Mục Lục
Lời giới thiệu ---------------------------------------------------------------------4
Lời cảm ơn ------------------------------------------------------------------------6
Chơng I : Giới thiệu chung
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý ---------------------- 7
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý --------------------------------- -7
1.1.2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý --------------------------- -7
a. Tin học hoá toàn bộ ---------------------------------------------------- -7
b. Tin học hoá từng phần-------------------------------------------------- -8
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý------------------------------- -8
2.1.Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý------------------ 10
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý -------------------------- -10
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý-------------------------------11
2.1.3. Phơng án xây dựng một mô hình thông tin--------------------------12
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin----------------------- 12
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin------------------13
Chơng II : Khảo sát hiện trạng hệ thống
2.1. Mục đích của đề tài----------------------------------------------------- 15
2.2. Khảo sát hệ thống cũ -------------------------------------------------- -16
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của th viện-------------------------------------18
b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý th viện ------------------19
c. Các nghiệp vụ cơ bản------------------------------------------------- -23
2.3. Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống hiện tại -------------- - -24
2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi khó khăn -------------------------- -24
Chơng III : Phân tích hệ thống
1
3.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý th viện -------------26
3.1.1. Chức năng quản lý sách ------------------------------------------------26
3.1.2. Chức năng quản lý độc giả --------------------------------------------27
3.1.3. Chức năng quản lý mợn trả --------------------------------------------27
3.1.4. Chức năng tra cứu ---------------------------------------------------- - -28

Một số tài liệu tham khảo ---------------------------------------------------813
Lời Giới Thiệu
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh h-
ởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nớc ta trong những năm gần
đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát
triển, giáo dục đào tạo đợc nâng cao, cuộc sống của con ngời đợc cải
thiện rõ rệt. Sự phát triển Tin học ở nớc ta đang bớc vào thời kỳ mới, các
ứng dụng của tin học đợc triển khai rộng rãi, và có quy mô tơng đối lớn.
Nhu cầu của con ngời ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó
những ngời làm công tác tin học phải thờng xuyên nâng cao lắm bắt
những tiến bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào
nền kinh tế nớc ta .
Một trong những yêu cầu làm tin học nớc ta hiện nay là phải có khả
năng phân tích, hiểu đợc thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể
thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phơng tiện
truyền thông, khi lợng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ
chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu
cầu quản lý, xử lý và lu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần
thiết,thống kê những thông tin mà con ngời yêu cầu, bảo mật thông tin
đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học đáp
ứng đợc những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho
phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con ngời đa ra, sản
phẩm của nó đợc ứng dụng rộng dãi trong thực tế .
Hiện nay, ở các nớc phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã đợc
xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó đã trở
thành sơng sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau nh ngân hàng, quản trị
doanh nghiệp, thơng mại điện tử... Hệ thống đó giúp cho con ngời kinh

cáo về những thông tin liên quan nh bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ...
5
Lời cảm ơn
Để hoàn thành đợc đồ án này, em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong
suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô
giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ
án .
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K3B_ĐHBKHN . Và các anh chị khoá trớc đã giúp đỡ tôi hoàn
thành đồ án này .Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và xây
dựng hệ thống Quản Lý Th Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô, của
các anh chị cũng nh của các bạn .6
Chơng I
Giới thiệu chung
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc
dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội....
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao
động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc

tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệ khác nhau .
Ưu điểm : Của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các
ứng dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu
không lớn .
Nhợc điểm : Của phơng pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp
thông tin. Cả hai phơng pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào
từng cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học
hoá phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất .
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1. Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất
từ trên xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo
quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống đợc phân làm nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới
lên trên và truyền từ trên xuống dới .
8
c.2. Luồng thông tin vào :
ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhất là rất
lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin đợc dùng chung
cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thờng đợc cập
nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin
sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các
hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn cần phải
đợc xử lý kịp thời .

Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các
thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện
thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ
môi trờng của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở
dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thờng
xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản
ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thờng đợc phân loại theo
hai mức :
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có
nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn
mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn
đợc gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó th-
ờng là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết
bị , hệ kế toán v.v...
10
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đa
ra các thông tin có tính chất chiến lợc và kế hoạch giúp cho ngời
lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn trong công
tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống th-
ờng đợc gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems).
Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn
có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phơng pháp mà
khi đợc chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của ngời dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết
định của mình .

2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có
những bớc tiến nhanh chóng và đạt đợc những thành tựu to lớn.

kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
đợc một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu.....với bất kỳ một nào
một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phơng án xây dựng một mô hình thông tin :
Để tin học ứng dụng một cách tối u chúng ta cần xem xét các ph-
ơng án xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
* Các bớc tiến hành .
- Xây dựng chiến lợc của hệ thống từ đó có thể xác định mục
tiêu của hệ thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lu lợng thông tin .
+ Đối tợng sử dụng hệ thống .
- Phân tích : Có hai luồng thông tin
+ Số lợng quản lý hệ thống
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình
dữ liệu.
- Chức năng : Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình
dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể
phản ánh cả hai mô hình trên.
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình
vẽ sau, trong đó các bớc chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn
phân tích, bớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .
12

(1) (3)Mức vật lý
Mức lôgic

Diễn tả HT cũ
làm gì ?
Diễn tả HT mới
làm gì ?
-Yêu cầu kỹ thuật :
+ Xử lý đợc khối lợng thông tin cần thiết .
+ Tính đến tần xuất sử dụng .
+ Độ phức tạp, độ chính xác .
+ Độ tin cậy cao .
+ Độ hớng dẫn cho ngời dùng đầy đủ, dễ hiểu .
14
Chơng II : khảo sát hiện trạng công tác quản
lý th viện tại trờng cấp III năng khiếu
tỉnh Thái Bình
2.1. Mục đích của đề tài :
Nh chúng ta đã biết Th viện đều đợc coi là kho trí tuệ của loài
ngời. Nhu cầu sử dụng th viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào
trong xã hội không cần đến th viện. Quy mô th viện phát triển gắn liền
với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Th viện ngày càng
đa dạng về nội dung và lớn về số lợng, do vậy độ phức tạp trong sử lý
thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên .
Hệ thống quản lý th viện từ trớc đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn
bằng phơng pháp thủ công, nhng các thao tác và điều hành và quản lý rất
có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý
điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên
mà không tránh đợc những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu
độc giả đến th viện rất cao, lợng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng
quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không
tránh khỏi những thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách
rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan

ờng năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì
vậy đòi hỏi th viện nhà trờng phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên
sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó .
Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lợng học sinh nh vậy
yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó
danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, đợc đặt ra hàng đầu và th
viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn. Với số lợng sách báo lớn
nh thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý
16
tên sách, số lợng, loại nhập, thanh lý số lợng sách cũ còn tồn trong
kho ....
Do tính chất của th viện là mợn đọc tại chỗ và mợn về nhà, nên vấn
đề đặt ra là, phải quản lý đợc bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học
sinh trong trờng) mà trong đó phải biết đợc, họ tên bạn đọc, lớp
chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ,
ngày hết hạn sử dụng thẻ. Và các thông tin này biết đợc nhờ Mã Thẻ
Th Viện của độc giả đó .
Nh vậy mục đích của th viện là làm sao phục vụ đợc bạn đọc một
cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mợn cũng nh lúc trả .
Th viện gồm các phòng ban sau :
+ Ban giám đốc
+ Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật
+ Phòng phục vụ bạn đọc
- Phòng tìm tin : Tại đây lu trữ các thông tin về sách, báo trí và
các t liệu khác theo thể loại. Mỗi t liệu trong thể loại đó đợc
đánh mã t liệu .
- Phòng làm thẻ : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ.....Cho bạn
đọc thoả mãn yêu cầu của th viện .
+ Phòng tổ chức và bảo quản kho
+ Phòng đóng sách
Chú ý : Phòng th mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập
nhật danh mục sách vào th viện.
Nhận độc giả mới :
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến
hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo
vào mẫu theo hình thức nh sau:

19
Th viện phiếu quản lý sách
Trờng THPT Năng khiếu TB
Mã số sách......................
Tên sách ...........................................................................................
Tập ..............................................Số trang.........................................
Số lợng .....................................Năm xuất bản ...............................
Mã nhà xuất bản .......................Nhà xuất bản .................................
Mã thể loại .............................Thể loại ..........................................
Mã tác giả ................................Tác giả .........................................
Mã vị trí ..............Vị trí .............Khu..........Kệ...............Ngăn......
Th viện phiếu đăng ký
Trờng THPT Năng khiếu TB
Họ và tên .............................Năm sinh ........................................
Lớp chuyên .................................................................................
Khối................................khoá học..............................................
Ngày đăng ký .............................................................................
Xác nhận của cơ quan
Sau đó độc giả, sẽ đợc phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi
thẻ bạn đọc sẽ đợc gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :


ngày .
Nếu nh độc giả mợn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian
cho phép, mà vợt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mợn tại phòng đọc
sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi
lại sách đã cho mợn theo mẫu sau :

21
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Danh mục sách có sẵn
Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí
....................... ...................... ....................... ..................
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Danh sách độc giả mợn sách quá hạn
Mã độc giả Họ và tên Tên sách Ngày mợn Ngày quy
định trả
Ngày trả
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Giấy báo mợn sách quá hạn
Kính gửi .........................................................................................
Lớp chuyên......................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển
sách có Mã số.................................................
Tên sách .........................................................................................
Vào ngày .......................................................................................
Đến hôm nay quá hạn ....................................................................
Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả

chối, nếu có sẽ kiểm tra t liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có t liệu
đó không. Nếu không còn thông báo hết với t liệu với bạn đọc
hoặc không có t liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mợn và
ghi thời gian mợn và thời gian phải trả cho bạn đọc.
+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về
độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trờng không ?).Nếu
23
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Báo cáo mợn sách
Từ ngày ............... Đến ngày .......................
Mã sách Tên sách Tác giả Lợt mợn
thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ
chối.
+ Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện
theo đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ : Thống kê lợng sách
trong th viện : Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mợn trả
thuộc phòng mợn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng
quản lý .
2.3. Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống cũ
Với cách tổ chức nh trên, hệ thống quản lý th viện của trờng còn
có một số nhợc điểm sau:
- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống th viện đều đợc
tiến hành hoàn toàn thủ công.
- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lợng sách
báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý
đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót .
- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu
quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
và các kỹ năng của các cán bộ th viện. Nếu trình độ không

phải có tâm huyết và hớng dẫn nhiệt tình cho các em ....
Những khó khăn trên sẽ đợc hạn chế nếu xây dựng đợc một hệ
thống quản lý th viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công
nghệ và các công tác thủ công truyền thống.
25