VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Bài 1:
KHÁI NIỆM, CÔNG DỤNG, Ý NGHĨA
CỦA VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
I. Khái niệm:
1. Văn bản: có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Theo nghĩa rộng: Văn bản chính là vật mang tin và nó phải được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ (vật đó có thể là bất kỳ như giấy, gỗ, đồng, đá..., nhưng tin thì không phải là một ký hiệu
bất kỳ. Trong sử liệu học thì vật mang tin đó chính là kênh thông tin, ký hiệu ngôn ngữ là dùng
để tái hiện lại lời nói, do đó mỗi dân tộc, mỗi quốc gia có các ký hiệu khác nhau, cho nên khi
nghiên cứu theo KN này thì nó rất rộng).
- Theo nghĩa hẹp: Văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong quá trình quản lý của
các cơ quan, tổ chức, đoàn thể (có giới hạn về chủ thể và đối tượng).
+ Công văn: Là những văn bản trình bày về việc công.
+ Giấy tờ: Là những văn bản không theo một khuôn mẫu nhất định, nhưng nó lại phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan (VD: lý lịch cá nhân, đơn thư trình bày, sổ ghi chép nội
dung làm việc, các chứng từ, giấy biên nhận, giấy công tác...; giấy tờ có thể thay đổi hoặc
không thay đổi).
2. Văn bản quản lý nhà nước:
- Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư
pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật pháp quy định.
- Trong KN này cần lưu ý:
+ Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và nó là yêu cầu
mang tính bắt buộc.
+ Thủ tục: tuỳ loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tự nhất định (VD:
muốn ban hành một NĐ của Chính phủ thì cơ quan liên quan đến vấn đề nêu trong văn bản phải
soạn thảo văn bản, cần lấy ý kiến các bộ, ngành liên quan sau đó mới trình ký ban hành, nếu
không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị.
+ Thẩm quyền: là giới hạn quyền hạn của chủ thể (VD: Hiến pháp và Luật chỉ do QH ban
hành; Pháp lệnh chỉ do UBTVQH ban hành, NĐ chỉ do Chính phủ ban hành...).

bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực tế có những sai lệch do ý chủ quan của người được thu
thập thông tin, do mối quan hệ hoặc do những nguyên nhân khác... Tất cả các quá trình trên là
một vòng quay vô tận, liên quan với nhau).
- Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra quyết định quản
lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản là quan trọng, vì nó là cơ sở
để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị,
cơ quan.
- Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người ta cũng phải sử
dụng văn bản. Những văn bản này có độ chân thực cao và có người chịu trách nhiệm về tính
chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó. Do đó nó được coi trọng hơn các hình thức
thông tin khác. Bản thân các văn bản này là cơ sở để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin để
ra các quyết định quản lý mới. Chu trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động của
cơ quan, khi sử dụng văn bản, người ta gọi là văn bản quản lý.
3. Chức năng pháp lý:
Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh sau:
- Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp
lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý này).
- Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong
văn bản (chữ ký, con dấu...).
2
Bài 2
CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
I. Phân loại văn bản:
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi sâu
nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí:
- Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản, người ta chia ra:
+ Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản (VD: hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp,
hệ thống văn bản của cơ quan hành pháp, hệ thống văn bản của cơ quan tư pháp...). Chia ra như
vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản theo hệ cơ quan.

ý). Có thể chia thành các nhóm:
+ Nhóm đánh máy (bản chữ ruy-băng có độ nét cao, có giá trị lưu trữ lâu dài).
+ Nhóm in rô-nê-ô
+ Nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản...)
+ Nhóm in vi tính (có in kim, in la-ze...)
- Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: Người ta chia thành nhóm văn
bản trình bày, đề nghị; nhóm văn bản hỏi, chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản
thống kê; nhóm văn bản mệnh lệnh... (chủ yếu áp dụng ở khâu đặt yêu cầu soạn thảo văn bản).
- Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản: Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về
không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: Nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp dụng
3
pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong 3 nhóm này, 2 nhóm đầu người ta thường ghép vào
gọi là văn bản pháp luật vì nó có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính chủ yếu
mang tính chất trao đổi thông tin...
- Phân loại văn bản theo tính chất nội dung. Với cách phân loại này, người ta chia ra làm
4 nhóm:
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên môn (các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ... như sổ sách,
biểu mẫu...).
+ Văn bản kỹ thuật (các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài...).
Trong lưu trữ, 3 nhóm đầu người ta xếp vào làm một gọi là tài liệu hành chính, và nhóm
thứ 4 gọi là tài liệu khoa học kỹ thuật.
II. Văn bản QPPL:
1. KN: Văn bản QPPL được xác định trong Điều 1 của Luật ban hành văn bản QPPL ban
hành năm 1996 và sửa đổi năm 2001 như sau: "Văn bản QPPL là loại văn bản do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự chung được nhà nước
đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong XH theo định hướng XHCN".
Từ KN trên, ta thấy toát lên mấy vấn đề:
- Văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bị giới hạn), được Hiến pháp và nhà nước

đối với 1 đối tượng, mà là tác động tới 1 nhóm đối tượng). Mọi cá nhân, cơ quan chịu sự tác
động của văn bản phải có trách nhiệm thi hành.
4
(Căn cứ vào các đặc điểm trên để liên hệ tới công tác của cơ quan mình. Lưu ý các quy
phạm trong quyết định và chỉ thị thì cần cân nhắc xem nó là QPPL hay chỉ là quy phạm hành
chính, cần căn cứ vào 3 đặc điểm trên để phân biệt).
4. Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL:
Theo Hiến pháp, theo Luật ban hành văn bản QPPL và các đạo luật về tổ chức bộ máy
nhà nước thì thẩm quyền ban hành văn bản QPPL có các cơ quan sau:
- Quốc hội: Làm và sửa đổi Hiến pháp, Luật; ban hành nghị quyết.
- UBTVQH: Làm và sửa đổi Pháp lệnh; ban hành nghị quyết.
- Chủ tịch nước: Ban hành Lệnh, quyết định
- Chính phủ: Ban hành NQ, Nghị định.
- Thủ tướng Chính phủ: Ban hành quyết định, chỉ thị
- Bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư
- Hội đồng thẩm phán TANDTC: ban hành nghị quyết (trong đó bao hàm tổng hợp các
văn bản cấp bộ).
- Chánh án TANDTC, Viện trưởng VKSNDTC: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư.
- HĐND các cấp: ban hành nghị quyết
- UBND các cấp: ban hành quyết định (có 2 loại: TM và chức danh thì văn bản TM là văn
bản QPPL), chỉ thị.
5. Thời điểm có hiệu lực và hết hiệu lực của văn bản QPPL:
- Về thời điểm có hiệu lực của văn bản QPPL: Văn bản QPPL do các cơ quan có thẩm
quyền khác nhau ban hành thì thời điểm có hiệu lực sẽ khác nhau, trong đó:
+ Văn bản QPPL được QH và UBTVQH ban hành sẽ có hiệu lực kể từ ngày chủ tịch
nước ký lệnh công bố.
+ Văn bản QPPL do chủ tịch nước ban hành có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng
công báo.
+ Văn bản QPPL do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, hội đồng thẩm phán TANDTC, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC ban