LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô
giáo trong Bộ môn Công nghệ Thông Tin đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt
thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo
Phạm Minh Hoàn Bộ môn Công nghệ Thông tin – Trường Đại Học Kinh tế
Quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo .
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K7 - Trường ĐHKTQD. Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi
hoàn thành báo cáo này. Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và
xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của các
anh chị cũng như của các bạn .Nguyễn Trọng Hiệp 1 Quản lý thư viện
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng
trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tin
học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo
dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt. Sự
phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin
học được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn. Nhu cầu của con
người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công
tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ
trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta .
Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khả
năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết
kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông,
khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lý
thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý
và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết, thống kê những thông
- Tổ chức thông tin một cách có khoa học
- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau
- Lưu trữ thông tin với số lượng lớn
- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch.
Nguyễn Trọng Hiệp 3 Quản lý thư viện
Dựa trên tính ưu việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản lý
thư viện tại trường cấp III Hồng Quang” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ
giảm bớt thời gian của quản thư (Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ
chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên
quan như bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ...
Nguyễn Trọng Hiệp 4 Quản lý thư viện
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng
không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội....
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống
kê danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp
mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ
còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai .
1.1.2. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý:
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần
mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước
ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý
Nguyễn Trọng Hiệp 6 Quản lý thư viện
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý:
c.1. Phân cấp quản lý:
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ
trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý
thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới
lên trên và truyền từ trên xuống dưới .
c.2. Luồng thông tin vào:
Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn,
đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:
- Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ
dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt
động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp
thời.
- Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về
hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo
kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu
xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một
số lượng nhất định (một lô hay một mẻ) mới được đem xử lý một cách tập
thể.
Nguyễn Trọng Hiệp 7 Quản lý thư viện
+ Xử lý theo kỳ: Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem
xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý.
c.3. Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động
của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định
(Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh
cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương
pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của
mình .
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý:
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những
bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và
đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ
thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một
phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp,
trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn....Vì tin học có khả năng lưu trữ,
xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo
sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một
hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà
Nguyễn Trọng Hiệp 9 Quản lý thư viện
còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã
hội nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc
thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo
cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các
phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá .
Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan,
nhà trường, xí nghiệp, thư viện..... Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá
đơn, chứng từ, văn bản ....Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi
tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ
trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước
chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .
(1) (3) Mức vật lý
(2) Mức
lôgic
Nguyễn Trọng Hiệp 11 Quản lý thư viện
Diễn tả HT làm
như thế nào?
Diễn tả HT
mới làm như
thế nào?
Diễn tả HT cũ
làm gì?
Diễn tả HT
mới làm gì?
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào .
+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới .
- Thiết kế:
+ Chức năng: Mô tả chi tiết cách thực hiện .
+ Dữ liệu: Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số
+ Phạm vi sử dụng của người sử dụng .
+ Khối lượng thông tin của hệ thống .
- Cài đặt: Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ được
cài đặt lên hệ thống .
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin:
- Nhu cầu của toàn xã hội:
+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt .
tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến
thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng
ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh
chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương
pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép .
Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản
lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu
tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống
thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng
được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục
vụ độc giả .
Nguyễn Trọng Hiệp 14 Quản lý thư viện
2.2. Khảo sát hệ thống cũ:
Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện
“Trường Cấp III Hồng Quang”
Thư viện trường “Cấp III Hồng Quang” là một thư viện có quy mô lớn,
so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách
tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trường
.Trong năm 2004 này nhà trường đã trang bị cho thư viện một phòng máy tính
lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của thư viện giành cho quản thư,
ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp
chí.
Khi nói đến công tác quản lý thư viện, không thể không nói đến đội ngũ
quản lý thư viện gồm 10 Quản thư và ban lãnh đạo thư viện. Những người
làm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc tìm kiếm sách,
thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú,
khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí về nhà sử dụng .Đồng
thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách. Từ nhiều cố
gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiều
+ Phòng đóng sách
+ Phòng nghiệp vụ
+ Phòng hành chính
Nguyễn Trọng Hiệp 16 Quản lý thư viện
a . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện trường cấp III Hồng Quang
Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng.
Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có
một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc được giao cho
mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của
mình trong phạm vi thuộc sự quản lý .
Nguyễn Trọng Hiệp 17 Quản lý thư viện
Ban giám
đốc
Phòng Tổ
chức bảo
quản kho
P. bổ sung và sử
lý kỷ luật
P.Thông tin thư
mục
Phòng phục vụ
bạn đọc
Phòng
nghiệp vụ
Phòng
Đóng sách
Phòng Hành
chính
b. Mt s mu c bn ca cụng tỏc qun lý th vin :
Phiu qun lý sỏch
Quỏ trỡnh mn sỏch:
Khi bn c n mn sỏch s gi th ti bn kim tra v c cp
phiu kim tra v in s th vo phiu ny. T phiu ny bn c vo phũng
c sỏch v ly phiu mn sỏch, bn c s chn sỏch cn mn v in vo
phiu mn, qun th cn c vo phiu ny ly sỏch cho bn c v cp
nht vo danh sỏch bn c mn sỏch trong ngy ú .
Nguyn Trng Hip 19 Qun lý th vin
Số .........
Th viện Trờng THPt hồng quang
Thẻ bạn đọc
Họ và tên ..........................................................................................
Lớp chuyên .....................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Ngày đăng ký .................................................................................
Ngày........Tháng..........Năm............
Trởng phòng công tác bạn đọc
Phiếu mợn sách
Số thẻ TV..........................Số phiếu mợn .............................................
Họ tên..............................................................................................
Lớp chuyên .....................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Hình thức mợn .............................................................................
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại
....................... ........................ ........................ .......................
Ngày.......Tháng.......năm..........
Khi bn c chn sỏch mn cú th cn c vo danh mc sỏch cú sn
mn .
Trong quỏ trỡnh theo dừi vic mn sỏch nu nh bn c ch mn v
tham kho ti ch thỡ quỏ trỡnh cho mn v thu nhn c tin hnh trong
ngy .
Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển
sách có Mã số.................................................
Tên sách .........................................................................................
Vào ngày .......................................................................................
Đến hôm nay quá hạn ....................................................................
Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả
Và mang theo số tiền ...............và ..............để trả phí sách trễ hẹn
Th viện
Trờng THPT Hồng Quang
Báo cáo tình hình bạn đọc
Từ ngày .................Đến ngày....................
Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mợn
Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau:
c. Các nghiệp vụ cơ bản
Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống
- Với độc giả:
Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng phục vụ
bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư liệu, nơi để tư liệu .
Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ được đáp
ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc
ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn.
- Với nhân viên quản lý:
+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thực
hiện như sau:
Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không. Nếu không sẽ bị từ
chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có tư liệu đó
không. Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với bạn đọc hoặc không có tư
Nguyễn Trọng Hiệp 22 Quản lý thư viện
Th viÖn
khả năng khắc phục ngay được .
2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:
Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III Hồng
Quang, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của
tin học vào trong công tác quản lý thư viện .
+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư
viện sẽ mang lại:
- Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian
cho các cán bộ thư viện .
- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanh
chóng.
- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại
tính chuyên nghiệp cao .
- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trường
máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện
+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:
- Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính .
- Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với các
công tác thủ công .
- Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thư
viện của một trường cấp III, nên hầu hết các em còn nhỏ, và đây là một lĩnh
Nguyễn Trọng Hiệp 24 Quản lý thư viện
vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt
tình cho các em ....
Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống
quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các
công tác thủ công truyền thống.
Nguyễn Trọng Hiệp 25 Quản lý thư viện
Copyright: Tài liệu đại học ©