TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
chuẩn bị chuyến đi công tác xa (P1)
Với các nhà quản lý, việc đi công tác xa chiếm khá nhiều thời gian làm việc của họ.
Vì vậy, người thư ký văn phòng phải biết cách hỗ trợ để chuyến đi dài ngày có được
nhiều thuận lợi. Việc chuẩn bị được chia làm hai tình huống: có thư ký đi tháp tùng
và không có thư ký đi cùng.
Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
Người thư ký phải nắm được kế hoạch những chuyến đi công tác của giám đốc:
công tác định ký, công tác đột xuất. Lên kế hoạch yểm trợ cho chuyến đi công tác
của giám đốc và các bộ phận đi cùng.
Có thư ký đi tháp tùng
Khi giám đốc đi công tác có thư ký đi tháp tùng, thường công việc của thư ký là tiếp
khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin.
Người thư ký cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:
Lập một danh sách những việc cần phải làm (To Do List) và đánh dấu vào những
việc đã thực hiện xong.
Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé
máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác). Đánh dấu sau khi kiểm tra.
Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.
Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư
ký cần hiểu được sở thích riêng của giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối
thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.
Cần chuẩn bị đầy đủ: giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các
thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.
Các dữ liệu liên quan nếu được sao chép trong đĩa CD-ROM, hoặc lưu trong các ổ
dĩa di động với dung lượng cao và mang theo máy vi tính xách tay (notebook). Chú
ý, các dĩa mềm dung lượng thấp (1.4Mb floppy disk) thường không đáng tin cậy, nên
Bạn cần copy các file dự phòng (back up).
Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính
xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại
(news) với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển

- Đảm bảo là mọi giấy tờ bạn mang theo đầy đủ và còn hiệu lực, như hộ chiếu, bằng lái xe... Đừng
để chuyến công tác của mình lâm vào tình thế dở khóc, dở cười vì chuyện giấy tờ cá nhân.
- Quét và lưu toàn bộ các tài liệu quan trọng vào máy tính hoặc chính e-mail của bạn. Trong trường
hợp thất lạc tài liệu, bạn sẽ có ngay bản sao của chúng qua Internet.
- Cất ở nhà hoặc ở văn phòng bản sao hộ chiếu và lịch trình công tác bạn đã vạch ra. Trong trường
hợp bạn bị mất tích hoặc kẻ xấu tấn công, bắt cóc, cơ quan an ninh trong nước và quốc tế sẽ có cơ
hội tìm được bạn.
- Hãy chuẩn bị một tấm thẻ đặc biệt có lưu các thông tin cá nhân của bạn như địa chỉ, tên công ty,
thông tin nhóm máu và các dữ liệu cá nhân quan trọng khác của bạn. Tốt nhất là nên chuẩn bị tấm
thẻ này bằng ngôn ngữ quốc tế như tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của đất nước nơi bạn công tác.
- Mang theo bên mình hoặc lưu trữ vào điện thoại di động, máy tính các số điện thoại, fax quan
trọng và cần thiết như sứ quán, khách sạn, các địa chỉ cho thuê xe, bảng mã vùng điện thoại và các
dịch vụ khẩn cấp như y tế, công an... để bạn có thể liên lạc bất kỳ lúc nào. Điện thoại của bạn nên
đăng ký dịch vụ gọi quốc tế để bạn có thể liên lạc bất kỳ ở đâu khi bạn muốn.
- Theo dõi thời tiết tại nơi bạn đến để chuẩn bị tốt hơn cho công việc họp hành, đi lại... cũng như
tránh được các rủi ro khi thiên tai, lũ lụt xảy ra. Bên cạnh đó, thời tiết cũng là yếu tố quan trọng khi
bạn sắp xếp vật dụng cho chuyến công tác của mình.
Soạn hành lý — không đơn giản chút nào!
- Nên phân biệt rõ giữa hai tiêu chí “gọn nhẹ nhất” và “cần thiết nhất”. Nếu như chỉ vì mục đích soạn
hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà những thứ quan trọng, thì có khi bạn sẽ phải hối tiếc đấy!
- Thông thường, bạn chỉ lên danh sách những vật dụng cần thiết mà bạn mang theo. Đó là một thói
quen tốt, nhưng bạn sẽ còn sắp xếp hành lý hiệu quả hơn khi kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự
trù xem có bao nhiêu cuộc họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều không. Từ đó bạn mới tính toán cụ
thể nên mang theo bao nhiêu bộ quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay các buổi dự tiệc,
đi tham quan, cũng như các vật dụng và thiết bị cần thiết liên quan. Một cách linh động hơn, bạn có
thể chọn những mẫu quần áo, giày dép có thể kết hợp kể cả khi làm việc cũng như khi đi dạo chơi.
- Sức khỏe là trên hết! Vậy nên bạn hãy chuẩn bị một túi nhỏ đựng các loại thuốc bạn thường sử
dụng và cả một số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo đó
là toa thuốc đã được kê khai trong những lần khám bệnh gần đây.
- Có những vật dụng mà bạn đã chuẩn bị nhưng không thể nhớ ra chúng nằm ở đâu trong đống