Mục lục
Mục lục 1
Lời nói đầu 2
Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác văn th . 3
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th .3
1. Khái niệm về công tác văn th . .3
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th 3
II. Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th 4
1. Nội dung công tác văn th .4
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn th 5
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ .5
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th 5
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản . 5
1. Quản lý văn bản đi 5
2. Quản lý văn bản đến 6
3. Quản lý và sử dụng con dấu 7
Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam 9
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam.9
1. Qúa trình hình thành và phát triển 9
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty 9
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty 10
I 4. Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty 14
II. Thực trạng công tác văn th của Tổng công ty Thép Việt Nam15
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Thép 15
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty 17
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty 18
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty 18
Chơng III : Một số giải pháp và kiến nghị 19
Kết luận 20
Tài liệu tham khảo 21
Báo cáo thực tập

công tác không thể thiếu đợc trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần đợc tiến
hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác
văn th, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính
Báo cáo thực tập
2
Nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động
quản lý của mình.
Quan điểm về công tác văn th theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và
quản lý văn bản) và nên đợc áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã đợc khẳng
định tại công văn của cục Lu trữ Nhà nớc số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 - 1991 về
việc hớng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng, theo
đó : Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình
quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của
công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đợc soạn
thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là phơng tiện thiết
yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th :
+ Vị trí:
Công tác văn th là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan
trọng trong hoạt động của cơ quan. Nh vậy, công tác văn th có ảnh hởng trực tiếp đến
chất lợng quản lý Nhà nớc của cơ quan.
+ ý nghĩa:
Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm
vụ quản lý Nhà nớc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý đợc
cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác
nhất là thông tin bằng văn bản.
Thực hiện tốt công tác văn th sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ.
+ Yêu cầu của công tác văn th:
Công tác văn th phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn th
+ Cơ quan quản lý Nhà nớc công tác văn th ở trung ơng
Cục lu trữ Nhà nớc có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tác
văn th từ trung ơng đến địa phơng, chỉ đạo trực tiếp công tác văn th ở các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ơng.
+ Tổ chức văn th ở các cơ quan, các ngành, các cấp
Công tác văn th ở các ngành các cấp đợc phân cấp quản lý nh sau:
- Các bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có
trách nhiệm quản lý công tác văn th trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ công tác
văn th của các đơn vị trực thuộc Chính phủ.
- Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng có trách nhiệm
quản lý công tác văn th trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ơng và chỉ đạo
Báo cáo thực tập
4
nghiệp vụ công tác văn th của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã và các đơn
vị trực thuộc.
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ văn th
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1. Quản lý văn bản đi
a. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi
đi ở văn th cơ quan.
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi
đi.
b. Nội dung quản lý văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi nh: số,

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lợng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ
phận văn th phải tiến hành phân loại các văn bản nhận đợc thành hai loại (loại phải
đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ khẩn phải đợc bóc
ngay sau khi nhận.
Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các
văn bản đã đợc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bu điện trên phong bì.
+ Đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
Dấu đến có kích thớc (3cm x 5cm) gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, số
đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lu hồ sơ
số
Dấu đến đợc đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày
đến là ngày văn th nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01- 01
đến hết ngày 31- 12 mỗi năm . Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản.
3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
Nhà nớc đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của các cơ quan văn
bản ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con
dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
a. Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu
Báo cáo thực tập
6
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nớc.
b. Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định

doanh với nớc ngoài. Tổng Công ty đợc Nhà nớc giao quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ
đồng. Lao động bình quân 17.500 ngời; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lợng thép cán
đạt 650.000 tấn/ năm
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nớc đợc Thủ t-
ớng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập
đoàn kinh doanh lớn của Nhà nớc. Mục tiêu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây
dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh
doanh Thép làm nền tảng.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trờng
trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thác
nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối,
tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty nh
sau:
- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ
luyện kim.
- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép.
- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến
công nghệ luyện kim nh nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết
bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật.
- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây
dựng.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t
tổng hợp khác.
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện
kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng.
- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài.
- Xuất khẩu lao động.
Báo cáo thực tập
8

vấn thẩm định tài chính dự án đầu t, ban chỉ đạo một số lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến
lợc kinh doanh, mạng lới tiêu thụ sản phẩm v.v
Báo cáo thực tập
9
Sơ đồ tổ chức cơ quan văn phòng
Tổng công ty THéP VIệT NAMBáo cáo thực tập
10
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Văn Phòng
Phòng Tổ Chức Lao Động
Phòng Kế hoạch Đầu T
Phòng Kinh Doanh - XNK
Phòng Kỹ Thuật
TT Hợp Tác LĐ Với NN
Phòng Tài chính - Kế toán
3.1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty:
Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của
Tổng Công ty theo quy định của điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nớc và
chịu trách nhiệm trớc Thủ tớng Chính phủ, trớc pháp luật về hoạt động và phát triển
của Tổng Công ty theo chức năng, nhiệm vụ đợc Nhà nớc giao.
Hội đồng quản trị Tổng Công ty có 5 thành viên do Thủ tớng Chính phủ bổ
nhiệm. Hội đồng quản trị gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị và 4 thành viên, trong đó 1
thành viên kiêm Tổng giám đốc Tổng Công ty, 1 thành viên kiêm Trởng ban kiểm soát

+ Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu
+ Phòng Kế hoạch và Đầu t
+ Phòng kỹ thuật
+ Văn phòng
+ Trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài
4. Tình hình hoạt động chung của Tổng công ty Thép Việt Nam:
Năm 2001 là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ IX, triển
khai kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) và chiến lợc phát triển kinh tế - xã hội 10 năm
(2001 - 2010). Nền kinh tế đất nớc tiếp tục ổn định và có bớc phát triển. Đầu t nớc
ngoài và trong nớc đang đợc phục hồi. Các chính sách kích cầu của Chính phủ và sự
đổi mới cơ chế quản lý vĩ mô theo hớng mở rộng quyền tự chủ cho các doanH nghiệp
đã tác động tích cực đến sự tăng trởng của nhiều ngành kinh tế trong đó có ngành
Thép.
Năm 2001, lợng Thép cán cả nớc sản xuất 1.900.000 tấn, trong đó Tổng công ty
(bao gồm cả liên doanh) tham gia 1.554.400 tấn, chiếm 81,8%. Năm nay các đơn vị
sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ tốc độ tăng trởng cao. Tốc độ tăng trởng của các
đơn vị sản xuất thuộc Tổng công ty có khả quan hơn các năm trớc.
Năm 2001 tổng lợng Thép tiêu thụ trên thị trờng 3.864.200 tấn, trong đó Tổng
công ty tham gia tiêu thụ 2.143.300 tấn, chiếm 55,5%. Thị phần tham gia tiêu thụ của
Tổng Công ty giảm khoảng 10% so với năm trớc, chủ yếu do có thêm một số nhà máy
sản xuất Thép xây dựng mới đi vào hoạt động. Điều đó cũng cho thấy thị trờng Thép
ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh.
II. Thực trạng hoạt động công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty
Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, v.v do cơ quan, đơn vị nhận đợc
từ nơi khác gửi đến. Việc giải quyết và quản lý văn bản đến cần đợc tiến hành theo các
quy định của các văn bản sau đây: Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lu
trữ, ban hành kèm theo Nghị định của Hội đồng Chính phủ số 142 - CP ngày 28 - 9 -
1963; Bản hớng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến của cơ quan, ban hành
kèm theo Công văn của Cục Lu trữ Phủ Thủ tớng số 30 - NV ngày 09 - 02 - 1977, các

số văn bản đến.
+ Dấu đến đợc đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Bớc 4: Vào sổ đăng ký
Văn bản đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. Nói chung, tại Tổng Công ty
Thép Việt Nam văn th đã lập 2 sổ đăng ký văn bản đến: 1 sổ đăng ký văn bản mật và 1
sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan.
Bớc 5: Trình văn bản
Báo cáo thực tập
13
Vào sổ xong văn th trình chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến để xin ý
kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến văn bản đợc đa lại văn th để vào sổ tiếp và
Chuyển giao cho các đơn vị.
Bớc 6: Chuyển giao văn bản
Văn bản đến đợc giao đúng, trực tiếp cho đối tợng chịu trách nhiệm giải quyết
và đối tợng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn th.
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi tại Tổng công ty
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi
đi ở văn th của công ty.
Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam mỗi năm có khoảng 2.000 văn bản đợc phát
hành đi.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Tổng Công ty Thép Việt Nam đ-
ợc thực hiện qua 4 bớc cơ bản sau:
Bớc 1: Soát lại văn bản
Văn th kiểm tra cáC phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay
cha.
Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Ghi số của văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật đợc đánh số, ghi năm ban
hành và ký hiệu cho từng loại văn bản.
Ghi ngày tháng của văn bản. Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính Nhà nớc.
Báo cáo thực tập
15
Chơng III: Một số kiến nghị và giải pháp
Hiện nay công tác văn th đã có những bớc phát triển nhất định, song ở các khâu
nghiệp vụ vẫn còn những hạn chế. Để giải quyết những tồn tại và đổi mới công tác văn
th cần nghiên cứu một số giải pháp sau:
+ Nghiên cứu hớng dẫn thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ban
hành các văn bản dới luật để tạo thành một hệ thống các văn bản chỉ đạo công tác văn
th. Xem xét lại các văn bản dới luật để bãi bỏ các quy định không phù hợp với luật.
+ Quy định trách nhiệm từ giám đốc công ty đến nhân viên văn th đều phải thực
hiện đúng các quy định về công tác văn th. Đồng thời giải thích, yêu cầu mọi ngời tôn
trọng các quy định; phát hiện, ngăn chặn và đề nghị xử lý những vi phạm quy định
Nhà nớc về công tác văn th.
+ Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý
hoá sản xuất và sáng chế trong ngành văn th. Chú ý những hớng nghiên cứu tập trung
vào xây dựng , ban hành văn bản, hệ thống hoá văn bản, tiêu chuẩn hoá văn bản quản
lý Nhà nớc, chu trình văn bản, công tác lập hồ sơ. Các công trình nghiên cứu phải đi từ
yêu cầu thực tế, phải đợc thực tế kiểm nghiệm.
+ Cần áp dụng các công trình nghiên cứu có giá trị nhằm đổi mới công tác văn
th.
+ Phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật
+ Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những công trình
khoa học có giá trị thực tiễn cao.
+ Vận dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác văn th. Trang bị các
kỹ thuật hiện đại nhằm đem lại hiệu quả cao trong chơng trình áp dụng tin học vào
công tác văn th.
Báo cáo thực tập

Nội - 2000
7. Những vấn đề về cải cách hành chính doanh nghiệp - TS. Đinh Văn Tiến, TS. L-
ơng Minh Việt - NXB Thống kê - 1997
8. Lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lu trữ - Hà Nội - 1996
Báo cáo thực tập
18