Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Lời nói đầu
Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức là
những số liệu và tài liệu thu thập đợc . Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để chế
biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành các quyết
định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điên tử là
phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công .Mối quan tâm hàng
đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông tin quản lý là thiết kế các ngân
hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên các phơng tiện nhớ
của máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều ngời dùng và nhiều mục đích quản
lý.Hệ thống thông tin quản lý thể hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những
hệ thống thông tin quản lý và những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế
xã hội , đặc biệt cho các tổ chức doanh nghiệp. Các nhà quản lý hiện đại càng
ngày càng phải chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu
hệ thông thông tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những
hệ thống thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của
nhà quản lý .
Hiện nay ở nớc ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các cơ
quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đa máy tính vào công tác văn phòng và
quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên nghành là hết
sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết đợc tình hình học tập và ứng dụng
trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản
lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế Đề tài này sẽ giúp cho em
hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát
triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn .
1
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều thiếu
sót . Em rất mong nhận đợc lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi của Thầy để
em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá trình thực tập.


làm việc cho các trung tâm phần mềm ,các công ty sản xuất, bu điện , ngân
hàng
Việc quản lý văn bản là công việc cần thiết và cấp bách thiết thực nhằm thúc
đẩy chất lợng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là đối với
sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nớc các cử nhân tin học kinh tế
đáp ứng yêu cầu của đất nớc xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa phồn vinh.
B.Ngôn ngữ lập trình.
1.Khái niệm chung.
Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một khối l-
ợng tơng đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn ngữ thích hợp
cho hớng đối tợng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ hiểu nhất, thuận lợi cho
việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của sinh viên đó . Em chọn ngôn
ngữ lập Trình Visual Basic 6.0.
Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình hớng đối
tợng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn.
2.Xây dựng đề tài.
Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài đợc xây dựng trên cơ sở HTTT đợc
thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm kiếm, dữ liệu
, thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất cả những vấn đề về
hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng .
Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ giữa
nhà trờng và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trờng và thông
qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần thiết.Nh vậy sử dụng
ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chơng trình hoàn thiện hơn so với ngôn
ngữ lập trình khác.
4
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form chính. Từ
form chính có thể truy nhập đợc các thông tin ở các form khác nhờ menu hiện ở
trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ một văn bản nào đó do

thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ đợc nghiên cứu những vấn đề mới
6
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con ngời. Sinh viên sau khi ra tr-
ờng không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm chất tốt. Nhờ việc quản lý
khoa học của nhà trờng và khoa tin học kinh tế, Đề tài Xây dựng HTTT quản lý
văn bản của khoa tin học kinh tế là một công việc rất cần thiết.
B. Phân tích và thiết kế HTTT.
Trớc hết ta phải thiết kế hệ thống để quá trình thực hiện phơng án của mình đ-
ợc thoả dụng. Đánh giá yêu cầu và tham khảo về giai đoạn yêu cầu do phân tích
trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành tiếp tục hay huỷ bỏ. Giai đoạn này
cũng rất quan trọng, theo James Mckên đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn
này bằng nhận xét:Những ngời có thành công nhất , nghĩa là những ngời tôn
trọng nhất các rằng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng
nhất , cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động
phân tích chi tiết và thiết kế lo gíc.
7
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
I/Sơ Đồ Chức Năng:

Sơ đồ chức năng quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế
II/Sơ Đồ DFD:
Ta thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống quản lý văn bản qua sơ
đồ này.Sơ đồ này không đi vào chi tiết , mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn
là nhận ra nội dung chính của hệ thống
8
Quản lý văn bản
Quản lý hồ sơLập lịch
Quản lý nơi
nhận

Xử lý văn bản
Xắp xếp văn bản theo trình
tự
Thực hiện chương trình
Thực hiện kiểm tra định kỳ
Nhận và thực hiện
Sau khi nhận văn
bản
Lập kế hoạch
Quá trình gửi
văn bản
Xác định điều
kiện văn bản
Đã thực
hiệnvà xử lý
Các thông báo
được gửi đi
Tổng hợp và
thông báo
X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n
11
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
IV. Ch ơng trình.

Đây là chơng trình xây dựng nhằm quản lý văn bản khoa tin học kinh tế. Khi ta
muốn nhập dữ liệu tìm kiếm văn bản trợ giúp chơng trình.
12