Khảo sát hệ thống Website thơng mại của Công ty Dịch
vụ kỹ thuật và Thơng mại Bảo Anh
I. Khảo sát hệ thống
1. Mục đích của hệ thống
Giới thiệu về công ty
Website sẽ có những thông tin về doanh nghiệp, chính sách và các chơng
trình bán hàng ,
Cập nhập thông tin hàng hoá trực tuyến
Dễ dàng cập nhập và thờng xuyên thay đổi hình ảnh, thông tin chi tiết, giá
cả các mặt hàng mà Công ty kinh doanh.
Đặt hàng trực tuyến
Qua Website Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, chọn hàng,
thêm bớt mặt hàng vào giỏ hàng, tự động tính toán/ghi nhớ đơn hàng và gửi đơn
đăng ký mua hàng dễ dàng.
Quản lý đơn đặt hàng trực tuyến
Lu trữ thống kê các hoạt động gắn với Khách hàng của doanh nghiệp. Mọi
hoạt động gắn với Khách hàng và đơn hàng đều có thể thực hiện từ xa, không phụ
thuộc vào vị trí địa lý.
2. Các yêu cầu
Hiện nay ở nớc ta cha phổ biến hình thức thanh toán điện tử. Đây chính là
một trong những lý do khiến cho Thơng mại điện tử ở Việt Nam cha đợc áp dụng
rộng rãi. Chính vì vậy, để áp dụng đợc vào thực tế thì bài toán thơng mại trên Web
của đề tài chỉ dừng lại ở mức chỉ taọ lập một siêu thị ảo cho các sản phẩm của
công ty và hiển thị đơn đặt hàng để khách hàng để khách hàng có thể đặt hàng với
công ty qua mạng.
Với bài toán thơng mại trên Web thì yêu cầu đặt ra là phải thể hiện đợc các
chức năng:
1
- Quản lý các sản phẩm của công ty
- Quản lý các khách hàng đã đặt hàng của công ty
Để giới thiệu các hàng hoá hiện có tại công ty lên mạng thì hệ thống phải

2
VGA card, CD, Main, Case, Ram.
Để mở rộng thị trờng cho các sản phẩm nhập khẩu tại Hà Nội năm 1998
Bảo Anh thành lập chi nhánh tại 189 Nguyễn Văn Thù- Thành Phố Hồ Chí Minh.
Năm 2001 xây dựng trụ sở tại 135/48 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm cho chiến
lợc phát triển lâu dài.
Năm 2003 liên kết với VDC mở Showroom tại 292 Tây Sơn và liên kết với
Công ty XNK Thiết bị toàn bộ mở của hàng phân phối linh kiện máy tính tại
16-18 Tràng Thi.
Hiện nay Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Thơng Mại Bảo Anh có một đội ngũ
cán bộ hơn 30 ngời 90% đã tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ
thuật và kinh tế. Với một đội ngũ cán bộ trẻ, năng động và chuyên nghiệp Bảo
Anh đã xây dựng cho mình một cơ cấu vững mạnh

a. Phòng giám đốc:
- Quản lý và phân phối hoạt động của công ty.
- Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên.
- Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng. Tuy nhiên giá đợc chia theo
từng loại tùy vào loại khách hàng (khách hàng mua số lợng nhiều, khách
hàng thờng xuyên ...) .
3
Giám đốc
Phòng kế toán Phòng XNK Phòng KD Phòng kỹ thuật
Phòng KD Phân phối Phòng dự án Siêu thị máy tính
Bộ phận kho
- Nhận báo cáo từ các bộ phận khác nh: kế toán, hành chính, bán hàng Từ
đó có cách nhìn về tình hình công ty, thị hiếu khách hàng để có kế hoạch
định hớng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và tiến
triển cho công ty.
-Điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, tổ chức thực

phẩm của họ. Trong hoạt động này ngời dùng chỉ cần chọn một loại linh kiện thiết
bị nào từ trong danh sách của từng phân khu là những thông tin về sản phẩm đó sẽ
hiện lên nh: tên hàng hóa, giá cả và những mô tả ngắn về loại hàng hóa đó và bên
cạnh là trang liên kết để thêm hàng hóa vào trong giỏ hàng.
Đây là giỏ hàng điện tử mà trong đó có chứa các thông tin về hàng hoá lẫn số l-
ợng khách mua và hoàn toàn đợc cập nhật trong giỏ.
Khi khách hàng muốn đặt hàng thì hệ thống hiển thị trang xác lập đơn đặt hàng
cùng thông tin về khách hàng và hàng hoá khách hàng muốn mua.
Yêu cầu đối với khách hàng giao dịch qua Website
Trớc khi bắt đầu đăng nhập, hệ thống yêu cầu xác nhận xem ngời dùng là
khách hàng quen hay khách hàng lạ.
- Khi ngời dùng thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống phải thông qua các b-
ớc sau: Khách hàng phải điển Tên (UserName), mật khẩu (Password) để
đăng nhập vào hệ thống.
- Nếu ngời dùng là lần đầu tiên thì để có thể đặt hàng qua mạng Khách hàng
cần đăng ký một tài khoản với hệ thống.
- Khách hàng thì cần cung cấp thông tin nh: tên, họ, password. Ngoài ra
khách hàng còn cho biết thông tin về đia chỉ, tên công ty, số diện thoại ...
Các thông tin trên cần đợc xác thực lại để hạn chế những ngời không thực
sự muốn đặt hàng. Những thông tin này sẽ đợc Công ty xác nhận lại nếu
đúng nh khách hàng khai báo thì Bộ phận quản trị sẽ để trong hệ thống ng-
ợc lại sẽ bị xoá đi.
- Nếu ngời dùng trớc đây thì chỉ cần nhập đúng tên user và mật khẩu.
5
- Các chứng từ đợc thông qua các loại đơn sau: hóa đơn bán hàng, phiếu
nhập, phiếu xuất. Các loại giấy tờ này sẽ đợc kế toán cấp cho hệ thống.
- Thời gian giao hàng tùy thuộc vào ngày đăng ký của khách hàng (mua trên
mạng).
c. Bộ phận kho
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán

hóa nhập thực.
- Kế tiếp Kế toán kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hóa đơn trực tiếp
không khấu trừ VAT, hóa đơn có khấu trừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá cả)
để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng hóa này
sẽ đợc cung cấp một mã số và đợc cập nhật ngay vào giá bán.
- Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập
trong trờng hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đa vào danh sách có mã này trớc đó
trong từng loại hàng hóa.Còn những hàng hóa mới sẽ gán một mã số mới và
trong từng loại hàng hóa mới(nếu có).
- Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu
nhập để lu trữ trong hồ sơ và một bản đợc đa sang bộ phận quản trị mạng.
Quá trình xuất hàng
Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:
- Xuất hàng nội bộ để bán trên mạng, trong quầy, lắp ráp.
- Xuất hàng theo lô, bộ khi có yêu cầu của đơn đặt hàng.
- Trả lại cho nhà cung cấp cho trờng hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất l-
ợng, bán chậm kèm theo các giấy tờ có liên quan.
- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay h hỏng nặng.
Định giá
Việc định giá cho một mặt hàng theo s chỉ đạo của ban lãnh đạo, giá cả
hàng bán tạI cửa hàng thờng đợc định giá theo một công thức đã đợc ban lãnh
đạo đa ra, giá không đúng với gíá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi
phí phát sinh khác.
7
Công thức cụ thể
- Giá nhập =giá mua+ chi phí khác.
chi phí khác :(thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt....).
- Giá thành = giá xuất + chi phí khác.
chi phí khác: (công, công cụ, khấu hao...).
- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.