eboM BAO CAO
THệẽC TAP TOT
NGHIEP
ti:
Ci thin c s d liu khỏch hng v
cỏc hot ng e-CRM trong d ỏn
imFRIDAY 06/2012

BAO CAO

B GIO DC V O TO
TRNG I HC HOA SEN
KHOA KINH T THNG MI BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI:
ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN
“HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013”CỦA PMV Phần dành riêng khoa:
Ngày nộp báo cáo:____/____/____/
Người nhận báo cáo: (kí và ghi rõ họ tên)

Học kì 12.1A – 12/2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƯƠNG
MẠI
NGÀNH MARKETING
LỚP MK091
Tên cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Thiết Kế
Quảng Cáo Pháo Hoa


Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ii
MỤC LỤC
TRÍCH YẾU i
MỤC LỤC ii
LỜI CẢM ƠN iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU v
DANH MỤC HÌNH ẢNH vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii
NHẬP ĐỀ 1
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY 2
1. Thành lập và phát triển 2
2. Giới thiệu 2
3. Các bộ phận trong công ty 3
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng) 4
3.2. Bộ phận Creative (Sáng tạo) 5
3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ) 5
3.4. Nhóm Admin (Hành chính) 6
3.5. Nhóm HR (Nhân sự) 7
B. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN 7
1. Liên lạc với khách hàng 8
2. Lên kế hoạch và thực hiện các dự án 12
3. Theo sát và đôn đốc công việc với nhà cung cấp và phòng thiết kế 17
4. Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán 20
C. CHUYÊN ĐỀ 21
1. Cơ sở lý luận 21
1.1. Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR) 21
1.2. Chức năng của PR 22
1.3. Công cụ PR 23

ty. Những kinh nghiệm, kiến thức có được sẽ là hành trang vững chắc cho tôi
trong tương lai.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Dương Định Quốc, giảng viên
hướng dẫn thực tập đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập để
có thể hoàn thiện báo cáo.
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
v
DANH MỤC BẢNG BIỂU
 Bảng biểu
Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện 12
Bảng 2: Chia nhóm vận hành 29
Bảng 3: Lịch trình dự án 34

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình(On screen – On
field materials) 16
Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline) 16
Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác 21
Hình 9: Hình ảnh chủ đạo (Key visual) chương trình 27

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
 Thuật ngữ
 PR: Public Relations - Quan hệ công chúng
 Công việc thực hiện
 PIC: Person In Chart - Người chịu trách nhiệm chính
 Account: Nhân viên thông tin, dịch vụ khách hàng, thường là người
trực tiếp làm việc với khách hàng
 Operation: Nhân viên lo về vận hành
 Creative: Nhân viên lo về thiết kế, sáng tạo
 Brainstorm: Cuộc họp nội bộ của các thành viên cùng đưa ra ý

đẹp giữa các nhân viên trong công ty
 Mục tiêu 2: Ứng dụng các kiến thức chuyên ngành vào thực tiễn
cũng như tích lũy kinh nghiệm trong suốt quá trình thực tập. Đề ra
những nhận xét, kiến nghị để doanh nghiệp có thể cải thiện và phát
triển tốt trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông
 Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp theo chuẩn
ISO 5966
Cấu trúc của báo cáo gồm ba phần:
 Phần đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa bao gồm các thông tin liên lạc, sản phẩm,
cơ cấu tổ chức.
 Phần kế tiếp, tôi sẽ trình bày các công việc đã thực hiện trong quá
trình thực tập tại doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, nội dung công
việc, những kết quả đạt được và kinh nghiệm thực tiễn.
 Phần cuối cùng là phần chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết,
thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất.
Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế
hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện.
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY
1. Thành lập và phát triển
 Tên đầy đủ: Công Ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa
 Tên tiếng Anh: Firework Design
Advertsing Corporation
 Trụ sở chính: 14F Đặng Văn Ngữ,
phường 12, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh
 Tel: (+848) 3884 2808
 Fax: (+848) 3862 2594

 Các đối tác nước ngoài: Wellcom, Samsung, LG, Tiger, Oishi,
Yamaha, Masan Group, DHL, Abbott…
3. Các bộ phận trong công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng)
 Thực hiện giám sát và theo dõi các dịch vụ khách hàng
 Đề nghị ý tưởng thực hiện chương trình
 Theo dõi việc sản xuất và thiết lập các chương trình giới thiệu sản
phẩm cho khách hàng
 Chọn lọc và giám sát các nhà cung cấp để thực hiện chương trình
 Thực hiện chức năng xin giấy phép để thực hiện chương trình
 Nghiên cứu và đánh giá các kỹ thuật quảng cáo, phương pháp quảng
cáo mới để giới thiệu cho khách hàng
Nhóm Account Service (Dịch vụ khách hàng)
 Nhận yêu cầu từ khách hàng
 Phân tích thông tin và tìm giải pháp
 Thực hiện các phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu khách hàng
 Thực hiện báo giá dịch vụ cho khách hàng
Nhóm Licensing (Xin phép thực hiện chương trình)
 Thiết lập mối quan hệ với chính quyền và các quan chức hữu quan
trong ngành nghề hoạt động
 Thực hiện xin giấy phép thực hiện cho các chương trình quảng cáo
nếu cần
 Tư vấn cho bộ phận Account các thủ tục pháp lý cần phải có
 Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt pháp lý khi thực hiện chương
trình

3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ)
 Thực hiện các chức năng điều phối nội bộ, hỗ trợ về mặt nhân lực,
cơ sở vật chất, tài chính cho việc vận hành của công ty
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
6
 Lên các quy trình vận hành dự án, tổ chức tập huấn và vui chơi giải
trí cho công ty
 Điều phối và bố trí nhân sự tùy theo tình hình hoạt động của công ty
 Kiểm soát thời gian, năng lực và hiệu quả làm việc của các nhân
viên để đảm bảo công việc được thực hiện với kết quả và hiệu suất
cao nhất
 Tổ chức và lên kế hoạch tài chính
 Thực hiện đầy đủ các chức năng báo cáo tài chính và phân tích tài
chính theo yêu cầu để có thể tối ưu hóa chi phí
Nhóm Finance (Tài chính)
 Accountant (Kế toán)
 Thực hiện chức năng ghi sổ và phân tích tài chính
 Tư vấn các quy cách và quy định tài chính để đảm bảo các chi
phí được tối ưu hóa ở mức cao nhất
 Cập nhật các văn bản pháp lý về thuế và tiền tệ để có thể đưa ra
các giải pháp tốt nhất cho việc vận hành công ty
 Giám sát việc chi tiền của thủ quỹ và minh bạch hóa các vấn đề
tài chính theo yêu cầu
 Cashier (Thủ quỹ)
 Thực hiện các quy trình liên quan đến giao dịch ngân hàng và
công nợ
 Thực hiện việc lưu giữ tiền mặt và có kế hoạch định kỳ cho việc
bổ sung, rút bớt
 Báo cáo cho kế toán những hoạt động thu chi thường nhật dựa
trên các thủ tục được vạch ra bởi kế toán

(Client)
Nhà cung
cấp
(Suppliers)
Nguồn
nội bộ
(Internal
Operations)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
8
Các công việc tôi đã tham gia thực hiện trong công ty bao gồm:
 Công việc 1: Liên lạc với khách hàng
 Công việc 2: Tham gia lên kế hoạch và thực hiện một số dự án
 Công việc 3: Theo sát và đôn đốc các công việc với các nhà cung
cấp và phòng sáng tạo
 Công việc 4: Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán
1. Liên lạc với khách hàng
 Mục tiêu
Đây là công việc tôi thực hiện xuyên suốt trong quá trình thực tập tại công
ty. Trên thực tế, việc liên lạc với khách hàng rất quan trọng trong quá trình thực
hiện chương trình, nhằm nắm bắt được yêu cầu, phản hồi của khách hàng để từ đó
đáp ứng và tư vấn cho khách hàng kịp thời.
 Cách thức thực hiện
 Nhận thông tin về khách hàng từ quản lý, tư vấn cho khách hàng
về các dịch vụ của công ty, tư vấn trước và trong quá trình thực
hiện dịch vụ cho khách hàng
 Thực hiện phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu với khách
hàng
 Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, trao đổi thông
tin thường xuyên với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp

điện thoại, tuy nhiên nếu cần thiết vẫn phải xác nhận lại qua email.
 Gặp trực tiếp
Đây được xem là cách thức phù hợp nhất nhằm duy trì mối quan hệ với
khách hàng thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp bên ngoài.
Để có thể sắp xếp cuộc hẹn trực tiếp với khách hàng, điều đầu tiên tôi cần
phải làm là gửi hoặc nhận email, điện thoại từ khách hàng thông báo về cuộc hẹn.
Bước tiếp theo là thống nhất ngày, giờ, địa điểm và những thông tin sẽ thảo luận
trong cuộc họp.
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
10
 Viết biên bản tóm tắt sau cuộc họp
Sau mỗi cuộc họp với khách hàng, nhân viên Account sẽ viết một biên bản
tổng hợp tóm tắt các ý kiến đã được thống nhất trong cuộc họp, phân công trách
nhiệm và các bước kế tiếp cần làm ở mỗi hạng mục. Theo thông lệ, biên bản sẽ
được gửi đến các bên tham gia trong vòng 24 tiếng sau cuộc họp.
Thông tin cuộc họp bao gồm: địa điểm, ngày tháng, các bên tham dự, nội
dung tổng quát của cuộc họp, các vấn đề đã đề cập trong cuộc họp, các bước kế
tiếp cần thực hiện cho mỗi hạng mục, trách nhiệm của các bên đối với từng hạng
mục. Trình bày theo từng đề mục, phân chia từ tổng quát đến đi sâu chi tiết giúp
báo cáo súc tích, logic hơn.
Ở công ty, biên bản tóm tắt sau cuộc họp được thống nhất định dạng sau:
 Phần thông tin cuộc họp
 Nội dung tổng quát cuộc họp
Biên bản báo cáo nội dung cuộc họp của chương trình [tên chương trình],
các hạng mục liên quan [thiết kế/nhân sự/nội dung/…]
 Nội dung chi tiết của cuộc họp
 Tình trạng vấn đề được đề cập
 Bước tiếp theo được tiến hành
2 Lễ họp báo ra mắt Wada Wada 16/11/2012
3 Hội thảo quốc tế về sữa và lễ ra mắt sản
phẩm mới của TH True Milk
TH True Milk 29/11/2012
4 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013
(National Sale Conference 2013) của
Philip Morriss Vinataba Việt Nam tại
Thái Lan
Philip Morriss
Vinataba Việt
Nam
16/1/2013 –
18/1/2013
Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện
(Nguồn: Công ty cung cấp)
 Mục tiêu
Ở vị trí nhân viên phòng Khách Hàng, tôi được tham gia vào công việc lập
các dự án tổ chức sự kiện. Đây là công việc chính và quan trọng, liên quan đến
hoạt động chủ yếu với vị trí hiện tại này ở doanh nghiệp.
Việc tham gia vào các dự án tổ chức sự kiện, soạn thảo các bản kế hoạch
giúp cho dự án được liền mạch, chi tiết và thành công.
 Cách thức thực hiện
 Họp triển khai ý tưởng
Các chương trình luôn cần có đổi mới, sáng tạo do khách hàng yêu cầu, lúc
đó công ty sẽ tổ chức họp bàn ý tưởng (brainstorm).
Để bắt đầu cuộc họp, đại diện mỗi nhóm dự án sẽ gửi email mời họp cho
toàn bộ các nhóm dự án trong công ty và các thành viên liên quan. Email bao gồm:
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
13
o Thông tin chương trình và nội dung

dịch vụ khách hàng duyệt
o Thực hiện theo kế hoạch được duyệt
o Báo cáo theo quy định hàng tuần/tháng/quý và theo yêu cầu
của quản lý
Những hồ sơ chương trình soạn thảo trong quá trình lập kế hoạch:
o Hồ sơ đấu thầu chương trình (Detailed Proposal)
o Bảng báo giá (Cost Estimate)
o Kế hoạch thời gian (Timeline)
o Soạn thảo đề xuất dịch vụ, hợp đồng
o Bản kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)
o Bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình (On
screen – On field materials)
o Hồ sơ tổng quát cho chương trình (Event Manual Proposal) Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A
(Nguồn: công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
15

Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate)
(Nguồn: công ty cung cấp) Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
16

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình