Lời nói đầu.
Cơ chế thị trờng đòi hỏi bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải năng động,
bắt kịp với sự thay đổi, đứng vững và ngày càng phát triển. Mỗi một Doanh nghiệp
là một tổ chức trong một hệ thống kinh tế, nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều
hoạt động khác nhau. Để đảm bảo thực hiện đợc mục tiêu chung của Doanh
nghiệp thì mỗi bộ phận phải đợc tổ chức một cách linh hoạt, năng động và hiệu
quả nhất. Sự phối hợp các hoạt động của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu
chung của Doanh nghiệp và các hoạt động này đợc đặt dới sự kiểm soát của bộ
máy quản lí trong Doanh nghiệp. Vì vậy việc nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lí là
một công tviệc cấp thiết nhằm tạo cho cơ cấu bộ máy của Doanh nghiệp kịp thời
thay đổi thích ứng nhanh với sự thay đổi của nền kinh tế thị trờng.
Bộ máy quản lí có vai trò quan trọng, nó có ảnh hởng lớn đến hoạt động sản
xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của Doanh nghiệp. Bộ máy quản lí có
tính ổn định cao nên không thể thay đổi dễ dàng thờng xuyên đợc. Nhng để đảm
bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Doanh nghiệp phải có sự
thay đổi trong cách quản lí để phù hợp với điều kiện kinh doanh. Muốn đáp ứng đ-
ợc sự thay đổi thì ta phải tạo ra sự thay đổi. Công ty Sông Đà 11 là một Doanh
nghiệp nhà nớc đợc thành lập từ thời kỳ bao cấp với nhiệm vụ chủ yếu là xây lắp
các công trình do Nhà nớc và Tổng Công ty giao. Khi chuyển sang cơ chế thị tr-
ờng, Công ty là một Doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập do đó Công ty cần
tự đổi mới, tự nâng cao chất lợng, tính hiệu quả, năng động của bộ máy quản lí để
thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trờng.
Hoàn thiện bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình
sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các yếu tố
cấu thành sản xuất. Đồng thời tạo ra một bộ máy tinh gọn, linh hoạt, năng động,
luôn có những bớc đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hớng phát triển của
Công ty.
Xuất phát từ thực tế bộ máy quản lí của Công ty Sông Đà 11 còn nhiều điểm
cha hợp lí cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát huy hơn
nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng và bộ máy quản lí của Công ty nói
chung.
Chức năng quản lí đợc hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của chủ
thể quản lí. Chức năng quản lí thể hiện những phơng hớng tác động của chủ thể
quản lí lên đối tợng quản lí. Chức năng quản lí nhằm mục tiêu rõ ràng và đợc quy
định một cách khách quan. Trong sự vận động của xã hội thì các chức năng quản
lí cũng không ngừng biến đổi.
Mục đích của quản lí thể hiện ở chức năng quản lí. Tổ hợp các chức năng quản
lí tạo nên một quá trình quản lí. Không có chức năng quản lí thì không thể hình
dung đợc quá trình của quản lí và nội dung của quản lí là một hệ thống nhất định.
Việc phân tích quá trình quản lí xét về mặt chức năng quản lí là cơ sở xác định
khối lợng công việc theo từng chức năng ấy và cuối cùng là để hình thành cơ cấu
bộ máy tổ chức quản lí. Chức năng quản lí gồm những chức năng sau:
2.1- Phân loại theo nội dung của quá trình quản lí:
Có 5 chức năng quản lí cơ bản là:
- Chức năng lập kế hoạch.
- Chức năng xây dựng tổ chức.
- Chức năng mệnh lệnh.
- Chức năng điều chỉnh.
- Chức năng phối hợp.
Các chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau và các nhà quản lí thực hiện
chúng theo đúng trật tự để thực hiện đợc mục tiêu đề ra. Quá trình quản lí đợc xác
định rõ ràng là cơ sở để phân công lao động và là nền tảng để hình thành, hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy.
2.1.1. Chức năng lập kế hoạch:
Nó bao gồm việc lựa chọn một đờng lối hành động mà công ty hoặc một cơ sở
nào đó mà mọi bộ phận đều phải tuân theo. Các nhà quản lí phải xác định đợc các
3
công việc phải làm nh thế nào, vào khi nào và ai sẽ là ngời thực hiện công việc đó
để đạt đợc mục tiêu của tổ chức. Mặc dù việc dự đoán chính xác về các tình huống
xảy ra trong tơng lai và các trở ngại sẽ gặp trong quá trình thực hiện kế hoạch rất
khó khăn song nếu không có kế hoạch thì hoạt động của con ngời sẽ đi đến chỗ vô
2.2.1. Lĩnh vực kĩ thuật:
Bao gồm tất cả các công việc, trang thiết bị, phơng tiện đảm bảo cho quá trình
sản xuất kinh doanh .
2.2.2.Lĩnh vực kế hoạch thơng mại:
4
Bao gồm những việc liên quan đến chiến lợc phát triển của Doanh nghiệp, xây
dựng các loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khai thác thị trờng, ký kết
hợp đồng, quảng cáo,
2.2.3. Lĩnh vực nhân sự:
Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng khen thởng, kỷ luật,
định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng đối với công nhân viên của tổ chức.
2.2.4. Lĩnh vực tài chính:
Bao gồm công tác tái tạo, quản lí các loại vốn và quỹ Doanh nghiệp, hạch
toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh.
2.2.5. Lĩnh vực hành chính, pháp chế và bảo vệ Doanh nghiệp.
2.2.6. Lĩnh vực tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội:
Tổ chức việc ăn uống, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá
thể thao và các hoạt động xã hội khác.
Tất cả các chức năng quản lí trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn
nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lí cho phép thực hiện đ-
ợc ở một phạm vi rộng sự phân công lao động một cách hợp lí dựa vào việc chia
nhỏ quá trình quản lí thành những hành động, thao tác quản lí. Sự phân loại nh vậy
còn giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá quá trình quản lí, tạo điều kiện
áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lí và ứng dụng kĩ thuật
hiện đại vào công tác quản lí.
II/ Cơ cấu tổ chức bộ máy Quản lí Doanh nghiệp:
1. Khái niệm tổ chức:
Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tơng tác lẫn nhau cùng làm việc h-
ớng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ đợc xác định theo
cơ cấu nhất định. Định nghĩa này nêu một số điểm quan trọng sau:
nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.
Nh vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp các hoạt
động của con ngời trong tổ chức nhằm đạt đợc mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức
phải xác định, phối hợp các nhiệm vụ riêng lẻ và quá trình hoạt động nhằm đạt đ-
ợc mục tiêu mà tổ chức đề ra.
Cơ cấu tổ chức đợc thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức là
hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính
thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, biểu thị mối quan hệ
chính thức giữa ngời quản lí ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức. Sơ đồ cơ
cấu tổ chức cho biết số cấp quản lí, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đờng
nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức đợc sử
dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức.
2.2- Mục đích:
Nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con ngời có
thể thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đợc các
mục tiêu của Doanh nghiệp bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể.
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên
theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp
quyền hạn trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu đợc những kì vọng của tổ chức đối với họ thông
qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của
mỗi công việc.
6
- Xác định quy chế thu thập, xử lí thông tin để ra quyết định và giải quyết các
vấn đề của tổ chức.
2.3- Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu của một tổ chức gồm có 4 yếu tố cơ bản:
2.3.1. Chuyên môn hoá:
Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công
có rất nhiều, cơ cấu tổ chức hợp lí là cơ cấu phải giải quyết một cách tốt nhất mối
quan hệ giữa các cấp tổ chức và mức độ quản lí đối với quyền hạn chức trách của
các cấp, các ngành. Chính vì thế trong quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phải có sự
phân định một cách khoa học thật rõ ràng chức danh, nhiệm vụ cụ thể của từng
ngời, từng phòng ban để nâng cao hiệu suất của tổ chức.
7
3. Khái niệm bộ máy quản lí:
Bộ máy quản lí của một tổ chức là hệ thống con ngời cùng với các phơng tiện
của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ chức thừa
nhận để lãnh đạo quản lí toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đợc các
mục tiêu đã định. Thực chất bộ bộ máy quản lí là chủ thể quản lí của hệ thống. Bộ
máy quản lí của một hệ thống gồm 2 hệ thống: Hệ thống chỉ huy và hệ thống chức
năng.
4. Nguyên tắc, yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp:
4.1- Nguyên tắc:
4.1.1. Nguyên tắc khi xây dựng mô hình:
4.1.1.1. Nguyên tắc hiệu quả:
Đây là nguyên tắc mang tính chất quan trọng trong hệ thống kinh tế. Nó đòi
hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so với
chi phí đã bỏ ra, nhng vẫn đảm bảo đợc quyền lực của ngời lãnh đạo và hiệu lực
của bộ máy. Các yêu cầu cơ bản để đạt đợc nguyên tắc này là:
- Cơ cấu phải đảm bảo hợp lí nhất, đảm bảo cho chi phí hoạt động nhỏ phù
hợp với quy mô của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dỡng một phong cách văn hoá
của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho các bộ phận có quy mô hợp lí, tơng ứng
với khả năng trình độ tổ chức của cán bộ.
4.1.1.2. Nguyên tắc quản lí hệ thống:
Tổ chức là một hệ thống hoàn chỉnh, thóng nhất gồm nhiều đơn vị tạo thành,
có tác tộng tơng tác lẫn nhau phục vụ mục đích chung của tổ chức. Nguyên tắc
đơn vị cũng nh sự phối hợp giữa các chức năng đề ra. Các bộ phận hoặc các đơn vị
có khả năng hợp tác với nhau để phát huy các mặt mạnh. Việc bố trí cơ cấu tổ
chức phải tuân theo nguyên tắc phân công phối hợp, có sự thành lập điều chỉnh
mới, sát nhập hoặc giải thể một số đơn vị, bộ phận chức năng nhằm thực hiện tốt
hơn mục đích của tổ chức trong điều kiện môi trờng thay đổi.
4.1.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí:
4.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí gắn với ph ơng h ớng, mục
đích của hệ thống:
Phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ
thống mà mục đích, phơng hớng của nó có quy mô cỡ lớn ( cỡ khu vực, cả nớc) thì
tổ chức bộ máy quản lí của nó cũng phải có quy mô tơng ứng. Còn nếu quy mô cỡ
vừa hay nhỏ thì tổ chức bộ máy quản lí của nó cũng chỉ nên có quy mô vừa phải và
đội ngũ, trình độ con ngời tham gia hệ thống cũng ở mức tơng ứng. Một hệ thống
có mục đích hoạt động văn hoá thì rõ ràng tổ chức bộ máy quản lí phải có những
đặc thù khác với một hệ thống có mục đích hoạt động kinh doanh.
4.1.2.2. Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lí phải đợc phân công, phân
nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên ngành với những
ngời đợc đào luyện tơng ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện đợc nguyên tắc này
cần phải thực hiện những yêu cầu cụ thể sau:
- Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành
viên của hệ thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng quay
chung của hệ thống.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ
không phải theo phạm vi công việc. Cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc
phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích phải cân
9
xứng và cụ thể, trên cơ sở đó phải phân biệt rõ ai, bộ phận nào tốt; ai, bộ
phận nào cha tốt thì hệ thống mới có thể tồn tại và phát triển tốt.
4.1.2.3. Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi tr ờng:
của cả bộ máy chống sự rò rỉ, mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh luôn có
sự kình địch và theo dõi trên thị trờng.
4.3- Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức có thể đợc phân tích thông qua 3 quan điểm khác nhau. Thứ
nhất, chúng ta có thể xem xét định dạng của tổ chức (quy mô và hình dạng) thông
qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Thứ hai, chúng ta có thể phân tích những khía cạnh hoạt
10
động hay đặc điểm của cơ cấu tổ chức, nh sự chuyên môn hoá của nhiệm vụ, công
việc, các quy định, thủ tục và quyền ra quyết định. Thứ ba, chúng ta có thể xem
xét các yếu tố trách nhiệm và quyền lực trong phạm vi tổ chức.
ở đây, chúng ta sẽ xem xét cơ cấu tổ chức ở cả trên ba quan điểm trên. Nghĩa
là, để thiết kế cơ cấu của một tổ chức, các nhà quản lí cần phải xem xét 6 yếu tố.
Hay nói cách khác họ phải trả lời 6 câu hỏi sau:
Stt Câu hỏi Câu trả lởi
1 Các nhiệm vụ đợc phân chia thành những công
việc riêng rẽ nào?
Chuyên môn hoá công việc.
2 Các công việc sẽ đợc gộp lại trên cơ sở nào? Bộ phận hoá.
3 Các cá nhân và các nhóm báo cáo cho ai? Hệ thống quyền lực.
4 Một ngời quản lí có thể chỉ đạo bao nhiêu cá
nhân có hiệu quả?
Phạm vi kiểm soát.
5 Quá trình quyết định nằm ở đâu? Tập quyền và phân quyền.
6 Các luật lệ sẽ kiểm soát nhân viên và các nhà
quản lí ở mức độ nào?
Chính thức hoá.
4.3.1. Chuyên môn hoá công việc:
Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động để chỉ mức độ ở đó các
công việc của tổ chức đợc phân chia thành những bớc công việc hoặc những nhiệm
vụ khác nhau đợc thực hiện bởi những ngời lao động khác nhau.
Để nhóm các công việc, nhiệm vụ, nhà quản lí có thể sử dụng 4 phơng pháp bộ
phận hoá sau đây:
- Bộ phận hoá theo chức năng: Là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ,
công việc dựa trên các chức năng kinh doanh nh marketing, sản xuất, quản
trị nhân lực, tài chính, Bộ phận hoá thông qua các chức năng có thể đ ợc
áp dụng ở mọi dạng tổ chức.
- Bộ phận hoá theo sản phẩm: Các nhiệm vụ cũng có thể đợc bộ phận hoá dựa
trên các loại sản phẩm dịch vụ của tổ chức.
- Bộ phận hoá theo khu vực địa lí và lãnh thổ: Là những nhóm hoạt động hay
nhóm ngời lao động đợc tổ chức theo vùng địa lí, phù hợp với đặc điểm sản
xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Bộ phận hóa theo khách hàng: Các nhiệm vụ có thể đợc bộ phận hoá theo
từng nhóm khách hàng cụ thể nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của từng
nhóm khách hàng.
4.3.3. Phạm vi quản lí( phạm vi kiểm soát):
Phạm vi quản lí là số lợng nhân viên ở các cấp mà một ngời quản lí có thể điều
hành một cách có hiệu quả.
Phạm vi quản lí có phạm vi rộng , phạm vi hẹp. Xu hớng hiện nay là mở rộng
phạm vi quản lí. Bởi vì khi đó sẽ giảm đợc chi phí, tăng tốc độ ra quyết định, nâng
cao tính linh hoạt, gần gũi hơn với khách hàng và trao quyền cho các nhân viên
của tổ chức.
Thành viên ở từng cấp
Cấp quản lí Có phạm vi 4 Có phạm vi 8
1 1 1
2 4 8
3 16 64
12
4 64 512
5 256 4096
6 1024
nghiên cứu gần đây cho thấy rằng quy mô của hệ thống điều hành và quy mô của
tổ chức không có mối quan hệ tỷ lệ thuận, đặc biệt là trong giai đoạn phát triển và
suy thoái. Điển hình là sự giảm biên chế của một số Công ty lớn nhằm giảm chi
phí hành chính, tăng tốc độ ra quyết định, tăng mối quan hệ và giao tiếp, tăng
năng suất lao động trong tổ chức nhằm tăng hiệu quả hoạt động và tăng sức cạnh
tranh cho Công ty.
4.3.5. Tập quyền và phân quyền:
13
Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định đợc tập trung tại
cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức.
Tập quyền gắn với việc những ngời quản lí cao nhất quyết định mọi vấn đề
quan trọng của tổ chức với sự không tham gia hoặc tham gia ít của các thuộc cấp
trong tổ chức.
Trái lại, một tổ chức có tính phân quyền cao là tổ chức mà ở đó các quyết định
của tổ chức đều có sự tham gia đóng góp ý kiến của cả nhân viên và ngời quản lí
từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức. đều này có tác dụng tăng sự thoả
mãn trong công việc của ngời lao động nhng mặt khác ít nhiều cũng gây khó khăn
cho nhà quản lí trong viêc phối hợp và kiểm soát sự tuân thủ của ngời lao động.
Phân quyền chính thức là một cách khuyến khích ngời lao động ở mọi cấp trong tổ
chức tham gia vào quá trình ra quyết định trong khi đó vẫn có thể kiểm soát và dự
đoán đợc hành vi cuả họ.
4.3.6. Chính thức hoá:
Chính thức hoá là mức độ tiêu chuẩn hoá của các công việc và hoạt động của
ngời lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức. Hay
nói cách khác, chính thức hoá thể hiện mức độ mà những luật lệ, quy định và các
chính sách trong tổ chức kiểm soát các hoạt động của ngời lao động trong tổ chức.
Mục đích của chính thức hoá là dự đoán và kiểm soát hành vi của ngời lao
động khi họ thực hiện công việc trong tổ chức. Các luật lệ, quy định có tể rất rõ
ràng dới dạng văn bản, nhng cũng có thể là ngầm định giữa những ngời trong tổ
chức. Những quy định, luật lệ rõ ràng thể hiện ở bản mô tả công việc, văn bản,
trực tuyến. Với cơ cấu tổ chức này, công ty kiểm soát chặt chẽ các chi phí cho
hoạt động hiện tại của công ty.
5.1.2. Quy mô Doanh nghiệp:
Khi lựa chọn cơ cấu tổ chức, Quy mô Doanh nghiệp cũng cần phải đợc quan
tâm vì nó cũng ảnh hởng đáng kể đến Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn
thờng có xu hớng chuyên môn hoá, có nhiều cấp quản lí, nhiều luật lệ quy định,
bộ phận hoá cao hơn các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Quy mô Doanh nghiệp
tăng dần đến khi số đầu mối trực thuộc tăng và có khả năng vợt quá khả năng
kiểm soát của ngời lãnh đạo nếu không có những công cụ phù hợp nh hệ thống
thông tin quản lí. Ngoài ra, nó cũng tạo ra một bộ máy quản lí cồng kềnh, phức tạp
hơn vì phải vận hành một vài hệ thống kiểm soát công việc đối với một số bộ
phận.
5.1.3. Công nghệ:
Công nghệ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức
bộ máy, công nghệ là nguyên cớ quyết định việc hình thành cơ cấu tổ chức và quá
trình phát triển của một Doanh nghiệp. Công việc hay nhiệm vụ manh tính thông
lệ cao thờng gắn với những cơ cấu tổ chức mang tính bộ phận hoá cao và nhiều
cấp quản lí, mức độ chính xác hoá trong công việc cũng cao. Những công nghệ
mang tính thông lệ cao thờng gắn với những cơ cấu tổ chức tập quyền, ngợc lại
những công nghệ không mang tính thông lệ cao tức là những công nghệ này dựa
vào kiến thức của các chuyên gia ngành thì thờng gắn với những Doanh nghiệp
trao quyền.
5.1.4. Con ngời:
Hai nhóm nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy:
- Nhân tố thuộc đối tợng quản lí: Tình trạng và trình độ phát triển của đối t-
ợng quản lí rất ảnh hởng tới tổ chức tơng ứng.
- Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lí: Lĩnh vực quản lí đề cập ở đây phụ thuộc
vào số lợng ngời quản lí và khả năng kiểm tra, chỉ huy của ngời lãnh đạo
đối với nhân viên cấp dới:
+ Nhóm thứ nhất: Trình độ của ngời quản lí ảnh hởng tới mức độ lãnh đạo
tới mối quan hệ giữa con ngời trong tổ chức và tất nhiên là mối quan hệ đó liên
quan tới cơ cấu hành chính của một tổ chức. Kiểm soát là mối quan hệ đầu vào,
quá trình biến đổi và đầu ra của Doanh nghiệp. Một trong các vai trò đó là kiểm
soát các thói quen và các quá trình thực hiện của ngời lao động.
5.2- Các yếu tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lí Doanh nghiệp:
5.2.1. Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lí:
Tình trạng và trình độ phát triển của đối tợng quản lí, tính chất và đặc điểm
của mục tiêu mà hệ thống đặt ra.
5.2.2. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lí:
Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá của các hoạt động quản lí, quy mô
và khả năng bao quát của các cán bộ quản lí, chính sách sử dụng cán bộ trong hệ
thống, quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống.
5.2.3. Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên ngoài:
16
Kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật và phong tục tập quán, đạo đức, lối sống
và các nhóm yếu tố chủ quan hay môi trờng bên trong các hệ thống quản lí: Đối t-
ợng, mục tiêu, trình độ quản lí, điều kiện trang thiết bị, kĩ thuật công nghệ khoa
học
Các nhân tố trên ảnh hởng tới thành phần và nội dung của các chức năng quản
lí và thông qua đó ảnh hởng trực tiếp đến bộ máy quản lí. Trên thực tế, rất khó có
thể xây dựng đợc bộ máy quản lí phù hợp với các yếu tố ảnh hởng. Song, việc xem
xét, cân nhắc các yếu tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy sẽ giúp ta lựa chọn và tổ
chức đợc bộ máy quản lí tối u.
6. Các mô hình tổ chức bộ máy Quản lí Doanh nghiệp:
Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành những cơ cấu tổ chức
quản lí khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, u điểm, nhợc điểm và đ-
ợc áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.
6.1- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến( đờng thẳng):
Đây là cơ cấu tổ chức quản lí đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một
số cấp dới. Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo một kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp
các chức năng quản lí và hình thành nên những ngời đứng đầu và các phân hệ đợc
chuyên môn hoá chỉ đảm nhận các chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân
viên trong hệ thống thờng rất phức tạp, những ngời thừa hành nhiệm vụ ở cấp dới
nhận mệnh lệnh chẳng những từ ngời lãnh đạo cấp cao nhất của hệ thống mà còn
từ ngời lãnh đạo chức năng.
Ưu điểm của hệ thống này là thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh
đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn. giảm bớt gánh
nặng trách nhiệm quản lí cho ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống.
Tuy nhiên mô hình này có nhợc điểm là ngời lãnh đạo của hệ thống phải phối
hợp hoạt động của những ngời lãnh đạo chức năng. Những do khối lợng của công
tác quản lí, ngời lãnh đạo của cả hệ thống khó có thể phối hợp đợc tất cả các mệnh
lệnh của họ nên dễ dẫn tới tình trạng cấp dới cùng một lúc phải thi hành nhiều
mệnh lệnh. Thêm vào đó là sự không duy trì đợc tính kỉ luật, kiểm tra phối hợp.
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp.
6.3- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến tham m u:
18
Người lãnh đạo chung.
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Đối tượng quản
lí 1
Đối tượng quản
lí 2
Đối tượng quản
lí 3
Người lãnh đạo chung.
Người lãnhđạo
chức năng A
Người lãnhđạo
chức năng B
Người lãnhđạo
chức năng C
Đối tượng
quản lí 1
Đối tượng
quản lí 1
Mô hình này là sự kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành
chính trong Doanh nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các bộ phận chức năng do
đó vừa giữ đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đồng thời khắc
phục đợc nhợc điểm của từng cơ cấu.
Theo cơ cấu này thì ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của các bộ phận phòng ban
chức năng trong việc ra quyết định và hớng dẫn kiểm tra. Mệnh lệnh đợc truyền
theo hớng quy định. Ngời lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định
cho ngời thừa hành ở các tuyến.
Ưu điểm của mô hình này là phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ
phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tiếp.
Mô hình này cũng có nhợc điểm là do có quá nhiều bộ phận chức năng nên
lãnh đạo phải tổ chức họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Thêm
vào đó là sự mâu thuẫn nội bộ có thể xảy ra do không thống nhất giữa quyền hạn
và quan điểm.
Mô hình này nên áp dụng cho Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, công nghệ ổn
định, chỉ có một vài loại sản phẩm và dễ nắm bắt thị trờng tiêu thụ.
6.5- Mô hình ma trận:
Mô hình ma trận là cơ cấu tổ chức hình vuông do hai hệ thống quản lí ngang
và dọc tạo nên. cơ cấu này kết hợp đợc cách tổ chức chức năng phân công theo
ngành dọc nh tiêu thụ sản phẩm, sản xuất, kĩ thuật với các tổ đợc phân công quản
máy quản lí và tham gia thực hiện các chức năng quản lí.
Theo Mác, lao động quản lí là một dạng lao động đặc biệt của ngời lao động
sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần phải có quá trình
đó.
Doanh nghiệp là một hệ thống đợc tạo bởi hệ thống bộ phận là hệ thống quản
lí và hệ thống bị quản lí. Hệ thống quản lí bao gồm hệ thống các chức năng quản
lí, hệ thống các bộ phận quản lí (phòng ban) và những cán bộ công nhân viên làm
việc trong đó. Hệ thống bị quản lí là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xởng, bộ
phận sản xuất và toàn bộ lực lợng lao động, vật t máy móc và phơng tiện sản xuất,
phơng pháp công nghệ đợc bố trí và sử dụng trong đó. Sự tác động của hệ thống
quản lí lên hệ thống bị quản lí trong quá trình sản xuất kinh doanh của một Doanh
nghiệp đợc thông qua quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên làm
việc trong bộ máy quản lí và những thực hiện các chức năng quản lí.
Lao động quản lí đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hởng rất lớn dến quá trình
hoạt động của toàn bộ Doanh nghiệp.
2. Phân loại lao động quản lí:
2.1- Phân loại theo chức năng, vai trò đối với việc quản lí toàn bộ quá trình sản
xuất:
+ Nhân viên quản lí kĩ thuật: Là ngời đợc đào tạo tại các trờng kĩ thuật hoặc
đã qua thực tế có trình độ kĩ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm quyền thừa
nhận bằng văn bản, đồng thời là ngời trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác
kĩ thuật. Đó có thể là giám đốc, phó giám đốc, quản đốc phụ trách kĩ thuật, kĩ s, kĩ
thuật viên, nhân viên ở các phòng ban
+ Nhân viên quản lí kinh tế: Là những ngời làm công tác lãnh đạo, tổ chức,
quản lí các hoạt động sản xuất kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc phụ trách
21
kinh doanh, kế toán trởng, cán bộ công nhân viên công tác tại các phòng ban kế
hoạch, tài chính, kế toán
+ Nhân viên quản lí hành chính: Là những ngời làm công tác tổ chức nhân
sự, thi đua khen thởng, quản trị kinh doanh, văn th lu trữ
3.3- Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện công việc nh suy nghĩ tìm tòi ra
những kiến thức mới, ra quyết định và xây dựng phơng pháp hoàn thành công việc.
3.4- Yếu tố thừa hành: Thể hiện ở sự thực hiện các công việc đơn giản theo
các quyết định đã đợc hớng dẫn, các công việc tạp vụ, sắp xếp, phân loại văn
bản
22
3.5- Yếu tố hội họp và sự vụ: Đó là sự tham gia các cuộc họp về chuyên
môn, tổng kết hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục nh hội họp, hội
thảo
4. Các đặc điểm của lao động quản lí ảnh hởng tới cơ cấu bộ máy quản lí:
4.1- Hoạt động lao động quản lí là hoạt động lao động trí óc mang nhiều đặc
tính sáng tạo:
Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản lí nói
chung. Đặc trng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao
động trong lĩnh vực lao động quản lí và nó đặt ra những nhu cầu cần đợc lu ý trong
quá trình lao động quản lí các loại.
Lao động trí óc đợc định nghĩa là sự tiêu hao sức lao động dới tác động chủ
yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lí đối với con ngời trong quá trình lao
động. Do đó, hoạt động lao động quản lí mang tính sáng tạo nhiều hơn so với hoạt
động chân tay. Nó thể hiện ở:
+ Sáng tạo độc lập tạo ra những kiến thức mới, tri thức mới.
+ Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã đợc quy định trớc, sáng tạo về cách
thức thực hiện công việc.
4.2- Hoạt động lao động quản lí là hoạt động lao động mang đặc tính tâm lí- xã
hội cao:
Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lí đặt ra những yêu
cầu cao về yếu tố tinh thần và tâm lí đối với ngời lao động. Đó là khả năng nhận
biết, khả năng thu thập thông tin và các phẩm chất tâm lí cần thiết khác. Đồng thời
trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lí, các cán bộ công nhân viên
phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại khác nhau. Do đó yếu tố tâm lí
Cơ chế thị trờng đòi hỏi các Doanh nghiệp phải có sự nhạy bén, linh hoạt thay
đổi chiến lợc của mình khi có những thay đổi trong cơ chế. Đạt đợc hiệu quả cao
trong sản xuất kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà quản lí cả về lí luận và
thực tế. Bởi vậy công việc của hệ thống quản lí trong Doanh nghiệp là phải thờng
xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc các phơng án kinh doanh tối u mang
lại hiệu quả cao nhất.
Các công tác quản lí là nhân tố quyết định đến sự phát triển của hệ thống. Để
thực hiện tốt công tác quản lí thì Doanh nghiệp phải có bộ máy quản lí gọn nhẹ,
linh hoạt, nhiệt tình trong công việc, ổn định và thích hợp.
Nh chúng ta đã biết lao động quản lí có nội dung rất đa dạng và phong phú,
khó xác định và kết quả lao động của họ không biểu hiện dới dạng vật chất những
nó vẫn luôn gắn liền với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp,
quyết định sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Vì vậy việc hoàn thiện bộ
máy quản lí là một quá trình tất yếu trong quá trình vận động theo cơ chế thị trờng
để nâng cao năng suất của lao động quản lí, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh
của Doanh nghiệp, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trờng cạnh tranh.
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11 là hết sức cần
thiết vì nó giúp cho Công ty đứng vững và phát triển. Đó là nhằm hoàn thiện quá
trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử
dụng có hiệu quả mọi yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất kinh doanh, đồng
thời làm cho bộ máy quản lí gọn nhẹ năng động, hoạt động nhịp nhàng, có hiệu
quả cao.
2. Hoàn thiện bộ máy quản lí là vấn đề tất yếu trong tiến trình sắp xếp đổi
mới Doanh nghiệp:
Ngày nay, nền kinh tế thị trờng phát triển đã yêu cầu khắt khe đối với các
Doanh nghiệp về các sản phẩm, dịch vụ càng trở nên cấp thiết hơn. Do đó đã làm
cho các Doanh nghiệp phải tự đổi mới mình, thay đổi cách quản lí để thích nghi
với môi trờng. Những yêu cầu khách quan đó cũng là ý muốn chủ quan của các
Doanh nghiệp. Nhà nớc quản lí ở tầm vĩ mô, khi có những thay đổi cơ chế quản lí
24
Cơ cấu tổ chức cần phải đợc thiết kế để chỉ rõ ra rằng ai sẽ làm gì và ai sẽ chịu
trách nhiệm về kết quả nào, để loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do
nhầm lẫn và không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều
kiện để cho các mạng lới ra quyết định, liên lạc, phản ánh và hỗ trợ mục tiêu của
Doanh nghiệp.
Do vậy phải hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lí theo hớng chuyên tinh gọn nhẹ
và có hiệu quả trong quá trình thực hiện chức năng quản lí của từng ngời trong
mỗi tổ chức.
2. Hoàn thiện chức năng quản lí:
Chức năng quản lí là loại hoạt động quản lí đợc tách riêng ra trong quá trình
phân công lao động và chuyên môn hoá lao động quản lí. Mỗi chức năng quản lí là
25
Copyright: Tài liệu đại học ©