ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN
XI MĂNG LUKS THỪA THIÊN HUẾ

Thực hiện: Nhóm sinh viên Tổ 4
K43 Kế toán - Kiểm toán

Khóa học: 2009 - 2013
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN
XI MĂNG LUKS THỪA THIÊN HUẾHuế, tháng 12/năm 2012
LỜI CẢM ƠN
Thực hiện: Nhóm sinh viên Tổ 4
K43 Kế toán - Kiểm toán

ĐVT Đơn vị tính
GĐ Giám đốc
GTGT Gía trị gia tăng
HĐTC Hoạt động tài chính
KCN Khu công nghiệp
KH-TT Kế hoạch thị trường
LN Lợi nhuận
NVL Nguyên vật liệu
PXK Phiếu xuất kho
QLDN Quản lý Doanh nghiệp
SXKD Sản xuất kinh doanh
TK Tài khoản
TNDN Thu nhập Doanh nghiệp
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ Tài sản cố định
TSDH Tài sản dài hạn
TSLĐ Tài sản lưu động
VLXD Vật liệu xây dựng
XM Xi măng
KSNB Kiểm soát nội bộ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 - Nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 4.1 - So sánh Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty với Công ty Cổ phần
Long Thọ Huế.
Bảng 5.1 - Đánh giá Môi trường kiểm soát của Công ty
Bảng 5.2 - Đánh giá Hệ thống kế toán của Công ty
Bảng 5.3 - Đánh giá Thủ tục kiểm soát của Công ty

đem lại lợi ích cho Công ty.Vì vậy, nhóm chúng em thực hiện đề tài “Thực trạng hoạt
động kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT
Huế” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng hiện có tại đây.
I.2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
- Hệ thống hóa phần lí thuyết cũng như cơ sở lí luận về hoạt động kiểm soát nội
bộ quy trình giao nhận hàng.
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại
Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
- Vận dụng hệ thống lí thuyết để đánh giá thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ
quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
- Trên cơ sở so sánh thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình giao nhận hàng của
Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế với Công ty cổ phần xi măng Long Thọ nhằm
tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu. Từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong quy trình
giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
I.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty Hữu hạn xi
măng Luks TT Huế.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian nghiên cứu: Tài liệu được thu thập để thực hiện đề tài được tìm
hiểu trong khoảng thời gian tháng 10 và tháng 11 năm 2012.
+ Không gian: Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế, Công ty cổ phần Long
Thọ Huế.
+ Lĩnh vực nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động giao nhận
hàng của quy trình Bán hàng – Thu tiền.
I.4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp chứng từ kế toán: đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử
dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài

- Phần III: Kết luận và kiến nghị
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
1.1. Hệ thống KSNB
1.1.1. Khái niệm và sự cần thiết của HTKSNB
HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ
chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Như vậy, bất kỳ hoạt động nào của tổ chức cũng có thể là đối tượng của KSNB,
kể cả kiểm toán nội bộ - một hệ thống kiểm tra, đo lường, đánh giá tính xác thực của
các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý trong nội bộ DN. Có
nhiều trường hợp, hoạt động kiểm toán nội bộ có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác
nhưng quan trọng nhất vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán. HTKSNB vận hành
theo các chuẩn mực do tổ chức tự ban hành phù hợp với pháp luật chung.
* Những định nghĩa về HTKSNB:
1) Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban
Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của
các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính
sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính
chính xác và đầy đủ cuả các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời
gian mong muốn.”
2) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị
và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.
HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an
toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”
3) Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ ( American Institute of Certificated Public
Accountant – AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của

quả.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải
quyết.
- Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạt động
của đơn vị.
- Đảm bảo việc thực hiện các quyết định, quy định quản lý đúng với yêu cầu và
thể thức đã đề ra.
- Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh cho
phù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của DN.
- Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thể thức các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lập báo
cáo nội bộ khi cần thiết và báo cáo tài chính định kỳ kịp thời theo đúng yêu cầu pháp
luật có liên quan.
Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị DN vững
mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu
tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của một HTKSNB
Theo Giáo trình Kiểm toán tài chính của GS.TS. Nguyễn Quang Quynh – TS.
Ngô Trí Tuệ, thông thường HTKSNB được chia làm bốn bộ phận: môi trường kiểm
soát (Control environment); hệ thống kế toán (Acounting system); các thủ tục kiểm
soát (Control procedures) và bộ phận kiểm toán nội bộ. Các bộ phận đó được thiết kế
và thực hiện nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của
HTKSNB.
Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên HTKSNB chính là môi trường
kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài
Công tác
kế hoạch

Kiểm soát
Kiểm toán
Nội bộ
Môi trường
Kiểm soát
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của
các loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm,
thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Vì vậy khi các hoạt động
kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về KSNB sẽ được
vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị.
* Đặc thù về quản lý
Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN
của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh
lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung
thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh
làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận
hành một cách có hiệu quả.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ
góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa
hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Để
thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ các
nguyên tắc:
- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không
bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.

sách của đơn vị.
+ Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài
sổ sách các nghiệp vụ phát sinh.
+ Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán hay
áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.
+ Sự phân loại (Classification): đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài
khoản, đúng sổ sách kế toán có liên quan.
+ Tính đúng kỳ (Tirning): việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên
độ kế toán.
+ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization): đảm bảo số
liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp
chính xác.
+ Trình bày và khai báo (Presentation and Declosure): số liệu phải được trình
bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định, chuẩn mực hiện
hành.
- Các yếu tố cuả hệ thống kế toán gồm chứng từ, số sách và báo cáo kế toán.
1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
- Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có
hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện
đủ là DN phải thiết lập và thực hiên nghiêm túc các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục
được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm
nhiệm và ủy quyền phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc
cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích
của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ
từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên
môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong
các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:

quyết của hội đồng quản trị & ban giám đốc
Kiểm toán tuân thủ
Phát hiện những sơ hở yếu kém trong quản lý kinh tế,
bảo vệ tài sản và đề xuất các biện pháp quản lý hoàn
thiện
Kiểm toán kết hợp (kết hợp
kiểm toán hoạt động với kiểm
toán tài chính)
1.1.3. Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều vào thiết kế và vận hành HTKSNB
thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể
xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn phụ
thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính
đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế
tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những
nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đảng trí,
hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lãng tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hoặc với các bộ phận bên ngoài DN.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra phải nhỏ
hơn giá trị thiệt hại ước tính do gian lận hay sai sót gây ra.
- Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh
mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên. Do đó, các sai phạm trong các
nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.
- Luôn có khả năng là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn
của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của DN thay đổi nên dẫn đến các thủ tụ kiểm soát sẽ
không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNB

1.2.3. Vai trò, chức năng quy trình giao nhận hàng
Quy trình giao - nhận hàng có vai trò rất quan trọng, là quy trình cuối cùng trong
chu kỳ kinh doanh của DN. Thực hiện tốt việc giao hàng sẽ góp phần đảm bảo chất
lượng cũng như số lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đảm bảo uy tín đối với
khách hàng cũng như giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra đối với DN trong quá trình nhận
hàng bán bị trả lại.
Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình giao nhận hàng này sẽ tiết
kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị
hợp lý và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh; tiêu thụ của đơn vị.
Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai
sót, yếu kém cần khắc phục về quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
* Các chức năng cơ bản của quy trình giao nhận hàng:
- Xử lý đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là
yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch
vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác
định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình. Trên cơ sở pháp lý
này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá
đơn bán hàng.
- Xét duyệt bán chịu
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ
thoả thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế
như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Việc xét
duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích
người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Chức
năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán
hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.
- Chuyển giao hàng

có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán.
- Số liên : 2 liên
+ 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng
+ 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất
* Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán
- Bộ phận bán hàng phát hành
- Chữ ký : Có 5 chữ ký
+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)
+ Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)
+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
- Số liên : 4 liên
+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải
thu
+ 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho
+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách
hàng
* Phiếu vận chuyển: là loại chứng từ được lập vào lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã
của hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác, được dùng như một cách tính tiền của
người mua.
* Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK) là chứng từ của
đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa
cho người mua.
- Bộ phận kế toán lập hóa đơn
- Chữ ký : có 3 chữ ký
+ Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)
+ Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với
các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của