Khãa luËn tèt nghiÖp
MỤC LỤC
Trang
I. Giới thiệu chung .................................................................................................................. 4
II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân ......................... 4
III. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân ................................................................................................................................. 5
1. Văn Phòng 6
2. Ban biên tập .................................................................................................................... 7
3. Phòng kế hoạch – phát hành ........................................................................................... 8
4. Xưởng in 10
IV. Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản .......................................................................... 12
V. Định hướng đề tài nghiên cứu ......................................................................................... 13
CHƯƠNG II: 15
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ....................................................................... 15
CHƯƠNG III:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ...................... 37
1
Khãa luËn tèt nghiÖp
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông
thì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và
nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho
con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Đứng
trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của
các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho các
đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh
tranh trên thị trường.
Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông

tài. Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi
những thiếu sót trong quá trình phân tích thiết kế rất mong được sự đóng góp
ý kiến của các thày cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của tiến sĩ Trương Văn Tú
và các cán bộ tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân để em hoàn thành
chuyên đề này.
3
Khãa luËn tèt nghiÖp
CHƯƠNG I:
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I. Giới thiệu chung
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từ
ngày 27-12-2005. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập
theo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa- Thông tin ngày 19-8-2005 và
quyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sách
kinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo... trong xu hướng hội
nhập và bùng nổ thông tin hiện nay.
Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân
Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ
Địa chỉ 207 Giải Phóng- Hai Bà Trưng- Hà Nội
Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học
Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp
chí, xuất bản phẩm.
II. Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân
Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại
học kinh tế Quốc dân. Ngày 24 tháng 12 năm 1961 Xưởng in của trường được
thành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hành
chính-Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ). Gần

công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.
Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng
của nhà xuất bản. Quản lý tài chính-tài sản, kế toán, quản lý tập trung các
nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường. Nhà xuất
bản theo quy định của nhà nước.
b. Nhiệm vụ
 Thực hiện công tác hành chính, văn thư- lưu trữ, đóng dấu và quản lý
con dấu của nhà xuất bản.
 Giúp giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị
chức năng của nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ đã ban hành.
 Tiếp nhận, phân loại các công văn của các đơn vị trong trường và cơ
quan bên ngoài gửi đến nhà xuất bản; tham mưu cho ban giám đốc xử
lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng.
 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ
trong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế
toán theo quy định nhà nước.
 Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều
động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm
tra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan.
 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức
và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ
6
Khãa luËn tèt nghiÖp
chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các
chế độ bảo hiểm xã hội.
 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy
định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các
khoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác .
 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong

hợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết.
 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt
được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy
trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản.
 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã
hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản.
3. Phòng kế hoạch – phát hành
a. Chức năng
 Phòng kế hoạch- phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của nhà
xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉ
đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnh
vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để
8
Khãa luËn tèt nghiÖp
duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà
xuất bản.
 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham
khảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường
hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi.
 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá
nhân. Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp .
 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo
cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.
b. Nhiệm vụ
 Nắm vững chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước về phát triển
kinh tế- xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng. Nghiên
cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong
từng thời kỳ.
 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và
những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương

tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuất
bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của nhà
nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên.
b. Nhiệm vụ
 In các loại ấn phẩm do nhà xuất bản giao. Phù hợp với năng lực sản
xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian.
10
Khãa luËn tèt nghiÖp
 Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoài
nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng nhà xuất bản và tổ chức
sản xuất.
 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời
sống và thu nhập của nhà xuất bản.
 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản
lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản
và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các
văn bản dưới luật.
 Tổ chức triển khai kế hoạch của nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư-vật
liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo
dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên.
 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàng
đúng thời gian giao hàng.
 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụ
được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và
được sự đồng ý của ban giám đốc nhà xuất bản.
 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
định pháp luật, quy chế hiện hành của trường.
11
Khãa luËn tèt nghiÖp
IV. Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản

vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng.
13
Khãa luËn tèt nghiÖp
 Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán
buôn. Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác
nhau cho từng đối tượng cụ thể.
 Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho của
NXB. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho
định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng
và chính xác.
Căn cứ vào những vấn đề hiện tại của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân
đang phải đối mặt, em nhận thấy cần có giải pháp xây dựng một hệ thống
thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách. Theo đó, khi hệ thống được đưa
vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho,
nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho
và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắc
lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc.
Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản
Đại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất
bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài ra phần mềm còn có thể triển
khai tại một số cửa hàng, siêu thị nhỏ đang có nhu cầu tin học hóa công tác
quản lý.
14
Khãa luËn tèt nghiÖp
CHƯƠNG II:
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý

II. Hệ thống thông tin
Hệ thống lãnh đạo
Hệ thống thông tin
quản lý
Hệ thống tác nghiệp
Quyết định
Đầu
Dữ liệu
Thông tin quản lý
Quyết định

Thông tin từ nhà nước, cấp trên
Thông tin từ môi trường
Sản phẩm,
dịch vụ
Quyết định
16
Khãa luËn tèt nghiÖp
1. Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Nguồn
(Sources)
Thu thập
(Collecting)
Xử lý và lưu trữ
(Processing)
Kho dữ liệu

thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về
nguyên tắc hệ thống DSS phải cung cấp các thông tin cho phép người ra quyết
định xác định chính xác tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra. Quá trình
ra quyết định thực hiện theo một quy trình từ xác định vấn đề, xây dựng và
đánh giá các phương án giải quyết đến việc lựa chọn một phương án tối ưu.
Phân theo lĩnh vực và mức ra quyết định
18
Khãa luËn tèt nghiÖp
Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?
Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) mô tả hệ thống làm gì? dữ liệu mà nó
thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô
hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình logic không quan
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực

nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kế quả
cũng như hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,
những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý,
các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những
thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý
ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì ở đâu? Khi nào?”
Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) liên quan tới những khía cạnh
vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là
của nhân viên kỹ thuật. Những khía cạnh vật lý liên quan như: dung lượng
kho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho, cấu
trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình vật lý trong trả lời câu
hỏi “Như thế nào?”
III. Phát triển một hệ thống thông tin
1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục đích cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong một tổ
chức, doanh nghiệp là cung cấp cho người sử dụng trong tổ chức có được
những công cụ quản lý tốt nhất, trợ giúp cho việc ra các quyết định nhanh
chóng, chính xác và kịp thời. Quá trình phát triển một hệ thống thông tin bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và
tiến hành cài đặt hệ thống. Nhưng tại sao một tổ chức phải tiến hành phát
20
Khãa luËn tèt nghiÖp
triển hệ thống thông tin? Để trả lời câu hỏi đó người ta đã đưa ra một số các
nguyên nhân cơ bản sau:
• Những vấn đề về quản lý
• Những yêu cầu mới của nhà quản lý
• Sự thay đổi của công nghệ
• Thay đổi sách lược chính trị
1.1. Những vấn đề về quản lý

dẫn tới sự thay đổi chuẩn mực, quy định xử lý số liệu của các HTTT. Nó đòi
hỏi HTTT luôn không ngừng được cập nhật, thay mới để đáp ứng những thay
đổi này.
2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Có nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thông thông tin, tuy
nhiên nếu không có phương pháp phát triển hệ thống rất dễ dẫn đến nguy cơ
không đạt được mục tiêu đã định. Việc phát triển một HTTT đương đối phức
tạp vì nó luôn vận động trong một môi trường phức tạp. Để phát triển hệ
thống, phân tích viên phải tiến hành phân tích nghiêm túc và nhất là có một
phương pháp phát triển phù hợp. Một phương pháp được định nghĩa là tập
hợp các bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ
thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được chọn để phát triển
hệ thống phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:
22
Khãa luËn tèt nghiÖp
Sử dụng mô hình: sử dụng ba mô hình của một hệ thống thông tin đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Chuyển từ cái chung đến cái riêng: thực chất là nguyên tắc đơn giản
hoá, trước hết phải hiểu các mặt khái quát trước khi xem xét chi tiết.
Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic trong phân tích và chuyển
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
3. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của nhiều
yếu tố với các ràng buộc. Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạt hiệu quả
cao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách khoa
học. Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin bao gồm
bảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:
Đánh giá yêu cầu
Phân tích chi tiết
Thiết kế logic

lực cho việc xây dựng hệ thống thông tin đồng thời về phía người dùng
cũng chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận
hành hệ thống.
24
Khãa luËn tèt nghiÖp
Thông thường bước đánh giá yêu cầu được thực hiện càng chi tiết và
chính xác thì các công đoạn tiếp sau sẽ đơn giản và dễ thành công hơn. Đánh
giá yêu cầu gồm các công việc sau:
 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
 Làm rõ yêu cầu
 Đánh giá khả năng thực thi
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ
thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để
làm được những công việc trên giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công
đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
 Nghiên cứu hệ thống thực tại
 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
 Đánh giá lại tính khả thi
 Thay đổi đề xuất của dự án
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
25