Lời nói đầu
Lời nói đầu
Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng nhiều
và ngợc lại các ứng dụng của tin học đã tạo điều kiện thúc đẩy xã hội phát triển
với tốc độ cha từng thấy. Tin học đã trở thành một ngành khoa học mũi nhọn
đem lại lợi ích thực sự cho xã hội. Trớc đây để thiết kế một số chơng trình nh:
Quản lý nhân sự, Quản lý lơng, Quản lý trờng học, Quản lý giáo vụ... các nhà
thiết kế hầu hết viết trên môi trờmg FOX hoặc FOXPRO FOR DOS. Trong khi
xu thế hiện nay ngời dùng quen làm việc trên môi trờng WINDOWS và rất
nhanh chóng thích ứng với các chơng trình đợc viết trên môi trờng FOR WIN.
Khác với những phần mềm trớc MICROSOFT ACCESS là một phần mềm
tơng đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nớc ta. Nó đã khắc phục đợc
hầu hết các nhợc điểm mà các chơng trình thờng mắc phải, cộng với môi tr-
ờng làm việc FOR WINDOWS. Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc
thiết kế hệ thống nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực
thiết kế phần mềm quản trị. Nhng cũng ngợc lại để sử dụng đợc triệt để các tính
năng của chơng trình MICROSOFT ACCESS đòi hỏi một sự tìm tòi kỹ lỡng,
thận trọng, tiếp cận sâu sát với chơng trình.
Công tác Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề bức xúc luôn đợc
sự quan tâm hàng đầu trong mọi tổ chức hành chính, doanh nghiệp, đoàn thể ...
Nó đợc quan tâm không chỉ ở số lợng mà còn cả phẩm chất của ngời sử dụng.
Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô vàn các công việc cụ
thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra đợc những đánh giá, dự
báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lợc phát triển đội ngũ, đào tạo
nguồn nhân lực kế cận.
Hà Nội, tháng 03 năm 2008
1
Mục lục
Mục lục
Lời nói đầu..............................................................................................................1
Mục lục....................................................................................................................2
3.Các ứng dụng chơng trình....................................................................32
Chơng III:
cài đặt hệ thống...................................................................................................34
2
I. Giíi thiÖu....................................................................................................34
II. ThiÕt kÕ mÉu cöa sæ chÝnh......................................................................34
Ch¬ng IV:
§¸nh gi¸ u nhîc ®iÓm cña ch¬ng tr×nh..............................................................36
I. ¦u ®iÓm cña hÖ thèng: ..........................................................................36
II. Nhîc ®iÓm cña hÖ thèng .........................................................................37
KÕt luËn.................................................................................................................38
3
Ch
Ch
ơng I:
ơng I:
Khảo sát bài toán thực tế
Khảo sát bài toán thực tế
I . Tìm hiểu bài toán
1. Mô hình tổ chức của công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH thơng mại và xây lắp từ xa (T&X) đ-
ợc xây dựng theo cơ cấu với một Phòng Giám Đốc và các Tổ sản xuất, chức
năng có trách nhiệm quyền hạn phù hợp với chức năng của mình, cơ cấu quản
lý của Công Ty hiện nay theo mô hình Trực tuyến chức năng. Trong đó Phòng
quản lý nhân sự và tiền lơng chịu sự điều hành của Phó Giám Đốc, còn các tổ
sản xuất trực tiếp làm ra các sản phẩm gồm có: một Tổ trởng, một Tổ phó có
chức năng tham mu với giám đốc về công việc và nhân sự trong tổ đồng thời
quản lý, đôn đốc các công nhân trong công việc. Dới sự chỉ đạo của Tổ trởng,
Tổ phó là các công nhân trực tiếp làm ra các sản phẩm cho công ty.
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong Công Ty:
các vấn đề về nhân lực.
+ Nhiệm vụ: Tổ chức và điều hành công việc của phòng tổ chức để hoàn
thành nhiệm vụ đợc giao.
+ Theo dõi tất cả các vấn đề liên quan đến ngời lao động:
. Số lao động trong công ty từng tháng, từng quý.
. Bố trí lao động hợp lý để tạo ra năng suất lao động cao.
. Tạo động lực để thúc đẩy ngời lao động tăng hiệu quả trong sản
xuất kinh doanh.
. Đời sống CBCNV trong công ty.
. Tổ chức các cuộc họp trong công ty.
. Báo cáo với giám đốc công ty về hoạt động chức năng, nhiệm vụ
của phòng.
- Quản lý lao động (2 ngời)
+ Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức quản lý các vấn đề về
ngời lao động, quản lý các hồ sơ hoạt động lao động của ngời lao động trong
công ty.
+ Nhiệm vụ: Quản lý về nhân lực, trực tiếp theo dõi thực trạng lao động tại
công ty từng tháng từng quý.
+ Quản lý và kiểm soát các hồ sơ về ngời lao đông.
+ Tiếp nhận các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu xin việc làm.
+ Viết các hợp đồng lao động.
+ Tiếp nhận và quản lý các đơn xin nghỉ của các công nhân trong toàn
công ty.
5
+ Làm các thủ tục thanh lý hợp đồng, thuyên chuyển, điều động và phân
công công công tác, các giấy tiếp nhận của các cá nhân thuộc cơ quan khác xin
việc làm tại công ty.
- Báo cáo với thủ trởng phòng về các hoạt động nhiệm vụ đợc giao.
- Quản lý các chế độ và tiền lơng
+ Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức chuyên quản lý về các
để bộ phận này cập nhật hệ số lơng mới, đồng thời cập nhật vào sổ theo dõi mức
lơng mới của CBCNV.
Cuối tháng bộ phận quản lý chế độ và lơng căn cứ vào sổ theo dõi mức l-
ơng và bảng chấm công do các bộ phận gửi tới để làm Bảng thanh toán tiền l-
ơng sau đó bộ phận nay gửi bảng thanh toán tiền lơng sang phòng kế toán để
phòng này trả lơng cho CBCNV. Sau khi đã thanh toán lơng từ phòng kế toán
trả tiền lơng cho bộ phận quản lý chế độ và lơng để bộ phận này cập nhật và
theo dõi chi trả lơng.
3. Tính lơng
Trong bảng thanh toán tiền lơng gồm có các việc cần thực hện nh sau:
+ Tên đơn vị: họ tên, ngành.
+ Hệ số lơng: phần này cần nhập bậc lơng từ sổ theo dõi mức lơng.
Công việc tính lơng đợc tính nh sau:
(Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công) + giờ thêm*5000 + thởng + phụ
cấp + tiền khác BHXH (5%*(Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công))
BHYT (2%*(Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công))
Thực tế đợc tính lơng của Công ty TNHH thơng mại và xây lắp từ xa
(T&X) chỉ làm bằng thủ công do vậy tốn kém về thời gian và cần nhiều nhân
viên và độ chính xác không cao.
II. Đánh giá u nhợc điểm của Công Ty
2. Đánh giá về quản lý nhân sự của Công Ty
Qua thực tế tham khảo ở phòng tổ chức của Công ty TNHH thơng mại và
7
xây lắp từ xa (T&X), em nhận thấy hệ thống phơng pháp quản lý tuy đã có
những thay đổi so với phơng pháp thủ công truyền thống, song vẫn không khỏi
tra cứu bằng thủ công.
Nh ợc Điểm:
+ việc cập nhật lý lịch CBCNV đôi lúc phải làm lại vì hồ sơ cán bộ thất lạc.
+ Việc tính lơng cho CBCNV làm bằng tay tốn kém nhiều thời gian đôi lúc
thiếu chính xác.
đoạn xây dựng mới hiện nay là rất cần thiết việc áp dụng phần mềm tin học quản
lý nhân sự vào Công Ty Thông Tin giải quyết rất nhiều khâu trung gian không cần
thiết và đáp ứng tốt những nhu cầu cần thiết về tính chính xác. Đầy đủ nhanh
chóng cập nhật thông tin một cách nhanh chóng khi có thay đổi.
4. Khả năng tin học hoá.
Để khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần
xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động .
Trong thực trạng hiện nay của công ty có đủ điều kiện để xây dựng một hệ
thống quản lý nhân sự và tính lơng bằng máy tính .
+ Phòng tổ chức cán bộ đã đợc trang bị máy tính có cấu hình cao. Nhân
viên của phòng tổ chức cán bộ nói riêng và nhân viên các phòng ban nóu chung
dã đợc phổ cập kiến thuớc về việc sử dụng máy tính .
+ Ban giám đốc, và nhân viên các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc
xây dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lơng .
Nh vậy các yếu tố trên đã đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống thông
tin quả lý nhân sơ và tính lơng bằng máy tính.
5. Nghiên cứu xây dựng chơng trình
Để đa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có
sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đơn vị cũng nh của
ngành, đờng nối chính sách của đảng, pháp luật của nhà nớc.
Hiệu quả của phần mềm qủn lý phụ thuộc nhiều khả năng hiểu biết củc
ngời phân tích và thiết lế hệ thống thông tin. Nó làm tiêu đề cho việc xây dựng
9
chơng trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó
sẽ thấy đợc sự lu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện.
Nh vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho
hiệu quả hoạt động chơng trình sau đây.
Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy:
S ơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết đợc yêu cầu của ngời sử dụng, mô hình của
hệ thống thông tin lu chuyển từ qú trình này qua quá trình khác.
Cập nhật và sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số l-
ơng, ngày công, ngày nghỉ của CBCNV.
Tính lơng hàng tháng và lu trữ bảng lơng của đơn vị.
Tạo, cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của đơn vị .
In danh sách CBCNV của từng phòng, bộ phận theo thông số cần thiết,
theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên.
In bảng lơng hang tháng của CBCNV theo từng đơn vị phòng ban bộ phận.
Kết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo
yêu cầu của ngời sử dụng theo từng tháng, theo quý, năm hay một yêu cầu cụ
thể nh trình độ chuyên môn, phòng ban
* Các chức năng cơ bản của hệ thống
- Chức năng cập nhật
Để hệ thống có nguồn dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trớc
hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá
trình xử lý, các thông tin này đợc truy suất thông qua mã của chúng và phải
nhập vào hồ sơ nh sau:
+ Cập nhập danh sách CBCNV (theo hồ sơ)
+ Nhập danh sách các phòng ban .
+ Cập nhật cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng CBCNV.
+ Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lơng, bậc lơng, ngạch lơng
của CBCNV.
11
+ Cập nhật danh sánh (Bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của
từng CBCNV.
+ Cập nhật tổng tiền lơng cơ quan bảo hiểm phải chi trả.
Chức năng xử lý
Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần phảI xử lý
các dữ liệu này, theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng
xử lý nh sau:
* Chức năng tìm kiếm
6. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin
- Việc xây dựng hệ thống này đợc thực hiện qua 5 giai đoạn sau:
a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án
Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phái hiện những nh-
ợc điểm còn tồn đọng, đề suất ý tởng cho giải pháp mới.
Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo để đợc yêu cầu của họ nhằm định hớng
cho hệ thống mới
Phải nêu ra đợc tính khả thi của bài toán và có định hớng cho giai đoạn
tiếp theo.
13
Lý lịch CBCNV
Khen thưởng, kỉ
luật
Quan hệ gia đình
Qúa trình công tác
Trình độ học vấn
Hệ số lương
Bảng chấm công
Chương
trình
quản lý
nhân sự
và tính
lương
Danh sách CBCNV
toàn đơn vị
Danh sách CBCNV
theo phòng
Giao diện đẹp.
Chơng trình phải có tính mở cao.
14
Để xây dựng một chơng trình thảo mãn các điều kiện trên ta cần thiết kế
một hệ thống sao cho:
+ Thông tin đầy đủ.
+ Tránh d thừa.
+ Không trùng lặp
+ Xử lý nhanh.
+ Độ chính xác cao.
Muốn vậy ngời thiết kế cần phải phân cấp chức năng rõ ràng, dễ hiểu,
chính xác và thực tế. Nó đợc thể hiện qua Biểu đồ phân cấp chức năng. tuy
nhiên biểu này mới chỉ thể hiện đợpc mối liên quan giữa các chức năng của hệ
thông chứ không nêu đợc mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chức năng. Do
vậy, mối liên hệ về dữ liệu về các chức năng sẽ đợc thể hiện qua các Biểu đồ
luồng dữ liệu.
Để thiết kế chơng trình ta cần phải phân tích, lọc hệ thống về mặt dữ liệu,
muốn vậy ta phải xác định đợc các thực thể trong hệ thống và các mối liên kết
quan hệ giữa chúng. Vân đề này đợc thể hiện qua Mô hình thực thể liên kết
15
Copyright: Tài liệu đại học ©