LUN VĂN

Thực trạng áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm
việc hiệu quả tại công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát

áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm việc hiệu
quả tại công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát” làm đề tài
nghiên cứu cho chuyên đề của mình.
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 3

Trong quá trình thực hiện chuyên đề em xin chân thành cảm ơn Cô Huỳnh
Thị Thành đã hướng dẫn và giúp đỡ em thực hiện chuyên đề này. Mặc dù đã có
nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của Cô để bài làm được hoàn thiện hơn.

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận các vấn đề liên quan đến thực trạng áp dụng 5S
tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty trách nhiệm hữu hạng
(TNHH) thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát.
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ.
1.1.1. Thế nào là doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ.
Theo nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30-06-2009 về trợ giúp phát triển
doanh nghiệp nhỏ và vừa, thì: Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã
đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ,
nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài
sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao
động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên).
Cụ thể: Doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, theo nghị định này là:
Quy môKhu vực
Doanh nghi

II. Công nghi
ệp v
à
xây dựng
10 ngư
ời trở
xuống
20 t
ỷ đồng trở
xuống
t
ừ tr
ên 10 ngư
ời
đến 200 người
III. Thương m
ại v
à
dịch vụ
10 ngư
ời trở
xuống
10 t
ỷ đồng trở
xuống
t
ừ tr
ên 10 ngư
ời
đến 50 người

- Giữ vững và phát huy các nghề truyền thống, thể hiện bản sắc dân tộc.
- Tiền đề cho việc hình thành Doanh nghiệp vừa và lớn.
1.1.3. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ.
- Hình thức sở hữu chủ yếu là tư nhân
- Quy mô vốn và lao động doanh thu nhỏ …. nên dễ điều chỉnh hoạt động
nhưng cũng dễ dàng bị phá sản.Thu hút số lượng lao động làm việc là
những người trong gia đình, bạn bè.
- Phần lớn chủ các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ điều hành doanh nghiệp
theo kinh nghiệm, tập quán, bản năng, ít được đào tạo bài bản.
- Loại hình này được phân bố rộng khắp cả nước, có thể huy động và sử
dụng được mọi nguồn lực ở các vùng miền.
- Công nghệ thủ công và nữa cơ khí và dễ thay đổi công nghệ vì việc đầu
tư vào công nghệ là không lớn.
- Khả năng cạnh tranh yếu.
1.2. Tìm hiểu chung về 5S.
1.2.1. Khái niệm chung về 5S.
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản.
Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton,
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 6

Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp,
Sạch Sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất,
tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người.
Tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Đây là yếu tố cơ bản đối
với các hoạt động cải tiến năng suất. (nguồn: _ trung tâm năng suất
Việt Nam_ Thực hành tốt 5S)

1.2.2. Mục tiêu chính của chương trình 5S.

 Thực hiện bước “Sắp xếp” (S2).
Là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu,
hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại.
Nguyên tắc chung là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng
và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động được tuân thủ triệt để.
 Thực hiện bước “Sạch sẽ”(S3).
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay
các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
 Thực hiện bước “Săn sóc”(S4).
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách
có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy
định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần
suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của
cán bộ công nhân viên chức trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
 Thực hiện bước “Sẵn sàng”.
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 8

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt
động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và
chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại
năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.
1.2.6. Các bước áp dụng.
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kỳ

2.2. Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả
tại Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát.
Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng ý tưởng áp dụng hệ thống 5S được
Lãnh đạo công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát ấp ủ từ lâu.
Nhận thức được tính cấp bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng
môi trường làm việc của công ty. Nhằm tạo một môi trường làm việc ngăn nắp,
khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên chức (CBCNV)
thì 5S là mục tiêu phải hướng đến. Được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn,
lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích tiếp
cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S.
Cụ thể Tiến Phát đã tiến hành triển khai thực hành 5S tại doanh nghiệp
của mình như sau:
2.2.1. Chuẩn bị, xem xét thực trạng.
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 10

Công ty đã lập ra một kế hoạch triển khai như sau:
- Công ty tiến hành thành lập ban chỉ đạo và một tổ đánh giá có quyết định
kèm theo. Ban chỉ đạo và ban đánh giá gồm là các thành viên trong lãnh
đạo công ty, đại diện phòng ban và những người có uy tính và có ảnh
hưởng tới nhân viên. Với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc
nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Có trách nhiệm trong việc
triển khai hệ thống 5S này.
- Mời các chuyên gia trong lĩnh vực về tư vấn hổ trợ cho công ty.
- Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện hiện tại có thể đáp ứng các
yêu cầu của 5S đến đâu và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để
hướng đến tiêu chí của 5S.
- Tiến hành làm khẩu hiệu về 5S treo ở các vị trí trong công ty và thiết kế
bảng tin thông tin về 5S để cho người lao động nhận thức rõ hơn về 5S.

lọc, Tiến Phát đã duy trì việc tổng vệ sinh này khoảng cách là 3 lần trong năm.
(xem hình 1_phụ lục số 1)
2.2.4. Bắt đầu bằng ”sàng lọc”.
Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị của Tiến Phát đưa ra
các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng
hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được
tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất.
2.2.5. Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày.
 Thực hiện bước “Sàng lọc”.
Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên được để thuận tiện cho việc
sử dụng và dễ dàng. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 12

những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi
cần sử dụng. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Những vật dụng
không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý.
 Thực hiện bước “Sắp xếp”.
Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ
chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả. Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ
phận/phòng ban của công ty Tiến Phát đã thống nhất trong nội bộ hình thức sắp
xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu. Bằng cách để các vật dụng gần nhau và gần
nơi sử dụng nhất, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần
thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Nhằm giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm,
sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.
 Thực hiện bước “Sạch sẽ”.
Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể cũng
như vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc. Luôn kiểm tra
để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, không bị bụi bẩn. Công ty đã tạo

 Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào
các nội dung trọng tâm như sau:
- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
- Nơi làm việc có an toàn không?
- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng
không?
- Các hồ sơ có được lưu giữ dễ truy tìm không?
- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 14

- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
 Công ty Tiến Phát đã tiến hành tại các hạng mục, khu vực sau:
- Các văn bản, chính sách hỗ trợ, quy định việc triển khai và duy trì 5S
- Khu vực văn phòng (đối tượng chính là hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng)
- Khu vực sản xuất (đối tượng chính là máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc,
xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC)
- Khu vực kho (đối tượng chính là các vật tư, quản lý kho)
- Khu vực chung (phòng họp, hành lang, nhà vệ sinh)
- Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ)
Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên
thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban, bộ
phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau với điểm tối đa có thể đạt được.
Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề
xuất thưởng đối với những đơn vị thực hiện tốt.
Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các
bảng tin chia sẻ (góc 5S). (Xem hình 2_phụ lục số 1)
2.3. Hiệu quả mang lại từ 5S.
Những thành công mà Tiến Phát có được hôm nay là một qúa trình chung

5S đi liền với văn hóa, nhận thức được 5S tức là nhận thức về sự thay đổi
văn hóa, thay đổi về thái độ làm việc. Như ta đã biết để làm thay đổi thái độ và
suy nghỉ của mỗi người là rất khó khi những tư tưởng, thái độ đã thấm nhuần
trong mỗi con người. Công ty Tiến Phát cũng vậy với những người lao động từ
nhiều khu vực, vùng miền khác nhau, tích cách, phong cách sống khác nhau.
Thì việc để thay đổi nhận thức của mỗi người bắt họ làm theo khuôn mẫu, theo
quy định khi áp dụng 5S là rất khó.
2.4.2. Khó khăn khi triển khai.
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 16

Để triển khai 5S, đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi phong cách
làm việc của mình.
Nhưng vấn đề là tất cả mọi người trong Công ty có thực sự mong muốn
triển khai thành công 5S, hay sẽ từ bỏ 5S khi gặp khó khăn. Hoặc tất CBCNV
có thực sự sẵn sàng đối phó với những trở ngại phát sinh, chẳng hạn như đối với
những người chống đối, không muốn thay đổi. Những cách nói hay những cách
trả lời như: - Không có thời gian làm 5S?
- Tôi không rảnh? Tôi còn phải làm công việc của tôi?
- Chẳng lẽ ngày nào tôi cũng phải lau chùi, quét dọn?
 cần phải được loại bỏ trong quá trình áp dụng 5S.
2.4.3. Khó khăn về duy trì.
Thời gian đầu thì mọi người còn xôi nổi hào hứng, giai đoạn tiếp theo là sự
hời hợt và giai đoạn cuối cùng là không quan tâm nếu Tiến Phát không kiên trì
cố gắng đưa ra các chính sách linh hoạt để duy trì áp dụng thì dễ dẫn đến sự
thất bại về 5S.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu
quả tại Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát.
3.1. Giải pháp đối với lãnh đạo và CBCNV.

- Thực hiện đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể của
hệ thống. Nên xây dựng cơ chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá và
theo dõi. Các điểm số này có thể được dán tại nơi làm việc. (Xem bảng 1,
bảng 2_phụ lục số 2)
- Sử dụng các tiêu chuẩn, giám sát và quản lý phải có sự kiểm tra hiệu quả
và xác định sự vi phạm.
- Để đảm bảo đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến
hành đánh giá độc lập và đồng loại, các bộ phận khác nhau sẽ đánh giá
chéo lẫn nhau bằng một thang điểm chung thống nhất, việc đánh giá
GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 18

nhằm mục đích bảo đảm sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công
ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác
kết quả của việc thực hiện.
- Nghiên cứu ban hành một số quy chế về 5S như nội quy 5S, quy định về
trang phục, quy định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S.
- Tiến hành chụp ảnh thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải
tiến đồng thời cho dán lên bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý.

KẾT LUẬN

Việc các doanh nghiệp áp dụng 5S theo phương pháp và được quản lý chặt
chẽ sẽ không những góp phần nâng nâng cao điều kiện và môi trường làm việc
trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng
cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động
nhóm. Đây là kinh nghiệm quản lý của Nhật bản mà các doanh nghiệp của Việt
Nam áp dụng. Trong đó có công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến
Phát.

GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH

SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 20