Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
LỜI GIỚI THIỆU

Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà
môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác
động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích
công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách
hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát
triển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của
mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải
quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”.
Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị.
Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một số công
ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra
không cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một
lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh.
Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông
thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với
công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của
chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ
biết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều
có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực
tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của
chúng ta.
Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã
phát biểu một câu chí lý sau nay :
“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số
công ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các
kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh
văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã

Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này
rất quý đối với chúng ta. Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảo
rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư ký
chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và
lên thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc
lãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:
I . KHÁI NIỆM CUỘC HỌP
Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều
gì đó. Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như
Mạc Tấn Tài 3
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
là một cuộc họp. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn,
thời gian và địa điểm họp được ấn định trước.
Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê
những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự.
II . MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan
trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp. Mục đích
của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:
• Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức.
• Hướng dẫn thực hiện.
• Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề.
• Quyết định hay thực hiện quyết định.
• Phát huy sáng kiến.
• Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất.
III . DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN
Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộc
họp. Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau:
IV . Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP

khi phát sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp.
VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP
1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong
Cuộc Họp
Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :
• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi
• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào
là phù hợp nhất
• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra
• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính
thức)
• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,
thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia
• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được
nhau
Mạc Tấn Tài 5
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý
• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi
(ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự
khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.).
Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này
• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số
người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm
thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây
ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)
• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn
đặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)

• Không để cuộc họp kéo dài
• Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp
• Nên hội họp đúng giờ
• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận
• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn
đề
• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi
• Không nói xấu nhau trong cuộc họp
• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC
TRONG CUỘC HỌP
Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài
lòng hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều khiển
cuộc họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu bạn biết
cách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích
những hành vi tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết.
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực
_ Thường xuyên xem đồng hồ
_ Nhìn ra ngồi cửa sổ
_ Ngáp liên tục
Mạc Tấn Tài 7
Biểu hiện của sự thiếu hứng thú
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Tư thế bảo thủ
_ Vai còng xuống
_ Tránh nhìn vào mắt người khác
_ Bàn tay nắm chặt lại

là cảm giác thiếu tự tin
Biểu hiện của sự giận dữ, không hài
lòng
Biểu hiện sự nhiệt tình
Biểu hiện sự quan tâm
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
PHÒNG HỌP CỦA
CÔNG TY
_ Tránh việc phân biệt cấp
bậc trong văn phòng riêng
_ Lợi thế “sân nhà”
_ Tự tin hơn
_ Chi phí thấp so với họp ở
ngồi
_ Người ngồi có thể làm
gián đoạn cuộc họp
_ Phải đăng ký phòng
_ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnh
hưởng đến chi phí cơ hội
của công ty
PHÒNG HỌP NGỒI
CÔNG TY
_ Có thể họp một cách bí
mật
_ Không gian rộng rãi
_ Đầy đủ trang thiết bị cho
cuộc họp
_ Mang tính chuyên nghiệp
_ Chi phí cao
_ Không thấy quen thuộc

4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U
 ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí của
người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình chữ u nên tạo cảm giác
rộng rãi, thông thống.
 KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người tham
dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn trong
phòng họp.
XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ
NGỒI TRONG CUỘC HỌP
Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên chọn
cách nào là phù hợp nhất
Mạc Tấn Tài 11
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang
Tính Nội Bộ)
Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể tạo
nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận. Nếu bạn là người tổ
chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây:
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hỗ Trợ”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hỗ trợ, bạn hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này
giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mắt nhau.
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hợp Tác”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia. Cách ngồi này
thể hiện ý kiến hai người giống nhau.
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng”
Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia. Vị trí này giúp
việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia.
Mạc Tấn Tài 12
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”

quan trọng
nhất ngồi xa
người chủ trì
nhất
Người
chủ trì
có thể
ngồi bất
kỳ vị trí
nào
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do”
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
CHÚ THÍCH :
GIẢI THÍCH :
 Vị Trí Ngồi Số 1 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người còn do dự
Mạc Tấn Tài 15
1 2 3 4 5
6 7 8 1
0
9
Mô Hình Minh Họa Cách Sử Dụng Chiến Thuật Trong
Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Phòng Họp
Người chủ trì
Người còn do dự
Người hỗ trợ
Người đối kháng
Tầm nhìn
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
 Vị Trí Ngồi Số 2 : Người còn do dự nhìn vào người chủ trì để ra quyết định
 Vị Trí Ngồi Số 3 : Người đối kháng ngồi đối diện người chủ trì tham gia nhiều vào

Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
 Vị Trí Ngồi Số 4 : Vị trí này có thể để người không có ý kiến mạnh hoặc không
muốn tham gia đóng góp ý kiến chọn
 Vị Trí Ngồi Số 5 : Vị trí đối diện trực tiếp người chủ trì, thường dành chọn những
người phát biểu mạnh mẽ và tự tin
 Vị Trí Ngồi Số 6 : Vị trí ưu tiên ở bên phải người chủ trì
 Vị Trí Ngồi Số 7: Vị trí ở giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp
 Vị Trí Ngồi Số 8 : Vị trí của những người tự tin và muốn chia sẽ ý kiến của mình
XII . MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA
Mạc Tấn Tài 17
BÀN GHÉP HÌNH
CHỮ NHẬT
BÀN HỌP HÌNH
TRÒN
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Mạc Tấn Tài 18
BÀN HỌP HÌNH
OVAL
CUỘC HỌP QUA CẦU
TRUYỀN HÌNH
HỘI TRƯỜNG
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
KẾT LUẬN

Qua việc thực hiện bài tiểu luận này, tôi đã nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy được
nhiều kinh nghiệm, hiểu được những mục đích mà cô muốn tôi hiểu sau khi làm đề tài
này là :
Mục tiêu 1 : Giúp tôi có kiến thức xây dựng được kế họach chuẩn bị, tổ chức và
điều khiển một cuộc họp thành công qua việc tìm hiểu đề tài.
Mục tiêu 2 : Thấy được tầm quan trọng của môn Qủan Trị Hành Chính Văn

2 . BÀN HÌNH TRÒN 10
3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL 11
4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U 12
XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP 13
1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ) 13
2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc 14
3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ 15
Mạc Tấn Tài 20
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
4 . CHỖ NGỒI NÓI LÊN ĐIỀU GÌ 17
XII . MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA 18
KẾT LUẬN 20
MỤC LỤC 21
Mạc Tấn Tài 21