ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGBÀI THẢO LUẬN NHÓM 1
MÔN: LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM
Giảng viên: Th.S. Phạm Thị Bích Hải
Đề bài: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế
của công tác lưu trữ thời phong kiến để rút ra
bài học kinh nghiệm.
Hà Nội - 2013
1
A. Công tác lưu trữ của các triều đại trước triều Nguyễn.
Công tác lưu trữ là công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước. Ở nước ta, từ thời phong kiến, công
tác này được thông qua các triều đại để từng bước phát triển và dần dần có nề nếp,
kỷ cương. Từ khâu tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụng cán
bộ làm công tác công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mang tính
khoa học. Tuy nhiên công tác lưu trữ ở nước ta thời trước Nguyễn chưa được quan
tâm và còn nhiều hạn chế.
1. Công tác tổ chức, xây dựng các kho lưu trữ
Nghiên cứu trong suốt chiều dài lịch sử phong kiến Việt Nam nhận thấy từ
triều Lý thực tế chưa có cơ quan chuyên trách để bảo tồn, lưu trữ các văn thư, tài
liệu, thư tịch nhưng đã manh nha hình thành các nhà kho chuyên dụng chứa các
kinh sách.
- Sách Đại Việt sử ký toàn thư chép: năm 1021 đời vua Lý Thái Tổ làm nhà
Bát giác chứa sách kinh. Hai năm sau, 1023 mùa thu tháng 9 xuống chiếu chép
kinh Tam Tạng để ở kho Đại Hưng. Năm Thông Thuỵ thứ 3 (1036) đời vua Lý
Thái Tông xuống chiếu chép kinh Đại tạng cất ở kho Trùng Hưng. Triều Lý là triều
đại rất coi trọng Phật giáo, việc ghi chép, lưu trữ các sách kinh rất được triều đình

được tổ chức khoa học: Tài liệu mới chỉ được xếp, bó và để một cách vô trật
tự trên các giá hay chứa trong các nhà kho đóng kín, không được bảo quản
cận thận, ẩm thấp mối mọt đã tàn phá tài liệu.
3
- Nguyên nhân: Số lượng tài liệu lưu trữ thời phong kiến trước Nguyễn
hiện nay không còn nhiều không chỉ do các triều đại phong kiến không có
biện pháp quản lý tốt tài liệu mà do nhiều nguyên nhân khách quan tác động:
như chiến tranh , khí hậu,…
Theo tài liệu để lại thì muộn nhất dưới thời Hậu Lê đã có chủ trương bảo
mật và lưu trữ tài liệu, sổ sách hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước.
- Ý thức về giá trị của tài liệu:
Một số triều đại đã có ban hành văn bản có liên quan tới việc bảo quản, bảo
mật tài liệu
VD: Đại Việt Sử Kí toàn thư ghi lại: Tháng 12 năm Tân Tỵ (1461) vua Lê
Thánh Tông đã gửi thông cáo cho các phủ, huyện, châu trong cả nước “Cấm các
thuộc lại không được quyền bóc trộm những điệp sở dán kín, không được chia
nhau cầm giữ mang về nhà hoặc cho người nhà truyền nhau sao chép…”

Đại Việt sử kí toàn thư
Hay trong Quốc Triều Hình luật (1483) có 2 điều:
• “Đối với sổ hộ khẩu nếu có sai lầm thì chức sắc, nha dịch phải sửa
chữa cho hoàn chỉnh. Sau khi văn bản đã duyệt mà không biên chép thành sổ sách
cất vào tủ công, cứ để mất mát thì tùy theo việc nặng nhẹ mà định tội…”
4
• “ Nếu văn bản nào đã trình kí mà quan bản ty không cất vào tủ công
lại để ở nhà riêng lâu ngày không giao nộp đầy dủ tài liệu thì bị bãi chức…”
- Về quản lý tài liệu: Dưới thời Lê Thánh Tông chỉ mới hình thành một văn
phòng gồm 4 cơ quan:
+ Hàn Lâm Viện: nơi khởi thảo các loại văn bản cho nhà vua, đóng góp ý
cho nhà vua sáng tác thơ văn.

có ý thức về tài liệu lưu trữ.
* Nhược điểm
- Tuy nhiên việc bảo quản tài liệu đang còn kém hiệu quả, không chú trọng vào
công tác lưu trữ.
- Không quản lý tốt tài liệu, nghiệp vụ về lưu trữ chưa được hình thành, tài liệu
chưa được sử dụng cho việc biên soạn lịch sử, vì thế chưa phát huy được tối đa giá
trị của tài liệu.
- Các vương triều đều không chủ trương giữ lại và bảo tồn lâu dài các loại văn bản
quản lý nhà nước, do không nhận thức được đây là nhưng thông tin phản ánh chân
thực nhất hoạt động của triều đình, bộ máy chính quyền các cấp và xã hội đương
thời.
B. Công tác lưu trữ thời Nguyễn:
Triều Nguyễn là triều đại phong kiến cuối cùng ở Việt Nam, tính từ năm Gia
Long xác lập quyền thống trị (1802) cho đến khi ngai vàng của vị vua cuối cùng bị lật
đổ bởi cuộc cách mạng tháng 8 năm 1945 đã trải qua gần 15 thập kỷ. Trong đó hơn nửa
thời gian tồn tại với tư cách là một nhà nước phong kiến độc lập (1802-1883). Kể từ
hiệp ước Hácmăng (25/8/1883) toàn bộ lãnh thổ Việt Nam trở thành thuộc địa của
6
Pháp. Vương triều nhà Nguyễn tuy vẫn được duy trì nhưng về thực chất chỉ là một
chính quyền bù nhìn.
Như trên đã trình bày, nếu như các triều đại trước Nguyễn như Ngô - Đinh
- Tiền Lê - Lý - Trần - Hồ - Hậu Lê công tác lưu trữ chưa được tổ chức cụ thể,
tài liệu bị thất lạc mất mát rất nhiều thì đến triều Nguyễn công tác lưu trữ đã
được quan tâm đúng mức hơn với nhiều biện pháp cụ thể về tổ chức bảo quản, quản lý
tài liệu. Nhờ vậy, hơn bất cứ triều đại phong kiến nào, triều Nguyễn đã để lại cho đời
nay nhiều di sản văn tự quý báu.
Công tác lưu trữ thời Nguyễn nổi bật với 4 triều đại: Gia Long (1802 –
1819), Minh Mạng (1820 – 1840), Thiệu Trị (1840 – 1847), Tự Đức từ (1847 – 1883).
Đây là giai đoạn mà đất nước ta về cơ bản là một quốc gia độc lập có chủ quyền.
Đồng thời, đây cũng là giai đoạn triều Nguyễn xác lập quyền thống trị của mình trên

- Tổ chức của Nội các lúc đầu được chia làm 4 tào: Tào Thượng bảo, Tào
Ký chú, Tào Đồ thư và Tào Biểu bạ. Nhiệm vụ của các tào như sau:
+ Tào Thượng bảo: (thượng có nghĩa là gữi gìn, chăm sóc) (năm 1844 được
đổi thành Sở Thượng bảo) có nhiệm vụ lưu giữ các loại bảo tỷ (dấu của nhà Vua).
Theo thống kê riêng nhà vua có tới 14 loại dấu được gọi là ngọc tỷ, mỗi loại dấu lại
có chức năng riêng. Ví dụ dấu Sắc mệnh chi bửu được dùng để đóng vào các loại văn
bản như sắc, chỉ dụ ban cho các quan cấp dưới, đóng vào sắc phong thần hoặc phong
tặng các danh hiệu khác. Khi các chương, sớ được Vua phê thì cơ quan này có nhiệm
vụ sao chép lại gửi cho các cơ quan có liên quan giải quyết còn bản chính giao lại cho
Tào Biểu bạ lưu giữ. Sau khi Tào Thượng bảo được đổi thành Sở Thượng bảo thì cơ
quan này có thêm chức năng: vào cuối tháng phải tổ chức kiểm tra lại các bản giáp để
giao nộp cho Tào Biểu bạ
+Tào Ký chú (nghĩa là ghi nhớ) (năm 1836 Minh Mệnh đổi thành Tào
Thừa

vụ, và năm 1844 đổi thành Sở Ty luận) có nhiệm vụ ghi chép mọi chi
tiết khi vua nghự trào (vua thiết triều) hoặc tuần du, trình các chương sớ do
bách quân tâu lên. Ngoài ra còn có chức năng chuẩn bị giấy bút cho nhà vua
và theo dõi học tập của các hoàng tử. Sau khi được đổi thành Sở Ty luân cơ
quan này có nhiệm vụ coi giữ các phiếu thảo văn bản của lục bộ và Nội các
+ Tào Đồ Thư (sưu tầm thư tịch) ( cũng năm 1836 Minh mệnh đổi Sở Bí
thư) làm nhiệm vụ ghi chép thơ văn của nhà vua, coi giữ sách công, công văn bang
8
giao với các nước. Ngoài ra cơ quan này còn có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng và
độ bền của các văn bản này.
+ Tào Biểu bạ (năm 1844 được đổi thành Sở Bản chương) có nhiệm vụ lưu
trữ các châu bản và phó bản tất cả các chương sớ, sổ sách của các cơ quan trung
ương và địa phương đã từng gửi đến văn phòng của nhà vua. Sau đó có trách
nhiệm đóng thành từng tập, soạn thêm trích yếu để làm đăng án. Như vậy, lần đầu
tiên trong lịch sử chế độ phong kiến Việt Nam đã hình thành một đơn vị chuyên

gian hình thành tài liệu ngoài ra người lập còn phải tóm tắt nội dung các văn bản
trong từng tâp hồ sơ, trình lên quan phụ trách của Sở xem xét ký tên sau đó mới đem
đi bảo quản.
Với cơ cấu tổ chức Nội các như vậy, lần đầu tiên trong lịch sử phong
kiến Việt Nam đã có một cơ quan chuyên trách về lưu trữ tài liêụ.
* Lưu trữ của các Bộ và các cơ quan khác
Ở lục bộ và các cơ quan trung ương khác, qua nhiều lần cải cách về tổ chức
bộ máy vẫn không thấy các vị Hoàng đế triều Nguyễn chủ trương thành lập lưu trữ
chuyên trách như ở Nội các. Tuy nhiên, theo một số thư tịch, chính quyền phong
kiến triều Nguyễn đã có khá nhiều quy định lưu giữ từng loại hình tài liệu phục vụ
cho hoạt động quản lý nhà nước về nhiều mặt ở các bộ như: Quản lý quan lại, nhân
khẩu, ruộng đất, thu thuế, tuyển quân, xử án, kiểm tra thanh tra tài chính, quản lý
cán bộ Sử dụng các tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý trên các lĩnh vực này
không chỉ đến thời Nguyễn mới có mà nó đã được áp dụng từ thời Lý. Nhưng chỉ
đến thời Nguyễn các quy định cụ thể, chặt chẽ và rõ ràng hơn. Cụ thể trong lĩnh
vực quản lý quan lại Minh Mạng đã định lệ làm sách lý lịch để có căn cứ xét khen
thưởng hoặc kỷ luật, điều động và bổ nhiệm đội ngũ quan lại. Mỗi người phải làm
ba bản, gọi là bản giáp, bản ất và bản bính nộp cho Bộ Lại. Bộ Lại cùng với bộ
Binh cử nhân viên khảo duyệt kỹ càng và quan lãnh đạo của hai bộ lần lượt ký tên
đóng dấu vào bản giáp, sau đó chuyển lên đóng dấu Quốc bảo và được lưu gữi tại
bộ Lại. Còn với bản ất và bản bính thì chỉ có chữ ký của các chuyên viên nhưng
cũng phải có dấu của 2 bộ. Bản ất được chuyển sang bộ Binh, còn bản bính thì
được đưa về lưu trữ tại cơ quan mà quan chức đó làm việc. Đối với công tác nhân
khẩu, nếu ở triều Lý - Trần chỉ sử dụng sổ hộ tịch thì đến triều Nguyễn còn thêm
cả sổ đinh. Sổ đinh kê biên những người phải đóng thuế đinh và được chia ruộng.
10
Thông qua sổ đinh nhà nước nắm được số lượng dân đinh, số thuế mà các làng và
các gia đình phải nộp đồng thời còn giúp cho việc theo dõi sự di chuyển dân cư để
tuyển mộ phu phen, bắt lính. Ngoài những lĩnh vực quản lý trên triều Nguyễn còn
quy định chế độ lưu giữ tài liệu về tài chính, ruộng đất, tài liệu về nghiệm thu các

bị mối, mọt). Sau khi sách in xong, các mộc bản được đem bảo quản cẩn thận ở
Tàng bản đường được xây dựng trong Quốc Sử Quán.
Trong nhiều năm tồn tại Quốc Sử Quán triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế
hàng chục bộ sách đồ sộ có giá trị như Đại Nam thực lục chính biên, Đại Nam
thống nhất trí, Đại Nam Hội điển sử lệ .v.v
Quốc Sử Quán Triều Nguyễn
Quốc Sử Quán cũng trở thành một cơ quan lưu trữ nhiều tài liệu quý giá của
chính quyền trung ương triều Nguyễn. Trong đó chủ yếu là các tập bản chính, bản
sao châu bản và mộc bản. Một bộ phận châu bản còn giữ được đến ngày nay vốn
được bảo quản ở nơi đây. Khối tài liệu mộc bản, một loại hình tài liệu lưu trữ đặc
biệt, hiếm thấy ở các nước khác. Tuy bị mất mát hư hỏng một phần bởi phải di
chuyển nhiều lần và do chiến tranh cùng sự chú ý không đầy đủ của con người
nhưng vẫn còn trên 20.000 tấm lưu trữ đến ngày nay. Trong đó có cả những tên
sách không còn tồn tại
+ Tàng thư lâu: Một dạng kho lưu trữ Quốc gia của triều Nguyễn. Tàng Thư
Lâu có nghĩa là toà lầu chứa sách, được xây dựng năm 1825 dưới thời vua Minh
Mạng. Đó là một toà nhà 2 tầng được xây dựng giữa một hồ nước gọi là hồ Hải
12
Học, xung quanh đều xây lan can, phía tây có cầu. Tầng trên 7 gian 2 trái, tầng
dưới 11 gian. Tầng trên của toà lầu dùng để chứa sổ sách của lục bộ. Ngày nay
không ai biết được tường tận những loại sổ sách nào của sáu bộ đã được đưa vào
bảo quản ở nơi đây. Bởi sau CMT8 khi Pháp trở lại chiếm kinh thành Huế thì sổ
sách tài liệu của Tàng Thư Lâu đã bị chuyển đi nơi khác để lại toà nhà trống rỗng.
Học giả người Pháp PonBuđê giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương
trong cuốn "Lưu trữ của các Hoàng Đế An Nam và lịch sử An Nam" xuất bản năm
1942 đã viết về kho lưu trữ này như sau: “Cuối cùng để bổ sung cho bản tóm tắt
sơ lược về tổ chức và tình trạng tài liệu Đế chế, cần nói đến kho Tàng Thư Lâu nơi
bảo quản sổ thuế, những tài liệu này có thể cung cấp cho các nhà sử học nhiều điều
quý giá đang bị bỏ rơi, ngay cạnh tường thành cổ mốc meo, gần kho thuốc nổ" Còn
Nguyễn Tự Lạc trong luận văn cao học sử học "Văn khố Việt Nam" được thực

Cùng với việc thành lập các cơ quan, đặt các chức quan và xây dựng các kho
lưu trữ, triều Nguyễn còn ban hành quy định và có nhiều biện pháp để thu thập, lựa
chọn và bảo quản các tài liệu, văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước cũng như các hoạt động của toàn xã hội.
Cụ thể ngay từ thời Vua Gia Long rồi tiếp theo là thời Minh Mạng và Thiệu
Trị, các ông vua đều ra lệnh sưu tầm sách vở, văn thư quan trọng còn được lưu giữ
trong dân để nộp bảo quản trong Hoàng Cung hoặc cung cấp cho Quốc Sử Quán
biên soạn lịch sử.
Tuy nhiên, việc sưu tầm tư liệu, sách cũ chưa phải là vấn đề căn bản của
việc thu thập tài liệu. Vì đó chỉ là biện pháp khắc phục tình trạng thất thoát tài liệu
trong thời kỳ trước mà thôi. Để có thể lưu trữ các tài liệu, văn bản một cách đầy đủ
nhất, ngay từ những năm đầu tiên và trong những năm tiếp đó, các vua nhà Nguyễn
đã ban hành nhiều quy định về vấn đề nộp lưu tài liệu. Dưới đây là một số quy
định cụ thể về vấn đề này.
+ Đối với văn bản của các địa phương, nếu gửi lên các cơ quan trong uơng
hoặc nhà vua thì theo quy định đều phải làm thành 3 bản (một bản chính và hai bản
sao). Sau khi bản chính của văn bản được phê duyệt thì các quan chức ở Nội các
hoặc lục bộ phải sao lục ý kiến của vua ra hai bản sao (phó bản). Một bản phó gửi
cho nơi phải thi hành, một bản phó gửi lại Quốc sử quán, còn bản chính lưu lại ở
Nội các.
14
+ Đối với văn bản của các cơ quan TW: nếu gửi văn bản xin ý kiến của nhà
vua cũng phải làm thành ba bản như quy định trên, ngoài hai bản được lưu ở Nội các
và Quốc sử quán, còn bản thứ ba sau khi thi hành xong sẽ được lưu tại cơ quan đã
ban hành ra văn bản đó
+ Tài liệu về các công trình xây dựng: thời Nguyễn việc xây dựng cung
điện, hoàng thành và lăng tẩm của các nhà vua được tiến hành thường xuyên. Để
phục vụ cho việc thống kê quản lý chi phí vật chất cũng như phòng khi thi công có
sự cố hoặc hư hỏng cần tra cứu để sửa chữa, triều Nguyễn đã đặt ra các quy định
về thu thập và nộp lưu hồ sơ về các công trình đó. Đại Nam thực lục chép rằng,

+ Các giấy tờ, văn bản ngoại giao:
đây là loại văn bản được các nhà nước phong kiến nói chung và triều
Nguyễn nói riêng hết sức quan tâm và chú trọng. Trong tổ chức của Nội các đã có
một cơ quan riêng để lưu trữ những công văn ngoại giao hoặc các hiệp ước đã ký
kết với nước ngoài (Tào Đồ Thư). Tuy nhiên, còn rất nhiều các văn bản ngoại giao
do các địa phương ở vùng biên giới gửi cho các địa phương của các nước lân bang
và ngược lại. Đối với những văn bản này, nhà Nguyễn có quy định khá chặt chẽ cụ
thể là: nếu các tỉnh nhận được công văn từ nước ngoài gửi đến thì quan ở tỉnh đó
mở ra xem rồi chép lại để lưu, sau khi công việc giải quyết xong phải làm tập tâu
gửi lên trung ương kèm theo nguyên bản của công văn đó. Như vậy công văn từ
nước ngoài gửi đến cho địa phương cũng sẽ được lưu ở hai nơi là Tào Đồ Thư
trong Nội các và tại địa phương, còn đối với công văn gửi đi cũng có bản sao được
16
lưu lại và báo cáo lên trên. Vua Tự Đức đã từng nhắc nhở các địa phương rằng sở
dĩ đặt ra quy định như vậy là “do cái ý thận trọng văn thư” vì thế các địa phương
cứ thế phải làm theo.
Ngoài những loại văn bản trên, triều Nguyễn còn có các quy định việc ghi
chép sưu tầm lưu gữi các bài thơ, bài văn do nhà vua sáng tác trong cung đình hay
lúc dạo chơi. Trong tổ chức của Nội Các cũng có riêng một bộ phận để lưu giữ
những tài liệu đó (Tào Đồ thư). Đặc biệt triều Nguyễn còn quy đinh rằng, nếu các
quan của Nội các và lục bộ sau khi đọc các lời phê của vua vào các bản chương
sớ, nếu thấy không đồng ý hoặc cần góp ý kiến sửa chữa thì có thể làm tờ tâu
để trình lên vua. Nhà vua sẽ xem xét và nếu thấy hợp lý, nhà vua sẽ phê lại.
Nhưng mặc dù trái ý, nhà vua vẫn quy định rằng các ý liến đó phải đính kèm
với bản chính có lời phê của vua để lưu giũ lại. Sau khi vua băng hà, những tài
liệu đó sẽ được chuyển cho Quốc sử quán để lấy làm tài liệu mà biên chép cho
khách quan và chính xác.
b. Những quy định về việc phân loại, sắp xếp và bảo quản tài liệu trong các
kho lưu trữ.
Nhìn chung, tư liệu về vấn đề này hiện nay còn lại không nhiều. Tuy vậy,

Như trên chúng tôi đã đề cập, có thể thấy hầu như tất cả các văn bản do các
cơ quan gửi đến nhà vua, các Bộ, nha ở trung ương sau khi vua, các Bộ xem xét
phê duyệt đều được lưu giữ lại ít nhất là ở hai nơi. Dường như, khi đưa vào lưu trữ,
thời Nguyễn không quy định phải có sự lựa chọn (ngày nay chúng ta gọi là khâu
xác định giá trị của tài liệu). Điều này có thể giải thích được, là do quan điểm của
chế độ phong kiến lúc đó luôn đề cao vai trò, vị trí tuyệt đối của nhà vua nên mọi
giấy tờ, văn bản đã được vua xem hoặc có bút tích vua phê đều phải giữ lại và lưu
trữ. Chính vì nguyên tắc này, nên chỉ sau một thời gian, các kho lưu trữ của hoàng
đế và trung ương tài liệu đã nhanh chóng chất đầy, cho đến lúc Minh Mạng đã phải
kêu lên: “nếu không chước lượng giảm bớt, thì giấy tờ xiết bao bề bộn, trâu kéo
đến toát mồ hôi, chất đống phải cao đến xà nhà”. Tình trạng này theo Minh Mạng
là do giấy tờ ở các địa phương và nhà môn dâng lên quá nhiều. Tuy nhiên, Minh
Mạng lại không thấy được rằng một nguyên nhân quan trong hơn là trước khi
đưa vào kho lưu trữ tài liệu không được lựa chọn, loại bỏ bớt những văn bản
không có giá trị cho việc tra cứu về sau, vì thế chỉ khi thấy tình trạng tài liệu
18
chất đống quá nhiều các vua triều Nguyễn mới có quy định biện pháp khắc phục
tình trạng này:
+ Biện pháp thứ nhất: Nhắc nhở các nha môn và địa phương giảm bớt giấy
tờ bằng cách, nếu việc nào đáng tâu bằng tập tấu, sách tấu thì tâu, nếu việc nhỏ
hoặc bình thường chỉ cần làm tư sách (ngắn gọn hơn) để đủ thông tin cho nhà vua
xem xét là được; hoặc trước đó theo lệ là mỗi tháng các cơ quan trung ương và địa
phương phải một lần tâu lên vua tình hình thì sau giảm bớt thành ba tháng hoặc sau
thánh mới có một lần tâu báo.
+ Biện pháp thứ hai: là các cơ quan, nhất là các bộ, viện nha môn ở trung
ương phải kiểm kê các tài liệu hiện đang lưu giữ để trình vua xem xét cho phép
loại bỏ bớt. Về công việc này Minh Mạng đã từng nhấn mạnh: “việc này cốt cho
công việc được giản tiện, châm chước cho thích hợp với sự nghi”. Và trong thực tế
đã có một vài lần nhà vua cho phép loại bỏ bớt một số văn bản. Tuy nhiên số lượng
văn bản được tiêu huỷ không nhiều bởi nhà vua vấn tỏ ra lo lắng các nơi tuy tiện

an toàn đối với tài liệu lưu trữ. Có lẽ nhờ vậy mà mặc dù sau bao nhiêu biến cố lịch
sử, sau nhiều lần di chuyển, những tài liệu lưu trữ triều Nguyễn còn giữ lại được
khá nhiều.
e. Tổ chức kiểm tra, thanh tra tài liệu lưu trữ
Cùng với việc đặt ra các quy định về lưu trữ trên dây, triều Nguyền còn có
một số thể chế qui định về thanh tra kiểm tra tài liệu lưu trữ. Thời Minh Mạng việc
kiểm tra, thanh tra tình hình tài liệu bảo quản ở các bộ đã được ông rất quan tâm
với những qua định khá chặt chẽ, theo thông lệ là cứ 6 năm lại có một lần thanh tra
kiểm tra tài liệu vào các năm Tỵ và Hợi. Theo sách Đại Nam Thực lục trong lần
thanh tra đầu tiên với những tài liệu lưu trữ của Bộ Công vào năm 1826, nhà vua
đã cử một Ban thanh tra với những các vị quan có chức vụ cao và uy tín là thành
viên, ngoài ra ông còn yêu cầu ban thanh tra phải kiểm tra một cách kỹ lưỡng từng
loại tài liệu. Cũng trong năm đó Minh Mạng cũng yêu cầu cho quan ở Bắc thành
tiền hành kiểm xét các bản in sách và tài liệu còn chứa trong Văn Miếu ở Hà Nội
có liên quan đến nhà Lê để đưa về lưu trữ tại Quốc Từ giám ở kinh đô Huế. Mặt
khác, việc kiểm tra thanh tra các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan coi giữ kho tàng
sổ sách được triều Nguyễn tiến hành môt cách thường xuyên. Minh Mạng coi đây
20
là một biện pháp quan trọng để phát hiện ra những sai phạm của các quan lại để có
biện pháp xử lý kịp thời.
 Đánh giá:
* Ưu điểm:
- Có thể thấy công tác Lưu trữ ở các cấp dưới thời Nguyễn gần như đã có
những bước tiến bộ vượt bậc so với các triều đại trước đó. Vua triều Nguyễn đã
nhận thức được giá trị nhiều mặt của văn bản quản lý và sổ sách hình thành trong
hoạt động của bộ máy nhà nước từ trung ương tới địa phương, những tài liệu đó
không chỉ có ý nghĩa phục vụ cho mục đích quản lý của chính quyền các cấp mà
còn có giá trị cho nghiên cứu và biên soạn lịch sử.
- Dưới triều Nguyễn đã có những chính sách để tu bổ bảo quản tài liệu. Các
biện pháp kỹ thuật có tính phổ biến là định kỳ mang tài liệu ra phơi nắng để phòng

trong các kho lưu trữ còn chưa được xác định giá trị rõ ràng, chỉ đơn giản giao nộp
vào các kho vì thế cũng ảnh hưởng đến tổ chức tài liệu trong kho.
- Nhiều địa phương và công sở chưa giao nộp đầy đủ tài liệu. Các quy định về
lưu trữ được ban hành nhưng chưa thành các văn bản riêng chuyên biệt mà thường
năm trong các chiếu, chỉ, dụ nên khó khăn cho việc tiếp cận, giao nộp tài liệu.
Cũng do nhận thức về tài liệu lưu trữ thời bấy giờ của một số cơ quan, chính quyền
nhà nước còn hạn chế cho nên xem nhẹ về tài liệu lưu trữ, việc giao nộp chưa đầy đủ
hoặc thiếu tài liệu.
Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do các kho lưu trữ thiếu hẳn những
nhân viên lưu trũ nắm vững lí luận và thông thạo các nghiệp vụ lưu trũ. Trong giai
đoạn này các sách và tài liệu viết về lưu trữ cũng rất ít. Một vài cuốn có viết về công
tác lưu trữ thì cũng chỉ viêt về phần thực hành còn về lí luận thực tiễn thì ít đề cập và
phân tích còn chưa cụ thể, tường tận.
Có thể nhận thấy được, công tác lưu trữ thời Nguyễn đã đánh dấu một bước
ngoặt lớn cho công tác lưu trữ ở Việt Nam, đó là cơ sở nền tảng cho sự phát triểm
của công tác lưu trữ sau này.
Từ những phân tích trên đây, để công tác lưu trữ có thể được làm tốt,
chúng ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm như sau:
22
- Phải xây dựng hệ thống và tổ chức tốt các cơ quan quản lý và phụ trách về
Lưu trữ. Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi quốc gia,
tài liệu lưu trữ không những có ý nghĩa về mặt văn hóa, chính trị mà còn có ý
nghĩa nhiều mặt về kinh tế, xã hội để thực hiện tốt các nghiệp vụ bảo quản, khai
thác sử dụng tài liệu hiệu quả thì cần phải có các cơ quan quản lý từ trung ương tới
địa phương, tạo sự chặt chẽ, có hệ thống trong quản lý tài liệu. Có như vậy tổ chức
công tác lưu trữ mới được động bộ và thống nhất từ trên xuống dưới, thuạn lợi cho
quản lý và khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả.
- Chú trọng tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Để đảm bảo
quản lý, khai thác sử dụng tài liệu được tốt thì cần phải đầu tư cơ sở vật chất cho
các phòng kho lưu trữ, nhất là đối với những kho chứa đựng những tài liệu đặc biệt

phải có các văn bản chỉ đạo nhằm tạo sự thống nhất trong hoạt động lưu trữ nói
chung và quản lý nói riêng. Bên cạnh đó việc thanh tra, kiểm tra cũng cần được
tăng cường để nâng cao hiệu quả hoạt động của ngành, phát hiện những sai lầm,
thiếu sót trong công tác lưu trữ để có biện pháp sửa chữa phòng ngừa, tránh được
những thiệt hại không đáng có.
- Nước ta cần học hỏi kinh nghiệm về công tác lưu trữ ở các nước Phát triển
về công tác lưu trữ để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong nước, học tập các
phương pháp bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu ở các nước phát triển để áp dụng
vào thực tiễn công tác lưu trữ trong nước. Tiếp thu các trang bị máy móc, phương
tiện hiện đại phục vụ cho bảo quản tài liệu.
24