Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ
Gần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức lãnh đạo tại trường
Wharton, thầy trò tôi đã phải đánh vật với câu hỏi làm thế nào để tìm ra phương
thức giao tiếp hữu hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫn giao tiếp hàng
ngày.

Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này đó là gặp mặt
(bao gồm hình thức dùng và không dùng lời nói), điện thoại, thư điện tử, thư tay,
tin nhắn ký tự và video, blog, diễn đàn trực tuyến, thậm chí cả chia sẻ âm nhạc và
trò chơi trực tuyến
Mười năm trước, một vài trong số những phương thức kể trên thậm chí còn chưa
ra đời. Thực tế này nói lên một điều: xét về nguyên tắc xã hội và tâm lý, với một
số phương thức, chúng ta mới chỉ ở bước học cách sử dụng và chính vì thế, chúng
ta càng cần tận dụng được nguồn sức mạnh vô tận tới kinh ngạc từ những công cụ
đang có trong tay.
Công nghệ kỹ thuật số đem lại sự tiện dụng cho cuộc sống của chúng ta nhưng
đồng thời cũng khiến chúng ta đau đầu. Nhờ những công cụ này, chúng ta có thể
dễ dàng và nhanh chóng liên lạc với người mà mình đang cần giao tiếp một cách
hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, thay vì khai thác được mọi lợi ích từ chúng,
hầu hết mọi người còn cảm thấy mình bị ngập trong hàng núi thông tin cần truyền
tải trong suốt 24 tiếng/7 ngày.
Hãy thử nghĩ bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu một ngày, ai đó yêu cầu bạn phải từ
bỏ mọi thiết bị kỹ thuật số quen thuộc? Nhẹ nhõm ư hay bạn sẽ hốt hoảng? Qua
thời gian, chúng ta đã quá lệ thuộc vào các công cụ giao tiếp hiện đại nhưng lại
chưa khi nào dành thời gian để tìm ra cách tận dụng tối đa những lợi ích do công
nghệ đem lại để phục vụ đời sống và đồng thời giảm bớt tác động tiêu cực của
chúng đến cuộc sống của mình.
Một số người phàn nàn rằng việc lạm dụng các công nghệ hiện đại đã khiến các
giao tiếp xã hội và ý thức cộng đồng giảm dần. Trong khi, những người hoạt động
trong các ngành nghề đòi hỏi sự phản hồi, ứng phó liên tục lại hoan hỉ bởi nhờ
những công nghệ này, họ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong suốt 24

khác như khi gọi điện hay gặp mặt). Việc phân bổ lại cách sử dụng này đồng nghĩa
với việc bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho người này (ví dụ: gia đình hay khách
hàng) và giảm bớt thời gian cho người khác (với sếp hay với nhân viên) để từ đó,
bạn sẽ tận dụng được sự linh hoạt của từng hình thức và biến chúng thành phương
tiện kết nối thường xuyên với mọi người.
Dưới đây là một trong những gợi ý giúp bạn tìm ra cách sử dụng các hình thức
giao tiếp khác nhau một cách hữu ích nhất. Trước hết, hãy nghĩ về phương thức
bạn thường dùng để giao tiếp với 5 người quan trong nhất trong các mối quan hệ
xã hội của bạn tại công sở, ở nhà và ngoài xã hội. Với mỗi đối tượng này, hãy ước
tính tỷ lệ của những lần bạn giao tiếp với họ qua mỗi hình thức sau đây: gặp mặt,
dịch chuyển đồng bộ (dịch chuyển địa điểm, không dịch chuyển thời gian: như
dùng điện thoại, tin nhắn trực tuyến và hội đàm vô tuyến) và dịch chuyển không
đồng bộ (dịch chuyển cả không gian và thời gian: như dùng thư tiếng và thư điện
tử).
Ví dụ, với đối tượng cụ thể là sếp của bạn, bạn dành tới 50% quỹ thời gian để gặp
mặt trực tiếp, 20% nói chuyện qua điện thoại và 30% qua email và thư âm thanh.
Sau khi phân tích, hãy tìm ra khuôn mẫu. Hãy cân nhắc xem việc sử dụng các
phương thức giao tiếp khác nhau sẽ ảnh hưởng đến khả năng bạn đạt được mục
tiêu của mình ra sao trong mỗi thời điểm khác nhau và kết hợp chúng tốt hơn trong
tương lai bằng việc tìm ra lời giải đáp cho những câu hỏi dưới đây:
- Bạn có những cơ hội nào để sử dụng kết hợp nhiều phương thức giao tiếp hiệu
quả hơn?
- Với đối tượng nào bạn cần dành nhiều hơn hay giảm bớt thời gian gặp mặt trực
tiếp?
- Với đối tượng nào thì bạn nên dùng phương thức giao tiếp ảo sẽ tốt hơn?
Qua phân tích này, bạn sẽ ý thức rõ ràng hơn về ưu tiên trong việc sử dụng các
phương thức khác nhau (của bạn và người khác) và sẽ biết cách làm thể nào để đạt
được mục đích giao tiếp khi sử dụng một phương thức nhất định. Hãy luôn tìm
kiếm cơ hôi giải thích với những đối tượng giao tiếp tại sao bạn lại ưu tiên sử dụng
một phương thức nhất định thay vì một phương thức khác trong những trường hợp