Lập kế hoạch chuẩn bị đối phó với thiên tai
Beth Lindblom Batkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA và Karen
Motylewki - nguyên Giám đốc Dịch vụ,Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc
Những thảm hoạ tự nhiên, ví dụ như cơn bão Andrew tháng 8/1992 tàn phá
miền Nam Florida và Louisiana đã giúp chúng ta nhận thức đúng đắn về
những tổn thất mà ta có thể gánh chịu khi thiên tai xảy ra. May mắn là những
thảm hoạ có sức tàn phá lớn như vậy rất ít khi xảy ra, nhưng khi đã xảy ra thì
chúng lại xảy ra ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ như vụ vỡ đường ống
nước đã làm ngập lụt Hội sử học Chicago năm 1986, trận hoả hoạn đã tàn phá
nặng nề Cabildo ở New Orleans năm 1988; trân động đất Loma Prieta đã huỷ
hoại một số bảo tàng và thư viện ở San Francisco năm 1989; vụ cháy do chập
điện đã tạo đám khói lớn bao trùm các bộ sưu tập của Gallery Huntington
năm 1985, nấm mốc đã de doạ các bộ sưu tập tài liệu của Mount Vernon. Dù
ở quy mô lớn hay nhỏ, do tự nhiên hay do con người gây ra, chúng đều gây
nguy hiểm cho các nhân viên cũng như các bộ sưu tập của cơ quan.
Thật không may là các nhân viên trong cơ quan chỉ nhận thấy tầm quan trọng
của việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp khi chính bản thân họ đã
trải qua tình huống này. Nhưng không phải tình huống khẩn cấp nào cũng có
thể trở thành một thảm hoạ thực sự. Trên thực tế, ta có thể làm nhẹ bớt hoặc
tránh được những nguy cơ đó bằng một chương trình sẵn sàng đối phó với
trường hợp khẩn cấp một cách có hệ thống và toàn diện. Những chương trình
này có chức năng nhận biết và ngăn ngừa rủi ro, từ đó phản ứng một cách
tích cực với các trường hợp khẩn cấp.
Ngày càng có nhiều người có chuyên môn nhận thức được rằng có thể ngăn
chặn được những tình huống khẩn cấp quy mô nhỏ, nếu như các nhân viên
được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó một cách nhanh chóng. Và thậm chí đối
với những nguy cơ lớn hơn, thì vẫn có thể hạn chế được những thiệt hại có
thể xảy ra. Ví dụ như các cơ quan văn hoá ở Charleston, South Caroline đã
thành lập một liên kết nhằm sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ một vài năm
trước khi cơn bão Hugo đổ bộ vào năm 1989. Nhiều cơ quan trong số này chỉ
bị thiệt hại nhẹ do họ đã thực hiện nhiều biện pháp dự phòng.

không? Có tiền sử về dò rỉ hay các vấn đề về kiến trúc và xây dựng hay
không?
Bên trong toà nhà, các hệ thống cứu hoả, hệ thống điện, bơm nước và môi
trường là những vấn đề cần quan tâm nhất. Có đủ bình cứu hoả không?
Chúng có được thường xuyên kiểm tra không? Toà nhà có chuông báo cháy
và hệ thống dập lửa không? Chúng có được bảo dưỡng tốt không? Chúng có
được giám sát 24/24h trong ngày không? Các lối thoát hiểm có bị chắn
không? Dây dẫn nước mới hay cũ, có bị quá tải không? Các ống dẫn nước
còn tốt không? Có thiết bị phát hiện nước không và chúng có hoạt động bình
thường không? Có vấn đề gì với hệ thống kiểm soát khí hậu không? Chắc hẳn
bạn cũng đã suy nghĩ về nhiều câu hỏi khác nữa. Bạn nên tổng hợp chúng
thành một danh sách đánh giá nguy cơ của riêng mình.
Cũng cần phải xem xét tính dễ tổn thương của các hiện vật trong bộ sưu tập.
Chúng được làm bằng những vật liệu gì? Có dễ bị hư hỏng không? Có dễ bị
ảnh hưởng bởi độ ẩm, cháy, vỡ hay những vấn đề tương tự không? Các bộ
sưu tập được lưu trữ ở đâu và như thế nào? Chúng có được để trong
khung/hộp bảo vệ không? Giá lưu trữ có được gắn chặt vào các kết cấu của
toà nhà không? Chúng có vững chắc không? Có hiện vật nào được để ngay
trên sàn nhà, nơi mà chúng dễ bị ngập lụt hoặc nước dò rỉ làm hư hại không?
Mọi hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất là 10 cm và được đặt trên giá
không thấm nước. Có hiện vật nào được để dưới hoặc gần các nguồn nước
không? Hãy phân tích các quy trình an ninh và bố trí trong toà nhà của bạn.
Nguồn tài liệu của bạn có nằm trong nguy cơ bị trộm cắp, phá hoại của con
người hay của côn trùng không?
Hãy xem xét những rủi ro về mặt quản lý. Các bộ sưu tập của cơ quan bạn đã
được bảo đảm chưa? Việc kiểm kê tài liệu đã chính xác và đầy đủ chưa? Bản
sao kết quả kiểm kê này đã được lưu giữ tại các vị trí khác chưa? Đã lập danh
mục ưu tiên cho bộ sưu tập của bạn chưa? Nói cách khác, bạn đã biết bộ sưu
tập nào của cơ quan mình cần được quan tâm trước tiên trong trường hợp hoả
hoạn, ngập nước hoặc các trường hợp khẩn cấp khác xảy ra chưa? Bạn đã sao

lại các sự cố của toà nhà như đường ống tắc và thiết bị hư hỏng. Bạn càng
biết nhiều về toà nhà và những hoạt động của nó thì càng có thể sửa chữa
nhanh hơn (và ít tốn kém hơn).
Thảm hoạ phổ biến nhất với các bảo tàng và thư viện là do nước gây ra,
nhưng mỗi cơ quan lưu giữ các tài liệu quý hiếm, có giá trị cần phải có một
hệ thống phòng chống hoả hoạn thật tốt. Do hầu hết các trường hợp khẩn cấp
đều xảy ra ngoài giờ làm việc, nên đầu tư cho một hệ thống phát hiện và cảnh
báo hoả hoạn đáng tin cậy, được giám sát một cách chuyên nghiệp 24/24h là
một đầu tư khôn ngoan. Nếu có thể, các bộ sưu tập phải được một hệ thống
cứu hoả có trách nhiệm dập lửa bảo vệ. Khí halon không còn được sử dụng
nữa, mà các chuyên gia làm công tác bảo quản hiện nay khuyên các thư viện
và cơ quan lưu trữ nên dùng hệ thống vòi phun đường ống ướt. Ngoài ra,
trong những năm gần đây, các hệ thống phun sương ngày càng trở nên phổ
biến. Chúng có tác dụng dập lửa với lượng nước sử dụng ít hơn nhiều so với
hệ thống vòi phun truyền thống. Trước khi lựa chọn một hệ thống phòng
chống hoả hoạn, cần tham vấn một chuyên gia bảo quản hoặc chuyên gia
phòng chống hoả hoạn để biết thêm những thông tin về các thành tựu mới
nhất trong phòng chống hoả hoạn và có những lời khuyên phù hợp cho
trường hợp cụ thể của bạn.
Mọi hệ thống phòng chống hoả hoạn cần phải được các chuyên gia có kinh
nghiệm với các bảo tàng, cơ quan lưu trữ và thư viện thiết kế và lắp đặt vì các
cơ quan này có nhu cầu rất khác biệt so với các hộ gia đình. Hãy nói chuyện
với các đồng nghiệp ở các cơ quan, địa phương khác hoặc với một chuyên gia
bảo quản để được hướng dẫn. Phải kiểm tra, xem xét các vấn đề mà họ giới
thiệu.
Các hoạt động làm giảm nguy cơ cho toà nhà và bộ sưu tập bao gồm duy trì
việc kiểm kê bộ sưu tập, cải thiện điều kiện lưu trữ và tuân thủ các quy trình
an ninh. Bản kiểm kê sẽ cung cấp một danh sách cơ bản, có tác dụng hỗ trợ
trong việc thiết lập ưu tiên, và có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm an
toàn cho nguồn tài liệu. Việc cải thiện điều kiện lưu trữ như đóng hộp và đặt

cấp. Ai sẽ là người quyết định cuối cùng? Ai sẽ liên lạc với các cơ quan cứu
hoả, cảnh sát hay dân phòng? Ai sẽ nói chuyện với báo chí? Ai sẽ đóng vai
trò hỗ trợ thay thế, nếu như các thành viên trong nhóm của bạn không thể đến
được hiện trường? Xác định vị trí đặt sở chỉ huy trung tâm (nếu cần), và khu
vực làm khô các bộ sưu tập. Thiết lập một hệ thống báo tin cho các thành
viên của đội cứu hộ. Do những thông tin trên văn bản ít bị hiểu nhầm hơn nên
chiến lược thông tin của bạn nên có những “thông báo” được đưa đến tận nơi.
Liên lạc tốt sẽ giúp tránh được nhầm lẫn và tăng cường các nỗ lực trong tình
huống khẩn cấp.
Cuối cùng, nếu như quá trình hoạch định có quá nhiều công việc thì hãy chia
nó thành các giai đoạn. Xem loại thảm hoạ nào có khả năng xảy ra nhất trong
cơ quan của bạn và bắt đầu lập kế hoạch để đối phó với nó. Sau đó có thể mở
rộng kế hoạch để phối hợp đối phó với các thảm hoạ khác.
Xác định các nguồn lực
Phải tiến hành một số bước quan trọng trước khi lập kế hoạch. Trước hết, hãy
xác định các nguồn hỗ trợ khi thảm hoạ xảy ra. Quyết định những gì cần thiết
để đối phó với các thảm hoạ và dành nỗ lực tối đa để cứu vớt các bộ sưu tập
cụ thể. Các đồ cần thiết như giẻ polyethylene, bọt biển, đèn pin và găng cao
su cần được mua và chuẩn bị sẵn sàng. Chúng phải được giữ ở nơi được đánh
dấu rõ ràng, được kiểm kê định kỳ và được thay thế (nếu cần thiết). Nếu bạn
khoá nơi giữ những dụng cụ này thì phải bảo đảm chìa khoá luôn sẵn sàng
trong tình huống khẩn cấp. Tài liệu này có kèm theo một danh sách các đồ
dùng cơ bản. Hãy giữ một danh sách các đồ phụ trợ để phòng trường hợp cần
đến. Danh sách này phải ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của người cung cấp,
cũng như các nguồn cung cấp dự phòng. Cũng phải thu xếp mọi khoản tiền
cho trường hợp khẩn cấp vì đôi khi có thảm hoạ xảy ra, việc này rất khó
khăn.
Trong những năm gần đây, nhiều cuốn hướng dẫn hoạch định kế hoạch đối
phó với thảm hoạ cũng đã cung cấp danh sách các nhà cung cấp, các công ty
dịch vụ và các nguồn hỗ trợ kỹ thuật. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng các loại hình

thường như trước thảm hoạ được. FEMA không trang trải chi phí cho việc
thay thế các hiện vật bị huỷ hoại.
Lên kế hoạch ưu tiên
Trong bất cứ thảm hoạ nào, ưu tiên tối cao là sự an toàn của con người.
Không bao giờ nên mạo hiểm đánh đổi tính mạng của nhân viên hoặc của
khách để cứu các bộ sưu tập.
Đối với những thảm hoạ nghiêm trọng, sở cứu hoả, quan chức địa phương
hoặc những nhà chuyên môn khác có thể hạn chế mọi người tiếp cận với toà
nhà cho đến khi đánh giá được toàn bộ căn nhà. Khi đã đáp ứng được tiêu
chuẩn an toàn cho con người, bước ưu tiên tiếp theo là các tài liệu và thiết bị
thiết yếu cho hoạt động của cơ quan như các bản đăng kí tên của người đọc,
bản kiểm kê và sổ đăng ký tài liệu quản lý. Cứu hộ các bộ sưu tập và ổn định
lại toà nhà là ưu tiên kế tiếp.
Các hiện vật và bộ sưu tập có giá trị quan trọng đối với cơ quan phải được
xác định từ đầu. Nếu không có thể sẽ mất nhiều thời gian quý báu cho việc
cứu hộ những vật thể có giá trị thấp, hay mất thời gian qúy báu tranh luận
xem nên cứu vật gì trước. Tốt nhất là ở bước này, phải xác định rõ trong bản
kế hoạch danh sách các hiện vật cần ưu tiên cứu trước. Danh sách này phải
được đính kèm vào kế hoạch đối phó với các thảm hoạ. Nhưng cũng cần phải
tính toán đến sự an toàn của những thông tin loại này.Tốt nhất là nên giới hạn
chỉ những ngưòi có trách nhiệm mới được tiếp cận với những thông tin này
trước khi xảy ra tình huống khẩn cấp thực sự.
Những ưu tiên cứu hộ không nên chỉ dựa trên giá trị của hiện vật mà còn phải
dựa vào khả năng dễ bị hư hại trong tình huống khẩn cấp. Nếu bạn không
nắm được kiến thức về những nguy hiểm đối với những loại vật liệu khác
nhau thì hãy liên hệ với một chuyên gia bảo quản để hỗ trợ bạn trong việc
đưa những vấn đề này vào kế hoạch cứu hộ. Ví dụ như giấy và vải dễ bị mốc
khi chúng bị ẩm/ướt. Nhiều kim loại bị ăn mòn nhanh chóng trong những
điều kiện tương tự. Nước mặn có thể đẩy nhanh quá trình huỷ hoại này. Các
vật thể bằng len, ngà và sơn mài dễ bị phồng lên và rạn nứt nhanh chóng nếu

hiện vật bị di chuyển trong quá trình cứu hộ và các quy trình cứu hộ chi tiết
Duy trì kế hoạch
Cho dù bạn có nỗ lực tạo ra một bản kế hoạch đối phó với thảm hoạ hoàn hảo
đến đâu thì nó cũng trở nên vô ích nếu như các nhân viên khác không hiểu
biết về nó, hoặc nó đã bị lỗi thời hay không thể tìm được nó khi thảm hoạ xảy
ra. Do vậy, cần phải tập trung giáo dục và đào tạo cho nhân viên về các quy
trình khẩn cấp. Mỗi nhân viên cần phải nhận thức được nhiệm vụ của mình.
Cần phải luyện tập thường xuyên (nếu có thể). Hãy giữ một vài bản sao kế
hoạch ở những vị trí khác nhau, kể cả bên ngoài toà nhà (tốt nhất là trong
những hộp không thấm nước). Mỗi bản sao kế hoạch phải có thông tin về nơi
cất các bản sao khác.
Quan trọng hơn cả là kế hoạch này phải được cập nhật theo định kỳ, lý do là
tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại và nhân sự thường xuyên thay đổi, thiết bị cũng
luôn đổi mới. Nếu một bản kế hoạch không được cập nhật thường xuyên thì
nó không thể có tác dụng hỗ trợ một cách có hiệu quả khi đối phó với thiên
tai.
Việc hoạch định kế hoạch đối phó với thiên tai có ý nghĩa thiết yếu với mọi
cơ quan nhằm bảo vệ tốt nhất các bộ sưu tập của cơ quan đó. Thảm hoạ có
thể xảy ra bất cứ lúc nào, với quy mô lớn hoặc nhỏ, nhưng nếu cơ quan luôn
ở trong trạng thái sẵn sàng thì có thể giảm nhẹ và thậm chí có thể tránh được
thảm hoạ đó. Bản kế hoạch này phải được coi như một tài liệu “sống”. Danh
sách đánh giá rủi ro của nó phải được xem xét theo định kỳ, các danh sách
khác phải được cập nhật, các ưu tiên cho bộ sưu tập cần được đánh giá lại khi
cần thiết. Một kế hoạch đối phó hiệu quả với các thảm hoạ sẽ phát huy hết
khả năng bảo đảm an toàn cho các bộ sưu tập lịch sử trong các cơ quan văn
hoá của chúng ta.
Tài liệu đọc thêm
Các nguồn sau đây cung cấp thêm các tài liệu cơ bản về hoạch định kế hoạch
đối phó với thảm họa cho các thư viện và phòng lưu trữ. Xin tham khảo tài
liệu “Emergency Managerment Bibliography” (Danh mục quản lý tình trạng

Đây là hướng dẫn hay và toàn diện để sẵn sàng đối phó với trường hợp khẩn
cấp: ngăn ngừa rủi ro, ứng phó với rủi ro và cách khắc phục. Có danh sách
nguồn hỗ trợ, danh mục tham khảo và “cây” quyết định. Nếu bạn chỉ có thể
mua 1 cuốn hướng dẫn duy nhất để hoạch định cách ứng phó với trường hợp
khẩn cấp thì hãy mua nó.
Fox, Lisa L. “Management Strategies for Disaster Preparedness” (Các chiến
lược quản lý sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ) The ALA Yearbook of
Library and Information Services (ấn bản hàng năm của ALA về dịch vụ
thông tin và thư viện) số 14 (1989): 1-6.
Một bản tổng kết tuyệt vời về quản lý và thực hiện các chiến lược đưa lý
thuyết vào thực tiễn.
Lyall, Jan, “Disaster Planning for Libraries and Archives: Understanding the
Essential Issue.” (Hoạch định kế hoạch đối phó với thảm hoạ ở các thư viện
và cơ quan lưu trữ : Nhận thức những vấn đề mấu chốt.” Provenance: The
Electronic Magazine 1.2 (March 1996). (Provenance: Tạp chí điện tử số 1.2
(Tháng 3 năm 1996). Truy cập:

O’Connell, Mildred. “ Disaster Planning: Writing and Implementing Plans
for Collections – Holding Institutions.” ( Hoạch định kế hoạch đối phó với
các thảm hoạ: Kế hoạch thực hiện bằng văn bản đối với các bộ sưu tập – Các
bộ phận chủ quản). “ Technology and Conservation (Summer 1983): 18-24. (
Công nghệ và Bảo quản ( Mùa hè 1983): 18-24.
Cách tiếp cận thiết thực và súc tích các kế hoạch đối phó với thảm hoạ. Các
uỷ ban hoạch định cần đọc tài liệu này trước khi thực hiện nhiệm vụ.
Walsh, Betty. “Salvage Operations for Water Damaged Archival Collections:
A Second Glance” ( Xử lý tài liệu bị ướt: Bước tiếp cận thứ hai) và “ Salvage
at a Glance” ( Sơ cứu) WAAC Newsletter 19.2 (May 1997). ( Bản tin WAAC
19.2 Tháng 5 năm 1997). Truy cập:// palimpsest. Stanford.edu/wacc/.
Phương hướng tuyệt vời để khắc phục hậu quả của những thảm hoạ lớn, vừa
và nhỏ.