Lời nói đầu
1. Sự cần thiết của đề tài
- Bối cảnh xã hội
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội,
cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là
nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng
mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời
những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất
yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản
lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu,
không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong
đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất
nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin
trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những
nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và
ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý,
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.
- Hoàn cảnh của công ty
Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển
sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần
mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm
phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày
______________________________________________________________
1
nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách
hàng. Công ty đã thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng

thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ
cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua,
xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng
hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực
hiện các hoạt động kinh doanh.
4. Phơng pháp nghiên cứu
Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp
thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng
module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài
toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải
quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các
module con từ trên xuống dới
______________________________________________________________
3
5. Kế cấu của đề tài
+ Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp
nghiên cứu.
+ Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho
việc nghiên cứu chuyên đề.
+ Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy
chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật,
thiết kế giao diện của chơng trình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn
và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức
và kinh nghiệp quý báu
Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em

Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company.
Tên viết tắt là FAST
Logo của công ty :
______________________________________________________________
5
Chức năng kinh doanh của công ty :
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử )
- Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh
nghiệp.
Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời:
Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời:
Công ty gồm có ba văn phòng :
Văn phòng tại TP Hà Nội
Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình
Điện thoại : (04)7715590
Fax : (04)7715591
Email :
Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3
Điện thoại : (08)8481001
Fax : (08)8480998
Email :
Văn phòng tại Đà Nẵng
Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung
Điện thoại : (0511)810532
Fax : (0511)812692
Email :

Các công việc chính:
STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính
1. Giám đốc chi nhánh
Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh
doanh đặt ra
Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách
chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng
tài chính kế toán
Tham ra vào việc xác định chiến lợc của
công ty.
Lập kế hoặch năm cho chi nhánh.
2.
Các trợ lý giám đốc
( Phòng tổng hợp )
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng
tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
3. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng.
4. Phòng t vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các
______________________________________________________________
8
Giám đốc chi nhánh
Phòng kinh doanh
Phòng tư vấn thiết kế
Phòng triển khai
hợp đồng
Phòng lập trình
ứng dụng
Phòng hỗ trợ
bảo hành
Văn phòng và kế toán

Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi
cần thiết.
6.
Phòng lập trình ứng
dụng
Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ
bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong
giai đoạn khảo sát bán hàng.
Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng
trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc
thù.
Bảo hành chơng trình sửa đổi.
______________________________________________________________
9
7. Phòng hỗ trợ bảo hành
Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trình
Bảo hành sản phẩm
8. Phòng kế toán Kế toán
9. Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ
Số lợng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết
tốc độ phát triển số lợng nhân viên trong công ty :
Năm 1998 2003 số lợng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và
trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng nh số lợng
nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: Chuyên sâu tạo lên sự khác
biẹt
II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty
Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty
Sản phẩm
- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro
- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình.
Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện:
+ Cấp chiến lợc:
Lập ra kế hoặch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó,
vạch ra các chính sách chung và đờng lối cho hoạt động tổ chức.
+ Cấp chiến thuật:
Đề ra các biện pháp để cụ thể hóa mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, phải
pháp thực hiện.
+ Cấp tác nghiệp:
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp
chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lợng của
việc sử lý, sự phù hợp của thông tin
II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
1. Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các rằng buộc đợc gọi là môi trờng
______________________________________________________________
12
Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức
có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống
thông tin đợc thực hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học
hoặc không tin học.
2. Cấu thành hệ thống thông tin.
+ Bộ phận đa dữ liệu vào (Input)
+ Bộ phận sử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đa dữ liệu ra (Out Put)
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:

gọi là một trờng. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.
- Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
- Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
- Cơ sở dữ liệu ( database) đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với
nhau đợc tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý
của một hệ thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời
sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau.
- Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu đợc khi sử dụng cơ sở
dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao
diện đồ họa để nhập dữ liệu.
______________________________________________________________
14
- Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở
dữ liệu. Thông thờng sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn th-
ờng dùng:
+ Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language)
+ Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example)
- Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu
để xử lý và đa ra cho ngời sử dụng dới một thể thức có thể sử dụng đợc. Nhìn
chung báo cáo là những dữ liệu đợc tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức
và đa ra dới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình.
- Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải đợc tổ chức sao cho thuận
tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực
thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để kết nối
các bảng:
+ Mô hình phân cấp.
+ Mô hình mạng lới.
+ Mô hình quan hệ.

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,
trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc hình thành
bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competitive Advantage)
Sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Khi nghiên cứu một HTTT mà không
tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi
trờng trong nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống
xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định
hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh
______________________________________________________________
16
đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức có thể là
một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của
cùng ngành công nghiệp.
+ Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng thực hiện
Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với các cấp
quyết định khác nhau nh cấp chiến lợc, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo
quan điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời
phân tích thiết kế.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin.
Đó là mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong đợc biểu diễn
nh sau:
2. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống
nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra,
phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ
liệu, loại màn hình, loại bàn phím đợc sử dụng Mô hình này chú ý tới mặt thời
gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lý dữ liệu khác
nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Khách hàng thờng
nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này. Đây là góc nhìn của ngời sử dụng.
3. Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh xử lý lô gíc của hệ thống
tuy nhiên không phải là cách nhìn của ngời sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên
thiết kế hệ thống thông tin. Nó liên quan đến những trang thiết bị đợc dùng cho
hệ thống, dung lợng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ
liệu trong kho chứa, cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chơng trình và ngôn ngữ diễn đạt.
Mô hình vật lý trong giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Chơng trình đợc tổ chức nh thế
______________________________________________________________
18
nào và hoạt động ra sao? Nó đợc viết bằng ngôn ngữ gì và thiết kế cơ sở dữ liệu ra
sao, nh thế đã phù hợp cha?
IV. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Hoạt động của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng cung
cấp thông tin có độ tin cậy nh thế nào. Có 5 tiêu chí để đánh giá chất lợng của
thông tthông tin nh sau:
1 Độ tin cậy
Độ tin cậy thể hiện qua các mặt sau đây: độ xác thực và độ chính xác. Thông
tin ít chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai và dẫn tới hậu quả tồi tệ cho tổ
chức.
2 Tính đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đa ra những

tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh
đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác
định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và
xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống
thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển
mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức.
______________________________________________________________
20
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Tuy có thể kể ra
rất nhiều nguyên nhân nhng có thể tóm lợc lại thành một số nhóm nguyên nhân
chính sau
1. Những vấn đề về quản lý.
Tổ chức là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt
mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trờng và từ chính đối tợng quản
lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động
của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tợng quản lý
nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống
quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý
cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông
tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là ph-
ơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những
lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là
thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên
máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đích quản

Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một
sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và
thời gian định trớc. Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để phát triển
một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt
______________________________________________________________
22
đợc những mục tiêu định trớc.Một hệ thống thống tin là một đối tợng phức tạp,
vận động trong một môi trờng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích
viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp.
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng
pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Đó là ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý
trong.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Nguyên tắc này nói rằng chúng ta
cần phải hiểu mặt chung trớc khi xem xét chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi ta phân
tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
II. các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có đợc một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của ngời quản lý mà nó hoà hợp đợc với hoạt động quản lý
chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủ các
giới hạn về tài chính và thời gian. Do đó, việc phát triển nó phải tiến hành nghiêm
túc và có phơng pháp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo
trong quá trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau

Làm rõ yêu cầu.
Đánh giá khả năng thực thi.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
______________________________________________________________
24
2 Giai đoạn phân tích chi tiết
(Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc thực hiện khi báo cáo đánh giá yêu cầu đ-
ợc lãnh đạo, nhà quản lý thông qua, chấp nhận)
Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc các chuẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính của chúng. Đồng
thời xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải
pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó. Để thực hiện đợc các công việc trên thì phân
tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống thông tin phát triển và hoạt
động của hệ thống thông tin.
Các bớc cần thực hiện khi phân tích hệ thống:
Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu của hệ thống; Lựa chọn
cho hệ thống mới, đa ra các chiến lợc về hệ thống thông tin
______________________________________________________________
25
Mô tả về HT hiện tại
và HT mới
Hồ sơ dự án
1.0
Xác định
các yêu
cầu hệ
2.0
Cấu trúc
hoá các
yêu cầu