BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
LỜI MỞ ĐẦU
Lời đầu tiên em xin chân thành gửi tới qúy thầy cô Khoa Ngữ văn –
Trường Đại học Hải Phòng đã tân tụy truyền đạt những kiến thức cho em
trong suốt thời gian học tập để em có thể hoàn thành được quá trình thực
tập này.
Và xin cảm ơn cô LÊ THÚY HÀ - Giảng viên trực tiếp giảng dạy.
Bài báo cáo thực tập được hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo
công ty, các anh chị nhân viên trong công ty và hơn hết em xin cảm ơn tới
chị LÊ THỊ HIÊN là chuyên viên hành chính nhân sự đã chỉ bảo em nhiệt
tình trong thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin
chân thành cảm ơn.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn, khả năng nghiên
cứu và kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên bài Báo cáo không thể tránh khỏi
nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất
mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô.
1
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
A – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thực tập tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong quá
trình đào tạo nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức chuyên môn đã học,
từng bước gắn lý luận với thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm
quen với tổng thể các khâu quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc
của người cán bộ công chức văn phòng – và nhà Quản trị văn phòng trong
tương lai. Với mục tiêu đào tạo và kết hợp giữa lý thuyết với thực tiễn, để
nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, cho sinh viên , Trường Đại học Hải phòng đã
tổ chức cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tập cuối khóa học.Là
sinh viên của ngành Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Hải Phòng,
tôi đã tham gia lớp thưc tập cuối khóa. Công tác hành chính văn phòng là đề

Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ
chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà
tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước. Họ đòi hỏi các ứng viên văn
phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư,
nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…
Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ
năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy
móc, cứng nhắc.
Vì những lí do trên mà qua bài báo cáo này tôi muốn giúp cho chúng ta hiểu
rõ hơn về công tác hành chính văn phòng và tính chất của công việc quan
trọng hơn nữa chúng ta không còn quan điểm nghĩ rằng công việc hành
chính văn phòng là nhàm chán, vô vị nhưng thực ra nó vô cùng hấp dẫn và
quan trọng. Vì vậy đối với bất kì một công ty, tổ chức nào không thể không
có bộ phận hành chính văn phòng.
3
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Được sự đồng ý của nhà trường và sự cho phép của ban lãnh đạo công ty,
tôi đã về Công ty CP thương mại Điện Tử VIÊTNAMNAY để tìm hiểu và
nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng. Thời gian thực tập bắt đầu từ
ngày 2/4/2012-11/5/2012.

4
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
B - NỘI DUNG
I - CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.Khái niệm quản trị văn phòng
- Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị.

phòng sẽ có sự khác biệt (thậm chí phức tạp hơn) so với việc tuyển dụng,
điều hành các công nhân trong công xưởng hoặc các nhân viên bán hàng ở
khu vực kinh doanh.
2 - Khái niệm hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kì
một cơ quan, tổ chức nào, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cơ
quan.Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều
mặt của tổ chức và ngược lại nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động
tiêu cực đến quá trình phát triển.
a- Nhiệm vụ
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc, hàng quý, năm của cơ quan.
- thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạy động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị
các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
6
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-thực hiện công tác văn thư lưu trữu, giải quyết các văn thư, tờ trình, của các
đơn vị và cá nhân, theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư tờ trình đó.
-tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ tiếp dân, giữ vai tro là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với cơ quan tổ
chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý hàng năm, chi trả
tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và thu
trưởng.

20, 98/14 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội.
Ngày 19/7, Công ty cổ phần thương mại điện tử Vietnamnay ra mắt trang
vietnamnay.com. Đây là trang thương mại điện tử quản trị , liên kết hệ thống
63 website TMĐT của 63 tỉnh thành trong cả nước.
Trang web này cung cấp dịch vụ thông tin, xúc tiến TMĐT cho các doanh
nghiệp và các dịch vụ gia tăng (Khảo sát thị trường, giới thiệu sản phẩm,
tuyển dụng và bán hàng).
Vietnamnay tạo ra một cấu trúc mới trong TMĐT bằng cách tạo ra một hệ
thống gồm 63 trang web về từng tỉnh và thành phố, được liên kết trong một
website vietnamnay.com. Cấu trúc này giúp cho độc giả khoanh vùng thông
tin, thuận lợi cho việc tìm kiếm, giao dịch, quảng cáo, lưu thông thương mại
và liên kết trong nội bộ mỗi tỉnh thành. Trang web này mang đậm dấu ấn đặc
thù về văn hóa mỗi vùng miền, là cơ sở không thể thiếu tạo nên thương hiệu
cho mỗi sản phẩm. Vietnamnay thực hiện chức năng cổng thông tin, liên kết,
tổng hợp thông tin, tạo nên một môi trường thương mại điện tử vừa có tính
chuyên biệt vừa có tính tổng quát.
8
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Với hệ thống công cụ được thiết kế một cách linh động, trang web này sẽ là
một cơ hội để người tiêu dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm, đối chiếu thông
tin về các sản phẩm qua các gian hàng trên toàn quốc. Đồng thời các doanh
nghiệp có thể nhân 63 lần hiệu quả khảo sát và giới thiệu thương hiệu cũng
như sản phẩm của mình trên vietnamnay.com.
Sự kết hợp hài hòa giữa thương mại và văn hóa làm cho vietnamnay.com trở
thành một điểm hội tụ các yếu tố cơ bản giúp các doanh nghiệp trong nước
và thế giới có thêm cơ hội giao lưu và hợp tác kinh doanh, từ đó tạo điều
kiện trao đổi hàng hóa thương mại, dịch vụ nội tỉnh, liên tỉnh, toàn quốc và
ra thế giới.
9

2. Tạ Xuân Hường Nữ ĐH
5 Phòng kế toán -Theo dõi các hoạt động thu chi,
hạch toán hàng tháng, BCTC hàng
năm.
Thuê công ty dịch vụ kế toán
khác
10
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Nhận xét:
- Qua bảng thống kê ta thấy rằng: Cơ cấu tổ chức công ty gồm có 5 phòng
ban, tuy nhiên đối với các công việc liên quan tới kế toán công ty thuê công
ty dịch vụ khác đảm nhiệm . Đây cũng là một xu hướng phổ biến đối với
công ty có hoạt động tài chính thu – chi đơn giản , ít phức tạp nên đã thuê
trọn gói dịch vụ cho một công ty dịch vụ kế toán làm mà không tuyển nhân
viên riêng.
Bốn phòng ban còn lại đều là những bộ phận không thể thiếu trong công ty ,
mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ, chức năng nhất định của mình , cũng
hỗ trợ công ty phát triển .
Trình độ học vấn của cán bộ , nhân viên trong công ty đều từ Đại học trở lên
và có kiến thức chuyên môn về nhũng lĩnh vực mình đảm nhiệm, chủ yếu là
chuyên môn về ngành nghề công nghệ thông tin , thương mại điện tủ. Do
vậy , đây là điểm mạnh lớn nhất đối với một công ty có đội ngũ nhân sự kinh
nghiệm và có kiến thức chuyên sâu. Đó chính là động lực thúc đẩy sự phát
triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh về “Thương mại điện tử” mà công
ty đang hướng tới.
Riêng đối với bộ phận hành chính- nhân sự: có hai nhân viên đảm nhiệm
công việc , nhưng đã thực hiện rất tốt những công việc chuyên môn của
mình , đảm bảo cho sự ổn định về bộ máy công ty được kiện toàn và thúc
đẩy sự phát triển.

9 Điện thoại 04
10 Máy Fax 01
III - TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC HCVP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIETNAMNAY
1 - Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự được thành lập dựa trên phòng Nhân sự và Văn
phòng công ty . Có chức năng và nhiệm vụ sau :
a - Chức năng
- Thực hiện công tác Quản trị hành chính; Quản trị nhân sự.
Là chiếc cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo xuống các phòng và ngược lại,
làm trung tâm thông tin giữa các phòng ; Truyền tin , mệnh lệnh của Ban
lãnh đạo đến nơi cần thiết một các kịp thời và chính xác.
Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân sự.
- Hoạch định quản trị nguồn nhân lực.
- Đào tạo và phát triển.
- Duy trì và sử dụng nguồn nhân lực.
- Quản trị thành tích của nhân viên .
- Quản lý quan hệ lao động.
- Quản lý chế độ lương, phúc lợi xã hội.
-Phát triển tổ chức.
-Quản trị hành chính.
-Tham mưu cho Ban Giam đốc về những vấn đề thuộc về chuyên môn của
mình.
b - Nhiệm vụ
13
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-Thực hiện công tác quản trị Nhân sự trong toàn công ty:
-Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin,
tham mưu cho Tổng giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng

chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu Giám đốc đi vắng)
trong thời gian ngắn nhất.
• Phân phối văn bản đến
- Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) là
người trực tiếp bút phê phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có
trách nhiệm chính để giải quyết.
- Sau khi nhận văn bản từ bộ phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các
phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải
quyết công việc ký nhận văn bản tại sổ của văn thư.
- Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải
quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận
giải quyết.
- Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ
đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giám đốc và những
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b - Giải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của công ty phải được đăng ký vào sổ quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung về hình thức
trước khi gửi đi.
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc : văn thư đóng dấu sau khi
đăng ký và làm thủ tục gửi đi . Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy
đúng quy định , đúng thể thức và pháp lí.
Văn bản được phát hành theo quy định sau :
15
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-Ghi số của văn bản .
-Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi .
-Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.

phương pháp nhất định.
-Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được thành lập các hồ
sơ và dựa vào các đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản , thời gian hay những đặc điểm khác hình thành trong theo
dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, cá nhân.
-Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó
không được đưa vào lưu trữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình
hình hoạt động của công ty.
Nhìn chung công ty đã thực hiện đúng quy trình và áp dụng đúng các
nguyên tắc trong việc lập hồ sơ.
Mẫu số lập hồ sơ của cơ quan:
STT TÊN HỒ SƠ KÝ HIỆU NƠI LƯU THỜI GIAN
LƯU
1 Dnh mục hồ sơ, tài liệu
của các phòng ban, cac
nhân
Các phòng
ban
Lâu dài
2 Sổ theo dõi hồ sơ tài liệu Các phòng
ban
Lâu dài
3 Biên bản giao nhận hồ sơ
tài liệu
Phòng lưu
trữ- tin học
Lâu dài
4 Biên bản tiêu hủy tài liệu Phòng lưu trữ
- tin học

18
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Bộ phận văn phòng phải chuẩn bị những văn bản có liên quan như báo
cáo, văn bản quy phạm pháp luật, các tài liệu tham khảo…
2.4 - Quản lý nhân sự trong công ty.
Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh
nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát
triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các
tổ chức và doanh nghiệp.
-Lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty và các hồ sơ ứng viên tuyển dụng
-Quản lý thời gian làm việc và thực hiện các nội quy, quy định của công ty
về nhân viên.
-Hàng thánh hành năm cần nộp báo cáo cho Ban giám đốc về thành tích của
nhân viên trong công ty để đề xuất và khen thưởng.
-Hàng tháng tinh bảng lương và thực hiện chế độ quyền lợi cho nhân viên
như lương, thưởng bảo hiểm ….
3 - Đánh giá những điểm mạnh và hạn chế trong công tác tổ chức văn
phòng tại cơ quan
3.1 - Điểm mạnh
Nhìn chung, công tác tổ chức hành chính văn phòng đã phù hợp và đáp ứng
yêu cầu cho hoạt động của công ty đạt hiệu quả tốt. Nhân viên trong công ty
phần lớn là những nhân viên trẻ và có trình độ học vấn cao nên dễ dàng nắm
bắt được nhu cầu của thị trường bên ngoài hơn nữa việc học tập, nghiên
cứu , áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công ty và công
việc của mình cũng dễ dàng nhanh chóng và thuận lợi, đây là một lợi thế rất
lớn của công ty . Đồng thời với tinh thần hăng say làm việc từ Ban lãnh đạo
tới nhân viên trong công ty luôn giúp đỡ nhau trong công việc để hoàn
19
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -

trong công ty phải đảm bảo tính chính xác và an toàn hơn.
2 - Đối với nhà trường
Về phía Ban lãnh đạo nhà trường, cần tạo điều kiện hơn nữa về mặt thời
gian cho sinh viên thực tập cuối khóa. Vì kiến thức rất rộng nên trong
khoảng một thời gian ngắn thì không thể nắm bắt kỹ lưỡng và chính xác ,
đầy đủ kiến thức về chuyên môn. Trong quá trình học tập ơ trường cần tổ
chức các buổi học ngoại khóa, tham gia thảo luận về những kỹ năng ,
nghiệp vụ của ngành học để nâng cao chất lượng học tập.
C - KẾT LUẬN.
Đợt thực tập đã giúp tôi hiểu biết được nhiều kiến thức của nền hành
chính nhà nước nói chung và những hoạt động thường nhật của cơ quan cụ
thể nói riêng.Qua đó tôi nhận thấy rằng, mỗi sinh viên cần có một thái độ
học tập tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá
trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra
trường, để hoạt động tốt trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô khoa Ngữ văn đã truyền đạt
kiến thức phong phú và bổ ích về hành chính văn phòng qua những môn học
của ngành.Xin gủi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo công ty và đặc biệt là chị LÊ
THỊ HIÊN(chuyên viên hành chính nhân sự) đã chỉ bảo tận tình tôi trong
suốt thời gian qua.
Trên đây là nội dung tôi đã quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập tại Văn
phòng phòng Hành chính nhân sự Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử
VIETNAMNAY. Một lần nữa xin cảm ơn Ban lãnh đạo công ty đã tạo điều
kiện giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này.
21
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Xin chân thành cảm ơn.

22