Trang
1

Luận văn
Hệ thống quản lý thư viện Trang
2
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Các từ viết tắt
Lời nói đầu
Lời cám ơn
Chương I : Tổng quan 6
I. Giới thiệu chung 6
I.1.Tổng quan 6
I.2. Khảo sát về nơi thực tập 6
II.Tổng quan về HTTT quản lý 8
II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý 8
II.2. Mục đích chính của hệ thống 9
II.3. Các nguyên tắc đảm bảo 9
II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý 10
II.5. Các chức năng chính của hệ thống 11
Chương II : Khảo sát hệ thống 13
I.1. Mô tả Quản lý thư viện 13

IV.II.2.2. Màn hình ngoài khi đăng nhập 49
IV.II.2.3. Đăng nhập chương trình 49
IV.II.2.4. Màn hình thay đổi mật khẩu. 50
IV.II.2.5. Màn hình quản lý độc giả. 50
IV.II.2.6. Màn hình quản lý sách. 51
V.II.2.7. Màn hình quản lý Mượn - Trả sách 51
IV.II.2.8. Xử lý độc giả vi phạm. 52
IV.II.2.9. Xử lý phân huỷ sách. 52
IV.II.2.10. Xử lý nội qui thư viện. 53
IV.II.2.9. Màn hình báo cáo 53
IV.III.3. Cài đặt chương trình 56
IV.III.1.Yêu cầu phần cứng 56
IV.III.2.Yêu cầu phần mềm 56
IV.III.3. Các bước cài đặt chương trình 56
Chương V : Kết luận 58 Trang
4

CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

 CSDL: Cơ sở dữ liệu
 QLTV: Quản lý thư viện
 HTTT: Hệ thống thông tin
 LDL: Luồng dữ liệu
 TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

 Chương V: Kết luận
Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong
cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất.
Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm
chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo,
đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em
được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa.
Trang
6
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN
I. Giới thiệu chung
I.1. Tổng quan
Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo
sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản
lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc
đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con
người trong sản xuất và đưa ra quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin
học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý
và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng
như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản
lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây
dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm
của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống
quản lý có kết quả tốt .
I.2. Khảo sát về nơi thực tập
 Tên công ty thực tập

Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng,
nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ
phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh
nghiệp. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ
truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ
mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các
nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và
ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm
đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới. Trang
8
 Sơ đồ tổ chức

II. Tổng quan về HTTT quản lý

II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý
a. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có
chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.
Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các
đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống.
Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.

nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu.
II.3. Các nguyên tắc đảm bảo
Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và
tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa
trên một số nguyên tắc sau:
II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc
giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy Trang
10
người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp
không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển .
II.3.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần
phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm
thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản
những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán
cụ thể .
Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ
làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn.
II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng
máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ
thống.
Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển
tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ )
để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được

kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu
II.4.5. Cài đặt chương trình:
 Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào
sử dụng
II.5. Các chức năng chính của hệ thống
Hệ thống có các chức năng chính sau:
o Cập nhật thông tin độc giả Trang
12
o Tra cứu và thống kê độc giả
o Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ)
o Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu
o Cho mượn, trả tài liệu
o Đặt trước tài liệu
o Bán tài liệu.
o Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao)
o Thống kê tài liệu.
o Xử lý vi phạm
o Ngân hàng báo cáo
o Các yêu cầu khác đối với hệ thống
Trang
13
CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I.1. Mô tả Quản lý thư viện:
 Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì

mượn về, tra cứu.
a. Chức năng:
- Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao
đổi, biếu tặng….
- Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng.
- Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải.
- Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm
thông tin.
b. Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra:
+) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số.
+) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về.
+) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức.
+) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu.
+) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ.
+) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân
loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu.
+) Các ấn phẩm thư mục.
+) Thông báo tài liệu mới.
c. Phục vụ bạn đọc:
- Cấp thẻ bản đọc, số mượn về. Trang
15
- Quản lý hồ sơ bạn đọc
- Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả.
- Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc.
- Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến
bạn đọc.
- Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc

cuốn tài liệu một mã số, để đánh vào vị trí theo qui định để tiện cho việc tìm kiếm.
o Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu,
thời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện
(lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu)
o Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách.
o Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử
dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó.
o Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá.
o ……
I.1.5. Mượn - Trả tài liệu
Khi mượn tài liệu:
 Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả để kiểm tra thông tin về độc giả
như các sách đã mượn và thời hạn mượn, quyền tiếp tục mượn tài liệu
 Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn.
 Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào
bảng kết quả mượn tài liệu (Các thông tin về ngày mượn, ngày hạn trả ) Trang
17
 Cập nhật thông tin vào bảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn
của tên tài liệu mà độc giả mượn.
Khi trả tài liệu:
 Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng). Nếu sách bị hỏng
thì cập nhật thông tin vào bảng Thông tin vi phạm.
 Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ,
mượn tài liệu quá hạn
 Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu để thay đổi số lượng tồn
của tài liệu mà độc giả vừa trả.
 Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mượn


I.3. Các yêu cầu khác đối với hệ thống
 Giao diện nhập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có
cùng tính chất.
 Chương trình chạy trên mạng nhiều người dùng.
 Các chức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí
đã được nêu ở mục 1 và 2.
 Người quản trị hệ thống có toàn quyền tức là có thể sử dụng toàn bộ các
chức năng của hệ thống.
II. Môi trường:
II.1. Ngôn ngữ
Một chương trình viết băng ngôn ngữ lập trình Visual basic sẽ cho phép thực
hiện tất cả các chức năng quản lý của CSDL quản lý bạn đọc và cho mượn theo các Trang
19
yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp
cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần
Unicode.
II.2. CSDL
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có
sẵng các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết
các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
Với Access, ngươì dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ
liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.
III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát
- Chưa tự động hoá toàn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công.
- Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt
- Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ

sinh, sinh viên trong nhà trường.
I . Hoạt động của thư viện
I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện
o Công tác QLTV được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với
mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân Trang
21
viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ
độc giả một cách lôgic hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn
như sau :
o Nhập sách: Khi sách được nhà suất bản, công ty phát hành sách chuyển
đến” theo đơn đặt mua của thư viện “ nhân viên thư viện có nhiệm vụ
kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng đơn giá
ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách:
o Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản
của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được
tiến hành dưới hai hình thức:
 Đăng ký tổng quát
 Đăng ký cá biệt
 Có các loại sổ sách để theo dõ việc nhập sách voà thư viện việc đưa các
sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để
phục độc giả.
o Xử lý sách: Việc sử lý sách bao gồm hai việc
 Xử lý kỹ thuật.
 Xử lý khoa học.
 Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp
hay không, xử lý kỹ thuật và tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng
đọc phòng mượn.

có thể lên đến hàng chục ngàn người .
o Chức năng tra cứu: Trang
23
o Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về
sách theo các thông tin như theo thể loại,theo nhà xuất bản,theo phân loại.
o Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc
giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn .
o Chức năng mượn trả sách:
o Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư
viện.do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định , các thao
tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng , chính xác .
o Chức năng thông tin báo cáo :
o Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập,
sách mượn , độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống
kê.
II. Các chức năng của hệ thống
o Quản lý độc giả
o Quản lý sách
o Mượn trả sách
o Tra cưú
o Báo cáo thống kê
III. Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng
dữ liệu.
 Biểu đồ LDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các LDL
chuyển giao giữa các chức năng đó .
 Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó
sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới.

QL Sách
Mượn - Trả
Xử lý VP
P/huỷ sách
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Hệ thống
Đăng nhập
Khoá H.T
T/đổi MK
Thoát
Hiển thị
Thanh Tool
Thanh Stus
Tìm kiếm
Nội qui
Báo cáo
…Độc giả
…Sách
Mượn - Trả
Nhà XB
T.hình M-T
Trợ giúp
Trang
25
2. Phân tích các chức năng chính
 Chức năng Quản lý độc giả


Cập nhật thêm độc
giả

Tìm kiếm độc giả