Đồ án tốt nghiệp
Mở ĐầU
Trong mấy thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin Thế giới đã phát
triển mạnh mẽ và đạt đợc những thành tựu to lớn, đóng góp đáng kể cho sự phát
triển kinh tế , xã hội..
ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy mới bớc đầu hội nhập nhng tốc
độ phát triển khá nhanh ,nó đang dần từng bớc đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực
của nền kinh tế và đã phát huy đợc hiệu quả.
áp dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý sẽ làm giảm bớt sức
lao động của con ngời , tiết kiệm đợc thời gian với độ chính xác cao , gọn nhẹ và
tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây. Tin
học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ,tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống
hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời.
Vai trò của công nghệ thông tin là không thể phủ nhận song việc áp dụng
công nghệ thông tin còn tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực ,từng đối tợng cũng nh từng
giai đoạn cụ thể của hoạt động kinh tế,xã hội
Do công việc quản lý hàng hoá hàng ngày đòi hỏi phải cung cấp những thông
tin kịp thời ,chính xác về hàng hoá ,khách hàng ,công nợ cho khách hàng cũng
nh cho lãnh đạo cho nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng hoá là
một việc làm cần thiết đối với công việc của bản thân .Chính vì vậy em chọn việc
" Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ " làm đồ án tốt nghiệp của
mình dới sự hớng dẫn nhiệt tình của PGS -Tiến Sĩ Nguyễn Thanh Thuỷ-Bộ môn
Hệ Thống Thông Tin Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Mục đích của đề tài là :
- Xây dựng một chơng trình giúp cho công việc quản lý hàng hoá,công nợ
của mình đợc thuận lợi ,đơn giản,tốn ít thời gian hơn so với việc quản lý thủ công
trớc đây .
- Đa dạng hoá các thông tin quản lý.
- Đảm bảo độ tin cậycủa dữ liệu ,tăng tính linh hoạt của hệ thống nhờ các ph-
ơng pháp quản lý Cơ Sở Dữ Liệu hiện đại .
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ

động của hệ thống . Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu
của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý hàng
hoá và công nợ.
1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn
Trớc một khối lợng tơng đối lớn nh các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý
theo phơng pháp thủ công sẽ tốn mất nhiều thời gian và công sức . Đặc biệt là với
một số lợng nhân viên hạn chế của công ty thì việc đòi hỏi cung cấp những thông
tin tức thời là không thể đáp ứng đợc, do đó gặp rất nhiều khó khăn.Nó đòi hỏi
phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian điều này sẽ gây nên một sự lãng phí lớn về
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
3
Đồ án tốt nghiệp
lao động dẫn đến chi phí quản lý tăng đây là điều không mong muốn đối với bất
cứ một cá nhân, đơn vị hay tổ chức nào.
Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá
cho việc quản lý hàng hoá và công nợ cũng nh các hệ thống quản lý khác.
Một số nguyên tắc cần đảm bảo
Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất
+ Thông tin đợc tích luỹ,thờng xuyên cập nhật
+ Thông tin không trùng lặp
+ Thông tin không d thừa
Nguyên tắc linh hoạt của hệ thống. Hệ thống phải tuân theo nguyên tắc thống
nhất và ninh hoạt của thông tin.
Nguyên tắc này làm giảm nhẹ cho việc vào số liệu và tăng độ tin cậy.
Các bớc xây dựng hệ thống quản lý gồm các bớc cơ bản sau:
a. Tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống.
+ Phát hiện các nhợc điểm tồn tại
+ Cân nhắc tính khả thi
+ Định hớng cho các giai đoạn tiếp theo

5
Đồ án tốt nghiệp
CHƯƠNG II
PHÂN TíCH Hệ THốNG về CHứC NĂNG
Căn cứ vào việc khảo sát yêu cầu đặt ra ra đối với hệ thống ,trên cơ sở phân
tích bài toán trong chơng hai.theo phơng pháp phân tich có cấu trúc(SA) ta có biểu
đồ phân mức kiểu (top_down analyis) hay gọi là biểu đồ phân cấp cức năng(BPC)
nh sau:
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống:

Hệ Thống " Quản lý hàng hoá và công nợ " gồm hai chức năng chính:
- Chức năng quản lý hàng hoá :
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
6
Quản lý hàng hoá và công nợ
1.Quản lý hàng
hoá
2.Quản lý công
nợ
1.3
Báo cáo
hàng
hoá
TH
&CT
1.2
Cập
nhật
danh

hàng hoá dạng tổng hợp và chi tiết.
- Chức năng quản lý công nợ :
Thực hiện cập nhật ,theo dõi việc mua bán hàng hoá và thanh toán của khách
hàng .Nó bao gồm các chức năng cập nhật phiếu thu chi,cập nhật danh mục khách
hàng ,báo cáo công nợ dạng tổng hợp và chi tiết .
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống:
Mức 0:
Biểu đồ luồng dữ liệu Mức 0(mức Ngữ cảnh) cho ta cái nhìn khái quát quá
trình hoạt động của hệ thống.
a1,c2 b1,e1,e3
a6,c6 c1,d1,f1,f3
a1 : Nhà cung cấp giao hàng,hoặc khách hàng mua hàng.
c2 : Khách hàng trả nợ,thanh toán.
b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (do nhập sai sót).
e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho.
e3 : Gửi báo cáo tồn kho về Ban quản lý.
c1 : Ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp.
d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót).
f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ .
f3 : Gửi Ban quản lý báo cáo công nợ.
C6 :Báo số nợ ,thanh toán.

a6: Trả lời ,giao hàng.
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
7
Khách hàng,
Nhà cung cấp
Hệ thống quản
lý hàng hoá và

Cập nhật
danh mục
hàng hoá
Báo cáo hàng
hoá
Tổng hợp và
chi tiết
Khách hàng,nhà
cung cấp
1.Quản lý HH
2.QL công nợ
Ban quản lý
Đồ án tốt nghiệp
ợng nào và nhập từ đâu để từ đó có đợc những con số thống kê chính xác về hàng
hoá trong kho .
+ Cập nhật danh mục hàng hoá :Chủ yếu là theo dõi các chủng loại hàng
mới ,đợc xuất nhập tại một thời điểm nhất định (cuối ngày).
+Báo cáo hàng hoá Tổng hợp và chi tiết .Sau khi các hoạt động xuất
nhập hàng hoá đã kết thúc thì số liệu tổng hợp và chi tiết về hàng hoá phải đợc báo
cáo để từ đó ban giám đốc đa ra phơng án nhập hàng ,bán hàng...
Biểu đồ luồng dữ liêụ mức đới đỉnh định nghĩa chức năng 1 .

a1 b1
a2,b2
a3 phiếu NX
a5
danh mục HH

e4
a6 e2

Nhà CC
Ban quản lý
Đồ án tốt nghiệp
Để hoàn thành chức năng Quản lý công nợ cần phải thực hiện ba chức năng
con đó là :
+ Cập nhật phiếu thu chi .Sau yêu cầu thanh toán của khách hàng (phiếu thu)
hoặc trả nợ cho nhà cung cấp(phiếu chi) thì hệ thống phải có nhiệm vụ lập phiếu
thu chi đồng thời lu phiếu thu chi đã lập .
+ Cập nhật danh mục khách hàng .Khi một khách hàng hoặc nhà cung cấp
mới có hoạt động giao dịch với hệ thống thì những đối tợng đó phải đợc cập nhật
và lu trữ một cách thờng xuyên.
+ Báo cáo công nợ Tổng hợp và chi tiết: Đây là một chức năng mang tính
thống kê . Chức năng này có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo biết đợc về tình
hình thu chi, tổng số nợ mà khách hàng cha thanh toán, cũng nh số nợ cha thanh
toán cho nhà cung cấp , để từ đó đa ra quyết định là có nên cung cấp hàng hoá cho
một khách hàng nào đó hay không . Nếu khách hàng đó nợ nhiều có thể ngừng
cung cấp và ngợc lại .Cũng từ đây có thể chọn đợc nhà cung cấp hàng hoá lâu dài
cho công ty .
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh định nghĩa chức năng 2
c2 d1
c1
c3
d2 c4 f1
phiếu thu chi danh mục KH

f5 c5 f2
phiếu nhập xuất
f4
c6
f3

c3

phiếu thu chi

c5 f5
a5
danh mục KH
danh mục HH
e4 f2
e2
f4

e3 f1
e1
f3
a6 c6
*Chú thích
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
11
K.Hàng,
nhà cung c
Ban quản
lý
1.1Cập
nhật phiếu
NX
1.3Báo
cáoHH
TH&CT

- Báo cáo tồn kho
e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho .
e2 : Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu
phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ .
e3 : Gửi báo cáo tồn kho tới ban quản lý .
e4:Tìm các thông tin về xuất nhập ,tồn của hàng hoá.
- Cập nhật phiếu thu chi
c1 : Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp (yêu cầu lập phiếu chi).
c2 : Khách hàng trả nợ (yêu cầu lập phiếu thu ).
c3 : Lu phiếu thu chi đã lập .
c4 : Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (nếu là khách hàng mới).
C5:Lu danh mục khách hàng.
C6:Báo số nợ ,thanh toán.
- Điều chỉnh phiếu thu chi
d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót).
d2 : Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lu
lại .
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
12
Đồ án tốt nghiệp
- Báo cáo công nợ .
f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ
f2 : Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ
liệu nhập xuất ,tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm
nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ .
f3 : Gửi ban quản lý báo cáo công nợ .
f4:Lấy thông tin từ kho phiếu nhập xuất để tính toán và vào báo cáo công nợ
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT

nghĩa .Một kiểu liên kết là đợc định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể .Số các kiểu
thực thể tham gia vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết .
Hệ thống "Quản lý hàng hoá và công nợ " với chức năng nhiêm vụ là nhận
đơn hàng thông qua đờng điện thoại hoặc đơn hàng trực tiếp từ các khách hàng sau
đó xem xét tình trạng về hàng hoá của công ty tình trạng công nợ của khách hàng
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
14
Đồ án tốt nghiệp
để từ đó có thể cung cấp hoặc ngừng cung cấp hàng hoá cho khách hàng ,cũng có
thể là nhập hàng .Sau mỗi kỳ hạn hoạt động giao dịch (ngày ,tuần ,tháng
,quý,năm ...) hệ thống có thể thống kê và có những báo cáo chi tiết về hoạt động
kinh doanh của công ty từ đó giúp cho lãnh đạo đa ra những phơng án kinh doanh
hợp lý nhằm phát triển .
3.1. Các thực thể :
a. Thực thể khách hàng
Đây là thực thể không thể thiếu vì khách hàng chính là đối tợng phục vụ
của công ty. Khái niệm khách hàng đợc hiểu là một cá nhân,một cơ quan hoặc
một tổ chức. Khách hàng là đối tợng trực tiếp đứng ra yêu cầu công ty cung
cấp các sản phẩm đồng thời ,khách hàng có nhiệm vụ thanh toán lại cho công
ty tiền mua sản phẩm qua các lần giao dịch .
Nó bao gồm một số thuộc tính sau :
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Số điện thoại ...
b.Thực thể hàng hoá( sản phẩm)
Đây là đối tợng quản lý trực tiếp của hệ thống .Trong hệ thống quản lý
này nguồn cung cấp sản phẩm cho đơn vị quản lý là công ty mẹ do vậy không
cần thiết phải đa vào hệ thống thực thể nhà cung cấp nữa .

- Mã quản lý
- Mã khách hàng
- Nợ đầu kỳ
- Thanh toán
- Nợ cuối kỳ
- Mã hàng hoá
- Số lợng
- Đơn giá
- Thành tiền ...
Ngoài ra Phiếu thanh toán cũng có thể đợc coi nh một thực thể có quan hệ 1-
1 với khách hàng .
Thực chất đây là một chứng từ trong đó ghi nhận số tiền mà một khách hàng
nào đó đã thanh toán ,việc thanh toán có thể diễn ra ngay tại thời điểm khi khách
hàng đó mua hàng hoặc cũng có thể là sau khi khách hàng mua hàng . Phiếu
thanh toán bao gồm các danh mục sau:
- Mã khách hàng
- Số chứng từ liên hệ
- Ngày chứng từ liên hệ
- Ngày trả tiền
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
16
Đồ án tốt nghiệp
- Số tiền
Ta có thể tiến hành gom nhóm các thuộc tính để tạo ra các thực thể (entity
tape) sau đó áp dụng sáu quy tắc biến đổi biểu đồ E/A kinh điển để đợc mô hình
thực thể/ liên kết hạn chế tối u.Mô hình E/A tơng đối dễ lập vì nó phản ánh sát sao
các đối tợng trong thực tế .
Hoặc ta có thể tiến hành phân tích hệ thống về dữ liệu theo mô hình quan hệ.
Cách làm này đơn giản và rất trực quan. Tuy nhiên kết hợp lập lợc đồ dữ liệu theo

thể phiếu xuất gọi là thực thể chi tiết phiếu xuất.
Sơ đồ thực thể liên kết
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
18
Khách hàng
-Mã khách
hàng
-Tên khách
hàng
-Địa chỉ
-Số đIện thoại
Hàng hoá
-Mã hàng hoá
-Tên hàng hoá
-Đơn vị tính
-Gía đơn vị
Phiếu xuất
-Số phiếu xuất
-Mã khách
hàng
-Ngày xuất
Tổng hợp
-Mã quản lý
-Mã khách hàng
-Mã hàng hoá
. . . . . . . . . .
Chi tiết phiếu
xuất
-Số phiếu

*Đầu ra của công việc thiết kế sẽ là các quyết định về :
- Một kiến trúc tổng thể của hệ thống.
- Các hình thức trao đổi trên biên của hệ thống (Các mẫu thu thập ,các
tài liệu in ra ,các giao diện ngời /máy...).
- Tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu theo các phơng án sử dụng tệp hay sử
dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sẵn .
- Tổ chức chơng trình theo các môđun .
Các quyết định về thiết kế luôn là một sự thoả hiệp giữa hai mặt : tính
hợp lý đơn thuần (logic) và sự hạn chế của điều kiện cụ thể (vật lý).

4.1 Thiết kế tổng thể .
*Căn cứ từ thực tế có thể chia hệ thống thành hai hệ thống con đó là :
- Hệ thống 1: Cập nhật thông tin cho hệ thống.
- Hệ thống 2 : Báo cáo
Căn cứ của sự phân chia ở đây là theo sự kiện giao dịch
*Phân định phần thực hiện thủ công với phần thực hiện bằng máy tính
Đây là một hệ thống đợc xây dựng trong một phạm vi nhỏ hẹp do vậy co thể
phân định nh sau :
-Chức năng thực hiện bằng thủ công bao gồm :Cập nhật danh mục hàng hoá
cập nhật danh mục khách hàng .
-Chức năng máy tính bao gồm : Cập nhật phiếu thu chi , phiếu nhập xuất ,
báo cáo hàng hoá , báo cáo công nợ .
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
20
Đồ án tốt nghiệp
Khi có một sự kiện giao dịch nào đó xảy ra thì một nhân viên có thể cập
nhật các thông tin xung quanh sự kiện đó và nhập các dữ liệu vào máy tính có cài
sẵn chơng trình quản lý hàng hoá và công nợ sau đó máy sẽ đa ra những kết quả
tính toán ,trên cơ sở đó ngời phụ trách hệ thống quản lý sẽ đa ra những quyết định

Đồ án tốt nghiệp
- Thích hợp với các phần mềm ứng dụng chuyên dụng trong quản lý,có tốc
độ xử lý nhanh.
- Hỗ trợ cho hệ vấn tin SQL,tạo điều kiện cho việc thiết lập báo các nhanh
chính xác.
- Hỗ trợ cho công tác bảo mật ở mức hệ thống
Các công cụ mạnh mẽ của access cung cấp là: bảng,truy vấn,mẫu biểu,báo
cáo,macro và module:
Table (bảng):
Là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu,nó cho phép lu trữ dữ liệu của một
đối tợng nào đó để phục vụ công tác quản lý.
Một Cơ Sở dữ liệu gồm nhiều bảng .
Một bảng thờng gồm nhiều trờng có các kiểu khác nhau .
Các bảng trong một cơ sở dữ liệu thờng có quan hệ với nhau .
Query (Truy vấn):
Là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp sắp xếp tìm kiếm dữ liệu trên
các bảng,khi thực hiện đợc truy vấn sẽ tập hợp đợc kết quả thể hiện trên màn hình
dới dạng bảng (DynaSet). DynaSet chỉ là một bảng kết quả trung gian,không đợc
ghi lên đĩa và nó bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một
DynaSet nh một bảng để xây dựng các truy vấn khác. Chỉ với truy vấn đã có thể
giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.
Form (Mẫu biểu) :
Là công cụ mạnh của Access thờng dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các
bảng và thiết kế giao diện cho chơng trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các
bảng, nhng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nh: Nhận dữ
liệu từ một danh sách,nhận các hình ảnh,nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng.
Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị đơn lẻ ( không liên quan đến bảng) từ bàn
phím. Mẫu biểu còn có một khả năng quan trọng khác là tổ chức giao diện Chơng
trình dới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống Menu.
Report (Báo biểu):

nhập
Mahh Text 20 Mã hàng hoá
So_luong Number Double Số lợng
Don_gia Number Double Đơn giá
Bảng Hàng hoá
Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Kích th-
ớc
Mô tả
Mahh Text 20 Mã hàng hoá
Tenhh Text 50 Tên hàng hoá
Don_vt Text 50 Đơm vị tính
Don_gia Number Longinte
ger
Đơn giá
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
23
Đồ án tốt nghiệp
Bảng Phiếu nhập
Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Mô tả
So_ phieu Text 20 Số phiếu nhập
Ngay _ nhap Date/Time Ngày nhập
Bảng Phiếu xuất
Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Mô tả
Sopx Text 20 Số phiếu xuất
Ngayx Date/time Ngày xuất
Makh Text 50 Mã khách hàng
Bảng Chi tiết phiếu xuất

hệ
Ngayctlh Date/time Ngày chứng từ
liên hệ
Ngay_ tra Date/time Ngày trả
So_tien Number Double Số tiền
4.3 Thiết kế giao diện ,thiết kế các t liệu vào ra của hệ thống.
Đó là các hình thức để trình bày các thông tin để nhập vào máy tính hay xuất
ra từ máy tính .Yêu cầu đặt ra là các thông tin vào phải đầy đủ và các thông tin ra
phải chính xác ,giao diện phải thân thiện với ngời sử dụng .
Việc thiết kế các t liệu vào ra tuân theo một nguyên tắc đó là thiết kế đầu ra
trớc ,thiết kế đầu vào sau .
a.Thiết kế đầu ra (các báo cáo ) bao gồm :
-Báo cáo tồn kho : Đây là một bảng báo cáo mang tính thống kê về các loại
hàng hoá đang đợc hệ thống quản lý nó bao gồm các mục :Tên hàng hoá đơn vị
tính, giá trên một đơn vị ,lợng nhập ,lợng xuất ,lợng tồn.
Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ
Sinh viên thực hiện: Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT
25