GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG
MÔI TRƯỜNG KINH DOANH
HIỆN ĐẠI (MBA 701)
TS. Trần Đình Hiền
CSD – IMPAC

MODULE 1
GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL
•
Vai trò của thư điện tử (E-mail)
–
E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files
dữ liệu) qua hộp thư điện tử.
–
Thư điện tử (E-mail) hiện đang được sử dụng
ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông
tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ
chức với nhau
–
Ưu điểm của thư điện tử
•
Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất
nhiều người cùng một lúc và ngược lại
•
Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu
nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian

•

đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ
thư. Ngoài ra có thể đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu
có
Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì
nên thường xuyên dọn hòm thư, ít nhất mỗi ngày một lần.
Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng
Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài

•
Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng E-mail
–
Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông
điệp trực tiếp cho họ
–
Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến
–
Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan
–
Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng
khi sử dụng E-mail
•
Creat mail: tạo thư mới
•
Reply / reply all: phúc đáp
•
Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử
•
Attaching files: đính kèm theo files cần gửi
•
Deleting: xoá các e-mail không cần thiết

•
Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết thúc
bằng câu kết phù hợp, như Sincerely yours’. Nếu bạn không
biết tên người nhận thì có thể kết thúc chung chung như ‘With
kindest regard’
•
Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một
vài giới thiệu tổng thể và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải
nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc.
•
Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới,
trong đó tất cả thông tin liên quan từ trước đó và thông tin
hiện tại. Lưu ý, phải sắp xếp thông tin một cách logic, đảm
bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả.
•
Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc.
Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để
ngỏ cho lần thư sau.

Rà soát chỉnh sửa
•
Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp
•
Soát xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt đã
sử dụng để đảm bảo nó không bị hiểu sai nghĩa; đồng
thời đảm bảo thư ngắn gọn, súc tích.
•
Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử
dụng không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thông
tin cần thiết, tránh các thông tin không liên quan.


Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài
liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng
kết)?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

•
Mục đích viết:

Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một quá trình để
đạt được điều gì đó

Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các
sự kiện, quan sát, chi tiết hành động, kế hoạch, quyết
định hay thỏa hiệp

Thông báo (nhằm mục đích ra quyết định): cung cấp
thông tin cần thiết cho người đọc để đạt được một quyết
định nào đó.

Thông báo (không nhằm mục đích ra quyết định): thông
báo cho người đọc chỉ để cung cấp thông tin.

Đề xuất: đưa ra thông tin và gợi ý một hành động cụ
thể mà người đọc có thể sẽ tiến hành.

Thuyết phục: yêu cầu người đọc đi tới một kết luận cụ
thể và tiến hành một hành động cụ thể chứ không chỉ là
một đề xuất.


Các nhóm và cá nhân bên ngoài có liên quan như thế nào
tới chủ đề và tại sao?

Tập quán hay quy ước cho thấy một tài liệu cụ thể để viết
chủ đề này hay một tổ chức thể và mẫu chuẩn để viết loại tài
liệu này?

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả
•
Các thành viên trong công ty thường dành
75% thời gian để tạo dựng những mối quan hệ
với nhau.
•
Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công
ty là thiếu việc giao tiếp với nhau

Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng
tạo nên thành công của công ty cho dù là giao
tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài
nhóm hay trong và ngoài công ty

Quy trình giao tiếp
Suy nghĩ
Mã hóa
Người gửi Người nhận
Giải mã
Nhận thức
Kênh
Khả năng xuất

Phát triển kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng nghe
Phớt lờ
Giả vờ
Chọn lọc
Tập trung
Đồng cảm
N
g
h
e
L
ắ
n
g

n
g
h
e

Phản hồi có tính xây dựng: Phát
triển các kỹ năng của bạn
•
Vì sao các nhà quản lý ngại đưa ra phản hồi?
•
Các đặc điểm phản hồi hiệu quả:

Thảo luận nhóm MBA 701
Module 1