Phần 1 : Mô tả và khảo sát hệ thồng quản lý hàng hóa.
1.1 Mô tả hệ thống
Các hoạt động quản lý hàng hóa do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:
- Phòng kinh doanh:
+ Theo dõi tình hình mua bán của công ty: mặt hàng nào được bán nhiều và
vào thời điểm nào trong năm.
+ Nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng và tổng hợp lại để xem mặt hàng
nào tồn dưới ngưỡng cho phép, mặt hàng nào tồn đọng quá lâu để đưa ra
những đề xuất và phương án giải quyết.
- Mỗi cửa hàng có:
+ Cửa hàng trưởng: Quản lý, kiểm soát, chịu trách nhiệm về tình hình mua bán
tại cửa hàng. Quyết định đơn giá và báo cáo tồn kho.
+ Thủ kho: Chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về.
+ Nhân viên bán hàng: Ghi nhận mặt hàng,số lượng bán, xác định đơn giá bán
tùy theo từng mặt hàng, xác định thuế xuất GTGT, nhận tiền của khách hàng.
1.2 Khảo sát hiện trạng hệ thống
- Tính tới thời điểm hiện nay, công ty chưa có bất kỳ hệ thống quản lý hàng hóa
nào.
- Hệ thống mới được khảo sát hiện trạng dựa trên: Các hoạt động nghiệp vụ, các
hồ sơ dữ liệu thu thập được.
a- Mua hàng hóa về nhập kho:
+ Phòng kinh doanh ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua
bán của công ty, xác định mặt hàng mà công ty cần mua thông qua những báo
cáo tồn kho của các cửa hàng.
+ Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng, nhân viên
thủ kho sẽ kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về. Kiểm tra xong, thủ
kho viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn
mà công ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đó.
b- Bán hàng hóa:
Khi khách hàng mua tại cửa hàng sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt

và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng.
- Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra (làm gì chứ
không phải làm như thế nào) trong hệ thống.
2.1.2 Xây dựng biểu đồQuản lý mua bán hàng hóa
1. Mua hàng 2. Nhập hàng 3. Bán hàng 4. Thống kê,
báo cáo
2
1. Mua hàng:
Mô tả chi tiết chức năng
- 1.1 Nhận báo cáo tồn kho : Sau khi nắm bắt thị trường và theo dõi tình hình mua
bán của công ty. Những mặt hàng nào bán được nhiếu và vào thời điểm nào trong
năm,đồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp lại để xem măt
hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép.
- 1.2 Đề xuất kế hoạch : Khi biết được mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì
đề xuất kế hoạch để điều phối mua hàng về nhập kho để chủ động trong kinh
doanh.
- 1.3 Đặt hàng : Khi biết được những hàng hóa nào cần mua thì phải lên kế hoạch,
nếu có gì cần xem xét lưu ý thì phải đưa ra bàn luận rồi tiến hành đặt hàng với các
đơn vị khác
2. Nhập hàng:
Mô tả chi tiết chức năng :
- 2.1 Lập phiếu nhập hàng hóa : Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập
kho tại các cửa hàng. Mỗi lần nhập kho là phải lập phiếu nhập hàng hóa. Phiếu
nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn mà công ty mua từ đơn vị khác.
- 2.2 Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng : Sau khi hàng hóa được nhập, nhân viên
phải có trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về.
3. Bán hàng:

- 4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua : Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế
giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi
quyển hóa đơn.
- 4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán : Công ty lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng
bán, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng…
- 4.3 Chọn phương án hạch toán : Có nhiều phương pháp hạch toán giá vốn hàng
bán. Vì vậy mà công ty phải quyết định chọ một cách và báo cho cơ quan quản lý
biết về phương thức hạch toán của mình.
- 4.4 Báo cáo : Sau khi lập các báo cáo thì phải báo cáo lên lãnh đạo và chi cục
thuế để họ nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty.
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Khái niệm
Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau
và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. Diễn tả tập hợp các chức năng
của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao
thông tin cho nhau.
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau
những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng
và thông tin nào cần thiết cho quản lý.
2.2.2 Xây dựng biểu đồ
a - Sơ đồ ngữ cảnh:
4. Thống kê báo cáo
4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua
4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán
4.3 Chọn phương thức hạch toán
4.4 Báo cáo
5
Chú thích:
(1) Theo dõi tình hình mua bán hàng hóa.
(2) Nhận các báo cáo.

Phòng kinh doanh, các cửa hàng, kho hàng, khách hàng, chi cục thuế và các
đơn vị khác.
Mỗi thành phần có 1 chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có tác động mạnh
mẽ đến quá trình quản lý mua bán hàng hóa. Các thông tin từ các bộ phận khác
nhau trong công ty sẽ được bộ phận khác sử dụng để đưa ra các đề xuất hay
quyết định kinh doanh.
- Phòng kinh doanh sẽ nhận thông tin từ các bộ phận khác như: Nhận thông tin
từ phía khách hàng thông qua các cửa hàng, thông tin về tình hình hàng hóa
trong kho thông qua các báo cáo của thủ kho…từ đó có thể đưa ra các quyết
định kinh doanh đem lại hiệu quả cho công ty.
- Các cửa hàng là nơi trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên sẽ tiếp nhận thông
tin từ phía khách hàng để cung cấp cho các bộ phận khác. Đồng thời cũng là
nơi truyền tải thông điệp của công ty đến khách hàng, các thông điệp này chính
là các thông tin đã được các bộ phận còn lại trong công ty xử lý. Ví dụ như
thông tin về giá, có loại hàng hóa bị tồn kho được phòng kinh doanh quyết
định bán giảm giá. Thông tin này đến với khách hàng thông qua người bán
hàng ở các cửa hàng.
- Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa. Thông tin từ bộ phận kho sẽ được cung cấp
chủ yếu cho phòng kinh doanh và các cửa hàng.
- Khách mua hàng sẽ đua ra các thông tin cho người bán hàng, bộ phận này sẽ
chuyển thông tin đến các bộ phận khác như phòng kinh doanh, kho hàng…để
từ đó công ty có những đáp ứng phù hợp với thông tin của khách hàng. Đồng
thời khách mua hàng cung nhận được các thông tin từ phía công ty mà nơi trực
tiếp cung cấp các thông tin này cho khách hàng là các cửa hàng.
- Chi cục thuế là cơ quan nhà nước quản lý tình hình thực hiện nghĩa vụ của
doanh nghiệp về lợi nhuận. Các thông tin được trao đổi qua lại giữa cơ quan
này với công ty để giúp công ty thực hiện được nghĩa vụ của mình hoặc được
nhà nước giúp đỡ.
- Các đơn vị khác (cụ thể ở đây là các đối tác của công ty) sẽ cung cấp các
thông tin về các loại hàng hóa công ty mua như: số lượng, chất lượng, thời gian

Hóa đơn
Lãnh đạo
Đề xuất
Q
u
y
ế
t

đ
ị
n
h
Báo cáo
Hàng hóa
8
c - Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
Mua hàng:
Nhập hàng:
Đơn vị
khác
1.1 Nhận
báo cáo tồn
kho
1.2 Đề xuất
kế hoạch
1.3 Đặt hàng
3.Bán hàng
2.Nhập hàng
Quy

hàng
Kho hàng
Thẻ kho
Hóa đơn
4.Thống
kê,báo cáo
Hóa đơn
Thanh toán
11
4.1
Lập
báo
cáo
VA
T
hàng
mua
4.2
Lập
báo
cáo
VA
T
hàng
bán
4.3
Chọn
phươn
g thức
hạch