QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XÁ, HÀNG XÁ ĐÓNG BAO
TẠI CẢNG SÀI GÒN
( Ban hành kèm theo Quyết định số: 595 /QĐ-TGĐ ngày 06 / 07 / 2009 của Tổng Giám Đốc
Công ty TNHH một thành viên Cảng Sài Gòn )
I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Phạm vi, đối tượng áp dụng :
1.1.Quy trình này quy định việc phối hợp tổ chức thực hiện trong dây chuyền xếp dỡ
giao nhận hàng xá, hàng xá đóng bao tại Cảng Sài Gòn bao gồm :
- Hàng xá giao thẳng phương tiện thủy.
- Hàng xá giao thẳng xe.
- Hàng xá đóng gói giao thẳng xe.
- Hàng xá đóng gói nhập kho.
- Hàng xá đóng gói đánh vòng xuống phương tiện thủy.
- Hàng xá chuyển tải từ tàu vào Cảng.
1.2. Quy trình áp dụng cho các đối tượng :
1.2.1. Phòng Kinh doanh Khai thác, Phòng Bảo vệ và các phòng chức năng liên
quan.
1.2.2. Các Cảng Nhà Rồng Khánh Hội, Tân Thuận, Tân Thuận 2.
1.2.3. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn.
1.2.4. Các thành viên trong Ban chỉ đạo phòng chống hao hụt, thất thoát hàng
hóa Cảng Sài Gòn .
1.2.5. Các chủ hàng hoặc người nhận hàng, là người đứng tên trên lệnh giao
hàng , Chủ phương tiện, Kiểm kiện, Giám định, Bảo hiểm.
1.2.6. Các tổ chức, đơn vị và cá nhân khác có liên quan đến quá trình xếp dỡ
hàng xá tại Cảng Sài Gòn.
2. Cấp độ thực hiện quy trình.
Căn cứ tỷ lệ hao hụt các tàu làm hàng, Tổng Giám Đốc ban hành cấp độ thực hiện quy
trình.
2.1. Cấp độ 1.
Cấp độ 1 là cấp độ bình thường. Tỷ lệ hao hụt của các tàu làm hàng giới hạn ở mức độ
thông lệ cho phép. Các đối tượng áp dụng được đề cập tại mục 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4,

hàng hóa, số lượng, mô tả hàng hóa, trong lượng theo tịnh, trọng lượng cả bì
3.7. Lệnh giao hàng : Do Cảng cấp dựa trên Lệnh Giao Hàng (delivery order : D.O)
của đại lý cấp cho người nhận hàng, trong đó bao gồm tên đơn vị nhận hàng, tên
người nhận hàng, tên tàu, ngày cập bến, loại hàng, số vận tải đơn, số lượng, trọng
lượng, vị trí giao hàng, điều kiện thanh toán, chữ ký người nhận hàng. Là cơ sở
chứng minh người nhận hàng có quyền sở hữu hợp pháp lô hàng tại tàu, có quyền
nhận hàng và có nghĩa vụ với các bên liên quan theo thoả thuận .
3.8. Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho : ( Mẫu số 10) : Là phiếu giao hàng do
cảng cấp căn cứ theo Lệnh giao hàng . Nội dung xem mẫu đính kèm Quy trình. Mẫu
số 10 được lập vào cuối ca mỗi ngày, có người giao và người đứng tên trên Lệnh
giao hàng ký nhận .
3.9. Biên bản thực nhập : Được kho hàng cảng lập sau khi nhận xong từng lô hàng
( theo vận tải đơn ) trong đó ghi chi tiết tên tàu, ngày cập bến, tên đơn vị chủ hàng,
loại hàng, số lượng , trọng lượng thực nhận vào kho ( hàng nguyên, hàng đổ vỡ ),
ngày ký, chữ ký bên giao bên nhận .
3.10. Biên bản chuyển chủ : Kết toán tàu lập sau khi ký kết toán với tàu, lập biên bản
chuyển chủ (đối chiếu với kho hàng) số lượng hàng vào kho trong đó ghi tổng hợp
các phương án nhận hàng của tàu ( số lượng trọng lượng đã giao thẳng, số lượng
trọng lượng đã nhập kho ), vị trí nhập kho, ngày nhập, số vận tải đơn, tên khách
hàng, loại hàng, tên tàu. Biên bản chuyển chủ có gía trị nội bộ, dùng để đối chiếu
theo dõi số liệu giao nhận hàng hóa những tàu tại cảng.
3.11. Giấy vận chuyển : Do giao nhận viên lập giao cho phương tiện nhận hàng,
Phiếu được chủ phương tiện trình cho Bảo vệ Cảng khi chở hàng ra cổng; giao kho
2
hàng kiểm đếm hàng các xe chở hàng nhập kho, cuối ca tổng hợp đối chiếu với tally
làm báo cáo cho Đội giao nhận.( Xem Mẫu đính kèm Quy trình).
3.12. Giấy cân hàng : Do nhân viên cầu cân lập (được in ra bằng máy theo chương
trình cài sẵn). (Xem Mẫu đính kèm Quy trình)
3.13. Giấy kiểm nhận hàng với tàu : ( Tally sheet ) : Do giao nhận viên tại tàu ghi
chép theo ca được phân công; ngoài tên tàu, loại hàng, vị trí ( hầm, máng ), phương

Thông báo vị trí neo đậu, thời gian tàu đến cho các đơn vị liên quan.
4.1.2. Kiểm tra giám sát quá trình làm hàng theo quy định của Cảng.
4.1.3. Tham gia giải quyết các tranh chấp xảy ra giữa Cảng với chủ hàng, tàu,
đại lý nếu có.
4.1.4. Phối hợp với các đơn vị xử lý các tình huống phát sinh trong qúa trình
bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng đảm bảo cho hoạt động
dây chuyền xếp dỡ hàng hóa được liên tục, hiệu quả.
3
4.2. Các Cảng :
Thay mặt Cảng Sài Gòn chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng, đảm
bảo uy tín, chất lượng của dịch vụ xếp dỡ hàng hóa cho chủ hàng, chủ tàu.
4.2.1. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ từ Phòng Kinh doanh Khai thác, các đại lý, chủ
hàng và các đơn vị liên quan.
4.2.2. Trực tiếp làm việc với chủ hàng ký hợp đồng bốc xếp hàng hóa; Thực hiện
việc thanh toán, thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc dịch vụ.
4.2.3. Trực tiếp làm việc với chủ hàng về kế hoạch, phương án tiếp nhận hàng
hóa.
4.2.4. Với mỗi tàu dỡ hàng xá, chủ trì họp khách hàng bao gồm: người nhận
hàng, bảo hiểm, giám định, chủ phương tiện và phòng ban liên quan, để
thống nhất kế hoạch làm hàng. Lập biên bản và giao cho các thành viên
cuộc họp để căn cứ vào đó triển khai làm hàng.
4.2.5. Gửi yêu cầu và phối hợp với Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn
triển khai kế hoạch làm hàng cho từng tàu.
4.2.6. Cử trực ban theo dõi giám sát dây chuyền bốc xếp. giao nhận hàng hóa.
4.2.7. Chịu trách nhiệm theo dõi quá trình giao nhận. Kết toán tàu theo mẫu
(đính kèm: biên bản kết toán hàng với tàu )). Chủ trì cùng chủ hàng phân
bổ hàng thừa thiếu cuối tàu.
4.2.8. Tổ chức việc bảo vệ, giám sát hàng hóa theo quy định. Kiểm tra hàng hóa,
phương tiện ra vào cảng, căn cứ theo lệnh giao hàng, phiếu giao hàng
kiêm phiếu xuất kho và giấy vận chuyển, thu lại giấy vận chuyển để lưu.

làm hàng và trong phạm vi cảng để ngăn chặn các hành vi gian lận có thể
xảy ra trong địa bàn cảng.
4.4.2. Hướng dẫn bảo vệ các Cảng thành viên xử lý các tình huống phương tiện,
người nhận hàng không hợp lệ.
4.4.3. Phối hợp cùng Bảo vệ cảng thành viên giải quyết các vấn đề phát sinh liên
quan đến thiếu hụt hàng hóa, an ninh bến cảng.
4.4.4. Tham gia họp kế hoạch làm tàu cùng cảng thành viên.
4.4.5. Thường xuyên giám sát bảo vệ các Cảng kiểm tra hàng hóa và người ra
vào cổng cảng.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN.
1. Công tác chuẩn bị cho tàu làm hàng.
1.1. Đại lý cung cấp thông tin tàu đến, thông số kỹ thuật của tàu biển, hàng hóa cho
Phòng Kinh doanh khai thác, Cảng thành viên.
1.2. Chủ hàng đến Cảng trực thuộc ký hợp đồng, đăng ký kế hoạch làm hàng, thực
hiện các thủ tục thanh toán theo quy định của Cảng Sài Gòn.
1.3. Cảng trực thuộc chủ trì, tổ chức họp khách hàng: chủ hàng, bảo hiểm, giám định,
người vận chuyển, Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn. Ghi biên bản.
Nội dung: kế hoạch làm hàng, phương thức giao nhận, giám định và các vấn đề
cần thiết khác liên quan đến tỷ lệ hàng phân chia.
1.4. Chủ hàng cung cấp danh sách phương tiện nhận hàng trước khi tàu đến 8 tiếng
đồng hồ.
1.5. Phòng Kinh doanh Khai thác thông báo thời gian, vị trí tàu làm hàng.
2. Tổ chức làm hàng cho tàu.
2.1. Phòng Kinh doanh Khai thác tổ chức điều động, thu xếp tàu cập bến làm hàng an
toàn.
2.2. Chủ hàng làm thủ tục hải quan, các thủ tục nhận hàng với cảng; phối hợp cùng
bảo hiểm, đơn vị giám định làm mớn nước lần đầu cho tàu. Trường hợp tàu
không làm được giám định bằng mớn nước, các bên chủ hàng, giám định, bảo
5
hiểm, cảng cùng ký biên bản (theo mẫu đính kèm) và ghi rõ: số liệu hàng hóa lấy

Cảng thành viên một bản.
3.1.5. Cuối tàu, Kết toán Cảng sẽ tổng hợp số liệu, ký biên bản kết toán hàng với
tàu. Biên bản kết toán được ký với số liệu nhận hàng theo vận tải đơn
(B/L) và theo thực nhận (số qua cân cảng).
3.1.6. Trường hợp chủ hàng có hợp đồng vận chuyển với chủ phương tiện giao
hàng xuống sà-lan bằng phương thức mớn nước thì kết toán Cảng sẽ cập
nhật số liệu đo mớn từ giám định. Số liệu này chỉ dùng để đối chiếu tham
khảo với số liệu giao hàng qua cân cảng.
3.1.7. Trong quá trình giao nhận hàng hóa, Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng
Sài Gòn tăng cường thêm sự giám sát chung từ phía kéo máy, hoặc công
nhân đứng móc để cùng nhau phối hợp chặt chẽ hơn trong việc đề cao
cảnh giác, chống thất thoát hàng hóa.
6
3.2. Hàng xá giao thẳng xe :
3.2.1. Toàn bộ hàng xá từ tàu giao thẳng ôtô tại Cảng Sài Gòn đều phải qua cân
cảng.
3.2.2. Chủ hàng gửi danh sách xe vào nhận hàng cho cảng 8 giờ trước khi làm
hàng để làm căn cứ cho Thương vụ Cảng làm lệnh cân xe, thu tiền và cho
bảo vệ làm căn cứ giải quyết cho xe vào cảng nhận hàng.
3.2.3. Khi xe rỗng vào cổng cảng, bảo vệ kiểm tra giấy phép lái xe, CMND của
lái xe và cả phụ xe, sổ đăng kiểm của xe.
3.2.4. Trường hợp xe không có trong danh sách nhận hàng do chủ hàng chuyển
thì Bảo vệ căn cứ Lệnh giao hàng để giải quyết cho vào cảng.
3.2.5. Khi cân bì ( xe không hàng ):
a. Nhân viên cầu cân căn cứ giấy xác nhận của chủ hàng để tiến hành cân
bì xe.
b. Quá trình cân bì bảo đảm theo đúng quy định của Cảng.
c. Bảo vệ kiểm soát xe trước khi lên bàn cân. Ghi chép đánh dấu vật dụng
theo xe của từng xe vào Giấy kiểm tra xe cân bì (theo mẫu quy định),
giao cho lái xe.

giao cho nhân viên cầu cân, bảo vệ, hải quan, tài xế và lưu.
3.3.6. Bảo vệ cổng cảng kiểm tra hàng hóa ra cổng theo quy định. Giữ lại giấy
vận chuyển và giấy cân hàng.
3.4. Hàng xá đóng gói nhập kho, hàng phần trăm :
3.4.1. Hàng xá đóng gói nhập kho được giao nhận theo đầu bao. Không qua cân.
3.4.2. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức đóng bao. Trước khi
khởi công làm hàng mỗi tàu, kiểm tra lại độ chính xác của cân. Trọng
lượng từng bao phải được đóng theo đúng yêu cầu của chủ hàng đã đề cập
trong hợp đồng.
3.4.3. Trực ban, giám định chủ hàng, bảo vệ và các bộ phận liên quan giám sát
thường xuyên trọng lượng từng bao đã được đóng. Lập biên bản, yêu cầu
Xí nghiệp xếp dỡ và dịch vụ Cảng sài Gòn ngưng làm hàng giải quyết nếu
trọng lượng đầu bao không đúng yêu cầu.
3.4.4. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn đóng bao hàng phần trăm
nhập kho theo tỷ lệ thỏa thuận trước tại biên bản họp tàu, đóng bao ngay
trước khi làm hàng. Số hàng này sẽ được giao lại cho chủ hàng căn cứ
biên bản phân chia hàng thừa thiếu giữa chủ hàng với cảng.
3.4.5. Kho hàng cảng nhận theo đầu bao, không chịu trách nhiệm về chất lượng
và số lượng hàng từng bao. Bảo quản lưu giữ hàng tại kho Cảng.
3.5. Hàng xá đóng gói đánh vòng :
3.5.1. Toàn bộ hàng xá đóng gói chuyển xuống ghe/ sà-lan tại Cảng Sài Gòn đều
phải qua cân cảng .
3.5.2. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức đóng bao. Trước khi
khởi công làm hàng mỗi tàu, kiểm tra lại độ chính xác của cân. Trọng
lượng từng bao phải được đóng theo đúng yêu cầu của chủ hàng đã đề cập
trong hợp đồng.
3.5.3. Trực ban, giám định chủ hàng, bảo vệ và các bộ phận liên quan giám sát
thường xuyên trọng lượng từng bao đã được đóng. Lập biên bản, yêu cầu
Xí nghiệp xếp dỡ và dịch vụ Cảng sài Gòn ngưng làm hàng giải quyết nếu
trọng lượng đầu bao không đúng yêu cầu.

5. Nếu cá nhân, tập thể nào làm sai quy trình dẫn đến hậu quả nghiêm trọng sẽ bị xử lý
theo quy định của Cảng Sài Gòn.
6. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh, các đơn vị trình Tổng Giám Đốc
xem xét có hướng giải quyết.
MẪU ĐÍNH KÈM :
- Biên bản Kết toán nhận hàng với tàu ( Report on receipt of cargo ).
- Giây kiểm nhận hàng với tàu ( Tally report ).
- Giấy kiểm tra xe cân bì.
- Giấy vận chuyển.
- Giấy cân hàng.
9