TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
CÁ NHÂN
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
 Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một
số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.
 Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
 Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ).
Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất
định. Bạn cần lưu ý lại:
 Tần suất thực hiện?
 Người thực hiện?
 Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường
xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm
trên 50 %.
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.
Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua
vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị
đối thủ cướp mất hợp đồng
Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều
hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp,
kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp

Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen
yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu
cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.
Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp.
Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.
Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

bạn đấy.
Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh
mục này.
Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.
2.2 Quản lý hồ sõ máy, CD…
Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin
nhưng chưa xử lý.
Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá,
chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:
 Input
 Output
 Quy định backup dữ liệu.
 Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
 Quy định quét virus định kỳ.
 Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
 Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
 Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại
máy)).
 Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ
 Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
 Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
 Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD
3. Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người
sử dụng:

 Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa?
 Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên
hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.
4.5 Sổ giải quyết công việc
 Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn.
Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:
 Nội dung công việc
 Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
 Thời hạn
 Diễn giải.
 Kết quả/ngày hoàn thành.
4.6 Lập kế hoạch công việc
 Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
 Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?
 Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.
Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch