LỜI MỞ ĐẦU
Đảm bảo vật tư cho sản xuất là một vấn đề quan trọng rất phức tạp bản
thân nó bao hàm nhiều quá trình kinh tế và giữa chúng lại có một mối quan hệ
mật thiết với nhau.
Ngày nay việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao
cấp sang nền kinh tế thị trường, ở Việt nam đã khiến cho mọi doanh nghiệp phải
tự chịu trách nhiệm từ kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trên thực tế không
ít các doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong công tác đảm bảo
vật tư cho sản xuất, như tình trạng dư thừa ứ đọng vật tư, không tìm được nguồn
vật tư, sử dụng lãng phí vật tư Do vậy việc phải làm sao cho công tác đảm bảo
vật tư cho sản xuất, đáp ứng được các yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh
như: cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng, chất lượng đúng quy cách
phẩm chất, kịp thời gian và đồng bộ. Việc kinh doanh vật tư phải đảm bảo
đượclợi thế cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường,là những đòi hỏi rất cấp
thiết .
Để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp Công ty khoá
Minh Khai hoàn thiện công tác tổ chức, đảm bảo vật tư cho công ty một cách
khoa học, nhằm thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị
trường hiện nay. Tôi xin nghiên cứu đề tài "Một số vấn đề về hoạt động đảm
bảo vật tư cho sản xuất của Công ty khoá Minh Khai"
Các nội dung chủ yếu của đề tài bao gồm
Chương I: Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật tư cho sản
xuất của doanh nghiệp sản xuất.
ChươngII: Thực trạng và công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công
ty khoá Minh Khai
ChươngIII: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư
cho sản xuất.
1
CHƯƠNG I
VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO
SẢN XUẤT CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

hoá đó.
* Giá trị: Giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị, là nội dung, là
cơ sở của giá trị trao đổi. Hàng hoá là sản phẩm của lao động, nó có hai thuộc
tính giá trị và giá trị sử dụng. Vậy thì vật tư hàng hoá có hai thuộc tính giá trị và
giá trị sử dụng.
Cần chú ý rằng hai thuộc tính này cũng kết tinh trong hàng hoá, điều đó
có nghĩa là giá trị sử dụng và giá trị thống nhất với nhau nhưng không hoàn toàn
tách lập một cách biệt lập thô thiển.
Một giá trị bao giờ cũng đi liền với một giá trị sử dụng nhất định. Một giá
trị sử dụng được sản xuất để trao đỏi đã là cái chứa đựng trong hàng hoá. Như
vậy khi chúng ta sử dụng một hàng hoá nào đó làm hao mòn giá trị sử dụng, thì
cũng có nghĩa là chúng ta đã tiêu tốn một lượng giá trị để mua một giá trị sử
dụng đó phải xứng đáng, phải phù hợp với lượng giá trị đã bỏ ra bằng một lượng
giá trị nhất định. Chúng ta có thể mua được những giá trị sử dụng nhất định phù
hợp với nó.
Quan hệ giữa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được biểu hiện ở quy
luật giá trị. Đây là quy luật của nền sản xuất hàng hoá và trao đổi hàng hoá phải
được tiến hành trên cơ sở ngang giá hay nói cách khác nó yêu cầu giá trị sử dụng
của một hàng hoá luôn thống nhất với nhau và phù hợp với nhu cầu của xã hội.
Đại hội Đảng cộng sản Việt nam lần thứ VI đã thừa nhận nền kinh tế Việt
nam là xã hội.
Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Vật tư là sản phẩm của lao động,
được tiêu dùng trong sản xuất như vậy trong nền kinh tế hàng hoá thì vật tư là
hàng hoá, vật tư có hai thuộc tính như các hàng hoá khác đó là giá trị và giá trị
3
sử dụng. Điều đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh thương mại
vật tư.
2. Sự cần thiết của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư.
Để quá trình sản xuất có thể diễn ra, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba
yếu tố; vật tư, lao động, tiền vốn.

tiêu dùng vật tư được thể hiện ở những điểm sau.
Tên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật tư cụ thể là:
Nhu cầu vật tư
∑ ∑
= =
=
n
i
n
i
QiXmiMi
1 1
= (Sản lượng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn ).
Kế hoạch cung ứng vật tư càng sát với kế hoạch bao nhiêu càng tốt bấy
nhiêu, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật tư mua về thừa hoặc thiếu đều ảnh
hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh.
Cân đối nguồn tài chính mua vật tư đưa vào số lượng vật tư theo kế
hoạch, để tránh tình trạng mất cân đối nguồn vốn.
Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung
ứng vật tư. Nhưng nếu tiêu dùng vật tư không đúng với yêu cầu công nghệ sẽ
làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh
doanh, gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật tư.
Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật
liệu, dưới tác dụng máy móc con người, giá trị vật tư được chuyển dần vào giá
trị của sản phẩm. Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật tư đúng với
yêu cầu kỹ thuật là nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu tư khoa học kỹ thuật cải
tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao vật tư, tăng hiệu quả sản xuất, tăng
nguồn vốn và nhu cầu vật tư được đảm bảo.
Sản xuất tiêu dùng vật tư phải được qua lưu thông hàng hoá, sản xuất bảo
đảm tiêu thụ sản phẩm, tránh khê đọng sản phẩm là tránh ứ đọng vật tư. Việc

hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế
hoạch tài chính Trong mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu
tố vật chất để thực hiện các kế hoạch , còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây
dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Thật vậy chẳng hạn như mối quan hệ với kế
6
hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch vật tư không thể xa rời
những chỉ tiêu trong những kế hoạch này, để xác định nhu cầu vật tư. Vì một sự
xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua
sắm vật tư sẽ đưa đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn hoặc tình trạng
không đảm bảo vật tư cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất.
Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua
sắm vật tư ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lượng của kế hoạch xây
dựng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua sắm vật tư có những đặc điểm sau:
Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, sẽ dự kiến trực tiếp
thời gian của qúa trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ
phát sinh trong doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất phức
tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với rất nhiều
quy cách, chủng loại rất khác nhau và phương pháp cơ bản để lập kế hoạch này,
là phương pháp cân đối.
Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ
cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của
sản xuất là bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải
rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật tư thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất,
tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh
nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lượng mua sắm , sẽ được phân chia ra cho từng
phân xưởng, nhất định trong từng thời kỳ nhất định.
1.2.Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
a)Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư;

phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan
trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền
kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát
triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.
8
Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh
nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định
theo phương pháp "Uớc tính”và phương pháp "Định mức".
Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định
số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của
doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là:

PN
jiji
∑∑
=
,,
(1)
Trong đó:

∑
ji
N
,
là nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j.

∑
ji
P
,

NVL
Mức
sử
dụng
thiết
bị
máy
móc
Mức
dự trữ
sản
xuất
Mức
dự trữ
vật tư
cho
sản
xuất
nửa
TP
Mức
điều
tiết
thươn
g mại
đầu
vào
Mức
tiêu
dùng

Giá
cả
vật
tư
hàng
hoá
Mức
hao
hụt
tự
nhiê
n
Các
mức
khác
doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến đặt mua những vật tư
mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu, với ý nghĩa
như vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công tác lập đơn hàng.
Để lập đơn hàng được chính xác bộ phận đơn hàng cần tính đến các cơ sở lập
đơn hàng như nhiệm vụ của sản xuất , hệ thốnh định mức tiêu dùng vật tư, định
mức dự trữ vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật tư
quý tháng. Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt
mua những loại vật tư, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức mua sắm vật
tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết.
2.1.Dự báo nhu cầu vật tư.
Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong
và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá
trình thực hiện. Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà
công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh
của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của

khẩu và nguồn nội địa.
+Nguồn nhập khẩu:
Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng
khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Thị trường nước ngoài mà ta vẫn quan hệmua bán trước đây chủ yếu là
các nước Đông âu thuộc phe XHCN nhưng sau khi biến động kinh tế chính trị ở
Đông âu, tình hình mua bán có phần giảm xuống, về số lượng cũng như cơ cấu.
Hiện nay thị trường mở rộng ra các nước láng giềng như; TrungQuốc, Đài Loan,
Hàn Quốc, Inđônêxia và nhất là từ khi Mỹ xoá bỏ cấm vận thì thị trường càng
được mở rộng, nguồn hàng lại càng phong phú, rồi rào hơn. Thị trường ở các
nước tư bản phát triển thường ổn định, cạnh tranh gay gắt do vậy hoạt động ở
các thị trường này, đòi hỏi phải có sự điều tra nghiên cứu tỉ mỉ cộng với sự am
hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng thời không cho phép các tổ chức kinh doanh của
ta đã có ít cơ hội mà lại mắc sai lầm ở thị trường, thì có ít cơ hội để làm lại. Tuy
nhiên nếu có hiểu biết nhiều thì hoạt động của các thị trường này, lại có những
thuận lợi như thanh toán sòng phẳng, không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng
12
hợp đồng. Do điều kiện phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của
nước ta hiện nay, thị trường nước ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm
bảo vật tư, cho tiêu dùng sản xuất trong nước được tiến hành bình thường, liên
tục và nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có
hiệu quả cao và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển.
Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại
chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền
tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các
hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân
nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng.
+ Nguồn nội địa:
Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh
nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ

đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển,
phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp
đồng kinh tế.
b)Các hình thức tạo nguồn khác:
+ Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối
kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế
hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào
cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác
định trước thời gian kiểm kê.
Vì vậy người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết
quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính
thực tế của nó.
Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo
cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức.
Ođk = Ott + Nh - X
Trong đó:
14
-Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
-Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm
báo cáo.
-X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó.
+ Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này
thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu
về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập
kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung
ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu
tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên
do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức
dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư

Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thương mại là
toàn bộ hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lượng tốt, thoả
mãn mâu thuẫn các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục
phức tạp từ khâu đầu tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trường, đến
tìm hiểu tiềm năng sản xuất, từ các vật liệu trong và ngoài nước, lao động và
trình độ lao động trong nước, đến khâu ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất,
vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá, đến
đáp ứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi
nhuận đáp ứng nhu cầu kinh doanh và các tổ chức kinh doanh hàng hoá.
Không thể hiểu thuần tuý mua là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh
hàng hoá mà phải hiểu mua gắn liền với bán(bán được mới mua) tạo được nguồn
hàng tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và ảnh hưởng
tới quá trình phát triển của nền kinh tế quốc dân. Vì vậy đây là nhiệm vụ quan
trọng của các tổ chức kinh doanh hàng hoá,trong việc làm ổn định và phát triển
thị trường Việt nam.
16
Để làm tốt công tác này các tổ chức kinh doanh phải thực sự am hiểu sản
xuất, nắm vững nhu cầu của sản xuất. Trong tình hình hiện nay các đơn vị sản
xuất được phép tiêu thụ thẳng sản phẩm, của mình đã đặt các tổ chức kinh lưu
thông vào một thế đứng khó khăn mới.
2.4 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất
Sau khi xây dưng kế hoạch vật tư công ty căn cứ vào đó xác định vật tư
còn thiếu phải mua ngoài ,Công ty có thể cử cán bộ thương mại đi giao dịch tìm
mua, ở các tổ chức kinh doanh vật tư hay các đơn vị sản xuất khai thác vật tư.
Hoặc có thể đặt mua ở nước ngoài nếu như nguồn vật tư có ở trong nước không
đảm bảo việc mua bán phải thông qua các hợp đồng mua bán vật tư.
Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán.
Hợp đồng mua báncó tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký
kết phải là người có tư cách pháp nhân, vì hợp đồng kinh tế là cơ sở,là căn cứ

giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác
tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật
tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và
hạch toán giá thành.
+ Nhiệm vụ:
-Tiếp nhận đúng về số lượng,chất lượng vật tư,thời gian đã ghi trong hợp
đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế
độ.
-Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật
tư về kho an toàn.
+ Nội dung công tác tiếp nhận:
-Công tác chuẩn bị: chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng
kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương
tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.
+ Phương tiện tiếp nhận:
-Tiếp nhận về số lượng: dùng các phương tiện cân đong để kiểm tra số
lượng vật tư nhập kho.
18
-Tiếp nhận về chất lượng: người nhận cùng với người giao trực tiếp xác
định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và
tỷ lệ phẩm cấp trong lô.
Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ).
Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá.
Hình dáng kích thước mầu sắc.
Tính chất cơ lý hoá.
Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương
pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận
phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp
đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành.
+Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận:

+ Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:
-Quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho,
đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà
kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau.
-Định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của
một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu
riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư
trong mỗi đơn vị đã được định vị.
-Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt
công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất
trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.
-Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư
hàng hoá.
-Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
-Thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ
kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt
từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.
-Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.
20
4. Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất.
Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong
những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt
công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất
lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng.
Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình
công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng
cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực
lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.
+ Nhiệm vụ:
-Xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên

H = N
sx
± N
dd
+ D - 0
H: Hạn mức cấp phát vật tư
N
sx
: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm
N
dd
: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang
D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng
O: Tồn kho thực tế đầu kỳ
Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật
tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát
vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn,
an toàn kinh tế nhất.
Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành
theo hai phương pháp sau:
Một là: giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong
đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương
tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì
phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó
sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp,
thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương
pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định.
22
Hai là: Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư
căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc

phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ.
Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp
phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật
tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và
phải được hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ đội sản xuất) đề nghị
trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ
nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn
thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích,
do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết
định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp.
Trong trường hợp phải thay thế loại vật tư dự định trong kế hoạch bằng
loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong
phiếu cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng
vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế
vật liệu phải có ý kiến của các phòng cóliên quan như phòng vật tư, phòng thiết
kế phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật
duyệt.
Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư
là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua
(thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng
vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể
cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực
tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử
dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua
báo cáo.
24
Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác,

: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê
O
ck
: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng.
25