Chơng I. Khảo sát hệ thống quản lý Th viện
I. Khái quát
1.Mục đích
Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trờng học là rất lớn. Vì vậy công
tác quản lý th viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh
viên. Nhng đa phần hiện nay các th viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào
việc quản lý th viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu
từ việc làm thẻ th viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mợn
sách đã làm cho nhiều ngời không thấy đợc lợi ích từ hoạt động th viện. Việc th viện tạo
điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mình có thể nâng cao
hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng
một mô hình tổ chức th viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trờng, trong trung
tâm). Nhng trớc hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trờng.
2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống
Hiện nay, hệ thống th viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét về
mặt thông tin cập nhật cho ngời dùng cũng nh thuận tiện cho thủ th trong vấn đề quản
lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mợn sách, cũng nh công việc của thủ
th hiện nay mất thời gian và độ chính xác không đợc đảm bảo:
Độc giả (User)
Công tác mợn sách diễn ra một cách thủ công. Ngời mợn sách phải tìm tài liệu
bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại th viện. Dẫn đến việc độc giả
không chủ động trong việc mợn sách.
Độc giả cha nhận đợc các thông tin cập nhật nhanh nhất từ th viện.
Mặc dù nhu cầu lớn nhng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế.
Thủ th:
Thủ th hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và nh vậy độ
chính xác không đợc đảm bảo.
Thống kê thông tin rất mất thời gian
Gửi thông tin đến ngời sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên th
viện. Điều này cha thực sự đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.
Tóm lại, nh vậy vai trò và vị trí của th viện cha đứng đúng chỗ của nó, vẫn cha

2
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình phải dễ sử dụng,
các form thiết kế đẹp phù
hợp với th viện
2
Yêu cầu nội dung chi tiết:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình gồm các Form:
Form chính, Form độc giả,
Form sách, Form kho,
2
3
4
3
1. Chơng II. Phân tích hệ thống
2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xây dựng hệ
quản trị trong máy tính. Không thể đa tin học hoá trong quá trình quản lý mà không qua
quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban đầu.
Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính bộ
phận nào do con ngời thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng
quản lý th viện khi cha sử dụng bằng máy tính, các công việc nh thêm bớt sách, lu trữ
thông tin về sách báo đều do con ngời làm, nên mọi công việc nh tìm kiếm, cập nhật rất
khó khăn và chậm chạp vì số lợng sách báo quá nhiều.
Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì tin học hoá
vào hệ thống th viện là rất cần thiết. Hơn nữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt theo một
yêu cầu nào đó sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu
quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi. Muốn nh vậy thì trớc hết ta phải có phần phân tích
thật tốt.

liệu lưu hành
Cập nhật
2.3 Phần đặc tả chức năng
+ Chức năng cập nhật thông tin
- Cập nhật thông tin về tài liệu
Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin về tài liệu
bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ, tên
kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí.
Cập nhật tài liệu có hai loại:
Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong th viện thì ta chỉ cần cập nhật thông tin về
số đăng ký.
Cập nhật thông tin về tài liệu cha có trong th viện thì ta phải cập nhật toàn bộ
thông tin về tài liệu
Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit.
Show:
Input: Chọn tài liệu cần xem
Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL
Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem
Insert:
Input: Nhập vào các thông tin về tài liệu cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ nhập các thông tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu
Output: Hiện ra thông báo là tài liệu đã đợc thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên tài liệu cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá từ CSDL
Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL
Output: Hiện ra bảng thông báo tài liệu đã đợc sửa thành công

Input: Nhập vào các thông tin cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vào CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn thông tin cần xoá
Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
7
Edit:
Input: Chọn thông tin cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về thủ th: Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về
thủ th trong th viện. Với các chức năng: Insert, Delete, Edit
Insert:
Input: Chọn thủ th cần thêm
Process: Bộ xử lý thêm vào các thông tin của thủ th vào trong CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên thủ th cần xoá
Process: Các thông tin về tên thủ th đã chọn đợc xoá từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thủ th cần sửa
Process: Các thông tin về thủ th đã chọn sẽ đợc sửa từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cập nhật toàn bộ thông
tin về nhà xuất bản nh tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại. Với các
chức năng Insert, Delete, Edit
Insert:

mợn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đã trả sách nh: ngày trả, tình trạng trả
- Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy định của th viện,
đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hang sách thì sẽ bị phạt theo quy
định của th viện.
- Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biết khi thẻ
của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mợn sách quá hạn.
+ Chức năng tìm kiếm
- Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm
thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mợn sách, nhân viên quản lý
sẽ thu thập yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm. Máy tính sẽ thông
báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký.
Search:
9
Input: Tài liệu cần tìm kiếm
Process: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDL
Output: Kết quả của việc tìm kiếm
Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tính dành cho độc giả.
- Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ th hay ban quản lý th viện muốn tìm
kiếm các thông tin về độc giả nh: lớp, khoa, địa chỉ, hạn thẻ, để quản lý.
Search :
Input: Tên độc giả cần tìm kiếm
Process: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDL
Output: Đa ra các thông tin cần tìm kiếm
- Tìm kiếm thông tin mợn trả: cho biết các thông tin về sách trong quá
trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình trạng trả, ngày mợn, ngày trả. Đồng
thời cho biết các thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn trả sách.
Search:
Input:
Process:
Output:

Độc giả
Kết quả mượn trả
Yêu cầu làm thẻ
Thủ thư
TT mượn trả
TT sách đang mươn
Yêu cầu mượn trả
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Sách
Mượn trả
sách
T.T sách
Ban quản lý thư viện
Thủ thư
Cập nhật
thông tin
Tìm kiếm
thông tin
Thống kê
Ban quản lý thư viện Thủ thư
DL hệ thống
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Thông tin vào-ra
Yêu cầu
TT
thủ thư