v1.0
BÀI 4
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
PGS.TS.Phan Kim Chiến
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1
v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết
quả hoạt động của một tổ chức?
•
Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8
khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại
ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo
ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn
lớn của cả nước.
•
Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô
tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt
động của mình.
•
Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000,
trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng
Ban, Trung tâm.
•
Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan
đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra
ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân xưởng sản xuất, thực
hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường.
2
v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại
học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động của Nhà trường hay không?
2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong
tình huống trên?
v1.0
MỤC TIÊU
•
Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ
chức trong triển khai một kế hoạch nhất định.
•
Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức
•
Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các
thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức.
•
Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng
trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
5
v1.0
6
NỘI DUNG
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
v1.0
1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
•
Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).
•

2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
v1.0
2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC
•
Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ
thành các công việc mang tính độc lập
tương đối để trao cho các cá nhâN.
•
Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao
động, chất lượng và hiệu quả của người
lao động.
•
Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán,
giảm khả năng sáng tạo của người lao
động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa
những người lao động.
v1.0
2.2. HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN
•
Tiêu chí hình thành bộ phận;
•
Theo lĩnh vực chức năng;
•
Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị
(mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/
địa dư;
•

1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng;
2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các
bộ phận;
3) Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra
cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý;
4) Giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với
sản phẩm, dịch vụ và khách hàng;
5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản
lý chung;
6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu
chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo
cao nhất.
v1.0
TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ
•
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân
thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm,
phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu
vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu.
•
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực
hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để
phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm,
dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng.
•
Cơ cấu theo khách hàng: là hình thức tạo nên bộ
phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách
hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ
cấu.
•

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/
KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ
Nhược điểm:
1) Công việc có thể bị trùng lắp;
2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến̉;
3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên
toàn tổ chức;
4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;
5) Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung;
6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm
soát của cấp quản lý cao nhất.
20
v1.0
TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC
Ưu điểm:
1) Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ
chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường;
2) Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát
trên một cơ sở chung thống nhất;
3) Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, điều này cho phép tăng cường
phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp.
v1.0
TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC
Nhược điểm:
1) Có khả năng xuất hiện tình trạng cục
bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn
át lợi ích của toàn tổ chức;
2) Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng
lắp của công việc;
3) Những kỹ năng kỹ thuật không được