin
học đã cung cấp cho chúng ta những công cụ và phương pháp giải quyết các yêu
cầu đó.
Tin học hoá các công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính là một
trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Việc áp dụng tin học vào
quản lý không những làm tăng đáng kể năng xuất lao động mà còn tạo điều kiện
cho việc xây dựng một hệ thống tin quản lý chặt chẽ và có cơ sở khoa học.
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT là một đơn vị
chuyên cung cấp các thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, trong nền kinh tế
thị trường việc nắm bắt thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xấc để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn là một yêu cầu đối với công ty.
Để đáp ứng yêu cầu trên Công ty đã có kế hoạch tin học hoá khâu quản lý
trong Công ty nhằm mục đích cải tiến phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ
thống quản lý mới với sự giúp đỡ của máy tính. Đề tài “Xây dựng chương trình
quản lý vật tư “ sẽ giải quyết một phần kế hoạch tin học hoá đó.
4: Chức năng quản lý kho 19
5: Chức năng quản lý nợ đọng 20
6: Chức năng báo cáo 21
A2: Biểu đồ luồng dữ liệu 21
A3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23 A4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24
A5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25
B: Tổ chức cơ sở dữ liệu 26
Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu
33
I: Các mô hình thực thể 33
II: Mô hình thực thể liên kết 36
III: Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu 38
Chương IV: Giới thiệu về ngôn ngữ VB và hệ quản trị Access 41
I: Giới thiệu về ngôn ngữ VB 41
II: Hệ quản trị Access 45
Chương V: Thiết kế Form 50
1: Form tạo người sử dụng 50
2: Form đăng nhập 50
3: Form chính 51
4: Form phiếu nhập kho 51
5: Form phiếu xuất kho 52
6: Form phiếu tồn kho 52
7: Form tra cứu nhà cung cấp 53
8: Form tra cứu khách hàng 53
9: Form tra cứu vật tư 54
10: Form Phiếu thu nợ 54
11: Form phiếu trả nợ 55

Công ty.
Sử dụng hệ thống tin quản lý sẽ thu được những lợi điểm sau:
+ Nhập dữ liệu một cách dễ dàng
+ Sử dụng dữ liệu nhiều lần
+ Đáp ứng nhiều loại dữ liệu tổng hợp
+ Đưa ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Yêu cầu của hệ thông:
+ Yêu cầu của một đơn vị:
Mỗi đơn vị có một yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống tin quản lý
phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là
nhà đề đạt và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý.
Như vậy một hệ thống tin quản lý cần phải nắm được các chiến lược phát
triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng
như quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp.
Trong quá trình phát triển của hệ thống phải được kiểm chứng tính đúng đắn,
tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng chuẩn xác, đầy đủ,
mang tính khoa học cao, đáp ứng kịp thời của nhà quản lý.
+Yêu cầu của người sử dụng:
Một hệ thống có tính thực tế cao thì nó dễ vận hành và thâm nhập vào công
việc một cách dễ dàng. Khi thiết kế một hệ thống cần phải tuân theo các quy tắc
sau:
- Yêu cầu về truy nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu
mau chóng, thuận lợi, chuẩn xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng
phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu.
- Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở dễ
phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ
liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.

Nó được thể hiện bằng con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học không
tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả chuyển
đến được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu
2. Mô hình của hệ thống thông tin
Như vậy, hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận:
+ Bộ phận đưa dữ liệu vào
+ Bộ phận xử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đưa dữ liệu ra
Nguồn
Kho dữ liệu
Cập nhật
Xử lý và lưu trữ Thông tin đưa ra
Phần I. Phân tích hệ thống quản lý vật tư hiện tại của Công ty

Phòng trợ
giúp
khách hàng
Phòng kế
toán

Phòng kĩ thuật
bảo hành
Kinh doanh 1.Chức năng mua vật tư:
Có hai phương thức mua vật tư:
+ Mua những vật tư mà Công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng,
trường hợp này Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị cung cấp quen thuộc
của Công ty.
+Mua những vật tư theo yêu cầu đột xuất trong trường hợp khách hàng yêu cầu
những vật tư đặc biệt mà Công ty không có sẵn trong kho. Trường hợp này,
người phụ trách tìm trong hồ sơ xem có đơn vị nào cung cấp vật tư đó không?
.Nếu tìm được thì lựa chọn trong các đơn vị đó một đơn vị nào cung cấp tốt nhất
(Theo tiêu chuẩn về chất lượng vật tư về số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ
và giá cả hợp lí) sau đó, lập dự trù mua vật tư duyệt mua và cuối cùng là liên hệ
với đơn vị cung cấp và lập hợp đồng mua vật tư.
2.Bán vật tư:
Mỗi khi có khách yêu cầu mua một vật tư nào đó thì bộ phận bán vật tư sẽ kiểm
tra xem trong kho có còn vật tư đó với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu của khách
hàng không. Nếu không đủ thì thoả thuận lại số lượng bán. Sau đó thoả thuận với
khách về giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, số tiền nợ (nếu có nợ ), thời
hạn thanh toán ,bước cuối cùng là lập phiếu bán vật tư cho khách .
3.Chức năng quản lý kho:

Cái 189000
2 YLRO4_4

May lam N. am
loaidung
Cái 632000
3 X33 May lam NL loai
dung
Cái 932000
4 JY200 Binh loc nuoc gom su
(vang)
Cái 800000
5 Jy1 Gom loc Cái 1030000
6 JY2 Loi loc Cái 32000
7 LK_011 Bong den lo vi song Cái 62000
8 LK_006 Chip lam lanh Cái 62000
9 LK_017 Pin loc Cái 32000
10 LK_005 Quat gio Cái 532000
11 LK_002 Role (bau dun) Cái 52000
12 LK_015 Voi nong lanh Cái 632000
13 KC_9 Noi da nang Cái 60000
14 EG9025P Lo vi song Cái 800000
15 VOI JY Voi binh loc may JY Cái 22000
16 NAP_KC Nap noi Cái 56000
17 LK_003 Chemostar Cái 450000
18 IC Binh loc nuoc de ban
(NP)
Cái 279000
19 DAI_GC Dai GC Cái 89000
21 DE_GC De GC Cái 632000

thoả mãn các yêu cầu sau:
 Quản lý chặt chẽ các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
 Cho phép xem các thông tin cụ thể và các thông tin thống kê về các
hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
 Hỗ trợ thông tin, trợ giúp quyết định tại các thời điểm mua vật tư,
bán vật tư. Tự lập dự trù mua vật tư. Phần II. Phân tích và thiết kế hệ thống của Công ty TNHH
thương mại và thiết bị mới DNT
I. Tổng quan về hệ thống thông tin mới:
Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ
thống cũ thực tế để đuổi kịp tình hình phát triển của thị trường. Công ty cần có
một hệ thống mới làm việc có hiệu qủa hơn với sự trợ giúp của máy tính, đáp
ứng được các yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra, hệ thống mới có thể trợ
giúp quyết định cho người bán vật tư người mua vật tư, người quản lý, ban giám
đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, tự động in các phiếu nợ, in báo cáo

đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận bán vật tư sẽ đề nghị
với bộ phận mua vật tư liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng (bằng phương tiện
ngoài hệ thống như máy móc các thiết bị), nếu đặt hàng được thì tiệp tục thoả
thuận về giá cả và số lượng. Hệ thống sẽ trợ giúp các thông tin về giá cả (dựa
theo các thông tin trong máy). Sau đó nếu người bán và khách mua thoả thuận
được giá cả và số lượng thì bộ phận mua vật tư nên liên hệ lại với nhà cung cấp
để khẳng định việc đặt hàng. Sở dĩ ở đây phải sử dụng các phương tiện ngoài hệ
thống vì độ tin cậy vào phiếu chào hàng của nhà cung cấp không cao.
d. Công ty không có đủ số lượng của vật tư theo yêu cầu của khách.
Trường hợp này có thể bán hết số lượng vật tư còn lại trong kho rồi sau đó tiếp
tục thoả thuận với khách hàng về số lượng vật tư còn lại như trong trường hợp C.
3.Quản lý kho:
Chức năng này hoạt dộng theo phương thức tương tự hệ thống cũ.
4.Tra cứu:
Cho phép người quản lý có thể tra cứu những thông tin về khách hàng,
người cung cấp vật tư.
5.Quản lý nợ đọng:
Trong mục này, hệ thống cung cấp các chức năng để quản lý việc thu nợ.
Chức năng thu nợ sẽ cập nhật thông tin khi có khách hàng đến thanh toán nợ cho
Công ty, chức năng trả nợ sẽ cập nhật thông tin khi Công ty thanh toán nợ mua vật tư cho đơn vị cung cấp. Chức năng đòi nợ sẽ in ra các phiếu đòi nợ đối với
khách hàng nợ quá hạn với thời hạn thanh toán.
6.Báo cáo:
In ra các báo cáo về tình hình công nợ, xuất nhập vật tư hay báo cáo thống
kê vật tư tồn mỗi khi có yêu cầu của người quản lý.
IV. Thiết kế hệ thống thông tin mới:
Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống từ đó
sẽ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống mới.

Xuất kho
Nhập kho
Quản lý vật tư
Mua v
ậ
t
t
ư

Bán v
ậ
t
t
ư

Tra cứu
Ql kho
QL n
ợ

đọ
ng

Báo cáo
Xem v
ậ
t
t
ư


Trả nợ
Thu nợ
Thu nợ
T
ồ
n
kho
A-BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG MỨC ĐỈNH

Mô tả chức năng:
 Mua vật tư:
+ Mô tả: quản lý việc mua vật tư
+ Thông tin vào: các thông tin cơ bản về loại vật tư cần mua: mua vật tư,
tên vật tư, số lượng giá cả nhà cung cấp.
+ Thông tin ra: hoá đơn mua vật tư
 Bán vật tư:
+ Mô tả: các thông tin cơ bản về các yêu cầu của khách hàng
+ Thông tin vào: các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng
+ Thông tin ra: thông tin về giá cả vật tư
+ Các sự kiện: thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả
 Quản lý kho:
+ Mô tả: quản lý thông tin về số lượng xuất nhập, vật tư tồn trong kho.
+ Thông tin ra: hoá đơn nhập, xuất, kiểm tra.
+ Thông tin ra: báo cáo xuất, nhập, tồn kho
 Tra cứu:
+ Mô tả: Các thông tin tìm kiếm và tổng hợp cho việc quản lý kinh doanh
vật tư

+ Mô tả: cung cấp thông tin về các nhà cung cấp vật tư
+ Thông tin vào: các thông tin về loại vât tư
+ Thông tin ra: thông tin các nhà cung cấp
+ Các sự kiện: thay đổi về địa chỉ, số điện thoại
Mua vật tư
Vật tư N.Cung cấp
Nhập kho 2. Chức năng bán vật tư:  Vật tư:
+ Mô tả: thông tin chung về các vệt tư cần bán
+ Thông tin vào: các thông tin về việc bán vật tư
+ Thông tin ra: thông tin về số lượng vật tư, ngày bán, chủng loại
+ Các sự kiện: kiểm tra trước khi xuất kho
 Chức năng xuất kho:
+ Mô tả: quản lý thông tin về việc xuất vật tư của công ty
+ Thông tin vào: các hoá đơn bán vật tư cho khách hàng
+ Thông tin ra: thông tin về loại vật tư được xuất, phiếu xuất kho
+ Các sự kiện: thay đổi về số lượng, giá cả, hãng sản xuất
 Chức năng khách hàng:
+ Mô tả: cho biết thông tin các khách hàng của công ty
4. Chức năng quản lý kho:

 Chức năng nhập kho:
+ Mô tả: Quản lý việc nhập vật tư của Công ty
+ Thông tin vào: Các thông tin mua vật tư
+ Thông tin ra: Các hoá đơn nhập vật tư gồm các loại vật tư, số lượng
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư
 Chức năng xuất kho:
+ Mô tả: Quản lý việc bán, xuất vật tư của Công ty cho khách hàng
+ Thông tin vào: Các thông tin bán vật tư, đơn mua vật tư
+ Thông tin ra: Các hoá đơn xuất vật tư gồm các loại vật tư, số lượng đơn
giá
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư, chủng loại, giá cả
 Chức năng tồn kho:
+ Mô tả: Quản lý việc /nhập /xuất/tồn vật tư
+ Thông tin ra: Các thông tin loại vật tư, số lượng tồn
+ Các sự kiện: Xem lọc từng loại vật tư hoặc xem tất cả các loại hàng hoá
Quản lý kho
Nhập kho Xuất kho Tồn kho 5. Chức năng quản lý nợ đọng:

 Chức năng thu nợ
+Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng còn nợ của Công ty
+ Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những khách hàng của Công ty
+ Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những khách hàng còn nợ
+ Các sự kiện: Có thể chỉ xem những khách nợ, có thể xem toàn bộ

 Các sự kiện: Ta có thể xem báo cáo trước khi in ra giấy
A2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
BĐLDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý, các luồng dữ liệu
chuyển giao giữa các chức năng đó
Chức năng: là nhiệm vụ xử lý thông tin, được biểu diễn bằng hình tròn hoặc elip

Luồng dữ liệu: là thông tin vào hay ra một chức năng
Biểu diễn:

Kho dữ liệu: là thông tin được tích động lại để dùng về sau
Biểu diễn: BÁO CÁO
Xuất nhập
kho

Tồn kho Thu nợ Trả nợ
Chức năng
Tác nhân ngoài: là người hay tổ chức thuộc môi trường của hệ thống và có giao
tiếp thông tin với hệ thống.
Biểu diễn:
ấ
p
Hoá đơn mua + phiếu trả nợ

A.4. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH

Giao vật tư Giao vật tư
Hoá đơn bán
Vật tư mua vật tư

Đơn mua vt

Mua vật tư Tệp bán vật tư Tệp mua

Tệp kho

nợ đọng
Khách hàng

Nhà cung cấp
Nhà quản lý
Quản lý
mua vật tư

Tra cứu
Báo cáo