Quản lý Outlook 2007
thông qua Group Policies

Anderson Patricio
Quản trị mạng – Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho
các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong
Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies.
Cấu hình profile tự động
Exchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng đã tăng được
những cảm nhận người dùng một cách rõ rệt khi tạo một
profile qua tính năng Autodiscover. Khi một công ty có các
chứng chỉ thích hợp và các dịch vụ web được thiết kế hợp lý,
người dùng mới chỉ cần phải kích vào biểu tượng Outlook
2007 và dữ liệu của anh hoặc cô ta (tên và e-mail) sẽ được
điền vào một cách tự động. Tất cả những gì người dùng cần
phải thực hiện là kích vào Next và Finish để bắt đầu việc sử
dụng Outlook. Toàn bộ quá trình được thể hiện trong hình 1
và hình 2 bên dưới.

Hình 1

Hình 2
Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể cải thiện được cảm
nhận người dùng thêm đôi chút? Nếu thay vì kích vào biểu
tượng Outlook, Next và Finish, chúng ta có thể thay đổi quá
trình để chỉ cần kích vào Outlook và bắt đầu sử dụng nó ngay
lập tức. Hẳn điều đó sẽ thú vị hơn rất nhiều với bạn? Để có
được điều đó, hãy sử dụng Group Policies và thực hiện theo
các bước dưới đây:

Windows Desktop Search component is not present và chọn
Enabled
Các thiết lập Auto Archive của Outlook
Sau khi đã cài đặt Outlook lần đầu, người dùng sẽ nhận được
một thông báo về AutoArchive. Các thiết lập AutoArchive
được cấu hình một cách mặc định, để chạy cứ 14 ngày một
lần và khai báo cho người dùng thời điểm nó chạy. Để cấu
hình các thiết lập mặc định của AutoArchive, hãy kích
vào Tools, Options, tab Other và kích nút AutoArchive. Hình
4 thể hiện những gì xuất hiện tiếp theo.
Lưu ý: Người dùng có thể kích phải vào bất cứ thư mục nào,
kích Properties và tab có tên AutoArchive sẽ được hiển thị.
Một cấu hình Autoarchive khác có thể được thực hiện ở mức
thư mục.

Hình 4
Để quản lý các khía cạnh có liên quan đến các thiết lập
AutoArchive trước đó (chẳng hạn như thiết lập Archive or
delete old items, Show archive folder in folder list, ) chúng ta
có thể sử dụng mục AutoArchive Settings, bạn có thể tìm thấy
mục này trong đường dẫn Group Policy sau: Mở Tools /
Options, mở mục Other, kíchAutoArchive và kích đúp vào
mục AutoArchive Settings như thể hiện trong hình 5. Chúng
ta cũng có thể sử dụng các bước tương tự để vô hiệu hóa
AutoArchive bằng cách kích vào Disable.

Hình 5
Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp Archiving khác, khi đó
bạn nên vô hiệu hóa AutoArchive để tránh bất cứ xung đột
nào hay sự mất mát các thông tin nào có thể ảnh hưởng đến

thể kích vào Properties của thư mục và vào tabPermissions. Ở
đây, họ sẽ nhận được một thông báo lỗi và tab Permissions sẽ
xuất hiện như trước khi nhưng không thể thay đổi các giá trị
nào, xem thể hiện trong hình 8.

Hình 8
Lưu ý: Group Policy này không cho phép thay đổi các đặc
quyền hiện hành
Các balloon (ô ghi lời) của Outlook và cấu hình cảnh báo
Desktop Alert
Đây là những thứ vẫn hay được sử dụng, tuy nhiên vẫn có
một số công ty muốn định nghĩa một số hành vi mặc định các
ô ghi lời cho Outlook và cấu hình cảnh báo Desktop.
Các ô ghi lời của Outlook sẽ chỉ thị các thông điệp nào đó đến
người dùng khi một kết nối với Exchange Server bị mất hoặc
máy khách liệu đang có các RPC delay khi truyền thông với
exchange server hay không. Điều đó có thể cho chúng ta biết
được các vấn đề của kết nối. Một số công ty có các văn phòng
ở xa và băng thông hạn hẹp giữa các địa điểm này và các máy
chủ Exchange. Các ô ghi lời này có thể giảm được số cuộc gọi
cần hỗ trợ từ phía người dùng. Bằng cách sử dụng Group
Policy, chúng ta có thể quản lý các ô ghi lời đee tăng thời gian
hiển thị thông tin. Dưới đây là hai tùy chọn chúng ta có thể
thiết lập ô ghi lời cho máy khách:
 Thời gian trước khi thông báo chờ thông qua ô ghi lời
 Thời gian trước khi thông báo chờ thông qua các thông
báo biểu tượng ở khay hệ thống
Lưu ý: Các thay đổi nên được ghi chép cẩn thận và cũng cần
phải nhớ khi bạn khắc phục sự cố với vấn đề hiệu suất của
Outlook trong các máy bị ảnh hưởng bởi Group Policy này.